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対象プラン
|
法人プラン | ミニマム | ✓ベーシック | ✓プロフェッショナル | ✓エンタープライズ |
| 個人プラン | スターター | スタンダード | ✓プレミアム |
会計freeeでは、パソコンとスマートフォン(iPhone/Android)のどちらでも経費精算を申請できます。
※駅すぱあと連携による交通費申請は会計freeeのみの対応です。
ここでは、経費精算の申請手順をご紹介します。
iOS版アプリの操作方法等はこちら、Android版アプリの操作方法等はこちらです。
目次
会計freeeから経費申請をする
新規に申請する場合
これから初めて経費精算を申請する場合は、事前に「経費科目」の設定が必要となります。
（経費科目の詳細、設定方法はこちら）
1.［取引］メニューの［経費精算］を開きます。
2.［経費精算を申請する］をクリックします。
3.申請経路を選択します。
- 申請経路の選択肢は、管理者権限のメンバーが作成したものが表示されます。
- 選択した申請経路の説明（作成者が設定したもの）が表示されますので、参照しながら適切な経路を選択します。
- 「承認者を指定しない(申請時に指定)」として事前に作成した申請経路を利用する場合は、申請時に承認者を指定します。
- 承認者を指定されている申請経路については、承認者が表示されます。
※ ベーシックプランの経費精算機能は、申請時に「申請経路：承認者を指定」の申請のみご利用いただけます。
4.「申請タイトル・申請日」（必須）を入力します。任意で「部門」「メモタグ」を入力します。
5.申請する経費の内容を入力します。この際にあらかじめ設定した経費科目を使って、内容を入力することも可能です。
※はじめて経費精算をする場合は、事前に経費科目の設定が必要です。
経費科目の設定とそれを使った経費申請についてはこちらのヘルプをご覧ください。
前行の内容をそのままコピーし、行追加をしたい場合は、金額欄の下の［コピー］をクリックします。
6.複数の内容を申請する場合は、［入力欄を追加する］をクリックします。
7.経費精算をする上で承認者に備考として伝えたい事項があれば、「備考」欄に記入します。
※経費申請する上「内容」の欄に記載した内容は、経費申請から作成した取引の備考として登録されることとなり、「備考」欄に記述した内容はあくまで経費精算する上での備考となり、作成した取引には反映されません。
8.必要な場合は、内容に対応した領収書をアップロード・添付します。
添付するファイルは、新規にアップロードするか、アップロード済みのファイルから選択できます。
※電子帳簿保存機能が有効の場合、「アップロードする」ボタンからの直接アップロードは仕様上行うことができません。これは、添付するファイルの「確認」作業が必要になるためです。添付するファイルに対する「確認」作業の詳細・手順等はこちらをご確認ください。
9.保存して申請する場合は［申請する］を、保存だけして申請は後で行う場合は［下書きとして保存］をクリックします。
※「下書き」状態の経費精算は、申請者のみが閲覧・編集できます。
10.申請内容が一覧に追加されます。
承認者には、経費精算が申請されたことの通知がメールで届きます。
※ iOS版をインストールしている場合はプッシュ通知も届きます。
下書きを編集して申請する場合
保存した下書きを後から申請する場合は、経費の一覧から「状況」が「下書き」の経費を開きます。
※「下書き」状態の経費精算は、申請者のみが閲覧・編集できます。
詳細を確認して、必要に応じて内容を編集したら、［申請する］ボタンをクリックします。
承認者には、経費精算が申請されたことの通知がメールで届きます。
※ iOS版をインストールしている場合はプッシュ通知も届きます。
なお、誤って申請された経費精算は、「下書き」状態であれば申請者自身が削除できます。（承認者によって「差戻し」状態になった経費精算も削除できます）
既存の申請をコピーして新たに申請する場合
毎月同じような内容で申請するなど、既存の申請をコピーし新たに別の申請として登録することが可能です。
［経費精算の申請］の画面右上にある［この申請をコピー］をクリックすると、新たに申請したい別の申請を作成する画面に内容がコピーされ、登録できます。
駅すぱあと連携し申請する場合
経費申請で特に交通費申請を行う場合、駅すぱあと連携機能を活用することで、これまでの経費申請/承認をより簡単・正確に行うことができるようになります。
本機能によって、申請者の方は証憑を準備する手間を、承認者の方は提出された証憑の確認に要する手間を低減することが可能です。
本機能の対応範囲
本機能は「経費精算」機能を使用できる、次のプランのお客様がご利用いただけます。
・ 個人：プレミアムプラン
・ 法人：ベーシックプラン、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン
※本機能は現状、会計freeeのみの対応となっております。
操作方法
1. 「取引」→「経費精算」をクリックします。
2. 画面左上にある「経費精算を申請する」ボタンをクリックします。
3. 申請に必要な情報を入力します。
4. 経費項目の入力欄で「日付」欄に交通機関を利用した日を入力します。
5. 「内容」欄下部の「経路から交通費計算」のチェックボックスをオンにします。
6. 「出発」、「到着」欄にそれぞれ出発駅、到着駅を入力し、「経路検索」ボタンをクリックします。
※このとき「詳細設定」を選択すると、経路検索の各種オプションを選択することができます。各種オプションについては次のとおりです。
- 運賃：「ICカード優先」、「通常運賃」のいずれかを選択できます。
- 特急料金：「指定席優先」、「自由席優先」、「グリーン席優先」のいずれかを選択できます。
- 交通手段：経路検索に「新幹線」や「有料特急」を含めて検索するかを指定できます。
7. 表示された経路候補の中から、今回利用した経路を特定します。「金額」から片道/往復のどちらかを選択し、経路右端の「選択」ボタンをクリックします。
8. 手順7で選択した経路の情報が自動的に入力されます。申請内容に問題がなければ、画面下の「申請する」ボタンをクリックします。
ご注意事項
1. 本機能で対応している交通手段は電車・有料特急のみです。バス・空路などは対象外です。
2. 交通費金額からの定期区間自動控除には非対応です。
3. 不正な経費申請を防止するため、検索候補から選択した金額を編集することができません。編集が必要な場合は手動にてご入力ください。
4. 経路検索は経費項目の入力欄にある「日付」をもとに候補を表示しています。そのため日付によって金額が変動する経路を登録した場合には、後から日付の修正を行っても金額の自動反映がされません。日付を変更した場合は、再度経路の再検索をお願いします。
参考：日々の作業を効率化！記帳をラクにする口座同期の活用方法
オンラインバンキングやクレジットカード、その他サービスのログイン情報を登録（同期）することで、記帳（取引登録）を効率化することができます。
取り込んだ明細を自動で記帳（取引登録）するだけでなく、記帳が漏れるリスクを減らすこともできますので、経理処理の効率化にぜひご活用ください。
詳しくはこちらをご覧ください。