【法人】社員が法人の支出を立て替えた場合の記帳方法

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法人の支出について、一時的に役員や従業員などの個人が立て替えて支払う場合があります。このページでは、そのような場合の記帳方法をご紹介します。

※ 個人事業主の方がプライベートの資金で経費を支払った場合についてはこちらをご覧ください。

 

目次

 

役員や従業員の立替処理は「経費精算」機能が便利です

立替処理はこちらのページで紹介している方法でも処理できますが、freeeの「経費精算」機能を使用することで、役員の方に経費を申請してもらいそれを承認するまでの経費精算業務を一貫して効率化できます。

また、「経費精算」機能は、役員の方以外の立替処理にも利用することができます。

「経費精算」機能の詳細はこちらをご覧ください。

 

役員の資金で費用を支払った場合

例:役員が会社で使うコピー用紙を購入したが、役員個人の財布から現金で支払った。

 

1.[取引]→[取引を登録]をクリックします。

2. 口座を「役員資金」にして取引を登録します。役員の資金(役員借入金)で支払った取引として登録されます。

【仕訳】
(借)消耗品費 5,000 (貸)役員借入金 5,000

 

※ 役員個人のクレジットカードで支払った場合も同じ手順で登録できますが、カード口座を同期設定をして記帳することもできます。詳しくはこちらをご覧ください。

 

未払いだった費用を役員の資金で支払った場合

例:前月末に受けた請求(未決済で登録した取引)の支払期日が来たが、一時的に資金が足りない状態だったため、急きょ社長の銀行口座から支払った。

 

1. [取引]→[取引の一覧]を開き、未決済で登録した当該取引をクリックします。


2. 取引の詳細画面で[決済を登録]ボタンをクリックします。


3. 決済口座を「役員資金」として、決済した日付と金額を入力して保存します。

※ 決済を登録した金額分、認識された負債(買掛金・未払費用など)が役員借入金に振り替わります。
【仕訳】
(借)未払費用など 100,000 (貸)役員借入金 100,000

 

立て替えられていた資金を役員に返す場合

法人の資金から役員に資金を返す場合は、勘定科目「役員借入金」の支出取引を登録します。この時の金額分、役員借入金の残高が減額されます。

【仕訳】
(借)役員借入金 20,000 (貸)三菱東京UFJ(法人) 20,000

 

役員個人のクレジットカードを同期して記帳する場合

プライベートのクレジットカードについて、法人の記帳を行う会計freeeにて同期設定を行う必要はありません。

しかし、役員のプライベートのクレジットカードで法人の支出を立て替える頻度が高い場合は、同期設定をした方が経理処理をカンタンにできるケースがあります。

 

取得したカード明細の処理

1. 法人の経費分のカード利用明細の処理

内容に応じた勘定科目で、法人カードを同期している場合と同様に処理します。

例:飛行機代の明細を旅費交通費として処理する。

 

2. プライベートのカード利用明細の処理

法人の帳簿に反映すべきでない内容であるため、明細を「無視」します

「自動で経理」から無視する場合、右上の「✕」ボタンをクリックしたのち、間違って登録されため明細として無視します。

 

 

※ 「無視」は、[口座]→[明細の一覧]から一括で行うこともできます。

 

個人に返済した場合の処理

役員個人など、クレジットカードの持ち主に利用分を返済する場合は、支払口座から当該プライベートカード口座への口座振替を登録します。

例:役員個人のJCBカードの利用分、現金で145,000円を返済した。

 

期末の処理

クレジットカード口座に残高がある場合、決算書では「未払金」として表示されます。このため、必要に応じて期末に取引を入力し、表示すべき勘定へ振替えます。

例:期末の役員個人のJCBカードの残高が160,000円であった。決算書で「役員借入金」として表示させるため、収入取引を入力して振替える。

参考:上記入力の仕訳
(借)未払金(JCB(プライベート)口座) 160,000  (貸)役員借入金 160,000

 

翌期首を取引日として同じ内容の支出を登録して、振替は元に戻します。

 

 


参考:他の方法で役員資金による支払いを処理していた場合

会計freeeでは、2015年7月の機能追加により「役員資金」を決済口座として選択できるようになり、簡単に次のような仕訳を入力できるようになりました。
(借)費用勘定 XXX  (貸)役員借入金 XXX
他の方法で処理している方も、「役員資金」で決済する方法に切り替えていただいて大丈夫です。

 

ただし、役員が立て替えた金額の管理用口座をfreeeで便宜上作成し、それを用いて処理していた場合、同口座の残高を全て「役員借入金」勘定に振り替えたのちに処理方法を切り替えてください。(以下の例を参照)

例)「役員資金口座」の残高が-2万円(貸方金額2万円)だった場合

パターン①
口座は役員資金口座、勘定科目は「役員借入金」、金額は2万円の収入取引を切り替え日付で登録します。

パターン②
借方:役員資金口座/貸方:役員借入金の振替伝票を、金額2万円・切り替え日付で作成します。

 

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目次

  1. 法人決算と提出処理
  2. 会計ソフトの目的
  3. freeの特徴
  4. 日々の経理におけるfreeeの操作方法
  5. freeeを使った収支分析
  6. 決算申告に必要な作業
  7. freeで行う決算書作成
  8. 税理士の役割
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