オンラインストレージサービス「Dropbox」に領収書や請求書の画像ファイル・PDFファイルを保存しておけば、freeeのファイルボックスにカンタンに取り込むことができます。
ここでは、freeeとDropboxを連携させて、ファイルボックスにファイルを取り込む方法をご紹介します。
目次
Dropboxとは
Dropbox社が提供するオンラインストレージサービスです。
ブラウザやパソコンのアプリ、スマートフォンのアプリなどから簡単にオンラインストレージへアクセス、ファイルを管理できます。
また、パソコンにアプリをインストールすると「Dropbox」フォルダが作成され、その中に保存したファイルを自動でクラウド上にアップロード・同期することなどもできます。
ファイルのバックアップとして利用できるほか、Dropboxフォルダ内のファイルを他のユーザーと簡単に共有できます。
Dropboxについての詳細は、こちらのDropboxのページをご覧ください。
1. Dropboxに書類データを保存する
freeeをDropboxと連携させるにあたり、Dropboxフォルダ内にファイルボックス用のフォルダを作成しておきます。(フォルダ名は自由です)
このフォルダの中には、freeeに取り込むデータだけを入れておきます。このフォルダ内のすべてのファイルが取り込まれます。
ファイル形式を揃える必要はなく、画像・PDFをまとめて入れておくことができます。
※ Dropboxからfreeeにインポート可能なファイル形式は「.jpeg / .png / .pdf」です。
2. Dropboxに保存したファイルを取り込む
- [取引]→[ファイルボックス]をクリックします。
- [ファイル設定]→[Dropboxからインポート]をクリックします。
- Dropboxに登録しているメールアドレスとパスワードを入力し、[ログイン]をクリックします。
- [許可]をクリックして、freeeがDropboxへアクセスするのを許可します。
- Dropboxフォルダの内容が表示されますので、手順1であらかじめ作成しておいたフォルダを選択します。
- ファイルボックス用フォルダの内容を確認し、[○件のファイルをインポートする]をクリックします。
※ 以前に取り込んだものと同じ名称・更新時間であるファイルは取り込まれません。 - [インポートを開始する]をクリックします。
- 少し時間を置いてからファイルボックスの画面を開くと、Dropboxの指定フォルダ内に保存していたファイルが取り込まれています。
※ファイルは、Dropboxのファイルボックス用フォルダの「最終更新日時」の降順で取り込まれます。(最近更新したものが上に表示)※Dropboxからfreee会計に取り込んだファイルは「登録済」のアイコンが表示されます。
- アップロードしたファイルをクリックして、ファイルに取引を登録するか、取引にファイルを添付します。
詳しい手順は、取り込んだレシート類を帳簿付けするのヘルプページをご覧ください。
参考:Dropboxとの連携を解除する
Dropboxとの連携を解除するには、Dropbox側を操作することで連携を解除できます。
- Dropbox(ブラウザ版)へアクセスし、ログインします。
- 右上のアカウントのアイコンをクリックし、[設定]メニューを開きます。
- 設定画面上の[アプリ]タブをクリックします。
- 「Dropboxコンテンツを見る」でfreeeのアイコンをクリックし、右側の[リンクを削除]をクリックし連携を解除します。
別のDropboxアカウントと連携し直したい場合は、以上の操作で一度連携を解除してから、再度連携を設定します。
参考:iOS版 freee会計でDropboxに保存した書類を取り込む
Dropboxに保存した書類は、iOS版 freee会計でも取り込むことができます。
- Dropboxアプリを起動し、画面下の「ファイル」をタップし、ファイルの一覧からfreee会計に取り込みたいファイルをタップします。
- 画面下の[共有]ボタンをタップします。
- [ファイルのコピーを送信]をタップします。
- ファイルの送信先として、freee会計のアイコンをタップします。
- [投稿]をタップすることでfreee会計に送信が可能です。送信する際にコメントを入力することも可能です。
連携がうまくいかないときの注意点
Dropboxのプランに関する注意点
2024年12月時点でfreeeとの連携に対応しているのはDropboxの個人プランのみとなります。
Businessプランをご使用の場合は直接freeeにアップロードをする必要があります。
Dropboxのフォルダ構成に関する注意点
Dropboxとの連携時のフォルダ構成には以下の注意点があります。
- Dropboxのひとつのフォルダ内にファイルが1000件以上あるとき、ファイルのインポートはできません。そのため、フォルダを細かく作成してファイル管理を行うことを推奨します。
- Dropboxのフォルダ名、インポートファイル名を変更した際、インポート履歴の紐づきが解除されます。そのため、インポート差分があるときは名称の変更をせずにご利用ください。
- インポート済ファイルを他フォルダへ移動させた際、インポート履歴の紐づきが解除されます。
そのほかDropboxとの連携がうまくいかない場合
Dropboxのサービス状況により連携・ファイルの取得が失敗することがあります。
うまくいかない場合は時間をおいて再度連携をお試しください。