重複チェックを行うことで、発行日・金額が同じファイル同士が絞り込まれます。
絞り込み表示されたファイルは、「重複アップロードした可能性があるファイル」です。重複しているかを確認し、不要と判断したファイルはその場で削除することができます。
この作業により、証憑の二重アップロードが原因の1つである、二重計上などの帳簿ミスを防げます。
※ファイル詳細において、ファイル1枚に対して重複アップロードの可能性があるファイルを自動検知し、アラートを表示する機能もあります。
目次
重複チェックをする
重複チェックの手順は、以下の通りです。
- ［取引］メニュー → ［ファイルボックス］を開き、［重複チェック］ボタンをクリックします。
※ 重複チェックを促すリマインドを、定期的に表示します。リマインドが不要な場合は、「今後、このメッセージを表示しない」というチェックボックスにチェックを入れ、［見つける］ボタンをクリックします。
- アップロード日が今日から2ヶ月以内のファイルを対象として、重複チェックを実行した結果が表示されます。
アップロード日を変更する
アップロード日の範囲を変更することで、チェックする対象を変更できます。
変更する手順は以下の通りです。
- ［変更］ボタンをクリックします。
- アップロード日の範囲を指定し、［実行］ボタンをクリックします。
※範囲は最大1年間です。アップロード日に前期 および 期中の日付範囲が含まれていた場合は、その双方のデータに対して重複チェックが実行されます。
実際に重複しているかチェックする
検出されたファイルが実際に重複しているかを判断します。
判断する際は、サムネイル画像に加え、ファイルのテキスト情報を参考にすることができます。
また、検出されたファイルをさらに絞り込み表示することも可能です。
サムネイル画像と一緒に表示されたファイルのテキスト情報について
上から順に、「登録ステータス」「発行元」「ファイル名（アップロード時のファイルの名称）」「アップロード日」「アップロードした人」が表示されます。
金額、発行日はOCRによる推測値を採用します。
ただし、手入力で上書きされた値がある場合はその値が優先されます。
金額、発行日が推測できなかったり未入力の場合は重複チェックには表示されません。
画像を拡大する
サムネイル画像を押すと、画面右側に拡大画像が表示されます。
さらに拡大したい場合は、拡大画像を押すと、画像が全画面表示されます。
ファイルを絞り込む
［設定］ボタンをクリック後、4個の条件のなかから自由に選択し、検出されたファイルをさらに絞り込む条件を設定できます。
条件の名称、概要は以下の通りです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 発行日 | 「電子保存情報」の「発行日」欄の日付をもとに検索が可能です。 |
| 金額 | 「電子保存情報」の「金額」欄の値をもとに検索が可能です。 |
| 発行元が一致するファイルのみ表示 |
「電子保存情報」の「発行元」欄の内容をもとに、発行元が一致したファイルの組み合わせのみを表示します。 例：ある重複の組み合わせの中に発行元が同じ2枚のファイルと異なる1枚のファイルがある場合。 「発行元が一致するファイルのみ表示」条件を適用すると、発行元が同じ2枚のファイルのみ表示されるようになります。 |
| 取引や申請と紐づくファイルのみの組み合わせを表示 |
取引や申請と紐づくファイルのみで構成された組み合わせを表示するようにします。 ※ デフォルトでは、取引や申請と紐づくファイルのみで構成された組み合わせは、非表示です。 |
不要と判断されたファイルの削除
1枚ずつ削除する場合
［削除］ボタンをクリックします。
複数枚まとめて削除する場合
ファイルNo.横にあるチェックボックスにチェックを入れ、［選択ファイルを削除］ボタンをクリックします。
※ 削除したいファイルが、取引・口座振替・振替伝票・経費申請・支払依頼・各種申請・freee販売のデータ等に添付済みの場合は、あらかじめ添付を解除してください。（解除されていない場合ファイルは削除できません。）
誤ってファイルを削除した場合、操作を元に戻すことはできません。
ファイルボックスに戻る場合は、［チェックを終了］ボタンをクリックします。
参考：取引が重複していないかをチェックする
重複している可能性のある取引を絞り込み表示し、二重計上などのミスがないかを確認する機能もあります。
詳しくは、「取引の一覧で絞り込み機能・重複チェック機能を活用する - 取引が重複していないかをチェックする（重複チェック）」のヘルプページをご覧ください