freee人事労務に従業員を招待し、ログインしてもらうまでに必要な設定を行います。
設定対象
- freee人事労務に従業員（役員を含む）を招待し、各自ログインして使用してもらう場合
- 本ページで「従業員を招待」します。
設定対象外
- ご自身以外に従業員（役員を含む）がいない場合 または
- freee人事労務に従業員（役員を含む）を招待しない、ログインしてもらわない場合
- 設定不要です。[Part5] 4. 勤怠の締め作業と集計を行う へ進みます。
目次
設定の目的
従業員がfreee人事労務上で打刻・勤怠入力したり、給与明細を確認したりするには、
従業員を招待する必要があります。
従業員は招待されたら、パスワードを設定し、freee人事労務にログインします。
事前準備1：従業員を招待するためのメールアドレスを回収する
招待は、メールアドレス または ログインIDを用いて行います。
基本的にメールアドレスでの招待をおすすめします（理由は後述）。
本ガイドでは、メールアドレスを用いて、freee人事労務の画面上から招待するため、
従業員から招待用のメールアドレスを回収します。
従業員から回収するメールアドレスとは？
- 従業員が日々使用し、メールが確認できるものを用意します。
- 会社で用意したものでも、従業員個人のものでも構いません。
参考： 招待方法による違い
- メールアドレスでの招待
- 給与明細の公開の通知や、年末調整の入力依頼をメールで行えます。
- ログインIDでの招待
- 発行されたログインIDを用いて、従業員がログインします。
- ログインIDへは通知できないため、別途口頭や紙などで通知・依頼する必要があります。
|
招待方法 |
特徴 | どんな場合におすすめ？ |
|---|---|---|
| メール アドレス |
給与明細の公開の通知や、 年末調整の入力依頼をメールで行えます。 |
基本的にこちらを推奨。 従業員がメールアドレスを持っている場合 |
| ログインID |
発行されたログインIDを用いて、 ログインIDへは通知できないため、 |
など |
招待方法の違いの詳細は、ヘルプページ「従業員の追加・招待の流れ」をご参照ください。
事前準備2：従業員にfreee人事労務の使用開始を周知する
従業員をメールアドレスで招待すると、そのタイミングで従業員に
「（事業所名）様よりfreee人事労務に招待されました」というメールが送付されます。
そのため、従業員の方には事前に、以下の事項を伝えておきましょう。
- freee人事労務というシステムを使用して勤怠管理や給与計算、給与明細の発行を行うこと
- 招待メールを送る大体の日付
- ブラウザ・アプリを使用して打刻を行ったり、給与明細を確認したりする場合は、
招待と従業員のパスワード設定が完了している必要があります。 - freee人事労務使用開始の数日前までには従業員が設定を完了できるよう、
前もって招待メールを送りましょう。
- ブラウザ・アプリを使用して打刻を行ったり、給与明細を確認したりする場合は、
-
招待メールの有効期限が7日間であること
- 期限が切れると、再度管理者で招待を行う必要があります。
＜招待メールのイメージ＞
事前準備3：招待後の従業員の初回ログイン方法を理解する
従業員を招待した後に、従業員がfreee人事労務に初めてログインする際の操作を確認します。
下記マニュアルをコピー・編集して、従業員の方への周知に利用することが可能です。
-
freee人事労務従業員向け操作ガイド
- ※アドバンスプランで勤怠管理する場合の基本的な内容です。
契約プランや勤怠管理の有無、設定内容によっては変更が必要なため、
コピーして編集してから従業員に渡しましょう。
- ※アドバンスプランで勤怠管理する場合の基本的な内容です。
また、従業員がログイン後にできることを確認したい場合は、
補足1：従業員が行える主な操作（ログイン後） を確認しておきます。
＜従業員の招待後、従業員がfreee人事労務に初めてログインする際の操作＞
- 従業員のメールアドレスに「（事業所名）様よりfreee人事労務に招待されました」
または「アカウント追加登録のお知らせ」の件名のメールが届きます。 - 有効期限内にメールのURLをクリックします。
- freeeにログインするパスワードを設定します。
①パスワード
8文字以上の英数記号で設定します。②パスワード（確認）
①と同じものをもう一度入力します。※freeeの他の事業所やサービスに、すでに該当メールアドレスが招待されておりパスワード設定済みの場合、再度パスワードの設定は不要です。
- ［設定してログインする］をクリックします。
- ログイン画面が表示されたら、招待メールが届いたメールアドレスとパスワードを入力します。
- freee人事労務のホーム画面が表示されたら、ログイン成功です！
- 従業員が初めてログインする際の操作を確認できました。
次は Step1．従業員をメールアドレスで招待する へ進み、招待を行います。
Step1．従業員をメールアドレスで招待する
本ガイドでは、1人ずつ画面上から招待する方法で進めます。
CSVファイルを用いて一括招待する場合は、
ヘルプページ「メールアドレスで従業員を招待する - 従業員を一括招待する」をご参照ください。
- ［従業員］メニューを開きます。
- 従業員一覧のステータスが「未招待」となっている従業員をクリックします。
- 従業員詳細画面が開いたら、「ログインメールアドレス」に従業員のメールアドレスを入力します。
- ［招待］をクリックします。
-
数分ほど経つと、招待した従業員のメールアドレス宛に
「（事業所名）様よりfreee人事労務に招待されました」の件名のメールが届きます。（元々管理者で登録されていた従業員には、件名「アカウント追加登録のお知らせ」で
メールが届きます。）
※従業員にメールが届かない場合は、
ヘルプページ「従業員に招待メールが届かない場合は？」を確認します。 - 必要に応じて、事前準備3：招待後の従業員の初回ログイン方法を理解する で
確認した内容を元に、従業員にログインを促します。 - 次は、Step2. 従業員のパスワード設定が完了したかを確認する へ進みます。
Step2．従業員のパスワード設定が完了したかを確認する
- ［設定］メニューを開きます。
- 事業所設定の中の［権限管理］をクリックします。
- ［メンバー］タブの［従業員アカウント］に従業員の一覧が表示されていることを確認します。
- 従業員一覧の右端の「招待ステータス」が「登録済」になっていれば、
従業員のパスワード設定が完了しログインできる状態です。
登録済
招待済
期限切
期限切の場合の対応：
［従業員］メニューを開き、従業員一覧から該当の従業員を選択して
ログインメールアドレス右にある［再送］をクリックします。 - 全員のパスワード設定が完了したら、いよいよfreee人事労務の運用開始です。
次は、運用に応じたステップへ進みましょう。次のステップ
- freee人事労務で勤怠管理する場合
- [Part5] 3. 日々、勤怠を入力・打刻する へ進みます。
- freee人事労務以外で打刻や勤怠集計する場合（freee勤怠管理Plus含む）
- [Part5] 4. 勤怠の締め作業と集計を行う へ進みます。
- freee人事労務で勤怠管理する場合
補足1：従業員が行える主な操作（ログイン後）
権限が「一般」に設定されている従業員が、freee人事労務でできる主な操作を確認します。
＜従業員のWEBブラウザ画面＞
| freee人事労務 のメニュー名 |
対象 | 従業員が行える主な操作 | 詳細・ヘルプなど |
|---|---|---|---|
| - | 全員 | 2回目以降のログイン | freee人事労務ログインページから、招待されたメールアドレスと設定したパスワードを用いてログインします。 |
| ①ホーム | freee人事労務で 給与計算を行う場合 |
最新給与明細へのショートカット |
発行された給与明細を確認する |
| スタンダード プラン以上で freee人事労務で 打刻させる場合 |
打刻 | 詳細は、[Part5] 3. 日々、勤怠を入力・打刻する で確認 できます。 |
|
| ②従業員情報 | 全員 |
※従業員による編集・ |
管理者で見える情報と 例）本人情報、家族情報、 ※従業員に見えない項目
|
| ③勤怠 | freee人事労務で 勤怠管理する場合 |
|
詳細は、[Part5] 3. 日々、勤怠を入力・打刻する で確認 できます。 |
| freee人事労務以外で 勤怠管理する場合 |
勤怠集計データの確認 | 他サービスから取込・連携した勤怠の集計データ（月次）が確認できます。 | |
| ④申請 | 勤怠申請機能を有効 にしている場合 |
|
|
| アドバンスプランで 身上変更申請機能を 有効にしている場合 |
|
||
| ⑤給与 | freee人事労務で 給与計算を行う場合 |
公開済の給与明細の確認 | 発行された給与明細を確認する |
| ⑥賞与 | freee人事労務で 賞与を支払う場合 |
公開済の賞与明細の確認 | 給与明細と同じ要領で、賞与明細を確認できます。 |
| ⑦年末調整 | freee人事労務で 給与計算を行う場合 |
|
【従業員向け】年末調整の申告内容を入力する |
| （休暇） | (従業員には 表示されません。 休暇の残数は ［勤怠］メニューの カレンダー下部に 表示されます。) |
- | - |
| （健康管理） | (従業員には 表示されません。) |
- | - |
| （設定） | (従業員には 表示されません。) |
- | - |
従業員が行える主な操作（ログイン後）を確認できたら、
次は、運用に応じたステップへ進みましょう。
次のステップ
- freee人事労務で勤怠管理する場合
- [Part5] 3. 日々、勤怠を入力・打刻する へ進みます。
- freee人事労務以外で打刻や勤怠集計する場合（freee勤怠管理Plus含む）
- [Part5] 4. 勤怠の締め作業と集計を行う へ進みます。
補足2：従業員を招待する前に時間単位の有給休暇の残数調整を行う場合や、所定休日を個別に設定する場合
下記の2点は、後のステップでご案内しています。
- 時間単位の年次有給休暇の残数を調整する
- （※ミニマム・スタータープラン向け）
所定休日を一斉付与ではなく従業員個別に設定する
従業員を招待する前に対応したい場合、
先に [Part5] 3. 日々、勤怠を入力・打刻する で日々の勤怠入力方法を確認したうえで
残数調整や所定休日の設定を行います（その後、本ページで従業員を招待します）。