対象プラン(法人)
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新プラン | スタンダード | アドバンス | エンタープライズ |
旧プラン | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ | |
対象プラン(個人) | プレミアム | |||
その他 | freee経理 | freee支出管理 経費精算Plus | freee支出管理 Full |
メンバーが利用できる口座・部門を指定するには、「グループ」(利用できる口座・部門の組み合わせ)を作成してからメンバーに付与します。
※ 本機能は、freee会計の法人プランのスタンダードプラン、または旧プロフェッショナルプラン以上、個人プランのプレミアムプランでご利用いただけます。
法人プランの旧ベーシックプランは、「口座」のみ設定することができます。
※ メンバーが利用できる機能は「権限」によって設定できます。(詳しくは「メンバーが利用できる機能を指定する(権限管理)」をご覧ください。)
目次
グループを追加する
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[設定]メニュー →「グループ管理」を開きます。
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[グループを追加する]ボタンをクリックします。
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そのグループに利用を許可する口座を指定するには、[利用可能な口座を追加する]ボタンをクリックして、口座を選択します。
※ ここでの「利用」とは、取引や振替を登録する際の口座選択や、ホーム画面や口座メニューでの残高閲覧・同期を指します。指定された際の制限内容の詳細は、「グループ管理の影響範囲」をご覧ください。
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そのグループに利用を許可する部門を指定するには、[利用可能な部門を追加する]ボタンをクリックして、部門を選択します。
※ ここでの「利用」とは、取引などを登録する際の部門選択などを指します。指定された際の制限内容の詳細は、「グループ管理の影響範囲」をご覧ください。
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グループの設定内容に問題がなければ[保存]ボタンをクリックします。
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追加したグループが一覧に追加されていることを確認します。
グループにメンバーを所属させる
作成したグループは、メンバーを招待・編集する際に「グループ」欄から選択できます。
グループを編集・削除する
グループを編集・削除するには、[メンバー招待・権限管理]の「グループ管理」タブを選択します。
グループを編集する場合
編集したいグループ名をクリックし、任意の変更を加えたのち[更新]ボタンをクリックします。
グループを削除する場合
削除したいグループの右端にある[×]ボタンをクリックします。
グループ削除時の注意事項
すでにメンバーが所属しているグループを削除する場合は、当該メンバーを別のグループに所属させてからグループを削除する必要があります。
グループ管理の影響範囲
グループ管理機能で利用できる口座・部門を指定する場合は、下表の制限がかかります。
権限管理の機能と組み合わせることで、従業員の操作・閲覧の権限を柔軟にカスタマイズすることができます。
※ 法人プランのスタンダードプラン(旧ベーシックプラン)は、「口座」のみ設定することができます。
機能 | 口座の制限 | 部門の制限 |
---|---|---|
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権限のある口座のみ閲覧、同期可能 | - |
各種仕訳登録機能
など |
権限のある口座のみ選択可能 |
作成画面の部門選択時に権限のある部門のみ選択可能(※1)
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取引の一覧 |
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仕訳帳 |
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振替伝票の一覧 |
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口座振替の一覧 |
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請求書の一覧 | - |
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貸借対照表 ※ 内訳表示は総勘定元帳の権限 |
すべての残高が表示される ※ 貸借対照表の借方と貸方が一致しなくなるため、グループ管理の制限は反映されません。 |
権限のある部門のみ閲覧、選択可能 |
損益計算書 ※ 内訳表示は総勘定元帳の権限 |
権限のある口座のみ閲覧、選択可能 | 権限のある部門のみ閲覧、選択可能 |
総勘定元帳 | 口座の制限を行うと、権限のある口座以外のすべての勘定科目は表示されなくなります。 | 部門の制限を行うと、口座以外のすべての勘定科目は表示されなくなります。権限の無い部門について、絞り込みや明細の詳細を閲覧することはできません。 |
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すべての残高が表示される |
すべての残高が表示される |
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すべての残高が表示される |
すべての残高が表示される |
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権限のある口座のみ選択可能 |
権限のある部門口座のみ閲覧、選択可能 |
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権限のある口座のみ選択可能 |
すべての金額が表示される |
カスタムレポート | 権限のある口座のみ閲覧、選択可能 |
権限のある部門のみ閲覧、選択可能 |
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作成画面の部門選択時に権限のある部門のみ選択可能(※1) |
※1:編集時に部門の選択が行えます。一覧画面で部門を絞った表示機能はありません。
※2:口座に紐付いていないデータ(未決済取引など)や、部門に紐付いていないデータ(部門未選択の取引など)は、すべてのメンバーに表示されます。
参考:総勘定元帳の制限について
「口座」、「部門」の制限を行なった場合において、総勘定元帳で表示される勘定科目を整理すると、下表のとおりとなります。
口座の制限 | 部門の制限 | 口座勘定科目の見え方 | 口座以外の勘定科目 (例:売掛金や仕入高など)の見え方 |
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すべて | すべて | すべて閲覧可 | すべて閲覧可 |
現金 | すべて | 現金のみ閲覧可 | すべて閲覧不可 |
すべて | A部門 | すべての口座勘定科目が閲覧可 | すべて閲覧不可 |
現金 | A部門 | 現金のみ閲覧可 | すべて閲覧不可 |
口座・部門どちらかの制限がある場合、総勘定元帳は権限のある口座以外の勘定科目が表示されません。
そのため、総勘定元帳を閲覧するユーザーについては、グループ管理にてすべての口座・部門権限を付与するか、もしくはすべての権限があるユーザーからエクスポートした総勘定元帳データを共有することを推奨します。
参考:他メンバーが出力した取引・口座振替データについて
取引・口座振替データのエクスポートをする権限がある場合、同じ事業所内の他のメンバーが出力した履歴を閲覧・再ダウンロードすることが可能です。
このとき、グループ管理上 権限のない口座・部門が含まれたデータをダウンロードできてしまうと問題があるため、次のような仕様となっております。
- グループ管理で口座・部門どちらかに制限があるユーザーは、他ユーザーがエクスポートした履歴を閲覧できず、ファイルのダウンロードもできません。
- グループ管理で口座・部門ともに制限がないユーザーは、他ユーザーがエクスポートした履歴の閲覧・ファイルのダウンロードが可能です。