ファイルボックス利用時の原本保管について

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スキャナを使ってファイルボックスに書類を取り込むことで、原本を破棄してデータのみで証憑(取引の証明となる書類)を管理できます。

ただし、そのためにはいくつか注意しなければならない点があります。

ここでは、ファイルボックスを利用する場合の証憑の管理方法と、押さえておくべきポイントについてご紹介します。

 

目次

 

ファイルボックスを利用する場合の書類管理

ファイルボックス自体は、領収書などの書類と会計データを紐づけて管理するための機能です。

ファイルボックスで取り込んだ領収書や請求書は、税務調査があった時などに取り出せたら大丈夫ですので、箱や大きな封筒等に入れて保存しておけば大丈夫です。
※ 細かくファイリングする必要はありませんが、1年分ごとにひとまとめにしておくと安心です。

なお、(PDFやメールなど)データのみでやり取りしていた書類については、電子データのみ保存していれば問題ありません。

紙の書類の管理方法(ファイルボックスを利用時)

  1. 領収書・請求書を受け取る
  2. ファイルボックスに取り込み、会計データと紐付けて会計freee上で管理
  3. 領収書は封筒など、一箇所にまとめておく


  

紙の書類を破棄して電子データのみで管理したい場合

会計freeeでは、一定の要件を満たすことで紙での保存が必要なくなります。

具体的な手順は、以下のヘルプページに記載しておりますので、こちらをご参照ください。