[Part5] 1. 勤務予定表やシフト表を入力する

設定の目的

勤務予定時間が日によって異なる場合に、勤務予定をカレンダーに登録します。

日ごとに予定を登録することで、予定の内容に基づいて時間外や遅刻早退の時間を集計できます。

勤務予定の登録は、変形労働時間制では「勤務予定表」、シフト制では「シフト表」で行います。

事前準備1：設定に必要な情報を用意する

状況に合わせて情報を用意します。

• 一定数の従業員に共通する出退勤・休憩時間のパターンがある場合
  
  • 勤務時間のパターンごとに下記項目を整理しておきます。
    • 出勤・退勤時間
    • 休憩時間の取り方（開始と終了時間が決まっているか、長さだけ決まっているか）
    • 半休が使用できる場合の出退勤時間
    • 該当の勤務パターンを使用する対象従業員
  • また、freee人事労務で勤怠管理を始める月の勤務予定・シフトを用意しておきます。
• 共通する出退勤・休憩時間のパターンがない場合
  
  • freee人事労務で勤怠管理を始める月の勤務予定・シフトを用意しておきます。

事前準備2：勤務時間項目の入力方法を知る

勤務予定を入力する際の、勤務時間の各項目の入力について確認します。

※確認をスキップして、実際に入力する際に迷ったら確認する流れでも問題ありません。
スキップする場合は、設定の流れ へ進みます。

【予定入力画面】

＜表1　変形労働時間制・シフト制の予定入力の勤務時間項目＞

自動打刻を有効にしていない場合は、設定の流れ へ進みます。

設定の流れ

大まかに2つのステップで進めます。

勤務予定の組み方に応じて、次のステップへ進みます。

Step1．勤務パターンを作成する

1. ［設定］メニューを開きます。
2. 「勤怠設定」項目の［勤務パターン］をクリックします。
   
3. 「勤務パターン設定」画面で［＋新規作成］ボタンをクリックします。
   
4. 表示名や勤務予定時間を設定します。
   
   ①表示名
   勤務予定表に表示される名称を入力します。
   表の幅によって省略して表示されます。
   

   ＜勤務予定表　登録時の画面＞
   

   ②勤務パターンコード
   勤務パターンを管理・判別するための勤務パターンコードを設定します。
   ※他の勤務パターンと同じ勤務パターンコードは登録できません。
   ※「通常」「法定休日」「所定休日」「直接入力」というコードは勤務予定表では使えません。
5. 勤務予定時間・休憩時間・半休を設定します。
   設定の詳細は、事前準備2：勤務時間項目の入力方法を知る の表1で確認します。
6. すべての項目が入力できたら［保存］をクリックします。
   画面上部に「新しい勤務パターン○○を作成しました。」と表示されたら、
   1勤務パターンの登録は完了です！
7. 他に登録したい勤務パターンがある場合は、手順③〜⑥を繰り返します。
8. すべての勤務パターンが登録できたら、
   該当の労働時間制度に応じて次のステップへ進みます。
   • Step2‐A．勤務予定表（変形労働時間制）を作成する
   • Step2‐B．シフト表（シフト制）を作成する

Step2-A．勤務予定表（変形労働時間制）を作成する

1. ［勤怠］メニューを開きます。
2. 勤怠一覧画面右上の［勤務予定表］をクリックします。
   
3. 勤務・賃金設定の労働時間制度が、1年・1ヶ月・1週間単位の変形労働時間制である従業員が一覧で表示されます。
   
4. 表示年月を、勤務予定表を作成したい月に変更します。
   ※勤怠の締め日に関わらず、暦月（カレンダーの各月1日〜末日）ごとの表示となります。
   

5. 該当の月が表示されたら、勤務予定表の上の［編集］をクリックします。

   ※勤務予定表の初期値は全日「通常（＝勤務・賃金で設定した内容）」です。
   「通常」から変更したい日付を選択して変更していきます。

6. 日付ごとに右隣の［▼］をクリックし、表示される選択肢の中から勤務予定を選択します。
   
   ＜勤務予定表に登録できる勤務内容＞
   

   対象	選択できる項目	登録される勤務予定時間	登録される休憩予定時間
   Step1で 勤務パターン を作成した 場合のみ	①Step1で 作成した 勤務パターン	Step1で設定した勤務時間 が登録されます。	Step1で設定した休憩時間 が登録されます
   共通して 使用可能	②法定休日	-	-
   	③所定休日	-	-
   	④直接入力	この「勤務予定表」画面で直接入力した勤務時間が登録されます。 出退勤時刻・休憩時間・半休を設定します。 設定の詳細は、事前準備2：勤務時間項目の入力方法を知るの表1で確認します。 項目を入力したら［入力］をクリックします。
   	⑤通常	該当の従業員に適用されている勤務・賃金設定の勤務時間が登録されます。 ※勤務・賃金設定で「所定休日／法定休日」の曜日は、勤務予定表で「通常」であると「休日」扱いとなります。 例：勤務・賃金設定で法定休日が日曜日の場合、勤務予定表の日曜日の勤務パターンを「通常」にすると、自動で法定休日扱いとなります。	該当の従業員に適用されている勤務・賃金設定の休憩時間が登録されます。 ※勤怠カレンダーでは休憩時間が「未設定」と表示されますが、実際の勤怠登録時に勤務・賃金設定の休憩時間が自動で反映されます。

7. 勤務予定を登録したいすべての日付、従業員に勤務予定を設定したら、
   ［保存］をクリックします。

   なお設定内容が厚生労働省の定める規定に沿っていない場合、
   勤務予定表の該当の日付に下図のようなアラートが表示されます。
   
   詳細は、ヘルプページ「勤務予定表をCSVインポートで一括登録する」の手順⑥をご参照ください。

8. ［保存］のクリック後、画面上部に「勤務予定表を更新しました。」と表示されたら、
   勤務予定表の作成は完了です！
9. 次は、[Part5] 2. 従業員をfreee人事労務に招待する へ進みましょう。

Step2‐B．シフト表（シフト制）作成の準備をする

1. ［勤怠］メニューを開きます。
2. 勤怠一覧画面右上の［シフト表］をクリックします。
   
3. 勤務・賃金の労働時間制度が、シフト制である従業員が一覧で表示されます。
   
4. 表示年月をシフト表を作成したい期間に変更します。
   

5. シフトの登録方法に応じて、次のステップへ進みます。

   次のステップ

   • 従業員ごとに、曜日でシフトが固定されている場合
     例）Aさんは月・水曜「早番」・木曜「遅番」、
     Bさんは月～金曜「遅番」など
     
     • Step2‐B-1．シフト表に繰り返しパターンをはめる へ進みます。
   • 曜日でシフトが固定されていない場合
     
     • Step2‐B-2．シフト表を手入力する へ進みます。

Step2-B-1．シフト表に繰り返しパターンをはめる

1. シフト表の該当月で、該当従業員の行の［設定（歯車）］アイコンをクリックします。
   
2. 「繰り返しパターン」画面が開きます。
   ※ 初期値では、全日「所定休日」で表示されます。
   

3. 各曜日ごとに、［▼］をクリックし、表示される選択肢の中からシフトを選択します。

   ＜シフト表に登録できる勤務内容＞

   対象	選択できる項目	登録される勤務予定時間	登録される休憩予定時間
   Step1で 勤務パターンを 作成した場合	①Step1で作成 した勤務パターン	Step1で設定した勤務時間 が登録されます。	Step1で設定した休憩時間 が登録されます。
   共通して 使用可能	②法定休日	-	-
   	③所定休日	-	-
   	④直接入力	この「繰り返しパターン」画面で 直接入力した勤務時間が登録されます。 出退勤時刻・休憩時間・半休を設定します。 設定の詳細は、事前準備2：勤務時間項目の入力方法を知るの表1で確認します。 項目を入力したら［入力］をクリックします。

4. 各曜日に勤務パターンを登録したら、適用開始日の日付を選択します。

   ※「適用開始日」は、本操作を行った当日以前は選択できません。
   過去の日付にシフトを登録したい場合、Step2‐B-2. シフト表を手入力する 方法で登録します。
   

5. ［シフト表に適用］をクリックします。
   
6. 画面上部に「シフトを更新しました。」と表示されたら、1従業員の繰り返しパターンの設定は完了です！

7. 繰り返しパターンを設定したい従業員が他にいる場合は、手順①～⑤を繰り返します。

8. シフトの設定状況に応じて、次のステップへ進みます。

   次のステップ

   • 他に手入力したいシフトがある場合や、
     繰り返しパターンで設定したシフトを上書きしたい日がある場合
     
     • Step2‐B-2．シフト表を手入力する へ進みます。
   • 上記以外の場合
     
     • [Part5] 2. 従業員をfreee人事労務に招待する へ進みます。

Step2-B-2．シフト表を手入力する

1. シフト表の該当の月が表示されていることを確認した上で、
   従業員の日付ごとに右隣の［▼］をクリックし、表示される選択肢の中からシフトを選択します。

   選択した時点で、選択した内容が保存されます。
   ※ 勤務パターン設定を割り当てていない場合、初期値は全日「所定休日」です。
   
   ＜シフト表に登録できる勤務内容＞

   対象	選択できる項目	登録される勤務予定時間	登録される休憩予定時間
   Step1で 勤務パターン を作成した場合	①Step1で作成 した勤務パターン	Step1で設定した勤務時間 が登録されます。	Step1で設定した休憩時間 が登録されます。
   共通して 使用可能	②法定休日	-	-
   	③所定休日	-	-
   	④直接入力	この「シフト表」画面で直接入力した 勤務時間が登録されます。 勤務日種別： 所定労働日／所定休日／法定休日 を選択します。 勤務予定： 出勤／休み を選択します。 ※有給休暇を取得予定の日は、 「勤務日種別：所定労働日、勤務予定：休み」で 　設定します。 出退勤時刻・休憩時間・半休を設定します。 設定の詳細は、事前準備2：勤務時間項目の入力方法を知るの表1で確認します。 項目を入力したら［保存］をクリックします。

2. シフトを登録したいすべての日付、従業員にシフトを設定し、
   画面上部に「シフトを変更しました。」と表示されたら、シフト表の作成は完了です！
3. 次は、[Part5] 2. 従業員をfreee人事労務に招待する へ進みましょう。