電子帳簿保存法の概要・手続について

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、帳簿（仕訳帳など）や取引書類（請求書、領収書など）について、電子データによる保存を認めた法律です。各税法において帳簿や取引書類は、原則として7年～10年の保存が義務付けられていますが、電子帳簿保存法ではこれらを電子データで保存することができます。

また、2022年1月に施行される改正電子帳簿保存法では、これらの帳簿や取引書類の電子保存がよりカンタンになります。

電子帳簿保存をするメリットとして、次のものが挙げられます。

• 紙媒体資料の保存・保管コストの削減：
  税務に関する証憑を電子データで一元管理することにより、紙の保存が不要となります。電子保存を行うと、レシートをファイリングする時間や紙保存のための倉庫代を節約することができます。
• ペーパーレス化によるオペレーション改善：
  紙のやりとりを前提としない全社オペレーションが可能となり、リモート環境下でも経理をリアルタイムで進めやすくなります。

このページでは、freeeを活用して改正後の電子帳簿保存法に対応する場合の基本的な業務フローとfreeeの機能について説明します。

※ リリース予定の機能の操作説明については、各機能のリリース時にヘルプページを公開します。

電子保存できる帳簿書類一覧とfreeeの機能

電子帳簿保存法（電帳法）は、事業において発生する書類を4類型に分けており、類型ごとに法令上の保存要件が異なります。

freee会計がそれぞれの類型へどのように機能対応しているかをまとめた表は次のとおりです。

法令上の類型		具体例 （ ※1 ）	適用される電帳法の要件	freeeの機能
国税関係帳簿		取引全体の記録 仕訳帳 総勘定元帳 現金出納帳	A. 電子帳簿保存制度 （電帳法第4条第1項）	会計帳簿機能： freeeは2022年1月1日に新設される「その他の電子帳簿」の要件を満たします。税務署への届出も不要で、今後はfreee会計を利用していれば、帳簿を印刷して保存する必要がありません。 優良電子帳簿機能： 2022年中にリリース予定です。税務署に届出を行えば、過少申告加算税軽減措置を受けることが可能です。
国税関係書類	決算関係書類	決算のために作成した書類 貸借対照表 損益計算書 棚卸表	B. 決算書・自社発行受発注書類の控え保存制度 （電帳法第4条第2項）	決算書の作成機能： 2022年1月1日から税務署の事前承認が不要となります。今後はfreee会計を利用していれば、決算関係書類を印刷して保存する必要がありません。 受発注管理メニューの受発注書類発行機能： freeeで発行した請求書等は、紙 または 電子いずれの方法で送付した場合も、本機能で保存要件を満たします。
	取引関係書類	紙で 発行 した取引書類の控え（ ※2 ） 領収書控え 請求書控え 発注書控え
		紙で 受領 した取引書類 領収書 請求書 発注書	C. スキャナ保存制度 （電帳法第4条第3項）	freeeの同期明細： freeeの口座に同期した銀行やクレジットカードの電子明細を保存すれば、紙の利用明細を保存する必要がありません。 ファイルボックスの電子帳簿保存機能： この機能をONにすると、紙 または 電子データいずれの方法で受領したPDFファイル等も一元的に保存できます。パソコンだけではなく、モバイル端末でも保存作業ができるため、レシートを受領してファイルボックスに保存しさえすれば、紙原本はすぐ廃棄できるようになります。
電子取引		紙を用いず電子で完結した取引のデータ 電子決済 メール スマート請求書 EDI取引	D. 電子取引データ保存制度 （電帳法第7条）

（注記）

• ※1：「具体例」には代表的な帳簿・書類を挙げています。事業所によって作成しているものが異なるため、保存対象かどうか迷う書類があれば税理士や税務署にご確認ください。
• ※２：自社が発行者としてコンピュータで作成した取引関係書類（請求書など）は、取引相手への交付方法によって、保存要件が異なります。
  
  • 書面に出力し郵送する場合：
    取引関係書類（請求書など）の控えは原則として紙で保存する必要がありますが、電子帳簿保存法を適用すれば、発行した紙の元データ（電子ファイル）をそのまま保存できます。電子帳簿保存法第4条2項（表でいうB）に該当します。
  • メールなどで電子ファイルを送付した場合：
    電子取引データとして検索要件等を満たした上で電子保存する必要があります。電子帳簿保存法第7条（表でいうD）に該当します。
  • 出力した書面に手書き等で新たな内容を追記した場合：
    原本が書面となるため、「B. 決算書・自社発行受発注書類の控え保存制度」が適用できず、「C. スキャナ保存制度」の対象となります。

このページの対象者

電子帳簿保存法には、次に挙げる2つの意味があります。

• 紙で保存する義務がある帳簿書類（「 電子保存できる帳簿書類一覧とfreeeの機能 」表のA〜C）を「電子で保存できる」という納税者の選択権を定めています。
• 電子で受領したデータ（「 電子保存できる帳簿書類一覧とfreeeの機能 」表のD）は、「原則としてそのまま電子で保存しなければならない」という義務を定めています。これは電子帳簿保存法を適用したい事業者だけではなく、すべての事業者に適用される義務です。

このページでは、freee会計を利用して電子帳簿保存法にのっとって税法上の保存書類を保存する方法を説明します。お客様の希望に応じて、次の①または②をご選択ください。

① 帳簿や取引書類を 電子保存したい 場合

• 「 電子保存できる帳簿書類一覧とfreeeの機能 」表のA〜Dについて、freee会計に保存します。「D. 電子取引」の保存は法令上の義務のため必ず対応が必要ですが、A～Cは一部対応（例：C. スキャナ保存のみ行う）することもできます。
• このページの手順にしたがって保存された電子データについて、freee会計では電子帳簿保存法の要件を満たす形で保存します。

② 帳簿や取引書類を 電子保存しない （電子帳簿保存法の 適用を受けない ） 場合

• 紙やデータの原本を税務証憑として、お客様ご自身が各税法の保存要件を満たす形式で保存する必要があります。原則、税法の要件に応じて7年〜10年間の保存となります。
• 「D. 電子取引」に該当するデータを授受している場合（例：メールの添付ファイルで請求書を受け取った場合）は、帳簿の電子保存やスキャナ保存を行わない場合であっても、法令上では原則として 電子取引を電子データのまま保存する ことが必要です。
• 保存対象を紙やfreee外に保存した電子データとする場合であっても、（税務証憑としてではなく）業務効率化のためにfreeeの同期やファイルボックスを利用することは可能です。

電子保存の開始準備をする

電子帳簿保存法では、電子保存を始める際に社内ルールの整備が必要となります。freeeでは社内ルールをカンタンに整備できるようテンプレートを提供しております。

テンプレート内で次の事項等を定めます（テンプレートは必要に応じて修正してください）。

• 電子保存の責任者
• 電子保存の作業フロー
• 電子保存を始める日付・対象

社内ルールの整備に関するテンプレートについては「 電子帳簿保存法の開始準備をする 」をご覧ください。

A. 帳簿を電子保存する

仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など、freee会計の会計帳簿機能で作成する帳簿は、電子帳簿保存法の「その他の帳簿」に該当します。2022年1月施行の新制度では、freee会計を利用していれば、税務署への届出も不要で、帳簿を印刷して保存する必要がありません。
※ 会計帳簿機能については、電子帳簿機能のON / OFF設定はありません。

【今後のリリース予定】
2022年中にfreee会計にて 優良電子帳簿機能 をリリースする予定です。freee会計で作成した帳簿を優良電子帳簿として保存できる機能で、税務署に届出を行えば、万が一のときに過少申告加算税を軽減できるというメリットがあります。
詳細は こちらの特設ページ で今後ご案内する予定です。

B. 決算関係書類・自社発行受発注書類（控え）を電子保存する

決算関係書類

貸借対照表、損益計算書、棚卸表など、freee会計の 決算書の作成機能 で作成する決算関係書類は、電子帳簿保存法の保存要件を満たしています。2022年1月施行の新制度では、税務署の事前承認も不要となり、freee会計を使用していれば決算関係書類を印刷して保存する必要がありません。
※ 決算書の作成機能については、電子帳簿機能のON / OFF設定はありません。

自社発行取引書類（控え）

請求書、領収書、見積書など、freee会計［取引］メニューの 受発注書類発行機能 で作成した取引書類を 紙で取引先に交付した場合 、freee会計に保存された受発注書類の電子データ（発行控え）は、電子帳簿保存法の保存要件を満たします。2022年1月施行の新制度では税務署の事前承認も不要となり、freee会計を利用していれば、紙で発行した請求書等の控えを印刷して保存する必要がありません。
※ 取引書類発行機能については、電子帳簿機能のON / OFF設定はありません。
※ 詳しい操作方法は「 受発注書類の変更履歴を確認・保存する（電子帳簿保存法） 」をご覧ください。

作成した取引書類をメールやスマート請求書機能で送付するなど、電子データで授受した場合は D. 電子取引 に該当しますが、freee会計上の保存の方法は上記の紙の場合と同じです。

※ 操作方法の詳細については、「 受発注書類の変更履歴を確認・保存する（電子帳簿保存法） 」のヘルプページをご覧ください。

C. 取引先から受領した紙の取引書類を電子保存する

取引先から受領した紙の請求書や経費精算のレシートは、 ファイルボックスの電子帳簿保存機能 を利用して保存します。
※ ファイルボックスには、2022年1月時点では電子帳簿保存機能のON / OFF設定があります。同機能の有効化については「 取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法） - 事前準備：電子帳簿保存法対応機能を有効にする」のヘルプページをご覧ください。

なお、取引先から受領した電子ファイル（D. 電子取引）も、下記と同じ方法でファイルボックスに保存することで、電子帳簿保存法の法令要件を満たした形で保存できます。

※ 操作方法の詳細については、「 取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法） 」のヘルプページをご覧ください。

対象書類

ファイルボックスには取引に関する書類や電子ファイルを保存できます。紙をスキャンしたデータも、PDFファイル等の電子が原本のデータもどちらも保存可能です。代表的な書類の例は次のとおりで、法令上では「重要書類」「一般書類」に分類されます。

【重要書類】
資金や物の流れに直結・連動する書類を指し、受領から保存までの期間制限（約70日）があります。

• 契約書
• 受領書
• 納品書
• 請求書
• 領収書

【一般書類】
「重要書類」以外の書類を指し、保存までの期間制限が法令上は課されていません。適時に保存しましょう。

• 見積書
• 発注書
• 検収書

税務証憑として電子データを保存する場合、対象の書類を決め、 社内ルールに記載 してください。

保存方法

1. ファイルボックスの電子帳簿保存機能をONにします。
2. ファイルボックスへの保存対象（紙 または データ）を準備します。
3. 保存対象をファイルボックスへアップロードします。
   • Web版freee会計の場合：
     保存対象をスキャン等でデータ化した上で、次のうちいずれかの方法を利用することができます。
     • ファイルボックス画面から直接ファイルをアップロードする
     • Dropboxと連携しファイルをインポートする
     • メールでfreeeにファイルを送る
   • アプリ版freee会計の場合：
     次のうちいずれかの方法を利用することができます。
     • スマートフォン等のカメラで保存対象を撮影する
     • スマートフォン等に保存されている画像をアップロードする
     • ScanSnapから読み込む（iOSのみ）
4. アップロードしたファイルが、ファイルボックスに保存できたことを確認した後に、紙原本を廃棄することができます。
5. 必要に応じて、アップロードした取引書類から、取引登録等を行います（取引登録の詳細は「 取り込んだレシート類を帳簿付けする 」をご覧ください）。
   取引登録を行うことで、仕訳帳から取引先、日付、金額を検索できるようになります。また、仕訳とは別にファイル（帳票）の情報として取引先、日付、金額等を管理する場合は、ファイルボックスのファイル詳細画面にて、これらの情報を記録することができます。

D. 取引先と授受した電子取引データを保存する

電子データで完結した取引データ（電子取引データ）は、freee会計のうち、次の3機能を利用して保存ができます。

• ファイルボックスの電子帳簿保存機能
• 受発注書類の発行機能
• 口座同期機能

ファイルボックスの電子帳簿保存機能

【対象】
この機能の対象となるデータは「紙で受領した取引書類のスキャナ保存と同様に取扱う電子取引データ」で、例としては次に挙げるものが当てはまります。

• 取引先からメールで受け取った請求書のPDFファイル
• ECサイト等からダウンロードした領収書

【保存方法】
ファイルボックスへの保存方法は「 C. 取引先から受領した紙の取引書類を電子保存する 」と同じです。
※ ファイルボックスには、2022年1月時点で電子帳簿保存機能のON / OFF設定があります。設定画面から同機能をONにした上で利用開始してください。同機能の有効化については「 取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法） - 事前準備：電子帳簿保存法対応機能を有効にする 」のヘルプページをご覧ください。

 

受発注書類の発行機能

【対象】
この機能の対象となるデータは、freee会計上の［取引］メニュー → 「受発注管理」配下の書類データ（メールやスマート請求書機能で送付する場合）で、次に挙げるものが当てはまります。

• 見積書
• 納品書
• 請求書
• 領収書
• 発注書

【保存方法】
保存方法は「 B. 決算関係書類・自社発行受発注書類（控え）を電子保存する 」と同じです。各受発注書類の発行方法は「 請求書・納品書・見積書を作成する 」をご覧ください。

各受発注書類は「下書き」状態で作成した時点から訂正・削除履歴の記録を開始します（「書類を作成」する以外の操作は不要で、電子帳簿保存法の要件を満たします）。

各受発注書類の内容確定のタイミングは、管理のしやすさの観点から「送付済み」に変更された時点とすることをおすすめします。書類ステータスが「送付済み」に切り替わるタイミングは、次の操作を行ったときです。

• ［発行］ボタンをクリックしたとき
• メール添付を行ったとき
  ※ 「下書き」状態のままPDFダウンロードを行った場合は「送付済み」となりません。
• Web共有を行ったとき
• 郵送依頼（依頼時点で送付扱い）を行ったとき
• ［送付済みにする］ボタンをクリックしたとき
• 書類の一覧画面から一括操作によって取引先に送付したとき

なお、ファイルボックスでの保存とは異なり、仕訳と受発注書類を紐づける必要はありません。

【履歴を検索したいとき】
受発注書類の訂正・削除履歴は、freee会計の［取引］メニュー → ［受発注書類変更履歴］から検索したり、CSVファイルとしてダウンロードすることができます。
なお、受発注書類変更履歴機能が利用できるのは、同機能の利用権限を有するメンバーのみです。この権限は「管理者」権限を有するメンバーには自動的に付与されます。

受発注書類変更履歴をCSVファイルとしてダウンロードするには、次の操作を行います。

1. 履歴を取得する年月と出力対象の書類を選択の上［変更履歴を取得］をクリックすると、取得結果が表示されます。
2. 操作欄から［ダウンロード］をクリックすると、履歴が記録されたファイルをCSV形式でダウンロードすることができます。

口座同期機能

freee会計では、外部サービスとの同期（データ連携）ができます。システム間で同期した明細は訂正・削除ができないため、電子帳簿保存法の要件を満たしています。

この機能は、2022年1月の改正を待たず、現時点でもご利用いただけますのでぜひお試しください。

【対象】

• 対象となるデータ：
  次の3つのうち、 freee会計と同期できる口座一覧 で明細の同期に対応しているもの
  • 銀行の入出金明細
  • クレジットカードの引き落とし明細
  • 電子マネーの利用履歴明細
• 対象とならないデータ：
  次の2つは訂正・削除が可能なデータであるため、そのままでは電子帳簿保存対象にはなりません。ただし、 改ざん防止の事務処理規程を定めれば 、電子帳簿保存法に対応できます。
  
  • CSVアップロードや手入力により作成した「明細」データ
  • レジやECサイトの売上連携で作成する「取引」データ

【事前準備】
明細を電子帳簿保存法に対応した形で保存する事前準備として、銀行、クレジットカードなどをfreeeにデータ連携の初回設定を行う必要があります（詳しくは「 銀行口座・クレジットカードとの同期のメリットや流れ 」をご覧ください）。

【保存方法】
銀行やクレジットカード、電子マネーの明細は、連携設定を完了させることでfreeeに取り込むことができます。

1. 銀行やクレジットカード会社などの外部サービスとの連携（データ連携）設定を行い、利用履歴をfreeeに取り込みます。連携設定の手順等は次の各ヘルプページをご参考ください。
   • 銀行口座： 銀行口座の明細をAPI連携方式で取り込む
   • クレジットカード： クレジットカードの利用明細を取り込む
2. 連携設定完了後に同期操作を行うと、利用履歴等がfreeeに取り込まれます。取り込まれた利用履歴等はホーム画面の各口座にオレンジ色の件数で表示されます。この件数部分をクリックすることで「自動で経理」の画面にて明細の登録処理を行うことができます。
   
   明細（取り込まれた利用履歴等）は、銀行などの連携先サービスごとに、取引日・金額・取引内容・入出金の別などが記録されます。「自動で経理」画面では、これらの事項で絞り込んで表示することができます。
   
3. 取得した明細には「日付・摘要（支払先など）・金額」などの情報が含まれます。これに「勘定科目」等を付与することで「取引」データとなり自動的に仕訳が登録されます（freeeの取引概念については「 「取引」について 」をご覧ください）。
   明細に「勘定科目」や「取引先」、取引書類等を付与する方法は、次の 3-a や 3-b のとおりです。
   • 3-a. 明細に「勘定科目」や「取引先」を付与する
     明細の一覧画面 または 詳細画面にて、適切な「勘定科目」や（取引先タグ または 備考欄へ）「取引先」を入力し登録します。
     ※ 明細の内容によっては、自動的に入力項目が推測される場合があります。推測内容に問題がなければ、そのまま登録することもできます。
     
   • 3-b. 明細にレシートや請求書などの取引書類を添付する
     明細の詳細画面の［＋ファイルを添付］ボタンから取引書類を添付することができます。これにより、レシートや請求書等の内容を確認しながら、取引登録を行うことも可能です（詳しくは「 銀行などの明細から帳簿付けを行う（自動で経理） - 参考：取引にファイルを添付する 」をご覧ください）。
     
4. 登録内容を確認し問題がなければ「登録」します。登録したデータは［取引］メニュー → ［取引の一覧・登録］（または［口座振替］）画面から確認可能です。
   

保存したデータを検索したいとき

［レポート］メニュー → ［仕訳帳］画面から登録した仕訳データを検索することができます。「取引日」「金額」「取引先」など、電子帳簿保存法で定められた検索要件はもちろんのこと、「税区分」「管理番号」「部門」「メモタグ」などで検索することもできます。

【今後のリリース予定】
2022年1月中に、ファイルボックス内でファイルに記録された「日付」「金額」「取引先」（仕訳とは別にファイルごとに記録したもの）も検索できる機能をリリース予定です。

外部サービスとfreeeを連携して電子帳簿保存法対応をしたいとき

外部サービスと連携する場合には、外部サービスにおける電子帳簿保存法の対応状況やお客様の運用によって、電子帳簿保存法の要件を満たすかどうかの個別判断が必要となります。ご不安やご不明な点がある場合は、税理士や税務署へご相談ください。

電帳法対応の担保方法	証憑保存先	（参考）電子帳簿保存法対応のための主な確認ポイント
① freee単体	証憑をfreeeだけに保存	freeeは電帳法対応済みであるため、本ヘルプページに沿って運用すれば問題ありません
② 複数サービスを併用	A: 証憑をfreeeと外部サービスの双方に保存	原始証憑をどちらとするかの運用策定方法 連携先のサービスがスキャナ保存要件、電子取引要件を満たすか（訂正・削除履歴やタイムスタンプ等） 連携機能が検索要件を満たすか（証憑とfreeeの取引が紐づくか等）
	B: 証憑を外部サービスだけに保存 （freeeには取引のみ）	連携先のサービスがスキャナ保存要件、電子取引要件を満たすか（訂正・削除履歴やタイムスタンプ等） 連携機能が検索要件を満たすか（証憑とfreeeの取引が紐づくか等）

よくある質問

電子取引データを紙に出力して保存することは法令上できなくなりますか？

はい、2022年1月1日に施行される改正より、電子データで受領したPDFファイル等（電子取引データ）を紙に印刷して保存することは認められなくなりました。原則として、電子データのまま、データの訂正削除履歴や取引先・日付・金額等で検索できる形で保存する必要があります。

ただし、消費税関連の電子取引は、改正後も引き続き紙に出力した書面保存が認められているほか、電子保存のシステムや社内ワークフローの整備が間に合わないといったやむを得ない事情がある場合には、2022年1月1日から2023年12月31日までの間は、経過措置として引き続き紙に印刷して保存することが認められています（税務署への事前申請は不要）。詳しくは 国税庁の解説 をご覧ください。

電子取引データが電子帳簿保存法の保存要件を満たしていなかった場合、どんなペナルティがありますか？

青色申告の承認取消や税務調査で経費として認められない可能性があります。しかし、保存要件を満たしていなかったことだけをもって直ちにペナルティが課せられるわけではありません。
例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が他の情報から確認できるような場合には、改正前と同様に取扱われるということです（ 国税庁問42補足4 ）。

契約書も含めて全ての書類をスキャナ保存すれば原本廃棄が可能ですか？

税法以外で原本保存が法令で義務づけられている場合は、原本保存が必須です（例：医療関係や輸出入関係の原本保存義務）。
また、契約書は税法上はスキャナ保存をすれば原本廃棄が可能ですが、税法以外の観点（例えば民事訴訟法）で必要となる可能性があれば原本を保存することをおすすめします。特に契約金額の大きい契約書などは、紙をスキャンした電子データを税務証憑として保存するのではなく、電子データが原本である電子契約を活用すれば、保存も検索も簡単で、業務効率化に役立ちます。

制度が施行される2022年1月1日から電子帳簿保存をしたいです。その場合、freeeの電子帳簿保存機能リリースまでの期間はどのように保存したらよいですか？

保存対象ごとに保存方法が異なります。各類型ごとの保存方法は次のとおりです。

• A. 帳簿：
  2022年1月1日から「その他の電子帳簿」にfreee会計は該当します。そのため、 社内ルールを整備の上、保存を開始することができます。事前に特定の機能をONにする必要はありません。
  ※ なお、優良電子帳簿機能は2022年中のリリース予定です。
• B. 決算関係書類・自社発行受発注書類（控え）：
  2022年1月1日からfreee会計の機能で、電子帳簿保存法対応が可能となります。そのため、社内ルールを整備の上ご利用ください。事前に特定の機能をONにする必要はありません。
• C. 取引先から受領した紙の取引書類 および D. 取引先と授受した電子取引データをファイルボックスに保存する場合：
  社内ルールを整備の上、 ファイルボックスの電子帳簿機能をON にしてご利用ください。これにより、訂正・削除履歴が記録されます。
  なお、タイムスタンプ機能は2022年1月に廃止となりました。

JIIIMAという団体が運用する「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」の認証をfreee会計は取得していますか？

2022年3月時点では取得しておりませんが、今後、freee会計のファイルボックスについて審査申請する予定です。JIIMAの審査時期等は未定です。

freee会計の利用をやめた場合、それまでfreee会計に保存した電子データはどうなりますか？

freee会計のアカウントと事業所を削除しない限り、freee会計の利用をやめても、保存された電子ファイルが勝手に削除されることはありません。

ファイルボックスに保存したファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードで取得したファイル単体では履歴や検索等の法令要件を満たさなくなります。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間（原則7年間）はアカウントと事業所を削除せずに、ファイルボックス上で保存してください。

関連するヘルプページ

• 電子帳簿保存法の開始準備をする
• 受発注書類の変更履歴を確認・保存する（電子帳簿保存法）
• 取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法）