目次
インポートの種類
口座の自動同期ができない場合や、販売管理システムの売上データをインポートしたい場合などに、CSV形式の明細やエクセル形式のデータをfreeeにインポートして記帳を効率化できます。
ここでは、主なインポート方法4種類とそれぞれの特徴をご紹介します。
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インポート方法 |
特徴を一言で |
|---|---|
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エクセル形式のデータをfreeeに取り込む |
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口座の明細を手動でアップロード |
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仕訳形式のデータをfreeeに取り込む（未決済取引作成不可） |
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取引形式または口座振替形式のデータをfreeeに取り込む（フォーマット指定） |
インポート機能の使い分け
4種類の大まかな使い分けについては下図をご参照ください。
上図の使い分けチャートを表にまとめたものが次のとおりです。
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番号 |
設問 |
「Yes」の場合 |
「No」の場合 |
|---|---|---|---|
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設問1 |
データは支出・収入両方混在している |
設問2へ |
設問3へ |
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設問2 |
データに勘定科目は付与されている |
取引インポート |
明細アップロード |
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設問3 |
口座を用いて明細を管理する |
明細アップロード |
エクセルインポート |
以下では、それぞれの特徴を具体的に説明します。
エクセルインポート（収入・支出）
- 使用をおすすめする条件
1. データに勘定科目が付与されている、または、売上だけのデータなど勘定科目が1つに限定される
2. データに口座間のお金の移動（口座振替に当たるもの）は含まれない - 特徴
- データはエクセル形式で用意する（項目数や順番は基本的に任意）
- 取り込んだデータは取引（[収入／支出] × [決済済み／未決済]）として反映
- 適しているデータ
- エクセルなどで管理している売上や経費のデータ
- 販売管理ソフトなどから出力した売掛や買掛のデータ
- 適さないデータ
- 勘定科目が付与されていない出納帳のデータ（→ 明細アップロード）
- 他社の会計ソフトから出力した仕訳のデータ（→ 仕訳インポート）
- ヘルプページ
- 活用例
エクセルインポートは振替伝票形式で取り込むことも可能ですが、freeeで入金や支払いを管理するためには振替伝票ではなく未決済取引を作成する必要があります。
振替伝票形式で取り込みたい場合は、仕訳インポートをおすすめします。
明細アップロード
- 使用をおすすめする条件
1. 銀行やクレジットカード等の明細データがある
2. 上記以外で、勘定科目が付与されていないデータがある（日付・金額・取引内容のみ） - 特徴
- データはCSV形式で用意する
- 取り込んだデータは対象口座の明細として反映され、「自動で経理」を使って処理する
- 適しているデータ
- 銀行やクレジットカードの明細データ（オンラインサービスからダウンロード、または、表計算ソフトで作成したもの）
- 直接連携できないECサイトなどの売上や購入履歴のデータ（内容によりエクセルインポートも好適）
- 勘定科目が付与されていない出納帳のデータ
- 適さないデータ
- 勘定科目や補助科目が付与されているデータ（→ エクセルインポート）
- 「発生日」と「決済日」を別の日付として取り込みたいデータ（→ エクセルインポート）
- ヘルプページ
仕訳インポート
- 使用をおすすめする条件
1. 仕訳データをそのままfreeeに移したい
2. インポート後に未決済取引が作成されなくても問題ない - 特徴
- データはCSV形式で用意する
- 取り込んだデータは、振替伝票として反映される
- 借方・貸方両方の勘定科目・金額・税区分・税額・補助科目（タグ）など多くの項目が必要
- 仕訳データに含まれる勘定科目や口座をあらかじめfreeeに登録し、ある程度データの書式を整えてからインポートする必要あり
- 適しているデータ
- 他社の会計ソフトから出力した仕訳データ
- freeeの仕訳帳からバックアップとして出力したデータ
- 適さないデータ
- 仕訳としての情報が不十分なデータ
- 売掛・買掛などについてfreeeで入金・支払管理をしたいデータ（→ エクセルインポート）
- ヘルプページ
取引・口座振替のインポート
- 使用をおすすめする条件
1. freeeで登録した取引・口座振替を他事業所から移したい、または、バックアップを復元したい
2. たくさんの口座振替をまとめて登録したい - 特徴
- データはCSV形式（freee所定の書式）で用意する
- 取り込んだデータは、取引または口座振替として反映される
- 適しているデータ
- freeeから出力した取引・口座振替のデータ
- エクセルインポートで取り込みたい出納帳のデータに含まれる、口座振替に当たるお金の動き（銀行からの引き出しなど）だけ抜き出したデータ
- 適さないデータ
- 他社の会計ソフトから出力した仕訳データ（→ 仕訳インポート）
- 販売管理ソフトなどから出力したデータ（→ エクセルインポート）
- ヘルプページ
以降の参考は、必要に応じてご確認ください。
不要な場合は、「4.0 基本の入力例」に進んでください。
参考1：エクセルインポートで売掛データを取り込む
販売管理ソフトを利用していて、売掛データをCSV形式で出力した場合、
そのデータをエクセルなどの表計算ソフトで加工してエクセル形式で保存すれば、エクセルインポートで未決済取引として取り込み可能です。
詳細な手順や仕様についてはヘルプページに記載されていますので、ここでは大事なポイントに絞って説明します。
- 元のデータがCSV形式の場合は、エクセル形式に変換します。
- 見出し行の前に余分なヘッダー行が含まれている場合は、消します。
- 複数のシートがある場合、1シート目だけが取り込まれます。
- 関数を使っている部分は、別の列に貼り付けなおすなどして「値」にしておきましょう。
- 日付は年・月・日で列を分けずに「2022-01-01」の形式にします。
データサンプルとどのようにインポートされるか
次のテーブルは、ある月の売掛金のリストを収入の未決済取引としてインポートすることを想定したサンプルです。
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発生日 |
金額 |
取引先 |
|---|---|---|
|
2021-10-01 |
120,000 |
A社 |
|
2021-10-02 |
100,000 |
B社 |
|
2021-10-03 |
80,000 |
C社 |
|
～ |
～ |
～ |
|
2021-10-31 |
-20,000 |
B社 |
見出し行を除く各行が1件の取引となり、プラスの金額は収入の取引、マイナスの金額は支出の取引（入金前にキャンセルとなった分など）となります。
他にも「品目」や「備考」などの列があってもよく、取り込む必要のない列が存在していても構いません。
上記のサンプルテーブルには「勘定科目」や「税区分」の列はありませんが、インポートする際のステップで、金額がプラスの場合とマイナスの場合でどの勘定科目と税区分を対応させるか選択できます。今回の例であれば、「売上高」「課税売上10%」など適切なものを選択します。
インポートを実行すると、「発生日で売上を計上し、まだ入金されていない状態」という未決済取引が一括で作成されます。売掛金の入金時に、これらの未決済取引の消込をします。
なお、消込まで完了しているデータを取り込みたい場合は、「決済日」「決済口座」の列を加え、決済済みの取引として取り込むこともできます。上掲のサンプルを参考にお試しください。
参考2：エクセルインポートでECサイトの売上データを取り込む
freeeと直接連携できないECサイト（ネットショップ）での売上があり、その売上データをCSV形式で出力した場合、このデータをエクセルなどで加工してエクセル形式で保存すれば、エクセルインポートで取引として取り込むことが可能です。
直接連携可能なECサイトとして、例えば「Yahoo!ショッピング」がありますが、売上データの取り込みから入金時の処理までの全体の流れについては、「 Yahoo!ショッピング - 売上データを取り込む 」のヘルプページをご参照ください。
ここでは、あらかじめ作成した「売掛金口座」にECサイトの売上データを取り込んで、直接連携した場合と同様の状態にする方法をご紹介します。
※ 売掛金口座の作成手順については、「 1.2 口座の登録 」をご覧ください。
A. シンプルな書式のデータサンプル
次のデータは、ECサイトでの売上を「売掛金口座」の収入取引としてインポートすることを想定したサンプルです。
|
発生日 |
金額 |
取引先 |
|---|---|---|
|
2021-10-01 |
120,000 |
ツバメオンライン |
|
2021-10-02 |
100,000 |
ツバメオンライン |
|
2021-10-03 |
80,000 |
ツバメオンライン |
|
： |
： |
： |
|
2021-10-31 |
90,000 |
ツバメオンライン |
|
2021-10-31 |
-56,500 |
ツバメオンライン |
表の1行が1件の取引となり、プラスの金額は収入の取引、マイナスの金額は支出の取引となります。
この例では、売上から差し引かれる手数料分を月末にまとめて計上しています。
「勘定科目」や「税区分」の列を省略していますので、インポートする際のステップで勘定科目と税区分を選択します。プラスの金額には「売上高」「課税売上10%」、マイナスの金額には「販売手数料」「課対仕入10%」を選択すればよいでしょう。
B. 複数行の取引を含む書式のデータサンプル
次のデータは応用例です。こちらも「売掛金口座」の収入取引としてインポートすることを想定したサンプルですが、複数行の取引を一括登録できる書式になっています。
|
収支区分 |
発生日 |
勘定科目 |
金額 |
税区分 |
品目 |
取引先 |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
収入 |
2021-10-01 |
売上高 |
70,000 |
課税売上10% |
アルコール |
ツバメオンライン |
|
2021-10-01 |
売上高 |
50,000 |
課税売上8%（軽） |
食品 |
ツバメオンライン |
|
|
2021-10-01 |
販売手数料 |
-6,000 |
課対仕入10% |
ツバメオンライン |
||
|
収入 |
2021-10-02 |
売上高 |
40,000 |
課税売上10% |
アルコール |
ツバメオンライン |
|
2021-10-02 |
売上高 |
60,000 |
課税売上8%（軽） |
食品 |
ツバメオンライン |
|
|
2021-10-02 |
販売手数料 |
-5,000 |
課対仕入10% |
ツバメオンライン |
||
|
収入 |
2021-10-03 |
売上高 |
80,000 |
課税売上10% |
アルコール |
ツバメオンライン |
|
2021-10-03 |
販売手数料 |
-4,000 |
課対仕入10% |
ツバメオンライン |
||
|
収入 |
2021-10-04 |
売上高 |
120,000 |
課税売上10% |
アルコール |
ツバメオンライン |
|
2021-10-04 |
売上高 |
80,000 |
課税売上8%（軽） |
食品 |
ツバメオンライン |
|
|
2021-10-04 |
販売手数料 |
-10,000 |
課対仕入10% |
ツバメオンライン |
||
|
： |
： |
： |
： |
： |
： |
： |
|
支出 |
2021-10-25 |
販売手数料 |
15,000 |
課対仕入10% |
出店料 |
ツバメオンライン |
1列目の「収支区分」項目がポイントです。ここに「収入」「支出」どちらかの値がある行からそれに続く空白の行までが1セットとみなされ、1件の取引として取り込まれます。
金額がマイナスの行は、取引を登録する際の「控除・マイナス行」と同じ意味になります。
この例では、売り上げた商品の税区分が2種類あるため行を分けており、1日の合計を1件の取引として取り込むようにしています。
販売した商品の種類によって勘定科目や税区分などが異なり、その処理をfreee上で行いたい場合には、明細アップロードで取り込み、「自動で経理」を使って取引を登録する方法もあります。