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申請された経費精算は、指定された承認者や申請者以外の管理者のみが、承認/差戻し/却下を行うことができます。
また、経費精算にはコメントを投稿できますので、内容を確認したり、修正を指示したりすることもできます。
目次
申請された経費精算の処理について
処理できるメンバー
経費の承認/差戻しは、以下のいずれかのメンバーが行うことができます。
- 申請経路で次の承認者として指定されているメンバー
- 申請者以外の「管理者」権限を持つメンバー(特権承認)
※ 2017年9月より、自分が申請した「申請経路を指定していない申請」は、自身で承認できなくなりました。自己承認をする場合は、申請経路でご自身を承認者に指定します。
処理の内容
承認・差戻し・却下は、下表のような処理が行われます。
ボタン | 説明 | 次のアクション |
---|---|---|
承認 |
次の承認者の承認待ちの状態にするか、承認済の状態にします。 ※ 次の承認者ではない管理者が承認した場合は、申請経路とは関係なく「承認済」になります。 ※ 間違えて承認した経費精算は、「管理者」権限を持つメンバーであれば後から取り消すことができます。 |
次の承認者に承認してもらいます。 承認済となった場合は精算を行います。 |
差戻し | 申請者が再び編集・申請できる状態にします。 | 申請者に再び編集・申請してもらいます。 |
却下 | 経費精算の承認・再編集ができない状態にします。 |
特になし (承認フローは終了となります) |
なお、誤って申請された経費精算は、「下書き」または「差戻し」状態であれば申請者自身が削除できます。
コメント機能について
経費の申請内容に対するコメントをする場合、「一般」以上の権限を付与することで投稿できるようになります。「取引登録のみ」権限の場合、自分が作成した申請のみコメントが可能です。
コメントを投稿すると、申請者・承認者にメールで通知が届きます。
Web版 freee会計から処理する
- [申請]メニュー →[経費精算]を開きます。
- 「ステータス」が「申請中(承認待ち)」になっている経費をクリックします。
※自分の承認が必要な経費は「申請中(承認待ち)」、自分以外の承認が必要な経費は「申請中」と表示されています。 - 申請者に伝えたい事項(修正依頼や内容の確認など)がある場合は、コメント欄に記入して[投稿]ボタンをクリックします。
コメントを投稿すると、申請者・承認者にメールで通知が届きます。 - 経費が「承認済」の状態になったら、勘定科目などを入力して取引を登録します。
※経費精算1件に対して1件の取引が作成されます。経費精算の詳細行ごとに取引は作成されません。 - 取引が登録された経費精算は、「精算待ち」になります。
アプリ版 freee会計から処理する
アプリ版 freee会計からも、申請された経費申請を処理(承認・却下・コメント)できます。
iOS版アプリをお使いの方は「【iOS】経費精算(申請・承認)をする 」をご覧ください。
Android版アプリをお使いの方は「【Android】経費精算(申請・承認)をする」をご覧ください。
代理承認をする
承認者が承認を行えない場合などに、代理承認者によって申請の承認をすることができます。
※代理承認を行うには事前の設定が必要となります。設定方法については「経費などの申請経路を設定する」をご覧ください。
承認手順
- 申請が行われると下記のようなメールが届くため、[申請を確認]ボタンをクリックします。
- 申請内容を確認し、[承認]・[差戻し]・[却下]ボタンのいずれかをクリックします。
経費を精算する
freee人事労務をご利用の場合は、同サービスで発行する給与明細に経費精算分を追加して、給与支払とあわせて経費を精算することもできます。
詳しくは「経費精算を給与明細に反映する」をご覧ください。
経費を精算したら、経費精算機能から登録された未決済取引に決済情報を登録します。
経費精算の未決済取引は、該当の経費精算の詳細画面にある[取引を登録]から登録できます。
経費精算の取引登録手順の詳細については「Web版 freee会計から処理する」をご参照ください。
承認した経費を従業員に振り込んだら、「経費精算を給与明細に反映する」に記載された手順で決済情報を登録しましょう。
参考:「取引先」のサジェストのしくみと「支払管理レポート」からの振込について
「取引先」欄は同画面内の「申請者」欄に表示されている名称のものが自動的にサジェストされるしくみになっております。
また、「申請者」欄に表示されるのは「表示ユーザー名(20文字以内)」と同じものとなります。
したがって、すでに登録された「取引先」の中に「表示ユーザー名(20文字以内)」に該当する項目がある場合はその取引先が、該当するものがない場合は[取引を登録]とともに新たな「取引先」として登録されます。
経費承認後、[取引を登録]と同時に支払管理レポートから「取引先」(従業員)に登録した銀行口座宛にそのまま振込を行いたい場合は、事前に経費申請したユーザーの「表示ユーザー名(20文字以内)」とまったく同名の取引先を作成し、そこに振込先口座を紐付かせて登録する必要がありますので、ご留意ください。
参考:利用料金について
1ヶ月の間に経費精算を一度でも利用(申請または承認)した場合、基本料金やメンバー招待料金とは別に利用料金が発生します。
具体的には経費精算を利用した人数に応じて、下記の料金が発生します。
- freee会計スターター・スタンダード プランの場合:1ユーザーあたり300円/月
- freee会計アドバンス・エンタープライズ ・freee支出管理 Full・経費精算Plus プランの場合:1ユーザーあたり650円/月
より詳しく知りたい場合は「申請機能(経費精算・購買申請・支払依頼・各種申請)の従量課金について」をご確認ください。
なお、お支払い方法は基本料金の支払方法と同じになります。末日締めで翌月中旬に請求が発生します。
請求書払いの場合は毎月11日頃に請求書が発行され、クレジットカード払いの場合は毎月15日頃に決済されます。
また、経費精算の利用状況を確認する場合は、[申請]メニュー →[経費精算]→[ご利用人数]ボタンをクリックすると確認が可能です。
詳しくは、「経費精算・各種申請のご利用人数を確認する」をご確認ください。
参考:経費精算を利用できない場合について
「参考:利用料金について」で説明したように、経費精算を利用することで料金が発生しますが、クレジットカードの有効期限切れや限度額に達した等の原因で利用料金の決済に失敗し、そのまま一定期間が経過すると経費精算が利用できなくなります。
決済に失敗した場合は、freeeアカウント管理の[事業所管理]メニュー →[請求履歴]タブから決済方法の再登録を行ってください。
詳しくは、「freeeの請求履歴を確認する」をご確認ください。