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対象プラン
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新プラン | ミニマム | スターター | スタンダード | アドバンス |
| 旧プラン | ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ | |
| その他 | 年末調整ペーパーレス |
freee人事労務では、従業員をアカウント招待することで従業員自身がfreee人事労務にログインし、給与明細の閲覧や入社時の従業員情報・年末調整の入力などが可能となります。
本ページでは、従業員自身に情報を入力してもらう方法の第1ステップとして、ログインIDを用いた従業員招待の手順を説明します。
目次
概要
freee人事労務では、従業員をアカウント招待することで従業員自身がfreee人事労務にログインし、給与明細の閲覧や従業員情報・年末調整の入力などが可能となります。
本ページでは、ログインIDでの従業員招待の手順を説明します。
ログインIDで招待する方法の特徴
- 従業員のメールアドレスがなくても招待ができる
- 管理者がログインIDを発行し、従業員はそのログインIDでfreee人事労務にログインする
- 招待の操作はfreeeアカウント管理から行う
ログインIDで招待した場合、招待した従業員へfreee人事労務の各機能のメール通知は行われません。
管理者が持つチャットツール・書面・口頭などの連絡手段で通知する必要があります。
その他、メールアドレスで招待する方法もあります。
事業所の運用に適したいずれかの方法で従業員をご招待ください。
各招待方法の特徴については「従業員の追加・招待の流れ - 従業員の招待とは」のヘルプページをご覧ください。
利用までの流れ
以下の流れに沿って設定を行うことで、従業員をログインIDで招待することができます。
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No. |
手順 |
実施者 |
|---|---|---|
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1 |
管理者 |
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2 |
管理者 |
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3 |
従業員 |
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4 |
管理者 |
【管理者】事業所単位の共通IDを設定する
事前に管理者が「事業所共通ID」を設定する必要があります。
共通IDは、事業所毎に1つ設定します。
操作手順は次の通りです。
- freee人事労務の画面右上のユーザーアイコンから［アカウント設定］をクリックしてfreeeアカウント管理に遷移します。
- freeeアカウント管理の［事業所管理］メニュー →［セキュリティ］タブを開きます。
- 事業所共通ID項目の、［事業所共通IDを設定する］ボタンをクリックします。
- 事業所共通IDの設定画面で、「事業所共通ID」に事業所で共通となる文字列を入力し、［設定］ボタンをクリックします。
- 4文字以上で設定します。
- 利用可能な文字列は半角英数字のみ。
- 社名をローマ字にするなど、事業所内でわかりやすい文字列を設定するのがおすすめです。
freeeの他の事業所で使用済みの共通IDと同じ文字列のIDは作成できません。
- 事業所共通ID項目に、設定した文字列が表示されていることを確認します。
設定済みの共通IDを変更する
共通IDを設定後も、「【管理者】事業所単位の共通IDを設定する」の手順でIDの文字列を後から変更することができます。
- 既にログインIDで招待されているメンバーがいる場合、事業所共通IDは変更できません。
- 事業所共通IDは、設定後に削除（未設定の状態に戻す）することはできません。
【管理者】従業員をログインIDで招待する
ログインIDでの従業員招待は、freeeアカウント管理から行えます。
招待したい従業員をまだfreee人事労務に追加していない場合は、事前に追加の操作を行います。
入社書類をfreee人事労務で作成する場合は、「freeeで入社手続きを行うか」にチェックを入れると（CSVインポートの場合は○を入力すると）、従業員がログイン後に入社時の従業員情報をご自身で登録できるようになります。
詳しくは、ご希望の登録方法によって次のいずれかのヘルプページをご覧ください。
-
従業員を1人ずつ追加する
※ こちらの手順の場合、「本人を招待し詳細を入力してもらうか」のチェックは外し、メールアドレスの項目は入力せずに追加します。 - 従業員をCSVファイルで一括追加する
操作手順は次の通りです。
- freee人事労務の画面右上のユーザーアイコンから［アカウント設定］をクリックしてfreeeアカウント管理に遷移します。
- freeeアカウント管理の［事業所管理］メニュー → ［メンバー］タブを開きます。
- 画面右上［メンバー追加・編集］→［人事労務への追加］をクリックします。
- 「freee人事労務 招待する従業員の選択」の画面で、freee人事労務に登録されている従業員のうち、まだ招待されていない従業員が表示されます。
ログインIDで招待したい従業員の行左側のチェックボックスにチェックを入れて、画面右側の［従業員を招待］ボタンをクリックします。 - 従業員のログイン方法を選択してください の画面で、「ログインIDで招待」を選択し［招待画面に進む］ボタンをクリックします。
- freee人事労務 従業員の一括招待（ログインID）の画面で、従業員個別のログインIDおよび仮パスワードを設定し［招待を実行］ボタンをクリックします。
各入力欄に初期状態の文字列が入力されているので、必要に応じてこの画面で変更します。ログインID（「-」ハイフンの後ろの文字列）は8文字以上で設定する必要があります。
- 招待が完了すると、ログインID・仮パスワードが記載されたCSVファイルのダウンロードが自動で始まります。
管理者の方は、従業員の方へCSVファイルに記載されたログイン情報を伝えてください。
- 仮パスワードの有効期限は発行日より7日間です。有効期限を超えた場合は、「Q. 従業員がパスワードを忘れた場合など、パスワードを再発行したい時はどうしたらよいですか？」の回答の手順で仮パスワードを再発行ください。
- 招待後は、管理者もfreeeの画面上から仮パスワードを確認できなくなります。仮パスワードは、別途メモを取ったり本CSVファイルをダウンロードすることで情報を保管ください。
CSVファイルを削除したなどパスワードを紛失した場合は、「Q. 従業員がパスワードを忘れた場合など、パスワードを再発行したい時はどうしたらよいですか？」の回答の手順で仮パスワードを再発行ください。 - 複数人まとめて招待した場合、1件のCSVファイルに複数人分のログインID・仮パスワードが記載されます。
freeeから従業員へのログインID・仮パスワードの通知は行えません。
管理者が持つチャットツール・書面・口頭などの連絡手段で通知する必要があります。
【従業員】ログインIDと仮パスワードを受け取った後に行う操作
従業員の方は、管理者の方からログイン情報を受け取ったらログインおよびご自身の情報を登録します。
1. freee人事労務にログインする
- 「freee人事労務 ログイン画面 」から、該当ログインIDと仮パスワードでログインします。
- 仮パスワードの有効期限は発行日より7日間です。有効期限を超えてしまった場合、管理者の方にパスワードの再発行を依頼してください。
- freee人事労務アプリからはログインIDと仮パスワードでログインすることはできません。ブラウザからfreee人事労務にログインし、パスワードの設定をお願いします。
- パスワードの設定画面が開きます。
今後、従業員の方がログイン時に使用するパスワードをご自身で入力し、［設定する］ボタンをクリックします。 - 再度、「freee人事労務 ログイン画面」が開きます。ログインIDと手順2で設定したパスワードを入力してログインします。
2. 入社時の従業員情報を登録する
freee人事労務で入社処理を行わない設定で招待された場合は、本手続き画面は表示されません。「3. freee人事労務の利用を開始する」に進みます。
- freee人事労務で入社処理を行う設定で招待された場合は入社手続き依頼画面が表示されますので、［入社フォーム］をクリックし、「入社フォーム詳細」画面に沿って入力します。
詳しくは、「入社時の情報を従業員自身が登録する」のヘルプページをご覧ください。 - 管理者にて、「従業員の入社時の手続を行う - 入社処理に必要な書類を作成する」のヘルプページの手順で入社手続きを「確定」してもらいます。
入社手続きが完了後、「3. freee人事労務の利用を開始する」の操作が行えるようになります。
3. freee人事労務の利用を開始する
従業員の方がfreee人事労務にログインして、給与明細の閲覧や従業員情報・年末調整の入力などが可能となります。
従業員の方向けの操作手順について、下記ガイドの各ヘルプページにまとめておりますのでご参照ください。
【管理者】従業員の招待ステータスを確認する
従業員一覧から確認する
招待した従業員は、［従業員］メニュー →［従業員情報］の従業員一覧画面において、ステータスが「招待済み」に変更されます。
よくあるご質問
Q. ログインIDで招待された従業員に、年末調整の入力依頼はできますか？
A. 従業員の方がfreee人事労務にログインすれば、ご自身の年末調整を入力することができます。
ただし、ログインIDで招待された従業員へメールでの年末調整入力依頼を送信することはできないため、管理者が持つチャットツール・書面・口頭などの連絡手段で入力依頼を通知する必要があります。
Q. ログインIDで招待された従業員は、新規事業所を追加できますか？
A. 新規事業所の追加にはメールアドレスが必要なため、ログインIDで招待された従業員は新規事業所を追加することはできません。
Q. ログインIDで招待された従業員に、管理者権限を付与できますか？
A. ログインIDで招待された従業員には、管理者権限・事務担当者権限（※）を付与することはできません。
一般権限のみ利用可能です。
※ 事務担当者権限は、アドバンスプラン（または旧エンタープライズプラン）で利用可能です。
Q. ログインIDで招待された従業員は、freeeマイナンバー管理の画面にアクセスできますか？
A. アクセスできます。
「freeeマイナンバー管理 ログイン画面」からログインIDとパスワードでログインするか、freee人事労務にログインし、［従業員情報］メニュー →［freeeマイナンバー管理］から遷移します。
Q. ログインIDで招待された従業員は、後からメールアドレスでの招待に変更できますか？
A. 次の手順で変更が可能です。
- 管理者が該当従業員のログインIDでの招待を解除します。
詳細および注意点は、本ページの「参考：ログインIDでの招待を解除する」の項目をご覧ください。 - メールアドレスで招待の操作を行います。
詳しくは「メールアドレスで従業員を招待する - 【管理者】既に登録されている従業員をメールアドレス招待する」のヘルプページをご覧ください。
Q. 従業員がパスワードを忘れた場合など、パスワードを再発行したい時はどうしたらよいですか？
A. 次の手順でパスワードを再発行します。
管理者の操作
- 管理者の方が、次のいずれかの手順でfreeeアカウント管理のメンバー画面を開きます。
- freee人事労務の［従業員］メニュー →［従業員情報］を開き、→該当従業員をクリック→メンバーログイン情報項目の［メンバー管理］をクリック
- 「freeeアカウント管理」にログインして、［事業所管理］メニュー → ［メンバー］タブを開く
- メンバー一覧より、パスワードを再発行したい従業員の行右側の「操作」の［…］ボタン→［パスワード再発行］をクリックします。
- 仮パスワードの再発行画面で、［再発行］ボタンをクリックします。
初期状態の文字列が入力されているので、必要に応じてこの画面で変更します。 - 仮パスワードが再発行されます。
パスワードをコピーしてテキストエディタに貼り付けるなどで保管ください。この画面を閉じた後は、管理者もfreeeの画面上から仮パスワードを確認できなくなります。
パスワードを保管する前に画面を閉じてしまった場合は、再度本手順で仮パスワードを再発行ください。 - 管理者から該当従業員へ、再発行した仮パスワードを通知します。
freeeから従業員への仮パスワードの通知は行えません。
管理者から従業員へ、口頭・書面・チャットツールなどの連絡手段での情報共有を行ってください。
従業員の操作
従業員はログインIDと受け取った仮パスワードでfreee人事労務にログインし、パスワードを変更します。
詳しくは本ページの「【従業員】ログインIDと仮パスワードを受け取った後に行う操作」の項目をご覧ください。
参考：ログインIDでの招待を解除する
管理者は、ログインIDで招待した従業員を招待解除することができます。
- 招待解除しても従業員データが削除されることはありません。
招待解除すると、従業員自身でfreee人事労務にログインすることができなくなります。 - 申請中の申請がある場合は、招待解除するとその申請が未承認のまま残ってしまうため、申請の承認または取り下げをしてから招待解除を行ってください。
- 招待解除された従業員は、マイナンバーの操作履歴の表示が「削除されたユーザー」となります。
- 次のいずれかの手順でfreeeアカウント管理のメンバー画面を開きます。
- freee人事労務の［従業員］メニュー →［従業員情報］を開き、該当従業員をクリック → メンバーログイン情報項目の［メンバー管理］をクリック
- 「freeeアカウント管理」にログインして、［事業所管理］メニュー →［メンバー］タブを開く
- メンバー一覧より、招待解除したい従業員の行右側の「操作」の［…］ボタン→［削除］をクリックします。
- 「メンバーを削除してよろしいですか？」の確認画面が表示されるので、［削除］ボタンをクリックすると、該当従業員の招待が解除されます。