定額減税しているかつ、2024年中に締め日支払い日を変更する方法は？ - ②給与明細を確定しているが、freee会計に取引連携していない場合

変更方法の概要

締め日支払い日を変更したい従業員の給与明細・賞与明細が既に確定済みの場合、そのままでは締め日支払い日を変更することができません。

そのため、以下の流れで締め日支払い日を変更します。

1. freee人事労務の過去データをダウンロードします。
   ※ 詳しくは本ページの変更手順の「①過去にfreee人事労務で作成した、以下のデータをバックアップとしてダウンロードします。」をご確認ください。
2. freee人事労務で定額減税を利用している場合、定額減税実績表をCSV出力します。
3. freee人事労務で作成したすべての「賞与明細」を未確定にします。
   ※ 確定している賞与明細がある場合は、給与明細より先に賞与明細を未確定にする必要があります。
4. freee人事労務で作成したすべての「給与明細」を未確定にします。
5. 定額減税実績表の反映を取消します。
   ※ 定額減税実績表の反映取消し操作をせずに、従業員の本人情報で締め日支払い日を変更すると「全体控除残額」が正しく集計できません。必ず変更前に取消し操作を行ってください。
6. 従業員の本人情報で締め日支払い日の変更を行います。
   

※ freee人事労務で定額減税していない場合は、手順②と⑤の操作は不要です。

以下の注意事項をご確認の上、変更手順に沿って操作を行ってください。

注意事項

注意事項① ：過去の給与明細データをバックアップする必要があります

全ての給与明細を未確定にする方法となります。
変更前の締め日支払い日のデータは削除されますので、管理者・従業員の方が過去の給与明細を閲覧できなくなってしまいます。

※給与計算の開始方法を「手動」としていたり、給与明細を直接編集して金額を手入力している場合でも、本人情報の「締め日支払い日」が変わった時点で、勤怠が更新されて給与の自動計算が行われます。

そのため、後述「変更手順」の「手順①」で、事前に過去のデータをバックアップいただく必要があります。

※ 確定している賞与明細がある場合は、給与明細と同様に賞与明細のデータもバックアップする必要があります。

注意事項②：未確定にした過去の給与明細は基本的に再確定しません

freee人事労務上のすべての期間において締め日支払い日が変更となるため、過去の給与明細は「変更前とは給与計算期間が異なる、また給与計算結果が正しくない状態の給与明細」として再作成されます。
そのため、変更前の締め日支払い日が該当する、過去の給与明細を再度確定することは避ける必要があります。

※ 締め日が変わらず支払い日のみ変わった場合は、給与計算期間が変わらないため再確定しても問題ありません。

ただし、給与計算の開始方法を「手動で開始」に設定していても、本人情報の締め日支払い日を変更することで自動計算が行われますので、必ず支給時の金額と変わっていないか確認してから確定してください。

※ ただし、支払い日の日付が同じでも当月・翌月払いが変わる場合は給与計算結果が変わる可能性があるため、給与明細を再度確定することは避ける必要があります。

※ また、現在ご利用中の従業員枠数よりも、再確定したい給与明細月の給与計算対象者の人数の方が多い場合、再確定したい給与明細月と同じ従業員枠数の購入が必要となります（4名以上の場合は追加料金が必要です）。

※ 確定している賞与明細がある場合は、給与明細と同様に変更前の締め日支払い日が該当する、過去の賞与明細を再度確定することは避ける必要があります。

注意事項③：締め日支払い日を変更する前に定額減税実績表の「反映取消し」の操作が必要です

もし操作されずに、本人情報の締め日支払い日を変更した場合、定額減税実績表の「全体控除残額」が正しく集計できなくなりますのでご注意ください。

注意事項④： 年末調整・労働保険の年度更新の際に手計算が必要となります

本ページで紹介する変更手順を行うと、変更前の締め日支払い日の給与データが残らなくなります。
そのため、「年末調整」や「労働保険の年度更新」の際にご自身で別途集計を行い、手入力が必要になります。

詳しくは、本ページの「参考：給与明細を未確定にした場合、「年末調整」「労働保険の年度更新」で必要となる操作」をご覧ください。

操作時のご不明点は、freee人事労務のサポートデスクまでお問い合わせください。

注意事項⑤：賞与明細を作成する場合に健康保険の手計算が必要になるケースがあります

賞与明細の健康保険料について、標準賞与額の上限が年間573万円となります。
こちらは「毎年4月1日から翌年3月31日までの累計額」を確認します。

参考：協会けんぽ「令和６年３月分（４月納付分）からの健康保険・厚生年金保険の保険料額表」の下部「賞与にかかる保険料額」の箇所をご覧ください。

4月～締め日支払い日の変更を行う月までに賞与明細を支給しており、締め日支払い日変更後～翌年の3月31日までの間に賞与を支給したい場合、「この賞与明細を確定する前に、支払日の賞与明細を確定する必要があります。」と表示されて確定ができません。

その場合は以下の方法で対応します。

1. 前の賞与は削除します。
2. 標準賞与額の上限が、「毎年4月1日から翌年3月31日までの累計額」年間573万円を超える従業員については、健康保険料を手計算して、直接編集します。

変更手順

1. 過去にfreee人事労務で作成した、以下のデータをバックアップとしてダウンロードします。
   • 定額減税実績表（freee人事労務で定額減税している場合）
     • 下記の出力手順でダウンロードできます。
     • ［書類］メニュー →［書類・手続き］→［所得税の定額減税（2024年分）］→［CSV出力］をクリックします。
       • 参考ヘルプページ：freee人事労務での定額減税の流れ - 定額減税実績表をCSV出力する
   • 賃金台帳
     
     • PDF・CSVデータの両方をダウンロードします。
     • 下記の出力手順でダウンロードできます。
       • ［書類］メニュー →［書類・手続き］→［賃金台帳］→［PDF一括ダウンロード］と［CSV一括ダウンロード］をクリックします。
         • 参考ヘルプページ：賃金台帳を作成する
   • 日次勤怠一覧表 
     • 下記の出力手順でダウンロードできます。
       
       • 参考ヘルプページ：勤怠データをCSVファイルに出力する（エクスポート）- 全従業員分まとめてエクスポートする
   • 給与明細 
     • 下記の出力手順でダウンロードできます。
       
       • ［給与］メニュー →［印刷用ダウンロード］をクリックします。
         
         • 参考ヘルプページ：給与明細を発行する - 印刷して共有する
   • 給与明細一覧表 
     • 従業員項目選択出力機能、または給与明細画面から出力できます。
       
       • 参考ヘルプページ：給与明細を発行する - 参考：給与明細一覧表を出力する
   • 賞与明細／賞与明細一覧表 
     • 下記の出力手順でダウンロードできます。
       
       • ［賞与］メニュー →［印刷用ダウンロード］ボタンから［賞与明細を一括ダウンロード］をクリックします。
       • 賞与明細確定後の一覧画面→［印刷用ダウンロード］→［賞与明細一覧表（PDF）］と［賞与明細一覧表（CSV）］をクリックします。
         
         • 参考ヘルプページ：賞与明細を発行する
     • バックアップせず、続く手順で給与明細（賞与明細）を未確定にされますと、過去のデータ（明細、勤怠）がfreee人事労務から削除されてしまいますためご注意ください。
     • 従業員項目選択出力機能でダウンロードした書類では、直接編集した手当や控除などが出力できず、完全な給与明細を再現することができません。
2. ［給与］メニュー → 各月を選択して、［未確定に戻す］をクリックし、過去の給与明細をすべて未確定に戻します。
   
   ※ 確定している賞与明細がある場合は、事前に［賞与］メニュー → 各月を選択して、［賞与明細を未確定に戻す］をクリックし、過去の賞与明細をすべて未確定に戻します。
   
3. 定額減税実績表の反映取消しを行います。
   ［書類］メニュー →［書類・手続き］→［所得税の定額減税（2024年分）］→ 「年月ナビゲーション」「給与/賞与」「締め日支払い日」をそれぞれ選択して［反映取消し］をクリックします。
   
   ※複数月かつ複数締め日支払い日を選択しての反映取消し操作はできません。1つずつ操作を行ってください。
4. 正しい締め日支払い日を設定します。
   • フレックスタイム制・変形労働時間制を利用している場合：
     • 「勤務・賃金設定」は締め日支払い日と紐づけされているため、フレックスタイム制・変形労働時間制を利用している場合は、一時的に「勤務・賃金設定」を固定時間制等の別の設定に置き換え、締め日支払い日を変更した後、新たに作成した「勤務・賃金設定」を適用する必要があります。
     • 詳しい操作手順は「締め日支払い日を変更する方法は？ - フレックスタイム制・変形労働時間制を利用している場合」のヘルプページをご覧ください。
   • その他の勤務・賃金設定の場合：
     • ［設定］メニュー →［締め日支払い日］を開き、現在設定している締め日支払い日の行をクリックして、正しい締め日支払い日に変更します。
       
       ※ 「締め日支払い日の編集」画面で編集ができない場合、全期間の給与明細（賞与明細）が未確定になっていない可能性があります。
5. 新しい締め日支払い日の設定が適用された後の月から定額減税実績表の反映を行います。

   変更前の締め日支払い日の給与明細に反映すると「全体控除残額」が合わず、正しい計算ができなくなりますのでご注意ください。

   まず、定額減税実績表で変更前の締め日支払い日で月次減税した分の金額を差し引きます。
   ［書類］メニュー →［書類・手続き］→［所得税の定額減税（2024年分）］→定額減税実績表の［鉛筆マーク］をクリックして、「対象従業員の内容を直接編集」画面を開きます。
   
   「定額減税額」を手順①でダウンロードした定額減税実績表の「全体控除残額」を変更して［保存］をクリックします。
6. 新しい締め日支払い日の設定が適用された後の月から、給与明細を作成・確定します。
   ※ 賞与明細がある場合は、給与明細と同様に賞与明細も作成・確定します。

参考：給与明細を未確定にした場合、「年末調整」「労働保険の年度更新」で必要となる操作

本ページで紹介する締め日支払い日の変更を行うと、変更前の給与明細（賞与明細）を未確定にするため、変更前の給与データが残らなくなります。

そのため、その年度の「年末調整」および 翌年度の「労働保険の年度更新」に、給与データが自動で反映されなくなります。

対応の流れ

1. 前述「変更手順」の「手順①」で、締め日支払い日の変更前に未確定にする月毎の給与データをバックアップします。
2. 「年末調整」や「労働保険の年度更新」の際には、必要な給与データを、締め日支払い日の変更前の給与データを含めてご自身で手計算にて集計します。
3. 手計算で集計した給与データを、「年末調整」や「労働保険の年度更新」の画面で手入力します。

   それぞれの具体的な操作は以下となります。

   【年末調整】
   締め日支払い日を変更した該当従業員の１年間の給与・賞与の総額を手計算します。
   年末調整の画面で従業員毎に手入力します。
   ※ 詳しくは、「8. 管理者が従業員の申告内容を入力する - 給与・賞与 - 未入力の金額を手入力で追加する方法」のヘルプページをご覧ください。

   【労働保険の年度更新】
   締め日支払い日を変更した該当従業員の「給与明細（賞与明細）を未確定にした月毎の賃金」を確認します。
   年度更新画面で、月毎の「労働災害保険および一般拠出金」「雇用保険」の賃金欄に手入力します。
   ※ 詳しくは、「1. 労働保険の金額を計算する・申告書で申告する - 4.freee人事労務にて給与計算を行っていない月（締日ベース）の場合」のヘルプページをご覧ください。