締め日支払い日を変更する方法は？ - ③一部の従業員の締め日支払い日を変更したい場合

変更方法の概要

締め日支払い日を変更したい従業員の給与明細が既に確定済みの場合、そのままでは締め日支払い日を変更することができません。

そのため、次の流れで該当従業員の締め日支払い日を変更します。

1. 該当の従業員の新しい従業員データを作成し、変更後の締め日支払い日を適用します。

2. 変更前の締め日支払い日の古い従業員データは「退職」の操作を行います。
今後は該当従業員について、新しく登録した従業員データを利用します。

※ 複数の従業員の締め日支払い日を本ページの手順で変更したい場合、従業員1名毎に変更の操作を行う必要があります。

以下の注意事項をご確認の上、変更手順に沿って操作を行ってください。

注意事項

【注意事項①：年末調整・労働保険の年度更新の際に手入力が必要となります】

本ページで紹介する変更手順では、古い従業員データの給与情報を新しい従業員データに紐付けることができません。

そのため、年末調整および労働保険の年度更新の際には、古い従業員データ側で登録していた給与情報を、新しい従業員データ側に手入力する必要があります。

詳しくは、本ページの「 参考：新しい従業員データを作成した場合、「年末調整」「労働保険の年度更新」で必要となる操作 」をご覧ください。

操作時のご不明点は、freee人事労務のサポートデスクまでお問い合わせください。

【注意事項②：古い従業員データと新しい従業員データは同じメールアドレスで招待できません】

後述の「 変更手順 2. 」で新しい従業員データを招待する際、1つの従業員データにつき1つのメールアドレスと紐づくため、古い従業員データと新しい従業員データは同じメールアドレスで招待できません。

そのため、次のいずれかの方法で新しい従業員データを招待します。

• 方法１：新しい従業員データは別のメールアドレスで招待する方法
• 方法２：古い従業員データを招待解除してメールアドレスを未使用の状態にしてから、新しい従業員データを同じメールアドレスで招待する方法
  ※ 招待解除の操作をすると、従業員の方が該当の従業員データにログインできなくなります。
  ※ そのため、古い従業員データで発行していた給与明細や年末調整の源泉徴収票を、従業員自身で確認できなくなります。
  もし招待解除後に従業員の方がそれらのデータを確認されたい場合は、管理者の方がダウンロードしてPDFまたは紙に印刷して渡していただく方法となります。
  ※ また、未承認の申請がある状態で招待解除すると該当の申請が未承認のまま残ってしまうため、承認してから招待解除を行ってください。
  
  

【注意事項③：古い従業員データ・新しい従業員データの給与明細が重複する月は、契約従業員数も重複して必要となります】

同じ月に、同一従業員の古い従業員データ・新しい従業員データそれぞれで給与明細が発行される場合、契約従業員数が重複して必要になります（4名以上の場合は追加料金が必要です）。

重複を避けるには、古い従業員データは退職の操作を行い、退職日に最後の給与支給となる締め日を設定します。

もし重複を避けれらない状況の場合は、freee人事労務のサポートデスクまでお問い合わせください。

【注意事項④：古い従業員データ・新しい従業員データは異なる「従業員番号」を設定します】  

後述の「 変更手順 2. 」で新しい従業員データを招待する際、古い従業員データ・新しい従業員データで同じ従業員番号（社員番号）を登録すると勤怠インポート等の機能が正常に動作しなくなるおそれがあるため、異なる従業員番号（社員番号）を設定ください。

※ 名前（姓名・freee人事労務での表示名）は同じでも、古い従業員データ・新しい従業員データの識別用などで異なるものにしても、どちらでも問題ありません。

変更手順

1. ［設定］メニュー →［締め日支払い日］から、正しい締め日支払い日を新規作成します（既に正しい締め日支払い日の登録がある場合は、新規作成は不要です）。
詳しくは、「 給与規定を設定する - 締め日支払い日 」のヘルプページをご覧ください。

2. ［従業員］メニューより［＋従業員を追加］をクリックします。
該当の締め日支払い日を変更したい従業員の新しい従業員データを作成し、正しい締め日支払い日を適用します。

従業員情報はCSVファイルでまとめて登録することもできます。詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。

• 従業員を登録する - 管理者が追加する
• 従業員を登録する - CSVファイルで一括追加する

3. ［従業員］メニューから、該当従業員の古い従業員データをクリックします。

4. 従業員詳細画面で、［その他の操作］→［退職］をクリックします。

5. 退職日に「古い従業員データでの最後の給与支給となる締め日」を登録して保存します。

今後は該当従業員について、新しく登録した従業員データを利用します。

 

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参考：新しい従業員データを作成した場合、「年末調整」「労働保険の年度更新」で必要となる操作

それぞれの具体的な操作は次のとおりです。

【年末調整】

本ページで紹介する手順で従業員の締め日支払い日を変更した場合、操作をした年度の年末調整で、同一従業員のデータが以下のように重複します。

• 古い従業員データ：締め日支払い日変更前の退職処理をしたデータ。
• 新しい従業員データ：正しい締め日支払い日で新しく登録したデータ。

そのため、次の操作が必要となります。

1. 締め日支払い日を変更した古い従業員データの1年間の給与・賞与については、総額を手計算し、年末調整画面で新しい従業員データ側に手入力します。
※ 詳しくは、「 8. 管理者が従業員の申告内容を入力する - 1～12月給与 - 【未入力の金額を手入力で追加する方法】 」のヘルプページをご覧ください。

2. 締め日支払い日を変更した該当従業員の人数が重複している状況については、freee人事労務上で修正を行うことができないため、以下の対応を行う必要があります。

• 電子申告できないプランの場合：
  以下の書類の人員の部分を、正しい人数に手書き対応する必要があります。
  • 給与支払報告書
    • 受給者総人員
    • 報告人員（それぞれ内訳記載されている箇所も含め）
  • 法定調書合計表
    • 給与所得の源泉徴収票合計表の「人員」
      
      
• 電子申告できるプランの場合：
  以下の操作を行う必要があります。
  

  ※ 本方法は一括操作ができないため、締め日支払い日変更により従業員データが重複した従業員人数分、同じ操作を行う必要があります。

  • ① freee人事労務での操作

    年末調整の画面で該当従業員を年末調整対象外にして、年末調整の確定を行わないようにします。
    ※ 詳しくは、「 4. 管理者が従業員の申告内容を入力する - 本人情報 - 年末調整対象外の従業員について 」のヘルプページをご覧ください。

    電子申告の場合、freee人事労務で年末調整の完了率を100%にしなくてもfreee申告へ遷移し、国税と市町村税の電子申告を送信できます。
    

  • ② freee申告での操作

    1. freee申告でfreee人事労務との再連携を行います。
    ※ 詳しくは、「 年末調整をfreeeで電子申告する（手続き編）- ２回目以降の連携について 」のヘルプページをご覧ください。

    2. 「給与支払報告書（個人別明細書）」を提出対象外にします。
    ［申告書作成］メニュー → 画面左側［給与支払報告書（個人別明細書）］をクリックします。

    3. 画面上部［従業員一覧］→ 該当従業員名 →［閉じる］をクリックします。

    4. 該当従業員の給与支払報告書（個人別明細書）が表示されます。
    画面上部［提出対象］→ プルダウンより［提出対象外］をクリックします。
    
    

    5. 「源泉徴収票」を提出対象外にします。
    ［申告書作成］メニュー → 画面左側［源泉徴収票］をクリックします。

    6. 画面上部［従業員一覧］→ 該当従業員 →［閉じる］をクリックします。

    7. 該当従業員の源泉徴収票が表示されます。
    画面上部［提出対象］→ プルダウンより［提出対象外］をクリックします。

【労働保険の年度更新】

従業員の切り替えタイミングが重複するか（同じ月に、同一従業員の古い従業員データ・新しい従業員データそれぞれで給与明細が発行される月があるか）のご状況によって、以下の操作が必要な場合があります。

詳しくは、freee人事労務のサポートデスクにお問い合わせください。

• 切り替えタイミングが重複していない場合：
  • 特に必要な設定はありません。
• 切り替えタイミングが重複した場合：
  • 労働保険の年度更新の賃金を入力する画面で、「対象人数と賃金を修正する」にチェックを入れて人数と賃金の変更が必要となる場合があります。
  • 参考ヘルプページ：1. 労働保険の金額を計算する・申告書で申告する - freee人事労務にて給与計算を行った月（締日ベース）の場合