【参考】電子帳簿保存法の改正について

Print Friendly and PDFページを印刷

2017年6月19日現在、会計freeeの電子帳簿保存機能に関するガイドラインの作成を進めております。

ガイドラインが整い次第当ヘルプセンター内に公開いたしますので、現時点では本ページは参考情報としてご参照いただきますようお願い致します。

 

2016年1月1日よりスキャナでの保存要件が緩和された、電子帳簿保存法について簡単に解説します。

国税関係書類のスキャナ保存を行うための申請書類についてはこちらのページでご用意しています。

会計freeeは、2016年1月1日以降の要件緩和に合わせ、スキャナ保存について対応します。

 

目次

  1. 電子帳簿保存法とは
  2. スキャナ保存の要件緩和について
  3. スキャナ保存の適用開始までに行うこと
  4. freeeでできるようになる取引関係書類のスキャナ保存

 

電子帳簿保存法とは

紙での保存が求められる国税関係帳簿書類について、電子データでの保存を認める法律です。一定の要件のもと、従来まで紙で保存しなければいけなかった書類を電子的に保存することが出来るようになり、紙の管理コストを削減することが可能になりました。

国税関係帳簿書類は次のように大きく三種類に分類され、それぞれ申請することで電子データとして保存できるようになります。

  分類 作成 対象の例 申請





簿
帳簿・伝票類
  • 自社
    (コンピューターで
    一貫作成)
  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 固定資産台帳
帳簿データの備付け
・保存申請
(電子帳簿保存法
第4条-1)





類   
決算書類
  • 貸借対照表
  • 損益計算書
  • 棚卸表
国税関係書類の
データ保存申請
(電子帳簿保存法
第4条-2) 
取引関係書類  
  • 契約書
  • 請求書
  • 領収書
  • 自社
    (コンピューターで
    一貫作成していない)
  • 他社

スキャナ保存申請
(電子帳簿保存法
第4条-3)

 

 

スキャナ保存の要件緩和について

スキャナ保存の区分については、国税庁のサイトをご参照ください。

2015年の電子帳簿保存法改正

2015年9月30日以降に申請を行うスキャナ保存について、次のように要件が緩和されました。

  • 金額上限(3万円)の撤廃
  • 白黒(グレースケール)での保存が可能になる
  • 電子署名付与の撤廃により、個々人の電子証明書の取得が不要となる(スキャナ保存事務を行った者の記録は必要)
  • 電子署名付与の撤廃の代わりに、事務処理規程を制定し、各事務所においてその規程通りにスキャナ保存の事務を行う必要がある

詳しい改正内容については、国税庁が配布している資料をご参照ください。

 

2016年の電子帳簿保存法改正

2016年9月30日以降に申請を行うスキャナ保存について、次のように要件が緩和されました。

  • 利用するスキャナの「原稿台と一体型に限る」という要件を廃止(スマートフォンのカメラ等も利用可能になる)
  • 領収書や請求書等の読み取りに関する要件が整備される(受領後3日以内のタイムスタンプ付与が必要となり、A4以下の書類は大きさに関する情報の保存が不要になる)
  • 小規模企業者(小さな会社や個人事業主)は、税理士の定期的なチェックを受ける体制を整えることで、受領と入力を同一人物が行うことが認められる

改正内容や改正後の要件については、国税庁が配布している資料をご参照ください。

 

スキャナ保存の適用開始までに行うこと

スキャナ保存を適用するためには、適用期間の3ヵ月前までに申請したのち、複数の要件を満たす必要があります。申請書類や申請方法については、下記の国税庁のページや最寄りの税務署へお問い合わせ下さい。

【国税庁参考リンク】

 

申請を行う

1. 申請書類

「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」という書類が必要になります。

書類は以下のいずれかのリンクからダウンロードできます。

 

2. 添付書類

会計freeeをご利用の場合、通常「事務手続の概要を明らかにした書類」のみとなります。

  • 電子計算機処理システムの概要を記載した書類(市販プログラムの場合は不要)1部
  • 電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(又は処理委託契約書)1部 
  • 記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類 1部

 

適正な事務処理を行うための規定等を整備する

スキャナ保存を行うためには、適正な処理を行える制度を整備しなければなりません。

こちらのページにて、会計freeeをご利用の場合向けの事務処理規程のサンプル(Wordファイル)をダウンロードできます。

  • 適正事務処理規程
  • 事務分掌細則
  • 検査報告書
  • 事務処理不備報告書
  • スキャナによる電子化保存規程

国税庁の適正事務処理規程サンプルはこちら(PDFファイル)

 

freeeでできるようになる取引関係書類のスキャナ保存

会計freeeは「取引関係書類」のスキャナ保存に対応しています。

  分類 作成 対象の例 申請 freee





簿
帳簿・伝票類
  • 自社
    (コンピューターで
    一貫作成)
  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 固定資産台帳
帳簿データの備付け
・保存申請
(電子帳簿保存法
第4条-1)





類   
決算書類
  • 貸借対照表
  • 損益計算書
  • 棚卸表
国税関係書類の
データ保存申請
(電子帳簿保存法
第4条-2) 
取引関係書類  
  • 契約書
  • 請求書
  • 領収書
  • 自社
    (コンピューターで
    一貫作成していない)
  • 他社
スキャナ保存申請
(電子帳簿保存法
第4条-3)

一定の要件のもと、「領収書」「請求書」「注文書」等について、対応スキャナ・freeeのファイルボックスをご利用いただくことで、紙での書類保存が不要となります。