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対象プラン
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法人プラン | ミニマム | ✓ベーシック | ✓プロフェッショナル | ✓エンタープライズ |
| 個人プラン | スターター | スタンダード | ✓プレミアム |
スキャナでの保存要件が緩和された電子帳簿保存法について、その概要と手続について解説します。
- 国税関係書類のスキャナ保存を行うための申請書類については、こちらのページでご用意しています。
- 会計freeeで電子帳簿保存機能を利用する際の操作手順については、こちらのヘルプページをご参照ください。
目次
留意事項
本ページでは、freeeとしての法解釈や対応範囲にもとづいて電子帳簿保存の概要を解説しています。
正確な法定要件やその詳細については、各参考資料をご参照いただくか、国税庁等にお問い合わせください。
また、電子帳簿保存の導入にあたっては、税理士や税務署へ相談いただきながら導入されることを推奨します。
電子帳簿保存法とは
法の概要
紙での保存が求められる国税関係帳簿書類について、電子データでの保存を認める法律です。一定の要件のもと、従来まで紙で保存しなければいけなかった書類を電子的に保存することが出来るようになり、紙の管理コストを削減することが可能になりました。
国税関係帳簿書類は次のように大きく三種類に分類され、それぞれ申請することで電子データとして保存できるようになります。
会計freeeの電子帳簿保存機能は「取引関係書類」の「スキャナ保存（紙を電子データに変換して保存する方法）」に対応しています。
| 分類 | 対象(例) | 作成 | 申請 | freee | |
|---|---|---|---|---|---|
| 国 税 関 係 帳 簿 |
帳簿・伝票類 |
|
|
帳簿データの備付け ・保存申請 （電子帳簿保存法 第４条-１） |
× |
| 国 税 関 係 書 類 |
決算書類 |
|
|
国税関係書類の データ保存申請 （電子帳簿保存法 第４条-２） |
× |
| 取引関係書類 |
|
|
国税関係書類の データ保存申請 （電子帳簿保存法 第４条-２） |
× | |
|
スキャナ保存申請 |
◯ |
スキャナ保存の要件緩和について
電子帳簿保存法上のスキャナ保存（紙を電子データに変換して保存する方法）は、何度かの法改正によって要件が緩和されてきました。
- 2015年(平成27年)9月30日以降に申請を行うスキャナ保存についての要件緩和：
取引金額の上限(3万円)の撤廃や、電子署名付与の義務の撤廃など
（詳しくはこちら） - 2016年(平成28年)9月30日以降に申請を行うスキャナ保存についての要件緩和：
対応スキャナにスマートフォン等のカメラも追加、小規模企業者の特例の制定など
（詳しくはこちら）
会計freeeの対応内容
対象となる書類・保存方法
会計freeeの電子帳簿保存機能は「取引関係書類」のスキャナ保存に対応しています。
一定の要件のもと対応スキャナとファイルボックス機能をご利用いただくことで、「紙で受領した」「請求書・領収書を」「スキャナやカメラで電子データにして保存する場合(スキャナ保存)」に対応できることになります。
- 請求書・領収書を添付ファイルなどデータの形で受領した場合は、特に申請などせずにデータのままで保存できます。
- 決算書類や、国税関係帳簿(仕訳帳、総勘定元帳、固定資産台帳など)も電子帳簿保存法上は電子データでの保存が可能ですが、freeeでは対応しておりません。
- スキャナ保存の要件については、国税庁のサイトをご参照ください。
利用できるプラン
電子帳簿保存機能の利用を希望する方は、会計freeeの以下のプランにご登録いただく必要があります。
- 法人の方：ベーシックプラン以上
- 個人事業主の方：プレミアムプラン
電子帳簿保存を適用するための承認を受ける（承認申請）
電子帳簿保存の適用を開始するための申請方法について、以下に概要をご紹介します。
詳細はこちらの国税庁ページに記載されていますが、申請にあたっては税理士等の専門家や税務署・国税局などにご相談の上で進めていただくことを推奨します。
申請期限
スキャナ保存を開始する日の3ヶ月前まで※に申請する必要があります。
(※ 新設法人の場合は、法第六条第2項によって規定された特例があります)
「スキャナ保存が可能になるのは、申請してから3ヶ月後(承認された開始日)以降に発行された書類」と考えた上で、余裕をもって申請することをおすすめします。
提出書類
電子帳簿保存の適用にあたっては、下表の書類を提出します。
|
提出書類 (各1部) |
freeeをご利用の場合 |
|---|---|
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国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書 (メインの申請書) |
会計freee向けの申請書サンプルをこちらからダウンロードし、編集、提出 |
|
電子計算機処理システムの概要を記載した書類 (利用するシステムの仕様書) |
不要 （市販ソフトの場合は不要のため） |
|
電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類 (事務処理の責任者や作業工程) |
事務処理の責任者や工程についてまとめた「適正事務処理規定」を用意することで、本書類の要件が満たされると考えられます。 (会計freee向けの申請書や適正事務書理規定のサンプルは、こちらからダウンロード可能です) |
|
記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類 (補足資料) |
不要 |
備付書類
申請時の提出は不要ですが、電子帳簿保存を行うには以下の書類を事業所に備え付ける必要があります。
|
備付書類 (各1部) |
freeeをご利用の場合 |
|---|---|
|
電子計算機処理システムの操作説明書 (利用システムの説明書) |
freeeの以下のヘルプページが該当しますので、提示を求められた場合は以下のページを参照します。（印刷して添付しても構いません）
※国税庁によるQ&Aの問22にて、オンラインマニュアルを操作説明書としても良い旨が記載されています。 |
要件を満たしたスキャナを用意する
電子帳簿保存における「スキャナ」とは広義のスキャナであり、「書面を電磁的記録に変換する入力装置全般」を指します。そのため、一般的なスキャナの他、スマートフォンやデジタルカメラも含まれます。
ただし2016年9月29日以前に申請した場合、スマートフォンなどをスキャナとして利用することは認められませんので、利用を控えるか、再申請する必要があります。
利用できるスキャナの要件は、以下の早見表をご参照ください。
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2016年9月29日以前に |
2016年9月30日以降に |
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|---|---|---|
|
原稿台と一体となっていること |
✓ |
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書類部分の解像度を200dpi以上担保できること ※2 |
✓ |
✓ |
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赤、緑、青の階調がそれぞれ256階調以上(24bitカラー)であること ※3 |
✓ |
✓ |
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対応機器の例 |
フルカラーでの撮影・スキャンが可能な以下の機器
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フルカラーでの撮影・スキャンが可能な以下の機器
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※1：本表は、会計freeeが対応している領収書・請求書（国税関係書類、証憑）に関する要件を記載しています。詳細な要件は国税庁によるQ&Aの問5をご参照ください。
※2：dpi(dots per inch)とは、1インチ(25.4mm)の長さの中に表現できるドットの数を示した数値です。例えばA4サイズの書類を画像ファイルの全面に収まるように取り込む場合、スキャナが387万画素以上であれば対応できることになります。近年市販されているスキャナやカメラの多くはこの基準を満たしていると言えます。要件の詳細は国税庁によるQ&Aの問29をご覧いただき、利用機種の対応状況はメーカー等にお問い合わせください。
※3：いわゆるフルカラーであることが要件になりますので、近年市販されているスキャナやカメラの多くはこの基準を満たしていると言えます。要件の詳細は国税庁によるQ&Aの問29をご覧いただき、利用機種の対応状況はメーカー等にお問い合わせください。
電子帳簿保存法に関する参考資料
電子帳簿保存法には様々な規定があり、また法解釈に関する通達も何度か出されています。
正確な要件を把握する際は、以下の公式情報からケースに合ったものをご参照ください。
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ひとこと解説 |
資料 |
|---|---|
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国税庁による公式情報が集約されているページ |
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法律の条文 |
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法律上の事務処理に関するルール |
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平成28年度に改正された要件(スマホ解禁後)の概要を紹介したパンフレット |
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平成27年度に改正された要件(スマホ解禁前)の概要を紹介したパンフレット |
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国税庁による、法解釈についての補足説明 |
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細かい疑問点を解消するのに役立つ公式Q&A |