[Part3] 2. 本人情報・所属を設定する（従業員情報）

設定の目的

従業員情報は、給与計算や各種手続き書類へ反映されます。
中でも本人情報は、その根幹となる情報ですので、1項目ずつ設定していきます。

また [Part2] 4. 勤怠ワークフロー（勤怠申請）を設定する で部門・役職を作成した場合、
従業員に部門・役職を所属として設定します。

事前準備1：設定の対象者を知る

設定対象（本人情報）

設定対象

• 下記のいずれかに該当する場合
  • freee人事労務で各種書類を作成する場合
    • 年末調整書類
    • 社会保険・雇用保険の資格取得届・喪失届
    • 賃金台帳・出勤簿・労働者名簿　など
  • 下記のいずれかに該当する場合
    （※該当するか不明な場合は、設定ステップ内の説明を見て判断します）
    
    • 寡婦/ひとり親
    • 障害
    • 配偶者
    • 勤労学生
    • 外国籍

→ 本ページで本人情報を設定します。

設定対象外

• 上記の設定対象に該当しない場合
  
  • → 設定不要です。次は [Part3] 3. 家族情報を設定する へ進みましょう。

設定対象（所属）

設定対象

• [Part2] 4. 勤怠ワークフロー（勤怠申請）を設定する で部門・役職を作成した場合
  
  • → 本ページで所属を設定します。

設定対象外

• 上記の設定対象に該当しない場合
  
  • → 設定不要です。次は [Part3] 3. 家族情報を設定する へ進みましょう。

設定項目別の対象と項目の反映先

• 設定項目別の対象は下表の通りです。
  • [Part1] 3. 従業員を登録する で設定した項目（下記表にない項目）は、
    この本人情報の更新では割愛します。
  • 項目の反映先は、「給与計算」「書類作成」「反映される主な書類」列で確認できます。
• 下表と同じ内容は設定ステップ内で確認できます。
  表の確認をスキップする場合は、事前準備2：設定に必要な書類を用意する へ進みます。

ステップ	設定項目	設定対象	給与 計算	書類 作成	反映される主な書類
1	締め日 支払い日	従業員の勤務・賃金が下記の場合に必須： 固定時間制、シフト制、 管理監督者、裁量労働制	◯	◯	賃金台帳 出勤簿
	性別	freeeで保険手続き書類を 作成する従業員は必須。 それ以外は任意。	-	◯	健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 雇用保険 被保険者資格取得届・喪失届
2	寡婦/ひとり親 障害 配偶者 勤労学生	該当する従業員は必須。 ※該当するか不明な場合は、ステップ内の説明を見て判断します。	◯	◯	年末調整書類 （寡婦/ひとり親・外国籍のみ） 雇用保険被保険者資格取得届・資格喪失届
	外国籍	該当する従業員で、 書類作成する場合に必須	-	◯
3	雇用形態	役員の場合のみ必須 （それ以外は不要）	◯	◯	（・freee会計に連携する際の給与取引で役員報酬として連携） 雇用保険被保険者資格取得届
	肩書	肩書を設定したい場合のみ ※空欄のままでも問題ありません。	-	-	-
4	住民票住所	各種書類を作成する場合に 必須	-	◯	年末調整書類 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届
	現住所	住民票住所と現住所が同じでない場合のみ	-	◯	健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
5	電話番号 メール アドレス	freee人事労務上で管理しておきたい場合のみ ※メールアドレスは、freee人事労務に従業員を招待するメールアドレスと異なります	-	-	-
	基礎年金番号	freee人事労務上で管理しておきたい場合 または マイナンバーをfreeeに登録しない場合	-	◯	（マイナンバーがない場合） 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 健康保険被扶養者（異動）届及び国民年金第3号被保険者関係届
6	部署 役職	[Part2] 4. 勤怠ワークフロー（勤怠申請）を設定する で部署・役職を作成した場合 人事マスタとして管理しておきたい場合 労働者名簿に反映させる場合	-	◯	労働者名簿

事前準備2：設定に必要な書類を用意する

下記を準備しておくと設定がスムーズです。

用意するもの	必要度
従業員情報を管理しているエクセル等の表計算シート （またはそれに相当するもの）	必須 …各種本人情報の入力に使用します

事前準備3：従業員情報更新に必要な設定を行う

本人情報などの従業員情報の設定の前に、事前に以下の設定を済ませておきます。

• [Part1] 1. 給与規定の設定
• [Part1] 2. 勤務・賃金の設定
  
  • 2-A. 役員の場合
  • 2-B. 役員以外の場合
    
    • 2-B-1. 役員以外の場合①
    • 2-B-2. 役員以外の場合②
• [Part1] 3. 従業員の追加

 

また、従業員情報の更新で必須かつ重要な操作を確認しておきます。

• [Part3] 1.年月ナビゲーション（年月ナビ）を理解する

事前準備4：設定の流れを知る

以下の5ステップにわけて本人情報の設定を進めます。
所要時間は5〜10分程度です。

ステップ一覧

• Step0. 従業員詳細画面を開く
• Step1. 本人情報を設定する（1）締め日支払い日〜性別
• Step2. 本人情報を設定する（2）寡婦/ひとり親〜外国籍
• Step3. 本人情報を設定する（3）雇用形態〜肩書
• Step4. 本人情報を設定する（4）住民票住所〜現住所
• Step5. 本人情報を設定する（5）電話番号〜基礎年金番号
• Step6. 所属を設定する

さっそく Step0. 従業員詳細画面（情報を更新する年月）を開く へ進みましょう。

Step0. 従業員詳細画面を開く

1. メニュー［従業員］を開きます。
2. 「従業員一覧」画面で、情報を更新したい従業員を選択します。
   
3. 「従業員詳細」画面上部の年月ナビゲーション（年月ナビ）で、
   情報を更新したい年月を選択します。
   
   
   • 例：2024/1/10支払い分から情報を更新 →「2024年1月」を選択

   年月ナビゲーションで選択している月は、給与の支払い月です。

   freee人事労務では月ごとに従業員データを持ち、給与計算します。データの参照・更新の際には、年月ナビで正しく年月を切り替えましょう。

   詳細は「[Part3] 1. 年月ナビゲーション（年月ナビ）を理解する」をご参照ください。

4. 年月が正しく切り替わったことを確認してから、
   画面を少し下にスクロールして「本人情報」のセクションに移動します。
   
5. 本人情報セクションが表示されたら、［編集］をクリックします。
   
6. 編集画面が表示されたら、次のステップへ進みます。
   → Step1. 本人情報を設定する（1）締め日支払い日〜性別

Step1. 本人情報を設定する（1）締め日支払い日〜性別

1. 「Step0. 従業員詳細画面を開く」で情報を更新したい年月の本人情報の編集画面を開きます。
2. 締め日支払い日を選択します。
   対象：従業員に適用した勤務・賃金が、次の労働時間制度の場合
   → 固定時間制、シフト制、管理監督者、裁量労働制
   （該当しないフレックスタイム制・変形労働時間制の場合は、③へ進みます）
   
   

   ポイント
   事業所内に複数の締め日支払い日がある場合、選択間違いのないようにします。

   また、該当する締め日支払い日をまだ作成していなかった場合は、
   ［設定］メニュー→［締め日支払い日］をクリックし、
   必要な締め日支払い日を作成後に選択します。

   参考：ヘルプページ「締め日支払い日を設定する」

   項目の反映先
   締め日は給与計算時の勤怠データの集計期間、支払い日は各種保険料額・税額に影響します。
   また賃金台帳・出勤簿に反映されます。

3. 性別を選択します。
   対象：freeeで保険手続き書類を作成する従業員 は必須。他は任意。
   
   項目の反映先
   性別は、健康保険や厚生年金保険の資格取得届・喪失届等に反映されます。

4. 状況に応じて、次のステップへ進みます。

   次のステップ

   • 下記に該当するかわからないか、該当することがわかっている場合

     該当条件

     • 寡婦/ひとり親
     • 障害
     • 配偶者
     • 勤労学生
     • 外国籍
     • → Step2. 本人情報を設定する（2）寡婦/ひとり親〜外国籍 へ進みます。
   • 上記に該当しないことがわかっている場合で、
     
     • 役員である or 肩書を設定する場合
       → Step3. 本人情報を設定する（3）雇用形態〜肩書 へ進みます。
     • それ以外の場合
       → Step4. 本人情報を設定する（4）住民票住所〜現住所 へ進みます。

Step2. 本人情報を設定する（2）寡婦/ひとり親〜外国籍

1. まだ該当年月の画面を開いていない場合は、
   「Step0. 従業員詳細画面を開く」で情報を更新したい年月の本人情報の編集画面を開きます。
2. 寡婦/ひとり親を選択します。
   該当する場合は、「対象外」から「寡婦」/「ひとり親」に変更します。
   
   

   寡婦/ひとり親とは？
   寡婦は夫と死別した後婚姻していない場合、ひとり親は婚姻をしていない親の場合で、所得や扶養親族等の条件を満たす方です。詳細な条件は下記ページをご確認ください。
   → ヘルプページ：寡婦・ひとり親に該当する条件は何ですか？

   項目の反映先
   寡婦/ひとり親は、給与や賞与の計算、年末調整における所得税の計算に反映されます。
   また年末調整書類等に反映されます。
3. 障害を入力します。
   該当する場合は、「対象外」から「障害者」/「特別障害者」に変更します。
   
   

   ​​障害とは？
   障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認定されていたりする場合に該当します。重度の障害者と認定されている場合は「特別障害者」を選択します。
   詳細は、国税庁「障害者控除 - 障害者控除の対象となる人の範囲」をご参照ください。

   項目の反映先
   障害は、給与や賞与の計算、年末調整における所得税の計算に反映されます。
4. 配偶者を入力します。
   対象：配偶者がいる方のみ。
   籍を入れた夫/妻のいる方を指します。内縁関係の方は該当しません。
   
   項目の反映先
   配偶者は、給与や賞与の計算、年末調整における所得税の計算に反映されます。
5. 勤労学生を入力します。
   該当する場合は、「該当する」に✔を入れます。
   
   

   勤労学生とは？
   その年の12月31日時点で、給与の額面の金額が年間130万円以下であり、給与以外の所得が10万円以下の学生が該当します。
   詳細は、国税庁「勤労学生控除 - 勤労学生控除の対象となる人の範囲」をご参照ください。

   項目の反映先
   勤労学生は、給与や賞与の計算、年末調整における所得税の計算に反映されます。

6. 外国籍を入力します。
   外国籍を持つ場合、「該当する」に✔を入れます。
   
   ※外国籍を持つ従業員の雇用時は、各種書類の提出が必要です。
   詳細はヘルプページ「従業員の情報を編集する - 本人情報 - 外国籍」をご参照ください。
   

   項目の反映先

   • 源泉徴収票の「外国人」欄に丸印が付きます。
   • 雇用保険の被保険者資格取得届や資格喪失届に反映します。
7. 状況に応じて、次のステップへ進みます。

   次のステップ

   • 役員である or 肩書を設定する場合
     
     • Step3. 本人情報を設定する（3）雇用形態〜肩書 へ進みます。
   • 上記以外の場合
     
     • Step4. 本人情報を設定する（4）住民票住所〜現住所 へ進みます。

Step3. 本人情報を設定する（3）雇用形態〜肩書

1. まだ該当年月の画面を開いていない場合は、
   「Step0. 従業員詳細画面を開く」で情報を更新したい年月の本人情報の編集画面を開きます。
2. 雇用形態へ移動して入力します。
   役員の場合、「役員」に変更します。
   従業員の場合、「正社員」「契約社員」「アルバイト・パート」「派遣社員」「その他」から選択して設定します。（「役員」以外は、手続き・書類などへの反映はありません）
   
   ポイント
   雇用形態の役員の場合、給与明細確定時にfreee会計に作成される取引の勘定科目が「役員報酬」になります。
3. 肩書を入力します。
   対象：肩書を設定したい場合のみ。
   手続き書類等には反映しないため、空欄のままでも問題ありません。
   
   

   ※部署・役職は、Step6. 所属を設定する で設定可能です。
   それ以外の肩書を設定したい場合に、この「肩書」項目で設定します。

   反映先
   手続き書類等には反映されません。

4. 次は、Step4. 本人情報を設定する（4）住民票住所〜現住所 へ進みます。

Step4. 本人情報を設定する（4）住民票住所〜現住所

1. まだ該当年月の画面を開いていない場合は、
   「Step0. 従業員詳細画面を開く」で情報を更新したい年月の本人情報の編集画面を開きます。
2. 住民票住所へ移動して、郵便番号〜市区町村以降の住所（カタカナ）まで入力します。
   
   

   住所の入力例
   市区町村以降の住所は
   「品川区大崎1-2-2 アートヴィレッジ大崎セントラルタワー 21F」、

   市区町村以降の住所（カタカナ）は
   「シナガワクオオサキ1-2-2 アートヴィレッジオオサキセントラルタワー21F」

   のように入力します。

   項目の反映先
   住民票住所は、社会保険・住民税の手続き書類や年末調整書類、労働者名簿に反映されます。

   労働者名簿は、従業員を雇用する事業主には作成・保存の義務があります（賃金台帳・出勤簿
   とあわせて法定三帳簿と呼ばれます）。

3. 住民票住所内の20XX年時点での世帯主〜世帯主の名前を入力します。
   世帯主は、生計・生活を一緒にする家族の代表者で、住民票に記載されています。
   
   

   ポイント
   20XX年時点での世帯主は、20XX年1月1日時点で、この従業員から見て世帯主が誰にあたるか、
   を選択します。
   世帯主の名前は、従業員本人以外の場合入力します（本人の場合は入力不要です）。

   項目の反映先
   世帯主の情報は、年末調整書類等に記載されます。

4. 現住所を入力します。
   対象：住民票住所と現住所が同じでない場合のみ。
   同じ場合は、⑤へ進みます。
   
   

   入力する場合は、「住民票と同じ」の✔を外し、各項目を入力します。

   住所の入力例
   市区町村以降の住所は
   「品川区大崎1-2-2 アートヴィレッジ大崎セントラルタワー 21F」、

   市区町村以降の住所（カタカナ）は
   「シナガワクオオサキ1-2-2 アートヴィレッジオオサキセントラルタワー21F」

   のように入力します。

   項目の反映先
   社会保険の資格取得届・喪失届に特定の理由で住民票住所を記載できない場合、現住所が反映されます。

5. 他に本人情報で更新する項目がないとわかっている場合は、右上［保存］をクリックします。

   クリック後、画面上部に「本人情報の編集を保存しました。」と表示されたら、
   設定が保存できています。

6. 次は、Step5. 本人情報を設定する（5）電話番号〜基礎年金番号 へ進みます。

Step5. 本人情報を設定する（5）電話番号〜基礎年金番号

1. まだ該当年月の画面を開いていない場合は、
   「Step0. 従業員詳細画面を開く」で情報を更新したい年月の本人情報の編集画面を開きます。

   このステップの3項目は「現住所」内にあるので、そこまで移動します。
   

2. 電話番号〜メールアドレスを入力します
   対象：freee人事労務上で管理しておきたい場合のみ

   ポイント
   このメールアドレス項目は、従業員をfreee人事労務へ招待する・ログイン時に使用するメールアドレスとは別項目です。

   項目の反映先
   反映先はありません。freee上で従業員情報を一元管理する場合に活用できる項目です。

3. 基礎年金番号を入力します。
   対象：
   • freee人事労務上で管理しておきたい場合 または
   • マイナンバーをfreeeに登録しない場合
   
   

   何を見て入力する？
   基礎年金番号は、次のような書類を従業員に確認してもらい入力します。
   例：年金手帳や国民年金保険料納付書、日本年金機構から送付された書類など

   項目の反映先
   社会保険の手続き書類等に反映します。
   （マイナンバーをfreee上に登録している場合は、基本的にマイナンバーで反映します。）

4. 忘れずに右上［保存］をクリックします。

   クリック後、画面上部に「本人情報の編集を保存しました。」と表示されたら、
   設定が保存できています。

5. 状況に合わせて、次のステップへ進みます。

   次のステップ

   • 勤怠ワークフローを利用する場合
     
     • 次は、Step6. 所属を設定する へ進みます。
   • 勤怠ワークフローを利用しない場合
     
     • 次は、Step7. 次の設定へ進む へ進みます。

Step6. 所属を設定する

1. 本人情報で右上［保存］をクリックして保存した後、
   少し下にスクロールして「所属」セクションに移動します。
   
2. ［所属を追加］をクリックします。
   
3. 就任日・部門・役職を設定します。
   役職は設定しないことも可能です。
   
4. ［保存］をクリックします。

5. 過去分の所属や、兼務がある場合は、②〜④を繰り返します。

   過去分の所属や、兼務がある場合の設定イメージ
   
   備考
   労働者名簿には、最新の所属10件が表示されます。
   なお所属1件の表記が長く複数行ある場合、労働者名簿上の表示件数は10件よりも少なくなります。

6. 必要な所属を設定できたら、「Step6. 所属を設定する」は完了です！
7. 次は、Step7. 次の設定へ進む へ進みます。

Step7. 次の設定へ進む

本人情報や所属の設定が完了したら、次の設定へ進みましょう。

次の設定は、下表で該当するものへ進みます。
複数に該当する場合は、番号の若いものから対応します。

対象	次の設定
養っている家族がいる場合	3. 家族情報を設定する
役員の場合 役員以外で、次のどれかに該当する場合 A. 従業員の登録（追加）時に、後から基本給を設定する予定だった場合 B. 固定残業代を支給する場合で、従業員個別に変更したい割増賃金の項目がある場合 C. 従業員に適用した勤務・賃金設定から、従業員個別に変更したい項目がある場合	4. 基本給と割増賃金を設定する
その役員・従業員の給与で 該当するものがある場合	5. 固定残業代を設定する
	6. 通勤手当を設定する
	7. 手当を設定する
	8. 控除を設定する
上記にすべて該当しない場合	9. 所得税・住民税を設定する