対象プラン(法人) |
新プラン | ひとり法人 | スターター | スタンダード | アドバンス | エンタープライズ |
| 旧プラン | ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ | ||
| 対象プラン(個人) | スターター | スタンダード | プレミアム |
freee会計の「ファイルボックス」に取り込んだレシートや請求書は、一覧で絞り込みすることができる他、まとめて削除・無視・ダウンロードすることもできます。
このページでは、ファイルボックスの一覧画面における、絞り込み、削除、無視、そしてダウンロードの方法についてご説明します。
freeeでは電子帳簿保存法に必要な削除履歴の記録保持をしています。
そのため、仮に誤ってファイルをアップロードし削除した場合でも「削除したファイル一覧」からの削除はできませんのでご注意ください。
目次
「ファイルボックス」画面の見方
アップロードしたファイル（レシート類）の一覧は、［取引入力］メニュー →［ファイルボックス］から閲覧できます。
| No. | 名称 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | アップロード欄 | ファイルのアップロードができます。詳しい手順は「レシートや請求書の書類データを取り込む - Web版 freee会計で取り込む」のヘルプページをご参照ください。 |
| ② | ファイルの絞り込み・一覧 |
取り込んだファイルの一覧で、絞り込み・並び替えも可能です。 詳しくは、本ページ「ファイルの一覧を閲覧する」をご覧ください。 |
| ③ |
|
チェックしたファイルを一括削除、無視またはダウンロードします。 詳しくは、本ページ「ファイルを削除する」「ファイルを無視する」「ファイルをダウンロードする」をそれぞれご覧ください。 |
ファイルの一覧を閲覧する
絞り込み
ファイルは、以下の条件で絞り込みをすることができます。
条件を入力すると即時絞り込まれ、［クリア］をクリックすると絞り込み条件がリセットされます。絞り込み条件については、「ファイルボックスで絞り込み条件を設定・編集する」のヘルプページをご覧ください。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| アップロード日 | ファイルを取り込んだ日付で絞り込むことができます。 |
| アップロードした人 | ファイルを取り込んだメンバーの名前かメールアドレスで絞り込むことができます。 |
| 適格請求書等 | アップロードしたファイルが適格請求書に該当するか該当しないかを指定して絞り込むことができます。 |
| No | ファイルに自動付与される連番で絞り込むことができます。 |
| ステータス | アップロードしたファイルの登録状況を指定して絞り込むことができます。 |
| メモ |
ファイルに付与されたメモで絞り込むことができます。 メモは、ファイルアップロードする際に一括で付与するか、ファイル詳細画面の「補足情報」欄に表示された［編集］ボタンから入力することができます。 |
| 発行日 |
電子帳簿保存法対応機能を有効 後に保存したファイルにおいて、付与した「発行日」によって絞り込むことができます。 ［未入力のみ表示］にチェックを入れると、発行日が付与されていないファイルのみが表示されます。 |
| 発行元 |
電子帳簿保存法対応機能を有効 後に保存したファイルにおいて、付与した「発行元」によって絞り込むことができます。 ［未入力のみ表示］にチェックを入れると、発行元が付与されていないファイルのみが表示されます。 |
| 金額 |
電子帳簿保存法対応機能を有効 後に保存したファイルにおいて、付与した「金額」によって絞り込むことができます。 ［未入力のみ表示］にチェックを入れると、金額が付与されていないファイルのみが表示されます。 |
| 決済口座 | アップロードしたファイルに付与した口座情報をもとに絞り込むことが可能です。複数の口座選択にも対応しています。 |
| コメント状態 |
コメント機能の利用状況により絞り込むことができます。 ここで絞りこめるのは、次のいずれかの条件です。
|
| 重要コメント | 「重要コメント」としたコメントが付いているファイルを絞り込むことができます。コメント機能については「メンバー間で連絡をとりあう（コメント機能）」のヘルプページをご覧ください。 |
表示順・表示件数
ファイルの一覧は、新しい順/古い順の並び替えができます。
また、1ページあたりの表示件数を20件・50件で切り替えることができます。
各タブについて
| タブ名 | 説明 |
|---|---|
| すべて | 取り込んだファイルのすべてが表示されます。 |
| 領収書 | ［データ詳細］タブ→「インボイス情報」の「書類の種類」欄が「領収書」になっているファイルが表示されます。 |
| 請求書 | ［データ詳細］タブ→「インボイス情報」の「書類の種類」欄が「請求書」になっているファイルが表示されます。 |
| その他 | ［データ詳細］タブ→「インボイス情報」の「書類の種類」欄が「その他」になっているファイルが表示されます。 ※「その他」は見積書、納品書、発注書などを指します。 |
ファイルを削除する
ひとつずつ削除する
- 削除対象のファイルが、取引・口座振替・振替伝票・経費申請・支払依頼・各種申請等に添付済みの場合は、それらを開いて添付を解除します（解除しないとファイルを削除できません）。
- 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、削除対象のファイルをクリックし、「データ詳細」画面を開きます。
- ［ファイル操作］ボタンをクリックし、［削除］をクリックします。
- ファイル削除前の確認メッセージが表示されます。削除しても問題がなければ［削除］ボタンをクリックします。
まとめて削除する
- 削除したいファイルが取引・口座振替・振替伝票・経費申請・支払依頼・各種申請等に添付済みの場合は、それらを開いて添付を解除します（解除しないとファイルを削除できません）。
- 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、削除対象のファイルにチェックを入れます。
※ すべてのファイルを削除対象にしたい場合、「全てを選択」にチェックを入れることで、現在表示されているすべてのファイルを選択できます。 - ［一括操作］のプルダウンメニューから［一括削除］をクリックします。
- 削除されるファイル件数と、削除できないファイル件数が表示されますので、確認の上、［一括削除］ボタンをクリックします。
削除済ファイルを確認する
- 「ファイルボックス」画面のファイル一覧にて、［ファイル設定］→［削除したファイル一覧］をクリックします。
-
削除済ファイルを確認できます。
削除済ファイルの閲覧権限について
削除済ファイル一覧を閲覧できるのは、ファイルボックスの「参照」権限がある人のみです。
なおアクセス範囲が「自分のみ」の場合、自身がアップロードしたファイル以外は閲覧できません。削除済ファイルのアップロード者は、削除済ファイルの画像を非表示にできます。
詳しくは 「削除済ファイルの画像を非表示にする」のヘルプページをご覧ください。
ファイルを無視する
ひとつずつ無視する
- 無視したいファイルが、取引・口座振替・振替伝票・経費申請・支払依頼・各種申請等に添付済みの場合は、それらを開いて添付を解除します（解除しないとファイルを無視できません）。
- 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、無視したいファイルをクリックし、「データ詳細」画面を開きます。
- ［ファイル操作］ボタンをクリックし、［無視］をクリックします。
まとめて無視する
- 無視したいファイルが取引・口座振替・振替伝票・経費申請・支払依頼・各種申請等に添付済みの場合は、それらを開いて添付を解除します（解除しないとファイルを無視できません）。
- 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、［未登録］をクリックし、無視したいファイルにチェックを入れます。
※ 全てのファイルを無視対象にしたい場合、「全てを選択」にチェックを入れることで、現在表示されているすべてのファイルを選択できます。 - ［一括操作］のプルダウンメニューボタンから［一括無視］をクリックします。
- 無視されるファイル件数が表示されますので、確認の上、［一括無視］ボタンをクリックします。
無視したファイルを一覧で確認する
- ［取引入力］メニュー →［ファイルボックス］ボタンをクリックします。
- 絞り込み条件の［ステータス］のうち［無視］を選択し、［適用］ボタンをクリックします。
-
無視したファイルを一覧で確認できます。
［無視］で絞り込んだ結果を表示できるようにしたり、ステータス以外の別の条件で絞り込む方法については「ファイルボックスで絞り込み条件を設定・編集する」のヘルプページをご確認ください。
無視を解除する
一度無視したファイルを未登録ステータスに戻すことができます。
- 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、無視を解除したいファイルをクリックし、「データ詳細」画面を開きます。
- ［ファイル操作］ボタンをクリックし、［無視を解除］をクリックします。
- ステータスが［無視］から［未登録］ に変わります。
ファイルをダウンロードする
1枚ずつダウンロードする場合
- 「ファイルボックス」にて、ダウンロードしたいファイルをクリックし詳細画面を開きます。
- ファイルの詳細画面に表示された［ダウンロード］ボタンをクリックします。
まとめてダウンロードする場合
- 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、まとめてダウンロードしたいファイルにチェックを入れます。
※ 全てのファイルを対象にしたい場合、「全てを選択」にチェックを入れることで、現在表示されているすべてのファイルを選択できます。 - ［一括操作］のプルダウンメニューボタンから［一括ダウンロード］をクリックします。
参考：電子ファイルの保存期間およびfreee会計の利用をやめた場合の保存データについて
freee会計のアカウントと事業所を削除しない限り、freee会計の利用をやめても、保存された電子ファイルが勝手に削除されることはありません。
ファイルボックスに保存したファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードで取得したファイル単体では履歴や検索等の法令要件を満たさなくなります。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間（原則7年間）はアカウントと事業所を削除せずに、ファイルボックス上で保存してください。