freeeサイン for Salesforce 初期設定-10.FS契約フローの設定を行う – freee ヘルプセンター

本ページでは、freeeサイン for SalesforceのFS契約フローパッケージを利用するための設定方法を説明します。

本設定は任意で行います。自動で文書を作成、送信、締結する機能を利用する場合に設定します。

この作業を行うSalesforceユーザーは、下記条件を満たす必要があります。

FS契約フローパッケージのインストール済みであること。
※「freeeサイン for Salesforce 初期設定-8.FS契約フローパッケージのインストール方法」のヘルプページをご覧ください。
Salesforceのフロー設定が可能なSalesforceアカウントであること。
各フローの概要については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-8.FS契約フローパッケージのインストール方法 - FS契約フロー概要」のヘルプページをご覧ください。

フローの利用イメージ
自動で文書を作成するフローを設定する
自動で文書を送信するフローを設定する
自動で文書を締結するフローを設定する
一度有効化したフローの「文書タイトル」条件を変更する
有効化したフローを無効化して停止する

フローの利用イメージ

FS契約レコードの「文書タイトル」に、自動フローの動作条件に設定した文言を含む場合を説明します。
選択したテンプレートの入力項目のうち、「必須」の「Salesforce対象項目の値」をすべて入力して［保存］をクリックします。
「必須」項目が入力された文書が、自動フローに設定した条件と一致すると、自動フローが動作し文書の作成、送信、締結等を自動で行います。
ブラウザを更新すると実行された動作に応じてステータスが「作成中」「確認待ち」「完了」に更新されます。

自動で文書を作成するフローを設定する

自動で文書作成するために、Salesforceのフローに条件を設定し有効にします。初期値では、文書タイトルに「NDA」を含む文書を対象とするよう条件を設定しています。

Salesforceの「設定」画面で、画面左部［クイック検索］欄に「フロー」と入力し、検索します。
「すべてのフロー」一覧から、［FS契約_文書自動作成］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、「開始レコードトリガーフロー」の［編集］をクリックします。
「エントリー条件」欄の以下の項目の「値」を初期値の「NDA」から条件に指定する文言に変更します。
- ラベル名で表示されている場合：文書タイトル
- API名で表示されている場合：freeeSign__FSDocumentTitle__c
※上記以外の箇所に対して、変更や削除を行うとフローが動作しなくなります。
条件を設定したら、［保存］をクリックします。
※［保存］が活性化しない場合は、一度条件を変更してフローを有効化します。設定値を変更する場合は「一度有効化したフローの「文書タイトル」条件を変更する」をご覧ください。
設定の保存後に［有効化］をクリックします。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示されたことを確認し、戻るボタンの［←］をクリックします。
「すべてのフロー」一覧へ遷移し、「FS契約_文書自動作成」の「有効」欄にチェックがついていることを確認します。
続いて「すべてのフロー」一覧から、［FS契約_作成済文書自動取得］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、［有効化］をクリックします。
※本フローでは条件設定の変更は行いません。変更した場合フローは動作しなくなります。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示されたことを確認し、戻るボタンの［←］をクリックします。
「すべてのフロー」一覧へ遷移し、「FS契約_作成済文書自動取得」の「有効」欄にチェックがついていることを確認したら設定は完了です。
FS契約レコードを作成または編集し、手順3で設定した条件に一致する文書に対して、自動フローが起動してステータスが「作成中」になります。

自動で文書を送信するフローを設定する

自動で文書作成するためにSalesforceのフローの条件を設定して有効にします。初期値では、文書タイトルに「NDA」を含む場合を条件に設定しています。
Salesforceの「設定」画面で、画面左部［クイック検索］欄に「フロー」と入力して検索します。
「すべてのフロー」一覧から、［FS契約_文書自動送信］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、「開始レコードトリガーフロー」の［編集］をクリックします。
「エントリー条件」欄の以下の項目の「値」を初期値の「NDA」から条件に指定する文言に変更します。
- ラベル名で表示されている場合：文書タイトル
- API名で表示されている場合：freeeSign__FSDocumentTitle__c
※上記以外の箇所の変更や削除を行うとフローが動作しなくなります。
［保存］をクリックします。
※［保存］が活性化しない場合は、一度条件を変更してフロー有効化しています。値を変更する場合は「一度有効化したフローの「文書タイトル」条件を変更する」をご覧ください。
［有効化］をクリックします。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示され、戻るボタンの［←］をクリックします。
「FS契約_文書自動送信」の「有効」にチェックがついていることを確認したら設定は完了です。

FS契約レコードを作成または編集して保存し、手順3で設定した条件に一致すると自動で文書が送信され、ステータスが「確認待ち」になります。

自動で文書を締結するフローを設定する

自動で文書作成するためにSalesforceのフローの条件を設定して有効にします。初期値では、文書タイトルに「NDA」を含む場合を条件に設定しています。
Salesforceの「設定」画面で、画面左部［クイック検索］欄に「フロー」と入力し、検索します。
「フローの表示ラベル」より、［FS契約_自動締結］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、「開始レコードトリガーフロー」の［編集］をクリックします。
「エントリー条件」欄の以下の項目の「値」を初期値の「NDA」から条件に指定する文言に変更します。
- ラベル名で表示されている場合：文書タイトル
- API名で表示されている場合：freeeSign__FSDocumentTitle__c
※上記以外の箇所の変更や削除を行うとフローが動作しなくなります。
条件を設定したら、［保存］をクリックします。
※［保存］が活性化しない場合は、一度条件を変更してフローを有効化しています。値を変更する場合は「一度有効化したフローの「文書タイトル」条件を変更する」をご覧ください。
設定の保存後に［有効化］をクリックします。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示されたことを確認し、戻るボタンの［←］をクリックします。
「すべてのフロー」一覧へ遷移し、「FS契約_自動締結」の「有効」欄にチェックがついていることを確認します。
続いて「すべてのフロー」一覧から［FS契約_締結文書取得バッチ］をクリックします。
「Flow Builder」画面へ遷移したら、「開始レコードトリガーフロー」の［編集］をクリックします。

※本フローを有効化するには、必ず「開始レコードトリガーフロー」の条件を編集してから［有効化］します。
「スケジュールを設定」欄の「開始日」と「開始時刻」に次回実行する日時を設定します。
※頻度は「毎日」から変更しません。
条件を設定したら、［保存］をクリックします。
設定の保存後に［有効化］をクリックします。
「フローは有効化されました。」とメッセージが表示されたことを確認し、戻るボタンの［←］をクリックします。
「FS契約_締結文書取得バッチ」の「有効」にチェックがついていることを確認したら設定は完了です。
受領者が署名しステータスが「要確認」に変わると、手順3で設定した条件に一致する文書に対して、自動フローが起動してステータスが「完了」になります。
手順10で設定した時刻になると、締結後にタイムスタンプが付与された文書を取得します。
※スケージュールに設定した時刻になる前に、締結済み文書を取得したい場合は手動で取得可能です。
手動で取得する方法については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作-文書のタイムスタンプを確認する」のヘルプページをご覧ください。