勤怠管理や給与計算に不可欠な「働き方」に関する設定を進めていきましょう。
このページでは、勤務・賃金の基本情報と休日、休暇を設定します。
※役員の場合の勤務・賃金設定は、下記のガイドで確認できます。
※すでに勤務・賃金の設定を済ませた場合は、初期設定チェックリストで間違いやすい設定を確認できます。
目次
設定の目的
出退勤時刻や労働時間、休日、割増賃金などの従業員の「働き方」に関して登録します。
事前準備1:設定に必要な書類を用意する
下記のような働き方に関する書類を準備しておくと設定がスムーズです。
用意するもの |
必要度 |
---|---|
就業規則(それに準ずるもの) |
任意 勤務・賃金の設定全般で使用します。 |
(※労使協定・労使委員会がある場合)
|
任意 勤務・賃金の設定全般で使用します。 |
(※上記の書類がない場合) 労働条件通知書 |
任意 勤務・賃金の設定全般で使用します。 |
事前準備2:勤務・賃金設定に必要な対応を行う
ここでは、①設定前に行う設定 と ②働き方バリエーションの整理 の対応を行います。
①勤務・賃金を設定する前に行う設定
事前に以下の設定を済ませておきます。
②事業所内の働き方のバリエーションの整理
勤務・賃金では、事業所内の働き方に合わせて作成していきます。
そのため、あらかじめ働き方のバリエーションを整理しておきます。
働き方のバリエーションの例
- 雇用形態で働き方が異なる場合
- 正社員
- 定時固定で9時〜18時
- アルバイト
- シフト(朝番、昼番、夜番) など
- 正社員
- 同じ雇用形態でも働き方が異なる場合
- 同じ正社員でも次のように働き方が異なる場合など
- 営業部はフレックスタイムで10時〜19時
- 総務部は定時固定で9時〜18時
- 開発部は裁量労働で11時〜20時 など
※フレックスタイム・裁量労働などの用語がよくわからない場合は、
後述のStep1.基本情報を設定する で詳細を確認いただけます。
- 同じ正社員でも次のように働き方が異なる場合など
事前準備3:設定の流れやポイントを知る
勤務・賃金の設定は【作成 → 紐づけ】の2段階
勤務・賃金は大きく
【勤務・賃金の作成】→【勤務・賃金の従業員への紐づけ】
の2段階で設定します。
本ページから始まる「[Part1] 2-B. 勤務・賃金を設定する」では、1段階目の【勤務・賃金を設定する】に対応します。
後の「[Part1] 3. 従業員を登録する」では、2段階目の【勤務・賃金を従業員に紐づける】に対応します。
勤務・賃金は働き方のバリエーションに合わせて作成
事前準備2:勤務・賃金設定に必要な対応を行う - ② で整理した内容を踏まえて、
事業所内に異なる働き方があれば、働き方に合わせて複数の勤務・賃金を作成していきます。
- 労働時間制度(固定時間/シフト制など)や雇用形態(正社員/アルバイトなど)などをかけ合わせ、勤怠管理や給与計算に必要なパターンを登録します。
- よくある作成例
- 役員
- 正社員(固定時間制:定時通りに働く)
- アルバイト(シフト制:シフトにもとづいて働く)
- よくある作成例
- 同じ労働時間制度・同じ雇用形態でも、所定の労働時間や出退勤時刻が異なる場合は、勤務・賃金をわけて作成します。
- 例:同じ固定時間制の正社員でも、部署によって所定の出退勤時刻や所定労働時間が異なる場合
- 営業部は10時〜19時(8時間労働)
- 総務部は9時〜17時(7時間労働)
- 開発部は11時〜20時(8時間労働)
- →上記のような場合は、それぞれ勤務・賃金を作成します。
- 例:同じ固定時間制の正社員でも、部署によって所定の出退勤時刻や所定労働時間が異なる場合
- 同じ勤務・賃金を適用した従業員毎に個別で設定変更が可能な場合もありますが、
法定内残業・時間外労働といった労働時間の正しい記録や効率的な管理の観点から、
勤務・賃金は働き方毎にわけて作成することをおすすめしています。
勤務・賃金の設定ステップ
この「2-B. 勤務・賃金を設定する」では、以下のステップにわけて勤務・賃金の作成を進めます。
1つの勤務・賃金作成の所要時間(目安)は20〜30分程度です。
※「freeeで勤怠管理する」は、freee人事労務での勤怠管理を指します。
freee勤怠管理Plusでの勤怠管理は含まれません。
ページ |
ステップ | 設定対象 (◎:必須、◯:該当する場合に必須) |
---|---|---|
2-B-1 |
◎ | |
Step1. 基本情報を設定する | ◎ | |
Step2. 休日・休暇を設定する |
◯ |
|
2-B-2 |
Step3. 出退勤時刻と労働時間を設定する |
◎ |
Step4. 記録と計算方法を設定する |
◎ | |
2-B-3 | ◎ | |
◎ | ||
Step7. 総労働時間を設定する | ◯ 該当する場合のみ |
|
Step8.従業員の働き方が複数ある場合(複数の勤務・賃金設定が必要な場合) | ◯ 該当する場合のみ |
|
Step9. 打刻関連(打刻設定・打刻まるめ設定)を設定する | ◯ 「freeeで勤怠管理する」場合かつ freeeで打刻する場合 |
さっそく Step0. 勤務・賃金画面を開く へ進みましょう。
Step0. 勤務・賃金画面を開く
勤務・賃金の新規作成、または一度作成した勤務・賃金の更新か等で操作が異なります。
初めて作成する際は、下記の方法で画面を開きます。
一度保存した勤務・賃金に関しては、下記の方法で画面を開きます。
勤務・賃金の新規作成時
- 「freee人事労務へようこそ!まずは3つの設定をしましょう」の「2. 働き方設定」画面で、
[働き方の設定]ボタンをクリックします。
※新規作成時で画面が表示されない場合はこちら
- 「勤務・賃金設定の作成」画面を開けました。
- 次は、セクション別の設定に移ります。
次のステップ
-
Step1. 基本情報を設定する
- すべての勤務・賃金
-
Step2. 休日・休暇を設定する
- 「勤怠管理の方法」が「freeeで勤怠管理する」場合のみ
-
Step1. 基本情報を設定する
新規作成時で該当の画面が表示されない時
- [設定]メニュー→「就業規則」内の[勤務・賃金]をクリックします。
- 「勤務・賃金設定」画面が表示されたら、[新規作成]をクリックします。
- 「勤務・賃金設定の作成」画面を開けました。
-
次は、セクション別の設定に移ります。
次のステップ
-
Step1. 基本情報を設定する
- すべての勤務・賃金
-
Step2. 休日・休暇を設定する
- 「勤怠管理の方法」が「freeeで勤怠管理する」場合のみ
-
Step1. 基本情報を設定する
一度保存した勤務・賃金の更新時
勤務・賃金は、項目によって
①勤務・賃金を一度保存すると変更できないもの
②勤務・賃金を従業員に紐づけていると変更できないもの
などがあります。
下図のように項目に鍵マークの表示があり編集できない場合、既存の勤務・賃金の複製時の手順を参照してください。
- [設定]メニュー→「就業規則」内の[勤務・賃金]をクリックします。
- 「勤務・賃金設定」画面が表示されたら、編集したい勤務・賃金をクリックします。
- 「勤務・賃金設定詳細」画面が表示されたら、[編集する]をクリックします。
- 次は、セクション別の設定に移ります。
次のステップ
-
Step1. 基本情報を設定する
- すべての勤務・賃金
-
Step2. 休日・休暇を設定する
- 「勤怠管理の方法」が「freeeで勤怠管理する」場合のみ
-
Step1. 基本情報を設定する
既存の勤務・賃金の複製(コピーを作成)時
- [設定]メニュー→「就業規則」内の[勤務・賃金]をクリックします。
- 「勤務・賃金設定」画面が表示されたら、複製したい勤務・賃金をクリックします。
- 「勤務・賃金設定詳細」画面が表示されたら、[コピーを作成]をクリックします。
- 勤務・賃金の新規作成画面が表示されたら、セクション別の設定に移ります。
次のステップ
-
Step1. 基本情報を設定する
- すべての勤務・賃金
-
Step2. 休日・休暇を設定する
- 「勤怠管理の方法」が「freeeで勤怠管理する」場合のみ
-
Step1. 基本情報を設定する
Step1. 基本情報を設定する
設定対象
- すべての勤務・賃金。項目別の対象は下表をご参照ください。
「基本情報」セクションで設定する項目:計3〜5項目
項目名 |
設定対象 (◎:必須、◯:該当する場合に必要、-:不要) |
|
---|---|---|
freeeで勤怠管理する または 他サービスから勤怠を取り込む |
freeeで勤怠管理しない | |
勤務・賃金設定の名称 | ◎ | ◎ |
勤怠管理の方法 | ◎ | ◎ |
労働時間制度 | ◎ | - |
締め日支払い日 |
◯ フレックスタイム制または |
- |
起算日 | ◯ 1年単位の変形労働時間制のみ |
- |
-
「Step0. 勤務・賃金画面を開く」で画面が表示されたら「基本情報」セクションを入力していきます。
-
勤務・賃金設定の名称を入力します。
例:正社員 - 固定時間制
同じ名称を2つ以上の勤務・賃金につけられないため、雇用形態や働き方がパッとわかるような名称がオススメです。
-
勤怠管理の方法を選択します。
はじめて設定される方は「勤怠管理の方法」の診断を見て選択するのがオススメです。
選択肢
どんなときに選択するか freeeで勤怠管理する freee人事労務で勤怠入力や打刻を行う場合 他サービスから
勤怠を取り込む他サービスから1ヶ月分の勤怠データを入力・インポートする場合 freeeに勤怠を登録しない 役員や業務委託者、派遣など、自事業所で勤怠の登録が不要な場合
(役員の定義は[Part1] 2-A. 勤務・賃金を設定する - 役員の場合 を確認してください)※勤怠基本設定で「freee勤怠管理Plus」を設定済みの場合、本項目は表示されません。
以降の手順では「他サービスから勤怠を取り込む」を選択したと考えて設定を進めます。 -
労働時間制度を選択します([労働時間制度を選択]をクリック後に選択します)。
対象:勤怠管理の方法で「freeeに勤怠を登録しない」を選択した場合以外。
「freeeに勤怠を登録しない」の場合は、⑦へ進みます。労務やfreee人事労務に慣れていない場合は、「労働時間制度」の診断を見て選択するのがオススメです。
選択したら、フレックスタイム制または変形労働時間制の場合は⑤へ、
それ以外は⑦へ進みます。
- (④でフレックスタイム制 または 変形労働時間制を選択した場合のみ)
締め日支払い日を選択します。
清算期間と締め日支払い日の区切りが一致するよう選択します。
- (④で1年単位の変形労働時間制を選択した場合のみ)
起算日を選択します。
1年間の計算期間の初日を選択します。
-
備考は空欄のままで問題ありません。
(入力した場合、勤務・賃金設定画面の一覧にも表示されます。) -
入力した内容に間違いがないかを確認します。
勤怠管理の方法・労働時間制度・締め日支払い日は、一度保存すると変更できません。
(誤った状態で保存した場合は、勤務・賃金の再作成が必要になります。)
次の操作に移る前に、画面上の内容と実際の働き方が合っているか確認しましょう。 - 「基本情報」セクションの入力が終わりました!
- 次は「勤怠管理の方法」に応じたステップへ進みます。
次のステップ
- 勤怠管理の方法が「freeeで勤怠管理する」場合
-
Step2. 休日・休暇 を設定する へ進みます。
※「打刻設定(タイムレコーダー機能)」セクションは、このガイドでは後ほど設定するため一時的にスキップします。
-
Step2. 休日・休暇 を設定する へ進みます。
- 勤怠管理の方法が「他サービスから勤怠を取り込む」場合
- 勤怠管理の方法が「freeeで勤怠管理しない」場合
- [Part1] 3. 従業員を登録する へ進みます。
- 勤怠管理の方法が「freeeで勤怠管理する」場合
Step2. 休日・休暇を設定する: 「freeeで勤怠管理する」場合のみ
設定対象
- 勤怠管理の方法が「freeeで勤怠管理する」場合のみ
- 「freeeで勤怠管理する」は、freee人事労務での勤怠管理を指します。
- freee勤怠管理Plusでの勤怠管理は含まれません。
- 該当しない場合は、Step3-B. 出退勤時刻と労働時間 - 所定の出退勤時刻以外 へ進みます。
Step2. 休日・休暇 では、ステップをさらに2分割して設定を進めます。
Step2-1. 休日を設定する
設定対象
- 勤怠管理の方法が「freeeで勤怠管理する」である勤務・賃金すべて
- 「freeeで勤怠管理する」は、freee人事労務での勤怠管理を指します。
- freee勤怠管理Plusでの勤怠管理は含まれません。
「休日」セクションで設定する項目:計1〜3項目
- ※労働時間制度は、勤務・賃金の基本情報セクションで選択したものが基準です。
セクション |
項目名 | 設定対象:freeeで勤怠管理する場合のみ (◎:必須、-:不要) |
||
---|---|---|---|---|
固定時間制、管理監督者、 フレックスタイム制、 変形労働時間制 |
シフト制 | 裁量労働制 | ||
休日 |
法定休日 |
◎ | - | ◎ |
休日とする曜日 | ◎ | - | ◎ | |
祝日を休日にする | ◎ | ◎ | ◎ |
-
勤務・賃金の画面が表示されたら、少しスクロールして
「休日」セクションへ移動します。
シフト制以外の場合はそのまま②へ、
シフト制の場合は④へ進みます。 -
法定休日を選択します。(対象:シフト制以外)
法定休日とは?
「週1日」または「4週に4日」付与する必要のある休日です(労働基準法)。
法定休日の労働には、労使協定の締結と労働基準監督署への届け出が必要です。入力例
土日休みの場合、一般的には「日曜日」を指定します。
サービス業で年中無休の場合、「指定なし」を指定します。✔を入れるとfreee上でどうなる?
設定した曜日は、勤怠カレンダー上で「法定休日」と表示されます。
法定休日に勤務した場合、「休日労働」の割増賃金が発生します。 -
休日とする曜日を選択します。(対象:シフト制以外)
休日とする曜日(所定休日)とは?
法定休日以外に、会社で任意で定める休日を「所定休日」といいます。
所定休日のうち、毎週一定で付与する休日を設定します。入力例
土日休みで法定休日が日曜日の場合、「土曜日」に✔を入れます。
サービス業で年中無休の場合、すべての✔を外します。✔を入れるとfreee上でどうなる?
設定した曜日は、勤怠カレンダー上で「所定休日」と表示されます。
所定休日に勤務した場合、その週の勤務時間に応じて「時間外労働」の割増賃金が発生します。 -
祝日を休日にする を選択します。
入力例
祝日休みの場合、「休日にする」に✔を入れたままにします。
祝日休みでない場合、「休日にする」の✔を外します。 -
入力した内容が間違っていないかを確認します。
法定休日・休日とする曜日・祝日を休日にする、は勤務・賃金を一度保存しても変更できますが、その後勤務・賃金を従業員へ紐づけると変更できません。
(誤った状態で紐づけた場合は、勤務・賃金の再作成が必要になります。)
次の操作に移る前に、画面上の内容と実際の働き方が合っているか確認しましょう。 - 「休日」セクションの入力が終わりました!
次は、Step2-2. 休暇を設定する へ進みます。
Step2-2. 休暇を設定する
設定対象
- 勤怠管理の方法が「freeeで勤怠管理する」場合のみ
- 「freeeで勤怠管理する」は、freee人事労務での勤怠管理を指します。
- freee勤怠管理Plusでの勤怠管理は含まれません。
- 該当しない場合は、Step3-B. 出退勤時刻と労働時間 - 所定の出退勤時刻以外 へ進みます。
「休暇」セクションで設定する項目:計1〜6項目
- ※労働時間制度は、勤務・賃金の基本情報セクションで選択したものが基準です。
セクション |
項目名 | 設定対象:freeeで勤怠管理する場合のみ (◎:必須、-:不要) |
||
---|---|---|---|---|
固定時間制、管理監督者、 フレックスタイム制、 変形労働時間制 |
シフト制 | 裁量労働制 | ||
休暇 |
代休 |
◯ | ◯ | ◯ |
時間休 | ◯ | ◯ | - | |
振替休日の期間 | ◯ | ◯ | ◯ | |
半休 > 半休の利用 | ◎ | ◎ | - | |
半休 > 勤怠入力方法 | ◯ | - | - | |
半休 > 代休の半休 | ◯ | - | - |
-
画面を少しスクロールして「休暇」セクションへ移動します。
-
代休を設定します。
代休を付与することがある場合、✔を入れて代休の期限を設定します。
付与しない場合は、✔を外した状態のままにします。振替休日と代休の違い
- 端的にいうと、
- 振替休日:休日と勤務日を入れ替える
- 代休:休日勤務した代わりに休みを取る
-
振替休日では、
- あらかじめ休日(法定休日か所定休日)を労働日、労働日を休日に振り替えます。
- もともとの休日が労働日扱いとなる(休日労働や時間外労働とみなされない)ため、割増賃金は発生しません。
-
代休では、
- 振り替えなしで休日(法定休日か所定休日)に労働があった場合に、それ以降の労働日を代わりに休みにします。
- 休日に働いている(休日労働や時間外労働になる)ため、割増賃金が発生します。
- 端的にいうと、
-
時間休を選択します。(対象:裁量労働制以外)
1時間単位の有給を付与することがある場合、✔を入れます。
付与しない場合は、✔を外した状態のままにします。
-
振替休日の期間を選択します。
振替出勤した分の休日を振り替えられる期間を指定します。
- 期間を指定:振替休日の出勤前後、最大2ヶ月前〜2ヶ月後までに休日を振り替え
- 締め日を指定:振替休日の出勤前後、最大2ヶ月前〜2ヶ月経過した次の締め日までに休日を振り替え
振替休日と代休の違い
- 端的に言うと
- 振替休日:休日と勤務日を入れ替える
- 代休:休日勤務した代わりに休みを取る
-
振替休日では、
- あらかじめ休日(法定休日か所定休日)を労働日、労働日を休日に振り替えます。
- もともとの休日が労働日扱いとなる(休日労働や時間外労働とみなされない)ため、割増賃金は発生しません。
-
代休では、
- 振り替えなしで休日(法定休日か所定休日)に労働があった場合に、それ以降の労働日を代わりに休みにします。
- 休日に働いている(休日労働や時間外労働になる)ため、割増賃金が発生します。
-
半休の利用 を選択します。(対象:裁量労働制以外)
半休を取得することがない場合、✔を外して⑧へ進みます。ある場合、有給休暇・特別休暇/代休の該当するものに✔を入れた状態にします。
その上でシフト制以外の場合、下2項目(勤怠入力方法や代休の半休)も設定します。
勤怠入力方法
勤怠の登録時に、どのように半休を登録できるかを設定します。- 半休:勤怠登録時、所定労働時間の半分(8時間であれば4時間)を半休として登録できます。
- 午前休・午後休:勤務・賃金で設定した各「休暇時間・出退勤時間・休憩」に沿った午前休・午後休を勤怠登録時に登録できます。
代休の半休
休日労働◯時間以上で半休分の代休、☓時間以上で全休分の代休を付与するかを設定します。 - 「休暇」セクションの入力が終わりました!
- 次は「勤怠管理の方法」に応じたステップへ進みましょう。
次のステップ
- 「勤怠管理の方法」が「freeeで勤怠管理する」の場合
- 「勤怠管理の方法」が「他サービスから勤怠を取り込む」場合