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freee会計のアドバンスプラン(旧プロフェッショナルプラン)とエンタープライズプランでは、お客様の業務内容やフローに合わせ各種申請、承認の機能がご利用いただけます。
また、各種申請機能では申請内容のエクスポートも可能です。
外部監査において、不正がされていないかを確認するために各種申請のデータを提出する場合や、内部監査において、金額や適切な権限で承認されているか等をチェックするために、エクスポート機能をご利用いただけます。
各種申請機能とは
各種申請機能は、稟議書に代表されるように社内の申請から承認までのフローに柔軟に対応するための機能です。
社内の承認フローにおいてよく使う申請内容に応じたフォームをあらかじめ作成することができ、申請者はそのフォームを用いて申請を行うことができます。(詳細はこちら)
このページでは、各種申請の情報をCSVエクスポートする方法をご紹介します。
エクスポートの方法
- [申請]→[各種申請]を開きます。
- 画面右側の[エクスポート]ボタンをクリック、[CSVエクスポート]から、「Shift_JIS」もしくは「UTF‐8」の形式から選択します。
- [出力]をクリックすると、CSVの出力準備が始まります。出力が終わりましたらメールアドレスあてにCSVのダウンロードするための情報が届きますのでお待ちください。
- ダウンロードの情報(URL)が書かれたメールが届きますので、エクスポートしたデータをダウンロードし利用してください。
メールを待たずにデータをダウンロードする場合
[各種申請]の画面右側にあります[エクスポート]ボタンから、[エクスポート履歴]をクリックします。
エクスポート履歴画面から直接、エクスポートしたデータをダウンロードすることも可能です。
出力形式について
出力ファイル説明
ダウンロードできるデータは、zipフォルダに格納されています。
出力時点のfreee側の設定が最新としてバージョン管理できるよう、フォームを変更するとファイル名が変わります。
フォルダ名、およびファイル名は以下のようになります。
- フォルダ名:『各種申請-20181203112233.zip』(数字部分は日時)
- ファイル名:申請フォームID /申請フォームの更新日時(作成日時)/ 申請フォーム名 (出力時点の名称)
例:
- 「111-20180102112233-稟議書A.csv」
- 「111-20180103223344-稟議書A.csv」
- 「222-20180102112233-稟議書B.csv」
また、各種申請はフォームを変更できるため、フォームを変更した場合には都度、出力バージョン(ファイル名)が変わります。
申請フォームの名前が「稟議書A」→「稟議書B」→「稟議書C」と変わった場合、以下のように出力されます。
例:
- 「111-20180102112233-稟議書A.csv」
- 「111-20180102112234-稟議書B.csv」
- 「111-20180102112235-稟議書C.csv」
出力項目説明
エクスポートされるCSVデータの出力項目は以下となります。エクスポートした情報をもとに、金額や適切な権限で承認されているかなどのチェックにご利用ください。
項目名 | 内容 |
---|---|
申請番号 | ‐ |
ステータス | 申請中・却下・差し戻し・承認済 のステータス |
申請日 | ‐ |
申請者 | 申請者アカウントが表示されます。 |
申請経路 | 申請時に選択された申請経路が表示されます。(申請経路の作成方法はこちら) (※1) |
最終承認者 | ‐ |
最終承認日時 | ‐ |
承認履歴 | ‐ |
関連元申請番号 | 各種申請から別の申請を作成した場合に関連付く、作成元の申請番号 |
関連先申請番号 |
承認された各種申請から作成した「経費精算」の申請番号(※2) |
関連先申請番号 (支払依頼) |
承認された各種申請から作成した「支払い依頼」の申請番号(※2) |
関連先申請番号 (その他申請) |
承認された各種申請から作成した「各種申請」の申請番号(※2) |
関連取引 | ‐ |
件名 | ‐ |
内容 | ‐ |
予算 | ‐ |
部門 | ‐ |
添付書類 | ‐ |
備考 | ‐ |
コメント | ‐ |
(※1)申請経路は次の中から選択することができます。
項目 | 詳細 | 備考 |
---|---|---|
「承認者を指定」 | 1段階のみ承認者を指定できる申請経路です。個別に承認者となる人を選択します。 | デフォルトで使用可 |
部門から指定 |
申請部門とその承認者の役職(所属長等)が定まっている場合等に選択できる申請経路です。 (例)社内で「「申請Aは総務部長承認後経理部長の承認を得る」というルールがある場合 |
「申請経路の設定」から作成可 |
申請者が部門を指定 |
申請によって申請先部門が異なる場合等に、その部門に合わせた承認者を自動的に指定することができる申請経路です。 (例)社内で「申請A、申請Bはそれぞれ関係部門の所属部門長の承認を経て経理担当者に支払を依頼する」というルールがある場合 |
「申請経路の設定」から作成可 |
(※2)各種申請を承認し、その後承認された各種申請の内容から別の申請を作成することが可能です。
別の申請を作成した場合、関連づいた申請の番号は別に付番されます。
承認された各種申請から別の申請・精算を行う場合はこちらをご覧ください。
参考:各種申請のフォームを作成する、また各種申請機能を使って支払依頼等の申請を行う場合はこちらをご覧ください。