[Part2] 2. 休暇を設定する

事前準備1：休日と休暇・休業の違いを知る

「休」とつく勤怠項目はいくつかありますが、大まかに「休日」と「休暇・休業」に分けられます。
それぞれの違いを把握しておきましょう。

事前準備2：設定に必要な情報を用意する

就業規則や過去の勤怠を確認し、休暇のルールを確認しておきます。

確認するポイント

• 年次有給休暇
  
  • 初回付与日、2回目以降の付与日
  • 付与日数
  • 現時点での従業員ごとの残数、有効期限
  • 半休・時間休の取得が可能か
• 年次有給休暇以外の休業・休暇（産前産後休業など）・会社独自の休暇
  
  • 取得した場合の給与支給や控除の有無
    
    • 月給者が取得した場合の給与控除の有無
      → 控除有は無給の休暇、控除なしは有給の休暇、と判断できます
    • 時給者が取得した場合の給与支給の有無
      → 支給有は有給の休暇、支給なしは無給の休暇、と判断できます
  • 付与日数
  • 有給休暇の出勤率の計算に含めるか
  • 半休・時間休の取得が可能か
• 創立記念日や年末年始の休日など、会社全体で日付が決まっている独自の休日
  
  • 日付・対象者

事前準備3：設定の流れを知る

この「2. 休暇を設定する」では、以下のステップにわけて年次有給休暇と特別休暇、所定休日を設定します。

• Step1. 年次有給休暇の付与ルールを設定する
• Step2. 年次有給休暇の現時点の残日数を付与する
• Step3. 特別休暇を設定する
• Step4. 所定休日を一斉付与する

※本ページで扱わない休暇や休日の設定に関しては、上述の本ページで対応しない設定 をご参照ください。

Step1. 年次有給休暇の付与ルールを設定する

ここで設定した内容は全従業員に適用されますが、後から対象外に変更することも可能です。

1. メニュー［設定］を開きます。
2. 「就業規則」内の［休暇］を選択します。
   
3. 「休暇」画面が開いたら、設定を進めていきます。
   
4. 有給日数の自動計算で「有効にする」を選択します。
   「有効にする」を選択すると、設定項目が追加で表示されるので設定を進めます。
   
5. 有効期限を設定します。
   
   

   とくに事業所内で規則がない場合
   24ヶ月のままにします。
   労働基準法において、年次有給休暇の有効期間は「2年間」とされています。

   2年以上にする場合
   任意の月数を入力します。
   （有効期限を2年以上にすることは、従業員に有利な変更であり認められています。）

6. 付与方法を設定します。
   
   下記の入力例を参考に、初回・2回目以降の付与日を設定していきます。
   
   

   例1.
   入社半年後に1回目を付与して、2回目以降も1年ごとに付与する場合
   （入社日：2024/7/1、1回目付与：2025/1/1、2回目付与：2026/1/1）

   
   項目の設定内容
   ①初回付与：入社半年後　②付与パターン：初回付与から一年ごと
   

   例2.
   入社当日に1回目を付与するが付与日数は月に応じて異なり、2回目以降は従業員全員同じ日に付与する場合
   （入社日：2024/7/1、1回目付与：2024/7/1、2回目付与：2025/4/1）

   
   項目の設定内容
   ①初回付与：入社時　②付与パターン：一斉付与　毎年4月1日
   

7. 付与方法・自動計算日・通知対象者を設定します。
   
   

   ③付与方法
   「手動」にして「出勤率の計算を有効にする」に✔を入れるのがおすすめです。

   「手動」の場合は、システム上で計算された日数が正しいか管理者で確認してから付与できます。
   また「出勤率の計算を有効にする」を選択すると、有給休暇付与条件である「出勤率が8割以上か」の計算が自動で行われます。

   「自動」の場合は、システム上で計算された日数が自動的に従業員に付与されます。

   ④有給の自動計算日
   「付与日の前に計算」がおすすめです。

   「付与日の前に計算」の場合、付与日よりも前に日数計算が行われます。
   付与日当日までに、計算された日数が正しいかを管理者側で確認する時間を取れます。

   「付与日当日に計算」かつ ③付与方法を「手動」にした場合は、付与日当日に計算され、
   当日に付与が必要となります。

   ⑤通知対象者
   チェックを入れた対象者に、④有給の自動計算日 時点で算出された日数がメールで通知されます。

   ＜メール通知のイメージ＞
   

8. 入社時の入社月別の有給付与数を設定します。
   （設定対象：初回付与が「入社時」場合のみ。
   初回付与が「入社半年後」の場合、非表示となり設定不要です。）
   
   設定例
   2回目は一斉に4月1日に付与している場合などで、入社月によって日数を変えている場合は、
   異なる日数を入力します。
9. 勤続年数ごとの有給付与数を設定します。
   初期値は法定の付与日数が入っているので、事業所の日数と異なる場合は変更します。
   

10. 最後に［保存］をクリックします。

    画面上部に「休暇設定情報を更新しました。」とメッセージが表示されたら、
    Step1. 年次有給休暇の付与ルールの設定は完了です！

11. 次は、Step2. 年次有給休暇の現時点の残日数を付与するへ進みます。

Step2. 年次有給休暇の現時点の残日数を付与する

現時点の残日数の付与は、状況に合ったステップへ進んで設定します。

設定ステップ

• A. 従業員ごとの画面から付与する場合
  
  • 付与する従業員数が少ない（〜15人程度）場合や、CSVファイルの作成に慣れていない
    場合は、このAの方法がおすすめです。
• B. CSVで複数人にまとめて付与する場合

Step2-A. 従業員ごとの画面から付与する場合

1. メニュー［休暇］を開きます。
2. 対象の従業員の画面右の［有給を付与］をクリックします。
   
3. 年次有給休暇の新規付与の3項目を設定します。
   
   設定項目
   
   • 付与日
   • 失効日
   • 付与日数
     • 0.5日単位で付与できます。
     • 1時間単位で付与したい場合や、付与日・失効日が異なる休暇がある場合は、
       下記の説明もあわせてご参照ください。

   付与日数を1時間単位（時間休）で付与したい場合
   時間休は付与できないため、下記の方法で対応します。

   • まず、この年次有給休暇の新規付与では、切り上げた日数を付与します。
     その後、［勤怠］メニューから過去の年月に時間休を登録し、残数を調整します。
     • 例：17日と2時間を付与したい場合
       年次有給休暇の付与：18日を付与
       →勤怠の登録：過去の年月で6時間分の使用実績を登録する

   付与日・失効日が異なる休暇がある場合
   組み合わせごとに、それぞれ登録します。
   
   

   例：
   1回目　付与 2023年4月1日、失効 2025年3月31日、5.5日を入力し［保存］をクリック
   2回目　付与 2024年4月1日、失効 2026年3月31日、12日を入力し［保存］をクリック

4. 該当する従業員に対して②〜④を繰り返します。
5. すべての従業員に対し有給休暇を登録できたら、
   「Step2. 年次有給休暇の現時点の残日数を付与する」は完了です！
6. 次は、Step3. 特別休暇の設定に進みます。

Step2-B. CSVで複数人にまとめて付与する

1. 有休インポート用CSVを作成します。

   有休インポート用CSVの作り方

   • 最低限必要な項目は、システムID・付与日数・付与日・有効期限です。
     それ以外の項目は列ごと削除して問題ありません
   • 付与日や有効期限が2つに分かれる場合は、2行に分けて記載します。
     このとき、システムIDは同じ番号を使用します。
     
   • 付与日数を1時間単位（時間休）で付与したい場合、時間休は付与できないため、
     下記の方法で対応します。
     • まず、この年次有給休暇の新規付与では、切り上げた日数を付与します。
     • その後、［勤怠］メニューから過去の年月に時間休を登録し、残数を調整します。
     • 例：17日と2時間を付与したい場合
       　年次有給休暇の付与：18日を付与
       　→勤怠の登録：過去の年月で6時間分の使用実績を登録する
   • 作成したCSVは、PCに保存します。
2. 下記ヘルプページを参考にして、①で作成したCSVをfreee人事労務へインポートします。
   • ヘルプページ「有給休暇をCSVファイルから一括付与する(インポート)」
3. インポートが完了したら［休暇管理に戻る］をクリックします。
   該当の従業員に正しい日数が付与されたことを確認できたら完了です！
4. 次は、Step3. 特別休暇を設定する へ進みます。

Step3. 特別休暇を設定する

1. 会社独自の休暇は、「特別休暇」として設定します。
   手順はヘルプページ「特別休暇（会社独自の休暇）を管理する」をご参照ください。
2. 特別休暇の設定が完了したら、次は事業所の状況に合ったステップへ進みましょう。

   次のステップ

   • ミニマム・スタータープランの場合
     
     • [Part3] 0. 従業員情報を設定する（設定の流れを確認する） へ進みます。
   • スタンダード・アドバンスプランの場合
     → 創立記念日・年末年始の休日など、日付が決まっている会社独自の休日の設定を行うかどうかで異なります。
     • 日付の決まっている会社独自の休日の設定を行う場合
       　→Step4. 所定休日を一斉付与する へ進みます。
     • 日付の決まっている会社独自の休日の設定を行わない場合で、
       
       • freee人事労務で打刻を行う場合
         　→ [Part2] 3. 打刻方法に応じた打刻の設定を行う へ進みます。
       • freee人事労務で打刻を行わない場合
         　→ [Part3] 0. 従業員情報を設定する（設定の流れを確認する） へ進みます。

Step4. 所定休日を一斉付与する

1. 日付が決まっている会社独自の休日（毎年8月13日は創立記念日など）は、
   所定休日を一斉付与します。
   
   手順は、ヘルプページ「所定休日の一斉付与機能で会社の休日を設定する」をご参照ください。
2. 所定休日の一斉付与が完了したら、次は事業所の状況に合ったステップへ進みましょう。

   次のステップ

   • freee人事労務で打刻を行う場合
     
     • → [Part2] 3. 打刻方法に応じた打刻の設定を行う へ進みます。
   • freee人事労務で打刻を行わない場合
     
     • → [Part3] 0. 従業員情報を設定する（設定の流れを確認する） へ進みます。