勤怠アラート機能を利用する

利用までの流れ

下表の流れに沿って設定を行うことで勤怠のアラート機能を利用することが可能です。

その後は設定に応じて自動でチェックが実行され、アラートの通知が行われます

勤怠のアラート機能を有効にする

1. freee人事労務にログインし、［設定］メニュー →［勤怠アラート］を開きます。
2. 勤怠アラート設定画面上部の［勤怠アラートを有効にする］項目にチェックを入れます。
3. 「アラート通知」から送りたい通知手段にチェックを入れます。
   ※ この選択を行っても、設定の保存を行わない限りアラートは送信されません。
   
4. 勤怠アラート設定画面の最下部にある［保存］ボタンをクリックすると、勤怠アラートが有効となります。

チェックする内容の設定については、次の項目をご覧ください。

チェックする内容、アラートの通知先を設定する

1. freee人事労務にログインし、［設定］メニュー →［勤怠アラート］を開きます。
2. 勤怠アラート設定画面が表示されます。各チェック内容ごとに必要な設定を行います。
   
   

   チェック内容の一覧

   • 勤怠アラート機能は「固定時間制」「変形労働時間制」に対応しております。ただし、一部のアラート機能については「管理監督者」「裁量労働制」「フレックスタイム制」にも対応しております。詳しくは下表をご参照ください。
     
   • 「締め日支払い日」で、支払い日を締め日より前に設定している場合、勤怠アラートのチェック対象期間は、該当月の1ヶ月前からのデータが対象となります。
     例：「適切に年次有給休暇が取得できているか」項目を有効にし、「チェックの起点」は「4月」と設定した場合
     • 実際にチェックされる対象の勤怠レコードは「2021年3月1日〜2022年2月28日」となります。

   【給与計算をスムーズに行う】

   項目	内容
   勤怠の入力に漏れがないか	※ 本アラートは、「管理監督者」「裁量労働制」「フレックスタイム制」にも対応しています。 勤怠入力忘れがないかチェックします 所定労働日かつ勤怠未入力の日をチェックします。 ※ 打刻で勤怠を登録している場合、打刻漏れがあるとアラートの対象となります。
   勤怠の入力に誤りがないか	所定労働時間に対する不足がないかチェックします 所定労働日に勤怠の入力があった場合、所定労働時間を満たしているか 休憩時間の不足をチェックします 労働時間が6時間超〜8時間の場合：45分以上の休憩を取得しているか 労働時間が8時間超の場合：60分以上の休憩を取得しているか

   【組織の労務管理を強化する】

   項目	内容
   残業をしすぎていないか	残業をしすぎていないかチェックします 月の残業時間見込みが45時間〜100時間未満になっていないか 月の残業時間見込みが100時間以上になっていないか 「勤務・賃金設定」において「週の法定労働時間を超えた時間」を「時間外にしない」と設定している場合は、正しく勤怠アラートが通知されません。働き過ぎとならないよう、注意が必要です。 ※ 残業の対象となる時間は、「時間外労働」と「休日労働」の時間です。詳しくは、「労働時間・労働日の種類」のヘルプページをご覧ください。 ※ 残業見込み予測は、「チェック時点での1日あたりの平均残業時間 × その月の所定労働日数」で算出します。 （チェック時点での1日あたりの平均残業時間：勤怠アラートのチェック対象である、締め日基準の月初～チェック時点までの平均） 事業所の任意の残業時間もチェックできます 項目左下の［＋さらにチェックを追加］をクリックすると、チェックする月の残業時間を任意に設定できる欄を追加できます。 チェックする月の残業時間を任意に設定できる欄は、３つまで追加できます。 追加した欄は、欄右上の×マークから削除できます。
   適切に年次有給休暇が取得できているか	※ 本アラートは、「管理監督者」「裁量労働制」「フレックスタイム制」にも対応しています。 有休義務化のルールに違反しないかチェックします 取得義務の基準日、またはチェック基準月の初日から1年以内の年次有給休暇の取得日数が5日未満になっていないか ※「チェックの起点」プルダウンを［取得義務の基準日］か［〇月（特定の月）］にするかによって、チェックの対象者が異なります。 取得義務の基準日：10日以上有休付与している従業員が対象 ※取得義務の基準日から、1年以内で勤怠の直接編集をし、有休を取得している従業員は対象外となります。 〇月（特定の月）：給与計算対象にしている全従業員（給与計算対象とは、締め日支払い日を設定している従業員を指します） ※締め日支払い日の設定により、チェックの対象期間が異なります。 【締め日より支払い日が後の従業員の場合（「月末締め翌月25日払い」等）】 「チェック基準月の初日」とは、「チェックの起点」プルダウンから設定した月の1日が含まれる勤怠カレンダーで、締め日基準の月初の日付を指します。 例：締め日が10日で「チェックの起点」を［4月］にした場合、3月11日が「チェック基準月の初日」になり、それ以降をチェック対象とします。（起点となる4月1日が含まれるのは、3月11日〜4月10日の勤怠カレンダーとなるため。） 【締め日より支払い日が早い従業員の場合（「月末締め当月25日払い」等）】 「チェック起点」の月の「支払い月」の勤務分から集計します。 例：締め日が月末で「チェックの起点」を［4月］にした場合、3月1日が「チェック基準月の初日」、それ以降をチェック対象とします。（4月支払い月は「3月1日～3月31日」のカレンダーになるため。）
   勤怠の申請内容と実績が一致しているか	月の勤怠入力のうち、ワークフローの申請と整合性が取れていない日をチェックします 勤務・賃金設定の「勤怠申請」項目で「利用する」を選択した申請種別をチェックします。詳しい設定の流れは「従業員の勤怠申請を必須化する」のヘルプページをご覧ください。 勤怠実績はあるが申請がない 申請はあるが勤怠実績がない 勤怠実績と申請が共にあるが、内容が一致しない 例1：有休申請があるのに出勤している 例2：申請した残業予定時間と実績の残業勤務時間（所定労働時間終了時刻～退勤時刻）が一致しない ※ 残業申請した終了時刻が22時30分で、実績の終了時刻が22時29分や22時31分の場合も、不一致とみなされ勤怠アラートの対象となります。
   勤怠申請の承認が終わっているか	※ 本アラートは、「管理監督者」「裁量労働制」「フレックスタイム制」にも対応しています。 勤怠申請の承認が終わっているかチェックします 月のワークフローの申請のうち承認が終わっていないものがないか ※ 勤怠申請のすべての項目が対象です。詳しくは、「 勤怠ワークフロー - 申請を行う - 勤怠申請の種別一覧 」のヘルプページをご覧ください。

   各チェックごとの設定項目
   

   ① チェックを有効にする
   該当のチェックを実行する場合、「チェックを有効にする」のチェックボックスをオンにします。
   

   ② 通知するタイミング
   該当のチェックを実行するタイミングを設定できます。詳細は下表のとおりです。

   項目	内容
   週次	毎週末の土曜日の深夜にチェックを実行します。 チェックの対象範囲は「対象者の締め日支払い日に応じた月初からチェック実行日までの勤怠」です。 土曜日の午前8:00から通知メールが送信されます。 ※ 勤怠アラートを有効にする設定を週の半ばに行った場合、「設定日からみて最初の土曜日の深夜」に、週の初めからを範囲としてチェックを実行します。
   月次	毎月末の深夜にチェックを実行します。 チェックの対象範囲は「対象者の締め日支払い日に応じた月初から月末までの勤怠」です。 月末の翌日の午前8:00から翌々日までの間に通知メールが送信されます。 ※「毎月末」は、締め日支払い日で設定した締め日を指します。 例：締め日が25日の場合、25日の深夜（26日の早朝）に前月26日から当月25日までを範囲としてチェックを実行し、26日の午前8:00から27日までの間に通知メールが送信されます。

   ③ 通知する対象者
   該当のチェック結果を通知する先を選択できます。詳細は以下の通りです。

   項目	内容
   該当従業員	チェック対象の従業員自身に通知します チェック結果に問題があった場合のみ通知します ※ 従業員毎に通知の有無を設定することはできません。代替方法については、本ページの「 参考：特定の従業員に勤怠アラートを通知しないようにしたい場合 」をご覧ください。
   該当従業員の所属部門役職者	チェック対象の従業員の所属部門の役職者全員に通知します チェック結果に問題が無くてもその旨を通知します 上位部門の役職者には通知されません 該当従業員が部門を兼任している場合は、所属しているすべての部門の役職者に通知されます
   管理者	以下のいずれかの条件を満たす管理者に通知します ① 従業員登録されている管理者 ② 従業員登録されていないが、事業所作成者である管理者（ただし、他に従業員登録されている管理者が存在する場合のみ） チェック結果に問題が無くてもその旨を通知します

   ※ 休業中などで勤怠アラートの通知を出したくない従業員がいる場合は、該当の従業員の勤怠ですべての日を「所定休日」に設定すると、勤怠アラートの「通知する対象者」で「該当従業員」にチェックが入っていても通知がされません。

3. 各種設定を行ったのち、画面下部の［保存］ボタンをクリックすることで、勤怠アラートのチェックが有効になります。

アラートメールのサンプルを確認する

勤怠アラート設定画面上部の［送信されるメールについて］のリンクをクリックすると、送信されるメールのサンプルを確認できます。

※ 「(勤怠画面のURL)」は、「該当従業員の所属部門役職者」へのメールでは非表示となります。所属部門役職者は、勤怠締めの申請を受ける際に各従業員の勤怠の内容を確認することができます。

参考：特定の従業員に勤怠アラートを通知しないようにしたい場合

各チェック内容の「通知する対象者」項目で［該当従業員］にチェックを入れた場合、該当する全従業員にアラートが通知されます。従業員毎に通知の有無を設定することはできません。

産休・育休中や休職中などで特定の従業員に勤怠アラートを通知したくない場合は、以下のいずれかの代替方法の設定を行います。

【代替方法①：勤怠を直接入力する】

勤怠アラートを通知しない期間について、事前に該当従業員の勤怠を直接入力します。

勤怠アラートの未入力チェックは日別で勤怠を入力している場合のみチェックの対象となりますので、直接入力していればチェック対象となりません。

直接入力の操作手順については、「 従業員の1ヶ月分の勤怠をまとめて入力する 」のヘルプページをご覧ください。

【代替方法②：該当の従業員を招待解除する】

勤怠アラートを通知しない期間について、該当従業員の従業員情報を残したままメールアドレス招待のみ解除します。
※ 後から再招待することが可能です。

チェックの対象とはなりますが、従業員に通知メールは送信されません。
※ ただし、該当従業員の所属部門役職者や管理者には通知メールが送信されます。

招待解除の手順およびその他の注意点については、「 招待解除した従業員の情報は消えますか？ 」のヘルプページをご覧ください。