請求書を一括インポートする

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対象プラン
 法人プラン プロフェッショナル エンタープライズ
個人プラン  

freeeのプロフェッショナルプラン・エンタープライズブランでは、請求書や見積書などの書類を一括インポートできます。

フォーマットで定められた情報を入力しておくことで、そのファイルから一括で書類を登録することができます。

目次

請求書のインポート

インポートファイルを準備する

本ページ末尾の"invoice_format.csv"ファイルが請求書インポートに使用するフォーマットファイルとなります。このCSVファイルにインポートしたい書類に関する情報を入力し、インポートでデータを作成します。

インポートファイルに入力する情報は以下の通りです。インポートファイルをご準備いただく上では、こちらのサンプルも参照していただけると作成のイメージができます。

行形式が「本文」と「明細」の別によって、入力する項目が異なります。「本文」行、「明細」行それぞれの入力必要項目については、次の画像をご参考ください。
01.png

なお、必須でない項目については、カラム（フィールド）を削除してもインポートが可能です。

 ※セグメント1～3について
2019年1月以降、試算表や月次推移などの帳票で、セグメントを集計軸として集計利用できる予定です。
セグメントの情報を事前にインポートされる場合に下記表のセグメントの項目をご利用ください。（プロフェッショナルプラン・エンタープライズプランのみ利用可能）

項目名 必須 入力内容 本文行
または
明細行		 補足説明

csv_type(変更不可)

○

「20101」と入力します。

-

 

書類種別

○

次のいずれかの書類種別を指定します。

  • 見積書
  • 請求書
  • 納品書
  • 発注書
  • 領収書

-

 

行形式

○

「本文」または「明細」と入力します。

-
  • 「本文」と入力した行：
    その書類自体の情報を入力する行として取り扱われます。
  • 「明細」と入力した行：
    書類の明細欄の情報を入力する行として取り扱われます。

※ 「本文」行の項目と「明細」行の項目は、それぞれ行を分けて入力する必要があります。

件名

-

書類の件名を入力します。

本文行

書類の表題部に表示される部分です。

概要

-

書類の概要を入力します。

本文行

請求書には反映されないメモ書きに使用できます。

発行日

○

発行日を入力します。

本文行

※必須

期限

○

請求に係る支払期限を入力します。

本文行

-

番号

-

書類に付ける番号を記載します。

本文行

空欄の場合には、請求書インポート時に自動で付番されます。

計上日

※
（補足説明参照）

 

請求書を発行する際に、売上として計上する日を入力します。

本文行

見積書・納品書をインポートする際は必須ではありません。

取引先敬称

-

次のいずれかの敬称を入力します。

  • 御中
  • 様
  • （空白）

本文行

空欄の場合には、本項目は空欄で反映されます。
※ ［設定］メニュー →［取引先の設定］で登録されている「敬称」は、本項目へ自動的に反映されませんので、ご注意ください。

取引先郵便番号

-

取引先の郵便番号を入力します。

本文行

空欄でも可。
空欄とした場合、［設定］メニュー →［取引先の設定］で設定されている住所が反映されます。

※ 現状は、CSVファイルでこの欄を入力しても取引先の情報として反映されません。対応時期未定。

取引先名称

○

取引先の名称を入力します。

本文行

取引先がfreeeに登録されていない場合には、新規で登録されます。

取引先住所1

-

取引先の住所を入力します。

本文行

空欄でも可。
空欄とした場合、［設定］メニュー →［取引先の設定］で設定されている住所が反映されます。

※現状は、CSVファイルでこの欄を入力しても取引先の情報として反映されません。対応時期未定。

 

取引先住所2

-

取引先の住所の建物名以降を入力します。

本文行

取引先担当者氏名

-

取引先の担当者の氏名を入力します。

本文行

空欄の場合、空欄として反映されます。［設定］メニュー →［取引先の設定］に登録されている「担当者名」は、本項目へ自動的に反映されませんので、ご注意ください。
項目名 必須 入力内容 本文行
または
明細行		 補足説明

発行元郵便番号

-

請求書発行元の郵便番号を入力します。

本文行

空欄でも可。
空欄とした場合、［設定］メニュー→［事業所の設定］の「請求書設定」にあるテンプレートの住所が反映されます。

発行元住所1

-

請求書発行元の住所を入力します。

本文行

発行元住所2

-

請求書発行元の住所建物名以降を入力します。

本文行

発行元担当者氏名

-

発行元の担当者を入力します。

本文行

空欄でも可。
空欄とした場合、［設定］メニュー →［事業所の設定］の「請求書設定」にあるテンプレートの担当者氏名が反映されます。

備考

-

請求書の備考欄を入力します。

本文行

-

振込先

-

売上金額の振込先の口座情報を入力します。

本文行

空欄とした場合、［設定］メニュー →［事業所の設定］の「請求書設定」にあるテンプレートの振込先が反映されます。

内税 / 外税

○

次のいずれかの税計算区分を入力します。

  • 内税
  • 外税

本文行
  • 「内税」と入力した場合：
    「明細行」として入力した「金額」が内税金額として取り扱いされます。
  • 「外税」と入力した場合：
    「明細行」として入力した「金額」が外税金額として取り扱いされます。

品名

○

書類に記載する売上に関する品目を記載します。

明細行

-

単価

※
（補足説明参照）

売上げた商品の単価を記載します。

明細行

※ 「行の種類」がテキスト以外の場合には入力必須。

数量

※
（補足説明参照）

売上げた数量を記載します。

明細行

未入力の場合には、「1」として取り扱われます。

※ 「行の種類」をテキストにした場合には、入力不要。

 

単位

-

売上げた商品の単位を記載します。

明細行

（例）「個」「式」など

金額

※
（補足説明参照）

※ 入力不要

明細行

インポート時、自動的に「数量」✕「単価」で計算されます。

※ 「行の種類」をテキストにした場合には入力不要。

消費税

※
（補足説明参照）

消費税額を入力します。

明細行

入力しなくても「金額」欄から自動計算されますが、この欄に入力することにより、行単位での消費税額をあらかじめ編集することができます。

行の種類

○

次のいずれかの種類を入力します。

  • 通常
  • 割引
  • テキスト

明細行

特に「納品書としてインポートした後で、合算請求書を作成する」という場合において、テキスト行で個別納品書の情報を付加することが有効です。

勘定科目

※
（補足説明参照）

請求書から作成する取引に付けたい勘定科目を選択します。

明細行

※ 入力を省略した場合には、自動的に「売上高」として登録されます。

税区分

※
（補足説明参照）

請求書から作成する取引に付けたい税区分を選択します。

明細行

※ 入力を省略した場合には、「勘定科目」にかかわらず自動的に「課税売上10%」として登録されます。
「課税売上10%」以外の税区分を使用する場合は、個別に入力する必要があります。

部門

-

請求書から作成する取引に付けたい部門を入力します。

明細行

freeeに登録されていない部門の場合には、新規で登録されます。

品目

-

請求書から作成する取引に付けたい品目を入力します。

明細行

freeeに登録されていない品目の場合には、新規で登録されます。

メモ

-

請求書から作成する取引に付けたいメモ（メモタグ）を入力します。

明細行

freeeに登録されていないメモ（メモタグ）の場合には、新規で登録されます。

セグメント1

-

請求書から作成する取引に付けたいセグメントタグを入力します。

明細行

セグメント1タグを設定します。
※ プロフェッショナルプラン、エンタープライズプランのみ

セグメント2

-

請求書から作成する取引に付けたいセグメントタグを入力します。

明細行

セグメント2タグを設定します。
※エンタープライズプランのみ

セグメント3

-

請求書から作成する取引に付けたいセグメントタグを入力します。

明細行

セグメント3タグを設定します。
※エンタープライズプランのみ
項目名 必須 入力内容 本文行
または
明細行		 補足説明

インポート後のイメージ

ページ末尾の"invoice-sample.csv"をインポートすると、以下のような請求書が作成されます。
請求書のスクリーンショット

※自社の電話番号については「事業所の設定」で登録した番号が反映されます。
 

ファイルをインポートする

請求書インポートが登録できるのは5,000行までです。

  1. 「取引」→「請求書」メニューの画面の右上の「インポート」➝「請求書csvインポート」をクリックします。
    __________2018-05-23___6_08_48.gif
  2. 請求書のインポート画面が表示されますので、「2.CSVファイルのアップロード」の欄をクリックしてインポートするCSVを選択するか、ドラッグ＆ドロップしてインポートします。
  3. インポート後、「3.登録」の欄にインポートするCSVファイルの内容と項目確認の画面が表示されますので、ここで登録内容を確認します。確認後、「登録する」ボタンをクリックして、登録開始します。
    ____.png
  4. 登録開始後、インポートのため少し時間を置き、インポートが終了するとインポート完了の通知が画面上部に表示されます。
    _______.png
  5. インポート後は、「取引」→「請求書」画面にて登録した請求書一覧を表示させ、請求書がインポートされていることを確認できます。該当の請求書をクリックすると、請求書の内容が確認できます。

インポート時の留意点

  • 登録されていない品目、取引先などが入力されてインポートされた場合には、新たな品目や取引先として登録されます。
  • プロフェッショナルプラン および エンタープライズプランで、請求書を承認制にしている場合には、インポート実行者の取引権限により、以下のようにインポート後の請求書のステータスが変わります。
    運用 インポート実行者の「見積書・納品書・請求書・領収書・発注書」権限 インポート実行者の「取引」権限 インポート後の請求書ステータス
    ①承認済みでインポートしたい ◯（閲覧・登録） ◯（登録権限あり） 送付待ち
    ②承認せずにインポートしたい ◯（閲覧・登録） ×（登録権限なし）

    下書き

    ___________.png

 

  • プロフェッショナルプラン および エンタープライズプランで、請求書を承認制にしていない場合には、インポート後の請求書ステータスが「送付待ち」になります（「下書き」ステータスにすることは出来ません）。また、実行者の「見積書・納品書・請求書・領収書・発注書」権限の「閲覧・登録」と、「取引」権限の「登録」が必須です。

インポートした請求書を削除する

請求書を承認済みでインポートした場合、2通りの削除方法があります。

請求書プレビュー画面から個別削除する方法：「取引」→「請求書」画面の一覧から削除したい請求書をクリックし、次の画面で画面上部のごみ箱マークをクリックします。
___________.png

インポート履歴ごと削除する方法：「取引」→「請求書」画面右上の「インポート」→「請求書CSVインポート」をクリックし、インポート画面を開きます。「インポート履歴」タブに切り替え、該当の行の「削除する」ボタンをクリックします。
____________.png

※どちらの方法でも、請求書が取引ごと削除されます。ご注意ください。

インポート用ファイル

請求書インポートの際は、以下のファイルの形式に沿ったCSVファイルを作成してインポートします。

添付の「invoice_format」に行を追加して作成できます。
（「invoice_sample」はファイル作成の例となります）

※ 表計算ソフトに正しくインポートされると、シートの各列に各項目（「書類種別」「行形式」「件名」…など）が表示されます。
もし、正しく表示されない場合は、こちらのページ（「参考：CSVファイルのインポートがうまくできない場合」）をご確認ください。
※ Windowsをお使いの方は「Shift-JIS_Windows」と記載のある方を、Macをお使いの方は「UTF-8_Mac」と記載のある方をお使いください。

 

参考：請求書ファイナンスについて

請求書ファイナンスとは、中小企業や個人事業主が保有する請求書をはじめとした売掛債権を売却（ファクタリング）することで、早期に資金化できるサービスです。

本サービスでは、お客さまがfreee会計に登録された売掛債権をfreeeが自動試算し、買取可能性の高い売掛債権をオファーします。
その後、売却したい売掛債権を選択し、本サービスにて提携を行うOLTA株式会社のウェブサイトにてお申込み以降の操作を行います。

最終的な審査及び売掛債権の売却実行は、OLTA株式会社にて行われます。
詳しくはヘルプをご覧ください。

 

 

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