ファイルの絞り込み・削除・無視・ダウンロード

「ファイルボックス」画面の見方

アップロードしたファイル（レシート類）の一覧は、［取引入力］メニュー →［ファイルボックス］から閲覧できます。

ファイルの一覧を閲覧する

絞り込み

ファイルは、以下の条件で絞り込みをすることができます。

条件を入力すると即時絞り込まれ、［クリア］をクリックすると絞り込み条件がリセットされます。絞り込み条件については、「ファイルボックスで絞り込み条件を設定・編集する」のヘルプページをご覧ください。

表示順・表示件数

ファイルの一覧は、新しい順/古い順の並び替えができます。

また、1ページあたりの表示件数を20件・50件で切り替えることができます。

各タブについて

ファイルを削除する

ひとつずつ削除する

1. 削除対象のファイルが、取引・口座振替・振替伝票・経費申請・支払依頼・各種申請等に添付済みの場合は、それらを開いて添付を解除します（解除しないとファイルを削除できません）。
2. 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、削除対象のファイルをクリックし、「データ詳細」画面を開きます。
3. ［ファイル操作］ボタンをクリックし、［削除］をクリックします。
   
4. ファイル削除前の確認メッセージが表示されます。削除しても問題がなければ［削除］ボタンをクリックします。
   

まとめて削除する

1. 削除したいファイルが取引・口座振替・振替伝票・経費申請・支払依頼・各種申請等に添付済みの場合は、それらを開いて添付を解除します（解除しないとファイルを削除できません）。
2. 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、削除対象のファイルにチェックを入れます。
   ※ すべてのファイルを削除対象にしたい場合、「全てを選択」にチェックを入れることで、現在表示されているすべてのファイルを選択できます。
3. ［一括操作］のプルダウンメニューから［一括削除］をクリックします。
   
4. 削除されるファイル件数と、削除できないファイル件数が表示されますので、確認の上、［一括削除］ボタンをクリックします。

削除済ファイルを確認する

1. 「ファイルボックス」画面のファイル一覧にて、［ファイル設定］→［削除したファイル一覧］をクリックします。
   

2. 削除済ファイルを確認できます。
   

   削除済ファイルの閲覧権限について

   削除済ファイル一覧を閲覧できるのは、ファイルボックスの「参照」権限がある人のみです。
   なおアクセス範囲が「自分のみ」の場合、自身がアップロードしたファイル以外は閲覧できません。

   削除済ファイルのアップロード者は、削除済ファイルの画像を非表示にできます。
   詳しくは 「削除済ファイルを非表示にする」のヘルプページをご覧ください。

ファイルを無視する

ひとつずつ無視する

1. 無視したいファイルが、取引・口座振替・振替伝票・経費申請・支払依頼・各種申請等に添付済みの場合は、それらを開いて添付を解除します（解除しないとファイルを無視できません）。
2. 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、無視したいファイルをクリックし、「データ詳細」画面を開きます。
3. ［ファイル操作］ボタンをクリックし、［無視］をクリックします。
   

まとめて無視する

1. 無視したいファイルが取引・口座振替・振替伝票・経費申請・支払依頼・各種申請等に添付済みの場合は、それらを開いて添付を解除します（解除しないとファイルを無視できません）。
2. 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、［未登録］をクリックし、無視したいファイルにチェックを入れます。
   ※ 全てのファイルを無視対象にしたい場合、「全てを選択」にチェックを入れることで、現在表示されているすべてのファイルを選択できます。
3. ［一括操作］のプルダウンメニューボタンから［一括無視］をクリックします。
   
4. 無視されるファイル件数が表示されますので、確認の上、［一括無視］ボタンをクリックします。

無視したファイルを一覧で確認する

1. ［取引入力］メニュー →［ファイルボックス］ボタンをクリックします。
2. 絞り込み条件の［ステータス］のうち［無視］を選択し、［適用］ボタンをクリックします。
   

3. 無視したファイルを一覧で確認できます。
   

   ［無視］で絞り込んだ結果を表示できるようにしたり、ステータス以外の別の条件で絞り込む方法については「ファイルボックスで絞り込み条件を設定・編集する」のヘルプページをご確認ください。

無視を解除する

一度無視したファイルを未登録ステータスに戻すことができます。

1. 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、無視を解除したいファイルをクリックし、「データ詳細」画面を開きます。

2. ［ファイル操作］ボタンをクリックし、［無視を解除］をクリックします。
   

3. ステータスが［無視］から［未登録］ に変わります。
   

ファイルをダウンロードする

1枚ずつダウンロードする場合

1. 「ファイルボックス」にて、ダウンロードしたいファイルをクリックし詳細画面を開きます。
   
2. ファイルの詳細画面に表示された［ダウンロード］ボタンをクリックします。
   

まとめてダウンロードする場合

1. 「ファイルボックス」のファイル一覧にて、まとめてダウンロードしたいファイルにチェックを入れます。
   ※ 全てのファイルを対象にしたい場合、「全てを選択」にチェックを入れることで、現在表示されているすべてのファイルを選択できます。
2. ［一括操作］のプルダウンメニューボタンから［一括ダウンロード］をクリックします。
   

参考：電子ファイルの保存期間およびfreee会計の利用をやめた場合の保存データについて

freee会計のアカウントと事業所を削除しない限り、freee会計の利用をやめても、保存された電子ファイルが勝手に削除されることはありません。

ファイルボックスに保存したファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードで取得したファイル単体では履歴や検索等の法令要件を満たさなくなります。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間（原則7年間）はアカウントと事業所を削除せずに、ファイルボックス上で保存してください。