freeeマイナンバー管理では、シンプルな操作で事業主とその扶養家族のマイナンバーを管理できます。もちろん、権限を与えられていないユーザーは一切それらの操作を行えませんので、セキュリティ面もしっかり対策できます。①アドバイザーの方が事業主の方からマイナンバーを預かり、事業主とその扶養家族のマイナンバーを登録する方法と②顧問先の方に入力してもらう方法の２つをご紹介します。
目次
freee申告所得税で取り扱うマイナンバーについて
所得税申告においては、以下の２種類のマイナンバーがあります。
- 申告書第一表の上部にある事業主のマイナンバー
- 申告書第二表の「所得から差し引かれる事項」の配偶者控除と扶養控除、「事業専従者に関する事項」の事業専従者情報、「住民税・事業税に関する事項」の同一生計配偶者、１６歳未満の扶養親族にある配偶者にある配偶者、扶養親族のマイナンバー
マイナンバーについてはfreeeマイナンバー管理に情報登録を行いますが、下記にある通り、freeeマイナンバー管理の事業主管理者という権限を持つユーザーが入力を行うことができます。
freeeマイナンバー管理へは、［家族情報］メニュー →［本人情報を編集］→ 本人情報の編集画面から入ることができ、次の手順で事業主のマイナンバー設定を行います。
配偶者、扶養家族、事業専従者のマイナンバーについては、freeeマイナンバー管理での入力はできません。
freee申告の家族情報、事業専従者情報においてfreeeマイナンバー管理の事業主管理者としてアドバイザーが入力を行う必要があります。
【freee申告での配偶者のマイナンバー入力画面】
※ ただし、扶養家族や事業専従者のマイナンバーをアドバイザーが代理で入力する場合でも、顧問先（事業主）の方が、その事業所のfreee会計に内部メンバーとして招待されている必要があります。
マイナンバー・家族情報を管理する前に
アドバイザーが顧問先から預かった事業主及びその扶養家族のマイナンバーをアドバイザーが管理し、入力する場合には事前の準備が必要です。
freeeマイナンバー管理の画面に［事業主］メニューが表示されていない場合は、ユーザー管理者の方に事業主管理者権限を与えてもらうか、顧問先との取り決めの上で顧問先のfreeeマイナンバー管理でアドバイザー自身で事業主管理者権限の設定を行う必要があります。
権限の設定については「 権限を編集する 」のヘルプページをご覧ください。
アドバイザーが事業主のマイナンバーを管理する
事業主のマイナンバーを登録する
1. freeeマイナンバー管理の［事業主］メニューを開き、［編集する］をクリックします。
2. 作成方法の選択にて「freeeマイナンバー管理で作成する」を選択し、［登録する］をクリックします。
3. 基本情報の［登録する］をクリックします。
4. マイナンバーを入力して、番号確認書類と身元確認書類をアップロードしたら、［登録する］をクリックします。
- マイナンバー（個人番号）：事業主のマイナンバーを入力します。
-
番号確認書類：マイナンバー通知カードなど、マイナンバーを証明できる書類の画像ファイルを用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。 -
身元確認書類：運転免許証など、従業員の身元を証明できる書類の画像を用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。
※ 確認書類としてアップロードできるのは、10MBまでのjpg・gif・pngファイルです。
※ すでに対面などで番号確認書類を確認済みである場合、確認書類の登録は任意です。
事業主のマイナンバーを確認・削除・修正する
1. freeeマイナンバー管理の［事業主］メニューを開き、「基本情報」項目から［表示する］をクリックします。
2. マイナンバーが表示されますので、以下のいずれかの操作をします。
【マイナンバーの確認作業を行う場合】
［番号確認書類］［身元確認書類］をクリックして、本人のマイナンバーで間違いないかを確認します。確認できたら、［番号の確認完了］をクリックします。
【マイナンバーを確認済みから未確認に戻す場合】
管理者がマイナンバーを登録した場合や、マイナンバーの確認作業が完了した場合は、上図のような表示になります。
マイナンバーが確認済みであることを取り消したい場合は、［番号の確認完了を取り消す］をクリックします。
【マイナンバーを削除する場合】
マイナンバー削除する場合は、［廃棄する］をクリックします。
【マイナンバーを削除する場合】
マイナンバーを一度削除してから、再度登録します。
【マイナンバーの閲覧を終了する場合】
他の画面に遷移することで閲覧を終了します。
扶養家族のマイナンバーを管理する
扶養家族のマイナンバーをアドバイザーが登録するためには、あらかじめ本ページ「 事業主のマイナンバーを登録する 」の手順で事業主が作成されている必要があります。
その後、次の手順に従って家族のマイナンバーを設定することができます。
1. freee申告の［基本情報］メニュー →［申告情報］タブを開きで、申告する方の事業主アカウントを選択します。
この「事業主アカウント」は、ログイン先の事業所で内部メンバーとして招待されているアカウントの中から選択することができます。
この際に申告する方のアカウントがない場合には、その方のアカウントを作成した上で、該当事業所のfreee会計に内部メンバーとして招待する必要があります。
freeeでのメンバー招待については「 freee会計のメンバー招待・権限 」のヘルプページをご覧ください。
2. ［家族情報］メニューを開き、［配偶者情報を編集］または［扶養家族情報を編集］をクリックし、「マイナンバーを編集する」項目にチェックを入れ、マイナンバーを編集します。
事業主の方自身に確定申告で必要なマイナンバーを設定してもらう場合
freeeマイナンバー管理の「事業主登録」画面で「会計・人事労務に登録しているアカウントから事業主を選択する」で、顧問先である事業主のアカウントを指定します。
この操作を行うことで顧問先のアカウントを事業主として指定することができ、指定した方にfreeeマイナンバー管理で登録してもらったマイナンバーが事業主のマイナンバーとなります。
※ 事業主の方が扶養家族のマイナンバーを設定する機能はありません。