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対象プラン
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スタンダード | アドバンス |
freee請求書では電子帳簿保存法の要件を満たした状態で、各受発注書類を作成・保存することができます。
受発注書類は種別ごとに一覧表示した画面で、取引先、取引日、取引金額などで検索することができます。
また、各受発注書類は作成した段階から操作履歴が自動的に保存されていきます。削除された書類を確認することもできます。
このページでは、書類の検索方法、操作履歴の記録方法や確認方法や削除された書類の確認方法などについて説明します。
※ 本ページは電子帳簿保存法の全体像を説明した「 電子帳簿保存法の概要・手続について 」ページの「電子帳簿保存法の概要・手続について - 自社発行取引書類（控え）」および「電子帳簿保存法の概要・手続について - D. 取引先と授受した電子取引データを保存する」に該当します。
目次
freee請求書で作成できる書類の電子帳簿保存法対応
freee請求書では、次の書類を作成することができます。
- 見積書
- 納品書
- 請求書
- 領収書
- 発注書
これらの書類をまとめて「受発注書類」と呼びます。
受発注書類を紙に出力し取引先に送付する場合、freee請求書で保存するデータは電子帳簿保存法の「電子書類_自社発行取引書類（控え）」に該当します。
一方、受発注書類をWeb共有やPDFで添付してメール送信する場合、freee請求書で保存するデータは電子帳簿保存法の「電子取引データ」に該当します。
freee請求書では電子帳簿保存法の「電子取引」の要件を満たすために、受発注書類の一覧表示画面で取引先、取引日、取引金額などの項目で検索することができます。また、これら受発注書類を作成した時点からの操作履歴を自動的に記録することができます。
これらの機能により「電子書類_自社発行取引書類（控え）」としても「電子取引データ」としても電子帳簿保存法の要件を満たして作成、保存することができます。
受発注書類の表示・出力
書類種別ごとの一覧表示
作成した受発注書類は見積書・納品書・請求書などの書類種別ごとに一覧表示できます。
初期設定で検索要件で必須となる取引先、取引日（書類種別により見積日・納品日・請求日などの項目名になります）、取引金額などの項目が表示されます。表示項目設定で一覧表示で確認したい項目（例えば作成者など）を追加することができます。
この一覧表示画面はブラウザの印刷機能を使って印刷することができます。
受発注書類の詳細確認
一覧表示から任意の書類を指定して個別表示することができます。入力した情報だけでなくプレビュー表示で書類の内容を確認できます。また、印刷することでプレビューで確認した内容を書面でも確認できます。
※受発注書類の作成方法については「請求書・納品書・見積書・領収書を作成する」をご覧ください。
受発注書類の検索
作成した受発注書類は一覧表示画面で項目の値を指定して検索することができます。
一覧表示画面は書類種別ごとに表示できますので、書類種別で検索したのと同様の一覧表示になります。
さらに、書類種別ごとの一覧表示画面でフィルタ機能を活用して検索したい項目を選択し、検索対象の値を設定して検索します。
このフィルタ機能では、取引先、取引日、金額などの項目で検索することができます。取引先、取引日は入力必須項目なので、正しく検索したい内容を設定すれば検索で絞り込みできます。金額は「0円」でも検索できるので、明細などを未入力のまま保存された受発注書類を検索することもできます。
これらの項目は二つ以上の項目を組み合わせて検索することができます。また、取引日や金額などの項目では範囲を指定して検索することができます。
例えば、請求書の一覧表示画面で、取引先に「◯◯◯◯株式会社」、取引日に「2024年2月1日～2024年3月31日」、金額に「500,000円～1,000,000円」と指定すれば、該当の請求書の情報が絞り込まれて一覧で表示されます。
検索結果の一覧はブラウザの印刷機能を使って印刷することができます。
また、検索された請求書等の書類を確認したい場合は、個別表示に切り替えてプレビュー表示や印刷した書面で内容を確認できます。
受発注書類の操作履歴の記録方法と記録タイミング
操作履歴の記録方法
freee請求書では作成・編集・送付などの履歴を操作履歴から確認できます。
操作履歴の記録に際して、特別な操作や設定は必要ありません。
freee請求書で書類を作成・編集・送付するだけで、それらの履歴（操作日時・実行者・操作内容）が自動的に記録されます。
新規作成から送付やダウンロードするまでの編集は操作の履歴のみを記録します。送付やダウンロードした時点で「受発注書類の内容が確定」したことになりますので、その時点の受発注書類のPDFも操作履歴とともに記録し、それ以降の編集や送付・ダウンロードなどの操作が行われるとその時点の受発注書類のPDFも併せて履歴に記録します。
※ 受発注書類の送付方法については「作成した請求書類を送付・ダウンロードする」をご覧ください。
操作履歴の記録タイミング
操作履歴の記録開始タイミング
各受発注書類を作成した時点から、操作履歴の記録を開始します。書類の作成・保存以外の特別な操作は不要です。
受発注書類の内容が確定」したタイミング
freee請求書では以下の操作を行ったタイミングで「受発注書類の内容が確定」したとみなします。その時点の受発注書類のPDFを操作履歴とともに記録します。
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メール送付を行ったとき
- 受発注書類をwebで共有するリンクをメール送付する
- 受発注書類のPDFファイルを添付してメール送付する
- 郵送代行依頼を行ったとき
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一括操作で送付したとき
- 取引先ごとに登録された送付方法（メール送付または郵送代行）
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ダウンロードまたは印刷を行ったとき
- 自社のメールアドレスからPDF添付でメール送信する場合
- 自社で紙に出力し郵送する場合
メール送付やダウンロードして自社でメール添付する場合、その受発注書類データは「電子取引データ」に該当します。操作履歴は「電子取引データ」保存で求められる訂正削除履歴の要件を満たすように記録されます。
郵送代行の依頼や自社で紙に出力して郵送する場合、その受発注書類データは「電子書類_自社発行取引書類（控え）」に該当します。本来「電子取引データ」保存で求められる訂正削除履歴は必要ありませんが、「電子取引データ」と同様に操作履歴を記録します。
送付ステータス（送付待ち・送付済み）について
送付ステータスは作成段階では「送付待ち」になります。メール送付や郵送代行で投函済みになると送付ステータスは自動的に「送付済み」になります。このように自動的にステータスが「送付済み」に変更になる場合は、ステータス変更は操作履歴に残りません。
ダウンロードや印刷を行い自社のメールアドレスからPDF添付でメール送信する場合や自社で紙に出力し郵送する場合は、送付ステータスを手動で「送付済み」にします。この場合は操作履歴に「送付済み」にした履歴を記録します。
また、一度送付した書類の内容を訂正して再送付するような場合は、「送付済み」を「送付待ち」に戻して編集作業を行います。「送付待ち」に戻す操作も操作履歴に記録されます。
内容が確定した以降の記録タイミング
内容が確定した以降は受発注書類を編集したタイミングでも、編集、保存された時点のPDFとともに操作履歴が記録されます。また、その後再度送付する操作をしたときも、その時点のPDFとともに操作履歴が記録されます。
受発注書類の内容が確定した以降は、その内容を変更するような操作はすべてその時点のPDFとともに操作履歴が記録されますので、どのように内容が変更されたのか確認することができます。
印刷した受発注書類に手書きで情報を付け加えた場合の取り扱いについて
印刷した受発注書類を郵送する場合、「電子書類_自社発行取引書類（控え）」に該当し、発行控えとなる受発注データは郵送したものと同じものを保存しなければなりません。
印刷した受発注書類に手書きで情報を付け加えて郵送した場合は、手書き付きの書類（紙）が原本となります。その場合、freee請求書の元データは自社発行取引書類（控え）とはなりません。このようなケースで電子帳簿保存法に対応するためには、その手書き付きの書類（紙）をスキャンまたは撮影しファイルボックスに保存する必要があります。
なお、郵送する受発注書類の電子保存を行わない場合は、紙の原本を保存する必要があります。
受発注書類の操作履歴の確認
受発注書類の操作履歴は書類の個別表示の画面で確認することができます。
受発注書類を個別表示した画面で、［•••］ボタンから「操作履歴」をクリックすると表示している書類のすべての操作履歴が表示されます。
「受発注書類の内容が確定」するタイミングまでの作成・編集は操作履歴のみですが、メール送付などで取引先に送付した際には、その時点の書類内容のPDFも操作履歴と一緒に保存しますので、ダウンロードして書類内容を確認することができます。「受発注書類の内容が確定」した以降は、編集した際もその時点のPDFを保存しますので、このPDFをダウンロードし表示または出力して編集内容を確認することができます。
操作履歴の内容と突き合わせてダウンロードしたPDFを確認することで、編集履歴と編集内容を確認することができます。
受発注書類の削除と削除履歴の確認
作成した受発注書類を削除することができます。
この削除機能は受発注書類データを物理的に完全削除するのではなく、論理的に削除する機能です。「論理的に削除する」とは、物理的には受発注書類データは残っていますが、受発注書類の一覧に表示されない状態にする機能です。
受発注書類を削除する
受発注書類の一覧画面で削除したい書類を指定して個別表示し、［•••］ボタンから「取り消し」をクリックします。取り消し確認のメッセージが表示されますので、確認して［取り消す］ボタンをクリックすると、指定した書類が「取消済み」の状態となり、一覧表示には表示されなくなります。
操作履歴には「取り消し」た旨の内容と、操作日時・実行者が記録されます。
削除した受発注書類を確認する
受発注書類の一覧画面で［•••］ボタンから「取消済み請求書（請求書の一覧画面の場合）」をクリックすると、取消済み請求書の一覧が表示されます。
確認したい書類の［↗️］ボタンをクリックすると、指定した書類が「取消済み」の状態で個別表示されますので、削除した時点の書類の内容が確認できます。また、書類が「取消済み」の状態で表示された画面で［•••］ボタンから操作履歴をクリックすると、削除に至るまでの操作履歴を確認することができます。
よくある質問
受発注書類を電子データで保存する場合の保存期間は？
受発注書類のデータを「電子書類_自社発行取引書類（控え）」または「電子取引データ」として保存する場合は、書面で保存する場合と同様の法定期間（原則７年間または最長10年間）保存する必要があります。freee請求書を利用し続ければ法定期間保存することができます。
freee請求書の利用をやめた場合でも、freee請求書のアカウントと事業所を削除しない限りは作成・保存された受発注書類データは削除されることはありません。
freee請求書の利用をやめる際に、受発注書類データをPDFでダウンロードすることは可能ですが、「電子取引データ」の場合はダウンロードしたPDFデータだけでは訂正削除履歴や検索機能の要件を満たすことはできませんので、法定期間保存するためにfreee請求書のアカウントと事業所を削除しないようにしてください。
関連するヘルプページ
2024年1月改正の電子帳簿保存法については次のヘルプページもご参考ください。