交通費が発生した場合の記帳方法まとめ

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日ごろ事業を運営していると、様々な場面で交通費が発生します。

このページでは、交通費が発生するケースごとの具体的な記帳方法をご紹介します。ご自身のケースに合わせてご参照ください。

 

1. 負担者と利用者が同一の場合(主に個人事業主)

交通系ICカードをご利用の場合

  • 交通系ICカードの経理処理については、こちらをご覧ください。
  • 支払履歴の証拠となる証憑は、券売機で履歴を発行するか、インターネットサービスで履歴のデータをダウンロードして取得できます。
  • 出金伝票に必要事項を記入することで証憑とすることもできます。

 

切符をご利用の場合

  • 切符を購入するたびに勘定科目「旅費交通費」の支出取引として記帳します。
  • 交通機関を利用するたびに領収書を発行してもらうか、利用内容を出金伝票に記入することで、証憑とすることができます。

 

※出金伝票とは

  • 出金伝票とは、領収書などが発行されない取引を経理処理するための書式です。(例えば、電車代を切符で買った場合、自販機で接客のために飲み物を買った場合、葬式や通夜の香典を支払った場合などに使用します)
  • 出金伝票の書式は領収書や明細書とほぼ同じで、日付・支払先・購入内容などを記入します。用紙は文房具店などで販売している他、エクセルなどで作成したものを使用することもできます。
  • 出金伝票はあくまで例外的に使用する書式のため、記入する金額が大きかったり、使用頻度が高すぎる場合は、税務署から注意を受けることがあるので気をつけましょう。

 

2. 負担者と利用者が異なる場合

交通費を立て替えて後日取引先に請求する場合

  • 支出時に「立替金」勘定として支出を登録し、入金時に「立替金」勘定の収入として処理します。

 

取引先が立て替えた交通費を後日支払う場合

  • 取引先の請求内容に合わせて記帳します。
  • 外注内容の料金と交通費を分けて請求された場合は、勘定科目を「外注費」などと「旅費交通費」に分けて、それぞれの金額を支出取引として登録します。
  • 料金に交通費も含まれている場合は単に「外注費」として記帳します。

 

従業員が立て替えて支払った分を精算する場合(主に法人)

  • freeeの経費精算機能を利用して、従業員に経費を申請してもらい、承認します。
  • Androidアプリ「交通費精算freee」を利用すれば、ICカードをAndroid端末にタッチすることで交通費の経費精算ができます。(詳しくはこちら
  • 申請された経費を経費として承認すると、自動で未決済取引として登録されますので、支払日になったら決済を行います。
  • 証憑は、以下のいずれかの方法で用意します。
    • 券売機に交通系ICカードを挿入し履歴を発行する
    • インターネットサービスから履歴をダウンロードする
    • 自社で作成した交通費精算書に必要事項を記入してもらう(基本的な必要事項は、日付、業務内容、行き先、交通手段、発着駅、片道/往復、金額など)
  • 従業員の交通費を通勤手当として支給する場合は、給与計算をする上で一定額は所得税・住民税が非課税になる場合があります。詳しくはこちらをご覧ください。