経費精算を申請する

freee会計から経費申請をする

各申請手順の前に必要に応じて事前申請を紐付けることができます。
経費精算の詳細画面から、［＋事前申請を選択］より紐づけが可能です。

手動入力で申請する場合

これから初めて経費精算を申請する場合は、事前に「経費科目」の設定が必要となります。
※ 経費科目の詳細、設定方法は「経費科目を設定する」のヘルプページをご覧ください。

1. ［発注・経費・支払］メニュー →［経費精算］を開きます。
2. 画面左上の［＋申請を作成］ボタンをクリックします。
   
3. ［手動で経費入力］をクリックします。
   
4. 各項目に申請内容を入力します。
   
   

   各申請行の制限は以下のとおりです。

   申請行の上限：50行

   明細行の上限：10行

   項目名	詳細
   申請者	申請者名が自動的に指定されます。
   申請タイトル	申請タイトルを入力します。
   部門	必要に応じて部門を入力します。
   メモタグ	必要に応じてメモタグを入力します。
   セグメント1〜3	必要に応じてセグメントを入力します。 ※ セグメントを使用できるのはアドバンスプラン以上（または旧プロフェッショナルプラン以上）のみです。
   経費科目	申請内容に適切な経費科目を選択します。 経費科目の追加・編集・削除は［申請の設定］メニュー →［経費科目］から行うことができます。
   添付	直接アップロード または ファイルボックスから領収書等を添付することができます。 添付した領収書等はテキストデータが解析され、解析に成功すると自動的に日付、金額が入力されます。 ※ 他の行と添付しているファイルが重複している場合、「他の行と重複しています」というアラートが表示されます。
   発行元	ファイルを添付している かつ 「発行元」項目が「必須」または「任意」 となっている場合に項目が表示されます。 申請時点において添付した領収書等の「発行元」を入力することができます。 ※ 本項目はWeb版 freee会計のみで対応しております。
   日付	経費の発生日を入力します。
   適格請求書発行事業者 登録番号	証憑に記載されている適格請求書発行事業者 登録番号を表示します。ファイルボックスから読み取り内容を編集することができます。 ※［マスタ・口座］メニュー →［税区分］を開き、「買い手側対応機能」が「使用する」になっている場合に項目が表示されます。
   適格請求書等	読み取った登録番号から証憑が適格請求書の要件（インボイス制度）を満たしているかどうかを表示します。ファイルボックスから編集することができます。 該当する/該当しないに応じて、経費精算から登録される取引の税区分の入力候補が変更されます。 ※［マスタ・口座］メニュー →［税区分］を開き、「買い手側対応機能」が「使用する」になっている場合に項目が表示されます。
   内容	経費の内容を入力します。ここで入力した内容は後から登録される取引の「備考」として登録されます。
   金額	経費の税込金額を入力します。 ※経費科目にて金額計算方法が設定されている場合は、金額が自動で計算されます。 詳細は「経費申請の明細行をカスタマイズする」のヘルプページをご覧ください。
   部門、タグ類を明細単位で変更する	チェックを入れると、申請者が明細ごとに部門・メモタグ・セグメントのタグ類を付与する事が可能です。 詳しくは、本ページの「明細ごとにタグを付与したい場合」の項目をご覧ください。
   削除	入力行を削除します。
   コピー	入力行をコピーします。
   入力欄を追加する	複数の経費科目を申請する場合、必要分クリックして入力欄を追加します。
   合計	すべての「金額」欄の合計が自動計算されて表示されます。
   備考	その他の特記事項等を入力します。ここで入力した内容は後から登録される取引には反映されません。

   申請行の入れ替え
   申請行表示の右隣ボタンから行の入れ替えができます。
   

5. 申請経路を選択します。
   • 申請経路の選択肢は、管理者権限のメンバーが作成したものが表示されます。
   • 選択した申請経路の説明（作成者が設定したもの）が表示されますので、参照しながら適切な経路を選択します。
   • 「承認者を指定しない(申請時に指定)」として事前に作成した申請経路を利用する場合は、申請時に承認者を指定します。
   • 承認者を指定されている申請経路については、承認者が表示されます。
   あらかじめ設定をしておくことで、申請のデフォルト経路である「基本経路」を選択することができます。設定方法は「申請フォームの基本経路設定」をご覧ください。
6. 保存して申請する場合は［申請］ボタンを、保存だけして申請は後で行う場合は［下書き保存］ボタンをクリックします。
   ※「下書き」状態の経費精算は、申請者のみが閲覧・編集できます。
   ※アラートが表示され申請できない場合は「参考：経費精算の重複チェックについて」をご参照ください。
   
7. 申請内容が一覧に追加されます。
   
   

   承認者には、経費精算が申請されたことの通知がメールで届きます。
   ※ 経費精算申請の通知メールの拒否設定はできません。

領収書を読み取って申請する場合

1. ［発注・経費・支払］メニュー →［経費精算］を開きます。
2. 画面左上の［＋申請を作成］ボタンをクリックします。
3. ［領収書から経費入力］をクリックします。
   
4. 添付したい領収書を選択して［追加する］ボタンをクリックします。
   
5. 領収書からOCR（光学文字認識）処理で日付と金額を読み取り自動でが推測入力されるため、内容に誤りがないか確認します。
   ※1：領収書から複数の税率を読み取った場合には、税率に応じた明細行が自動生成され、税率ごとの金額が推測入力されます。もしOCR機能で読み取れなかった場合には、税率ごとの明細行を手動で追加する必要があります。
   ※2：領収書から適格請求書発行事業者の登録番号を読み取った場合には、領収書が適格請求書の要件を満たすかを推測します。読み取った情報はファイルボックスから編集することができます。
   
6. 領収書以外に納品書や外貨両替時の明細などが存在する場合に、［補足資料を追加］からそれらの証憑を一緒に添付できます。
   
   
7. 各項目に申請内容を入力します。
   
8. 申請経路を選択し、［申請］ボタンをクリックします。
   

交通経路から申請する場合

経費申請で特に交通費申請を行う場合、駅すぱあと連携機能を活用することで、これまでの経費申請/承認をより簡単・正確に行うことができるようになります。
本機能によって、申請者の方は証憑を準備する手間を、承認者の方は提出された証憑の確認に要する手間を低減することが可能です。

駅すぱあと連携を使用した、交通費の経費申請手順は次のとおりです。

1. ［発注・経費・支払］メニュー →［経費精算］をクリックします。
2. 画面左上にある［＋ 申請を作成］ボタンをクリックします。
3. ［交通経路から経費入力］をクリックします。
   
4. 「出発」、「到着」欄にそれぞれ出発駅、到着駅を（必要であれば3つまでの「経由」もあわせて）入力し、「経路検索」ボタンをクリックします。このとき、［詳細設定］ボタンをクリックすると、経路検索の各種オプションを選択することができます。
   
   各種オプションについては次のとおりです。
   
   • 経由：「経由」欄の［＋追加］ボタンをクリックし、3つまでの「経由」を設定できます。
   • 運賃：「ICカード優先」、「通常運賃」のいずれかを選択できます。
   • 特急料金：「指定席優先」、「自由席優先」、「グリーン席優先」のいずれかを選択できます。
   • 交通手段：経路検索に「高速バス」、「連絡バス」、「路線バス」や「新幹線」、「有料特急」を含めて検索するかどうかを指定できます。
     ※バス経路は、「日付」の横にある［電車・バス］を選択することで検索可能です。
     ※詳細条件は前回の検索を記憶します。
5. 表示された経路候補の中から、今回利用した経路を特定します。「金額」欄から片道料金 または 往復料金のどちらかを選択し、経路右端に表示された［選択］をクリックします。
   
6. 手順5で選択した経路の情報が自動的に入力され申請行が表示されるため、経費項目の入力欄で「日付」に交通機関を利用した日を入力し、「内容」に交通機関を利用した目的などを入力します。
   
7. 「申請経路」項目で使用する申請経路を選択後、申請内容に問題がなければ、画面下部に表示された［申請］ボタンをクリックします。
   
   

   ［交通経路を転記］ボタンをクリックすることで交通経路の情報を明細の内容に転記することができます。※内容は自由入力もできます。

下書きを編集して申請する場合

保存した下書きを後から申請する場合は、経費の一覧から「ステータス」が「下書き」の経費を開きます。
※ 「下書き」状態の経費精算は、申請者のみが閲覧・編集できます。

詳細を確認して、必要に応じて内容を編集したら、［申請する］ボタンをクリックします。

承認者には、経費精算が申請されたことの通知がメールで届きます。
※ iOS版をインストールしている場合はプッシュ通知も届きます。

なお、誤って申請された経費精算は、「下書き」状態であれば申請者自身が削除できます。（承認者によって「差戻し」状態になった経費精算も削除できます）

既存の申請をコピーして新たに申請する場合

毎月同じような内容で申請するなど、既存の申請をコピーし新たに別の申請として登録することが可能です。
［経費精算の申請］の画面右上にある［申請をコピー］ボタンをクリックすると、新たに申請したい別の申請を作成する画面に内容がコピーされ、登録できます。

外貨の申請をする場合

外貨の経費申請の手順

【手動で入力する】

1. ［発注・経費・支払］メニュー →［経費精算］をクリックします。
2. ［＋申請を作成］をクリックします。
   
3. ［手動で経費入力］をクリックします。
   
4. 「外貨」にチェックを入れます。
   
5. 外貨行が追加されます。必須項目を入力・選択してください。

【領収書から入力する】

1. ［発注・経費・支払］メニュー →［経費精算］をクリックします。
2. ［＋申請を作成］をクリックします。
   
3. ［外貨の領収書から経費入力］をクリックします。
   
4. 該当の領収書を選択し、［追加する］をクリックします。
   
5. 外貨行が追加されます。必須項目を入力・選択してください

代理で申請する場合

営業部員の申請を営業事務が行ったり、経営陣の申請を経理部が行うなどの状況が発生した場合に、本人に代わって経費の申請を行うことができます。

代理申請を行うための設定や手順については「代理申請の設定をする」「経費を代理で申請する」のヘルプページをご覧ください。

明細ごとにタグを付与したい場合

申請者が明細ごとに部門・メモタグ・セグメントのタグ類を付与する事が可能です。

ひとつのレシートで部門やセグメントを分けたい場合に、複数の明細を作成し、経費科目や金額とともにタグ類を個別で付与する事で、部門やセグメントを跨いだ経費の申請がしやすくなります。

• 手動・領収書・交通経路いずれの場合も、利用可能です。
• 明細の「部門、タグ類を明細単位で変更する」のチェックをクリックすると、タグを付与する入力欄が表示されます。
• 明細内の入力欄には申請自体のタグが自動で挿入されます。
• 部門・メモタグ・セグメントのタグを自由に変更する事が可能です。

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参考：2022年4月以降の「申請日」の取り扱いについて

2022年3月までは、申請内容の入力項目として「申請日」が表示されており、任意の日付を入力して申請することができました。

2022年4月からは、申請内容の入力項目として「申請日」が表示されなくなり、 申請時点の日付が自動的に「申請日」として記録 されるようになります。

これにより、申請者・承認者の双方に次のメリットが生まれます。

• 申請者にとって、申請の都度「申請日」を入力する手間を削減できる
• 承認者にとって、「申請日」を内部統制上 信頼できる情報として取り扱いできるようになる

「申請日」について、その仕様や挙動の詳細は次のとおりです。

【申請者の仕様・挙動の変化】

• ［申請］ボタンをクリックした場合：
  当該ボタンをクリックした時点の日付を、自動的に「申請日」として記録します。
• 申請内容が下書き状態の場合：
  申請内容画面には「申請日」項目は表示されず、申請一覧画面では「申請日」が空欄となります。

【承認者の仕様・挙動の変化】

経費精算承認後の取引登録時の「発生日」の補完入力について

2022年3月までは「申請日」に入力された日付が補完されていましたが、2022年4月からは明細の1行目に入力された「日付」が補完されるようになります。

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参考：経費精算の重複チェックについて

過去の経費精算と同じ領収書を使って経費精算を行うと、アラートが表示されます。
アラート表示されるのは以下プランを利用している事業所です。

• アドバンスプラン、または旧プロフェッショナルプラン以上
• 支出管理 経費精算Plus／支出管理 Full／freee経理

アラートが表示される条件

経費申請作成時において以下の情報が過去の経費精算と一致した場合にアラートが表示されます。

以下の点すべてが一致する申請行が過去にある場合にアラートを表示します。

• 申請するユーザー
  ※代理申請の場合、被代理申請者が同一の際にアラート表示されます。
• 申請行の合計金額
• 申請行の日付
• 申請行にファイルが添付されていること

重複チェックの対象となる申請

• 過去1年以内に作成された申請を重複の対象としてチェックします。
  ※下書きされた申請もチェックの対象となります。

アラートが表示される箇所

• 申請作成時画面
• 申請承認時画面

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参考：利用料金について

1ヶ月の間に経費精算を一度でも利用（申請または承認）した場合、基本料金やメンバー招待料金とは別に利用料金が発生します。
具体的には経費精算を利用した人数に応じて、下記の料金が発生します。

• freee会計スターター・スタンダード プランの場合：1ユーザーあたり300円/月
• freee会計アドバンス・エンタープライズ ・freee支出管理 Full・経費精算Plus プランの場合：1ユーザーあたり650円/月

より詳しく知りたい場合は「申請機能（経費精算・購買申請・支払依頼・各種申請）の従量課金について」をご確認ください。

なお、お支払い方法は基本料金の支払方法と同じになります。末日締めで翌月中旬に請求が発生します。
請求書払いの場合は毎月11日頃に請求書が発行され、クレジットカード払いの場合は毎月15日頃に決済されます。

また、経費精算の利用状況を確認する場合は、［発注・経費・支払］メニュー →［経費精算］を開き、［ご利用人数］ボタンをクリックすると確認が可能です。

詳しくは、「経費精算・各種申請のご利用人数を確認する」をご確認ください。

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参考：経費精算を利用できない場合について

「参考：利用料金について」で説明したように、経費精算を利用することで料金が発生しますが、クレジットカードの有効期限切れや限度額に達した等の原因で利用料金の決済に失敗し、そのまま一定期間が経過すると経費精算が利用できなくなります。

決済に失敗した場合は、freeeアカウント管理の［事業所管理］メニュー →［請求履歴］タブから決済方法の再登録を行ってください。
詳しくは、「freeeの請求履歴を確認する」をご確認ください。