従業員の勤怠申請を必須化する

従業員の勤怠申請の必須化とは

本機能について

本ページで紹介する流れに沿って設定することで、従業員の方が勤怠を登録・修正する際に適切な勤怠申請を必須化することができます。

必須化した申請については自動チェックが行われ、必要な勤怠申請がされていなかったり、申請通りの勤怠が登録されておらず申請と勤怠の実績が一致していない場合、勤怠一覧および勤怠カレンダー上でアラートを表示します。

※ 各従業員のアラートは、次の方が閲覧できます。

• 勤怠申請の申請者ご自身（勤怠カレンダーのみ）
• 勤怠申請の承認者の方（勤怠カレンダーのみ ※申請の［勤怠情報の確認］ボタンから表示）
• 管理者・事務担当者・勤怠部門管理者権限をお持ちの方

また、アラートをすべて解消しないと月次勤怠締め申請を行えないように設定することも可能です。

ご利用のメリット

• 次の場合など、従業員の方ご自身での勤怠登録を適切に管理したい場合、勤怠種別毎に申請を必須とするかの設定ができます。
  
  

  例：

  • 従業員が打刻した時刻の修正を承認制にしたい場合
  • 従業員の残業や休暇の登録を承認制にしたい場合
• 勤怠登録と適切な申請の実績が一致していない場合、従業員の方ご自身でアラート内容の確認・修正を行ってもらうことで、管理者の方による勤怠チェックの手間を省くことができます。

初期設定を行う

本機能のご利用は、管理者の方が次の初期設定を行う必要があります。

① 勤怠申請機能を有効化する

1. ［設定］メニュー→［申請］を開きます。
2. 「勤怠の申請機能を有効にする」にチェックを入れて［保存］をクリックします。

② 勤務・賃金設定を設定する

［設定］メニュー→［勤務・賃金］から各勤務・賃金設定毎に次の設定を行い、従業員の方に適用します。

• 「勤怠申請」機能を利用するかどうか
  • どの申請種別を利用するか
  • アラートを表示するか
• 「月次勤怠締め申請」機能を利用するかどうか

設定手順について詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。

• 勤務・賃金設定を追加する - 勤怠申請
• 勤務・賃金設定を追加する - 月次勤怠締め申請

③ 勤怠アラートのメール通知を設定する

後述する勤怠アラート結果をメールで受け取りたい場合は、こちらの設定を行います。

1. ［設定］メニュー→［勤怠アラート］を開きます。
2. 次の設定を行うと、チェック結果についてメールで通知を受け取ることができます。
   • ［勤怠アラートを有効にする］にチェックを入れる
   • 「勤怠の申請内容と実績が一致しているか」の項目で［チェックを有効にする］にチェックを入れる

設定手順について詳しくは、「勤怠アラート機能を利用する」のヘルプページをご覧ください。

※ こちらのチェックが無効でも、先述の「① 勤怠申請機能を有効化する」「② 勤務・賃金設定を設定する」の設定を有効にしていれば勤怠のチェックおよびアラート表示は行われます。

毎月のご利用の流れ

初期設定の完了後は、毎月次の①～④の流れで勤怠管理を行います。

① 日々の勤怠を登録する

従業員の方が日々の勤怠を登録・修正すると、従業員の方に適用された勤務・賃金設定で「利用する」になっている申請種別について、適切な勤怠登録・申請がされているかのチェックが行われます。

• 申請通りに勤怠登録が行われているかのチェック
• 登録されている勤怠から必要な申請・承認がされているかのチェック

※「勤怠の未入力日がないかのチェック」も併せて行われます。こちらは勤務・賃金設定で「勤怠申請」を「利用しない」にしていてもチェックが行われます。

② チェック結果のアラートを確認する

勤怠登録と適切な申請の実績が一致していない場合、勤怠一覧および勤怠カレンダーにアラートが表示されます。

勤怠カレンダーのアラート部分にマウスカーソルを乗せると、アラート内容が表示されます。

※ 各従業員のアラートは、次の方が閲覧できます。

• 勤怠申請の申請者ご自身（勤怠カレンダーのみ）
• 勤怠申請の承認者の方（勤怠カレンダーのみ ※申請の［勤怠情報の確認］ボタンから表示）
• 管理者・事務担当者・勤怠部門管理者権限をお持ちの方

アラートの見方について詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。

• 勤怠一覧を確認する
• 勤怠を入力・管理する - アラートを確認する

③ アラート内容の修正・登録を行う

従業員の方は、確認したアラート内容に沿って必要な申請を行ったり、勤怠登録を修正します。

管理者の方は、申請内容を確認し承認の操作を行います。

申請手順について詳しくは、「勤怠ワークフロー - 申請を行う」のヘルプページをご覧ください。

④ 月次勤怠締め申請を行う

月次勤怠締め申請を有効にすると、従業員の方が毎月の締め日に月単位の勤怠を申請して、承認されると勤怠が確定し、その月の勤怠のセルフ入力が禁止となります。

勤怠登録と適切な申請の実績が一致していない場合、月次勤怠締め申請の画面でもアラートが表示されます。

なお、アラートが表示されていても申請できるかは、従業員の方に適用されている勤務・賃金設定の設定によります。

• アラートを無視できる設定の場合：
  勤怠カレンダーにアラートが表示されていても、月次勤怠締め申請ができます。
• アラートを無視できない設定の場合：
  勤怠カレンダーのアラートをすべて解消しないと、月次勤怠締め申請ができません。

詳しくは、「勤怠ワークフロー - 申請を行う - 月次勤怠締め申請を行う」のヘルプページをご覧ください。

よくあるご質問

Q. 2022年6月に「勤怠申請」「月次勤怠締め申請」項目が追加される前に作成した勤務・賃金設定はどうなりますか？

A. 2022年6月の「勤怠申請」「月次勤怠締め申請」項目リリース前に作成した勤務・賃金設定は、「勤怠申請」「月次勤怠締め申請」項目にデフォルトの設定が自動反映されます。

「勤怠申請」「月次勤怠締め申請」項目は勤務・賃金設定を従業員に適用済み、また給与明細を確定済みでも変更ができますので、事業所の運用に適した設定を行ってください。

※ 既存の勤務・賃金設定に反映されるデフォルトの設定については、次のとおりです。

申請設定画面で勤怠の申請機能が「有効」の場合

• 労働時間制度が「管理監督者」の場合
  • 勤怠申請：利用しない
  • 月次勤怠締め申請：利用する
    • アラートの扱い：「アラートを無視する」にチェックが入っている
• その他の労働時間制度の場合
  • 勤怠申請：利用する
    • 各申請種別：利用する
      • 申請理由：任意にする
      • アラートの表示：表示しない
      • 残業申請が必要な労働時間：所定労働時間を超過
      • 残業時間のチェック：チェックする
  • 月次勤怠締め申請：利用する
    • アラートの扱い：「アラートを無視する」にチェックが入っている

申請設定画面で勤怠の申請機能が「無効」の場合

• 勤怠申請：利用しない
• 月次勤怠締め申請：利用しない

Q. 勤怠申請を利用できる勤務・賃金設定を適用しているのに、従業員が勤怠申請できないのですが？

A. 次の日付に該当従業員の方に適用されている勤務・賃金設定が、勤怠申請を利用できない設定になっている可能性があります。

• 従業員の方が「申請を行う日」
• 申請の「申請対象日」

管理者の方が従業員詳細を開き、適用したい「勤務・賃金設定」が設定されている年月がズレていないかご確認ください。

Q. 従業員の設定を「勤怠申請」「月次勤怠締め申請」の内容が異なる勤務・賃金設定に変更するとどうなりますか？

A. 従業員詳細で変更をした年月から、変更後の勤務・賃金設定の「勤怠申請」「月次勤怠締め申請」が該当従業員に適用されます。