ページを印刷スキャナでの保存要件が緩和された電子帳簿保存法について、その概要と手続について解説します。
- 国税関係書類のスキャナ保存を行うための申請書類については、freee会計 製品ページでご用意しています。
- freee会計で電子帳簿保存機能を利用する際の操作手順については、レシート類の原本を破棄可能にする(電子帳簿保存)のヘルプページをご参照ください。
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対象プラン
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法人プラン | ミニマム | ✓ベーシック | ✓プロフェッショナル | ✓エンタープライズ |
| 個人プラン | スターター | スタンダード | ✓プレミアム |
目次
- 留意事項
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電子帳簿保存法とは
- 法の概要
- スキャナ保存の要件緩和について -
freee会計の対応内容
- 対象となる書類・保存方法
- 利用できるプラン -
電子帳簿保存を適用するための承認を受ける（承認申請）
- 申請期限
- 提出書類
- 備付書類 - 要件を満たしたスキャナを用意する
- 電子帳簿保存法に関する参考資料
留意事項
本ページでは、freeeとしての法解釈や対応範囲にもとづいて電子帳簿保存の概要を解説しています。
正確な法定要件やその詳細については、本ページの電子帳簿保存法に関する参考資料をご参照いただくか、国税庁等にお問い合わせください。
また、電子帳簿保存の導入にあたっては、税理士や税務署へ相談いただきながら導入されることを推奨します。
電子帳簿保存法とは
法の概要
紙での保存が求められる国税関係帳簿書類について、電子データでの保存を認める法律です。一定の要件のもと、従来まで紙で保存しなければいけなかった書類を電子的に保存することが出来るようになり、紙の管理コストを削減することが可能になりました。
国税関係帳簿書類は、申請することで電子データとして保存できるようになります。
- freee会計のエンタープライズプランは、国税関係帳簿書類の電子保存に対応しています。（電子帳簿保存法第4条第1項及び第2項）
- freee会計の「電子帳簿保存機能」は、「取引関係書類」の「スキャナ保存（紙を電子データに変換して保存する方法）」に対応しています。（電子帳簿保存法第4条第3項）
※ 現時点でJIIMA認証（電子帳簿ソフト法的要件認証・電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）は取得しておりませんが、エンタープライズプランは電子帳簿保存法第4条第1項及び第2項、電子帳簿保存機能（スキャナ保存機能）は同法第4条第3項に定める法令上の要件を満たしていますので、各税務署の承認申請の上、電子保存をすることができます。
| 書類 | 分類 | 対象(例) | 作成 | 申請 | freee | 対応プラン/機能 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 国 税 関 係 帳 簿 |
帳簿・伝票類 |
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自社 |
帳簿データの備付け・保存申請 (電子帳簿保存法 第４条-１) |
◯ | エンタープライズプラン |
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国 |
決算書類 |
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自社 |
国税関係書類のデータ保存申請 (電子帳簿保存法 第４条-２) |
◯ | |
| 取引関係書類 |
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自社 |
国税関係書類のデータ保存申請 (電子帳簿保存法 第４条-２) |
◯ | ||
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スキャナ保存申請 |
◯ |
電子帳簿保存機能 |
スキャナ保存の要件緩和について
電子帳簿保存法上のスキャナ保存（紙を電子データに変換して保存する方法）は、何度かの法改正によって要件が緩和されてきました。
- 2015年(平成27年)9月30日以降に申請を行うスキャナ保存についての要件緩和：
取引金額の上限(3万円)の撤廃や、電子署名付与の義務の撤廃など
（詳しくは、国税庁「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました」をご覧ください）
- 2016年(平成28年)9月30日以降に申請を行うスキャナ保存についての要件緩和：
対応スキャナにスマートフォン等のカメラも追加、小規模企業者の特例の制定など
（詳しくは、国税庁「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました」をご覧ください）
freee会計の対応内容
対象となる書類・保存方法
freee会計の電子帳簿保存機能は「取引関係書類」のスキャナ保存に対応しています。
一定の要件のもと対応スキャナとファイルボックス機能をご利用いただくことで、「紙で受領した」「請求書・領収書を」「スキャナやカメラで電子データにして保存する場合(スキャナ保存)」に対応できることになります。
- スキャナ保存の要件については、国税庁サイトの「 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」をご参照ください。
- 請求書・領収書を、紙ではなく添付ファイルなどデータの形で受領した場合は、税務署への申請なしにデータのまま保存できます。保存要件は国税庁サイトの「 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（電子帳簿保存法第10条の電子取引）をご参照ください。
- 決算書類や国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、固定資産台帳など）も電子帳簿保存法上は電子データでの保存が可能です。freeeではエンタープライズプランで対応しています。スキャナ保存とは別途税務署に申請の上、電子保存を開始できます。詳しくは国税庁サイトの「 電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】 」をご参照ください。
利用できるプラン
電子帳簿保存機能の利用を希望する方は、freee会計の以下のプランにご登録いただく必要があります。
- 法人の方：ベーシックプラン以上
- 個人事業主の方：プレミアムプラン
プランについて詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。
電子帳簿保存を適用するための承認を受ける（承認申請）
電子帳簿保存の適用を開始するための申請方法について、以下に概要をご紹介します。
詳細は国税庁「［手続名］国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請」のページに記載されていますが、申請にあたっては税理士等の専門家や税務署・国税局などにご相談の上で進めていただくことを推奨します。
申請期限
スキャナ保存を開始する日の3ヶ月前まで※に申請する必要があります。
（※ 新設法人の場合は、e-Gov「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」の「電磁的記録による保存等の承認の申請等：法第六条第2項」によって規定された特例があります）
「スキャナ保存が可能になるのは、申請してから3ヶ月後(承認された開始日)以降に発行された書類」と考えた上で、余裕をもって申請することをおすすめします。
提出書類
電子帳簿保存の適用にあたっては、下表の書類を提出します。
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提出書類 (各1部) |
freeeをご利用の場合 |
|---|---|
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国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書 (メインの申請書) |
freee会計向けの申請書サンプルをfreee会計 製品ページからダウンロードし、編集、提出 |
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電子計算機処理システムの概要を記載した書類 (利用するシステムの仕様書) |
不要 （市販ソフトの場合は不要のため） |
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電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類 (事務処理の責任者や作業工程) |
事務処理の責任者や工程についてまとめた「適正事務処理規定」を用意することで、本書類の要件が満たされると考えられます。 （freee会計向けの申請書や適正事務書理規定のサンプルは、freee会計 製品ページからダウンロード可能です） |
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記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類 (補足資料) |
不要 |
備付書類
申請時の提出は不要ですが、電子帳簿保存を行うには以下の書類を事業所に備え付ける必要があります。
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備付書類 (各1部) |
freeeをご利用の場合 |
|---|---|
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電子計算機処理システムの操作説明書 (利用システムの説明書) |
freeeの以下のヘルプページが該当しますので、提示を求められた場合は以下のページを参照します。（印刷して添付しても構いません）
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要件を満たしたスキャナを用意する
電子帳簿保存における「スキャナ」とは広義のスキャナであり、「書面を電磁的記録に変換する入力装置全般」を指します。そのため、一般的なスキャナの他、スマートフォンやデジタルカメラも含まれます。
ただし2016年9月29日以前に申請した場合、スマートフォンなどをスキャナとして利用することは認められませんので、利用を控えるか、再申請する必要があります。
利用できるスキャナの要件は、以下の早見表をご参照ください。
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2016年9月29日以前に |
2016年9月30日以降に |
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|---|---|---|
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原稿台と一体となっていること |
✓ |
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書類部分の解像度を200dpi以上担保できること ※2 |
✓ |
✓ |
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赤、緑、青の階調がそれぞれ256階調以上(24bitカラー)であること ※3 |
✓ |
✓ |
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対応機器の例 |
フルカラーでの撮影・スキャンが可能な以下の機器
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フルカラーでの撮影・スキャンが可能な以下の機器
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※1：本表は、freee会計が対応している領収書・請求書（国税関係書類、証憑）に関する要件を記載しています。
※2：dpi(dots per inch)とは、1インチ(25.4mm)の長さの中に表現できるドットの数を示した数値です。例えばA4サイズの書類を画像ファイルの全面に収まるように取り込む場合、スキャナが387万画素以上であれば対応できることになります。近年市販されているスキャナやカメラの多くはこの基準を満たしていると言えます。利用機種の対応状況はメーカー等にお問い合わせください。
※3：いわゆるフルカラーであることが要件になりますので、近年市販されているスキャナやカメラの多くはこの基準を満たしていると言えます。利用機種の対応状況はメーカー等にお問い合わせください。
※ 要件の詳細は、国税庁「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）：問12 スキャナ保存を行おうと考えていますが、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。」のページをご覧ください。
電子帳簿保存法に関する参考資料
電子帳簿保存法には様々な規定があり、また法解釈に関する通達も何度か出されています。
正確な要件を把握する際は、以下の公式情報からケースに合ったものをご参照ください。
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ひとこと解説 |
資料 |
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国税庁による公式情報が集約されているページ |
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法律の条文 |
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法律上の事務処理に関するルール |
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平成28年度に改正された要件(スマホ解禁後)の概要を紹介したパンフレット |
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平成27年度に改正された要件(スマホ解禁前)の概要を紹介したパンフレット |
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国税庁による、法解釈についての補足説明 |
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細かい疑問点を解消するのに役立つ公式Q&A |