独自の承認・申請フォームを作成し利用する

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会計freeeのエンタープライズプランでは、社内における申請から承認までのフローに柔軟に対応するため「その他申請」機能を備えています。この機能では社内の独自の申請フォームを作成して、申請から承認のフローに利用することができます。

このヘルプページでは汎用ワークフロー機能の操作方法について紹介します。

 

目次

 

機能の概要

その他申請機能は、稟議書に代表されるように社内の申請から承認までのフローに柔軟に対応するための機能です。

社内の承認フローにおいてよく使う申請内容に応じたフォームをあらかじめ作成することができ、申請者はそのフォームを用いて申請を行うことができます。

 

申請フォームの設定

申請フォームは「項目」と「入力形式」を組み合わせて作成することができます。

例えば、以下のように項目として「出張先のクライアント名」を設定したり、入力形式として「金額」を設定することができ、申請者が迷うことなく項目に適した入力形式により入力を行うことができます。
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具体的には以下の手順で申請フォームを作成することができます。

1.「設定」→「申請フォームの設定」をクリックします。

2.「新しい申請フォームを作成する」をクリックし、「稟議書」のテンプレートもしくは「新規作成」から作成します。

3.各項目についての名称と入力形式を指定してフォームを作成します。
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この際、項目は任意に設定することができますが、入力形式は予め指定できるものが以下のとおり決まっています。

入力形式の名称

説明

補足

申請タイトル

[必須項目]

フォームを作成するにあたって必ず設けなければ行けない入力形式です。あらかじめ項目として設定されています。

あらかじめ項目として設定されていますが、この入力形式に対応する項目名は任意に適当な名前を付ける必要があります。

自由記述形式1行

申請者が自由に入力できる形式のうち1行での記述に限定したもの

-

自由記述形式複数行

申請者が自由に記述でき、また行数も複数行で記述ができる

-

プルダウン

選択肢をあらかじめ設けておき申請者がそれらから選択する形式

-

日付

日付での入力が求められる形式

-

金額

金額での入力が求められる形式

-

添付ファイル

申請にあたって参考ファイル等を添付させる形式

申請時の添付ファイルはファイルボックスにアップロードしたものを選択できます。

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 各項目については、「必須」にチェックを付けることで必須であるかどうかを指定することができます。

また各項目について「追加説明を設定」することで、申請者が入力する際の入力項目への説明文を補足することができます。

4.作成後、画面末尾の「この申請フォームを保存」をクリックします。

5.プレビュー画面が表示されますので、内容に間違いがなければフォームの作成はこちらで完了です。

修正すべき箇所があれば、「この申請フォームを編集する」をクリックし、フォームを編集することができます。

 

申請フォームを利用した申請

申請は以下の手順で行います。

1.「取引」→「その他の申請」から申請画面を開きます。

2.「申請する」ボタンをクリックし、申請フォームの選択画面を開きます。

3.選択した申請フォームの必要項目を入力します。

4.申請後、承認者からの「承認」や「差戻し」などのアクションを待ちます。承認ステータスとしては、以下のステータスがあります。

ステータス

説明

承認

申請を承認する際に行う

却下

申請を認めず却下する際に行う

差戻し

申請者に確認事項などがある場合に、再度内容を補足してもらうために戻すために行う

 

申請後のステータスの確認

申請フォームを利用後、申請や承認の操作が承認者により行われると、申請者のアカウントの登録アドレス宛にメールが届きます。そのメール内には、承認、却下、差戻しのいずれかのステータスが記載してあります。

また、ログイン後「取引」→「その他の申請」から各申請内容についてのステータスが確認できます。
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なお、承認/差戻しは、以下のいずれかのメンバーが行うことができます。

  • 申請経路で次の承認者として指定されているメンバー
  • 申請者以外の「管理者」権限を持つメンバー(代理承認)

※ 2017年9月より、自分が申請した「申請経路を指定していない申請」は、自身で承認できなくなりました。自己承認をする場合は、申請経路でご自身を承認者に指定します。

 

承認されたその他申請から支払依頼等を作成する

承認されたその他申請から行える操作は、以下4つあります。

  1. 支払依頼を作成する(-> 支払依頼作成画面へ遷移)
  2. 経費精算を作成する(-> 経費精算作成画面へ遷移)
  3. その他申請を作成する(->その他申請作成画面へ遷移)
  4. 取引を作成する(->取引登録画面へ遷移)

承認されたその他申請には、詳細画面の下部に行う操作を選択するドロップボックスが表示されます。
行う操作を選択して「作成する」をクリックします。

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例えば、[取引]を選択した場合、下図のように取引の登録画面へ遷移し、新たな取引として登録することができます。
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