※ 本記事はfreee勤怠管理Plusについてのヘルプページです。freee人事労務については「freee人事労務のカテゴリー」をご覧ください。
使用していない所属を削除する際の確認事項と削除手順を解説します。
確認事項
削除前に、以下をご確認ください。
1. 事前に所属別タイムレコーダーの所属を変更してください
所属別タイムレコーダーに設定されている所属を削除すると、データ更新できなくなるなどの問題が発生します。
事前に所属別タイムレコーダーの所属を別の所属に変更したうえで、所属を削除してください。
- デスクトップ版タイムレコーダーの所属を変更するには、初期設定時に入力した接続文字列、証明書を更新します。
- 詳しくは、「 【タイムレコーダー】初期設定時の「接続文字列」、「証明書」の役割 」のヘルプページをご参照ください。
- クラウドレコーダーの所属を変更するには、新しい所属の打刻用URLにアクセスし、証明書を登録します。
- 詳しくは、「 【クラウドレコーダー】利用開始方法 」のヘルプページをご参照ください。
- ピットタッチ・プロの所属変更方法は、「 【ピットタッチ・プロ】初期設定時の所属、打刻ボタン数、出退勤自動選択の時間帯を設定変更する方法 」のヘルプページをご参照ください。
2. 所属の削除履歴は残りません
所属の削除操作の履歴を確認することはできません。
3. 所属の移動履歴を編集 / 削除できなくなります
サポートセンターに依頼すると、一時的に所属の異動履歴を編集および削除できますが、削除した所属への異動履歴は編集したり削除したりはできません。
4. 未承認申請が残っている場合の挙動
削除した所属の申請承認フローに未承認申請が残っている場合、申請承認フロー設定の「基本申請承認フロー設定」に設定されている管理者に申請があがります。
基本申請承認フロー設定に設定された管理者が、削除された所属の申請をチェックする場合は、全メニュー ＞ 申請承認 にて「全ての所属」を選択して表示してください。
なお、基本申請承認フロー設定に設定された管理者が、所属別申請承認フロー設定にて、どの所属の承認フローにも設定されていない場合、申請承認画面で情報を表示できなくなり、削除所属の申請も確認できなくなります。
この場合は、従業員側でいったん申請をキャンセルしたうえで、再度申請してください。
5. 所属に従業員が存在すると削除できません
所属に従業員が存在すると、その所属を削除できません（退職済みの従業員も含みます）。
所属変更によって従業員を異動させ、所属従業員がいない状態にしてください。
削除手順（手動）
- 設定 ＞ 組織 ＞ 所属設定 ＞ 対象所属の［削除］ をクリックします。
-
確認画面が表示されますので、問題なければ［削除］をクリックします。これによって所属が削除されます。
削除対象の所属に従業員（退職済み含む）が1名でも存在する場合は削除できません。
削除手順（一括インポート）
インポートによって一括削除も可能です。
1. 入力レイアウトを作成する
- 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポートインポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［所属 / タイムレコーダーデータ[CSV]］隣の［レイアウト作成］をクリックし、［＋ 新規作成］ をクリックします。
-
以下のように入力して登録します。
項目名 説明 レイアウト名 任意の名称（「所属削除」など） 使用区分 「更新のみ」を選択 入力項目 以下2項目を選択 - 所属コード
- 削除フラグ
2. CSVデータを作成する
- ［所属 / タイムレコーダーデータ[CSV]］を開き、「1. 所属 / タイムレコーダーデータの入力方法を選択」にて、削除用レイアウトを選択して［入力用テンプレートのダウンロード］ をクリックします。
- テンプレート（CSVファイル）がダウンロードされますので、PC上に保存します。
-
保存したCSVファイルをメモ帳やExcelなどで開きます。以下のように入力し、CSV形式でファイルを保存します。
項目名 説明 所属コード 削除したい所属の所属コードを入力 削除フラグ 「1」と入力
3. インポートする
- ［所属 / タイムレコーダーデータ[CSV]］内の「2. CSVファイルの選択」にて、［ファイルを選択］をクリックし、作成したCSVファイルを選択します。
- ［アップロード］をクリックすると確認画面が表示されます。問題なければ［登録］をクリックします。
※ エラーが表示された場合は、CSVファイルを修正し、エラー要素を全て消去してからアップロードし直してください。
所属を削除しない場合の対処方法
「所属グループ機能」を使って、使用しない所属をグループでまとめることができます。
- 設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ 勤怠管理設定カテゴリ ＞ 所属グループ機能 にて、「使用する」を選択して登録します。
-
設定 ＞ 組織 ＞ 所属グループ設定にて［+新規登録］をクリックします。以下のように入力して登録します。
項目名 説明 所属グループ名 任意の名称（「閉店グループ」、「未使用」など） 所属グループコード 任意のコード（「xxxxxxx」など、所属の表示順で最後になる文字列がおすすめです） -
［所属グループ割り当て］タブにて、使用しない所属を割り当てて登録します。
所属グループ機能に関する詳しい説明は「 「所属グループ設定」の設定方法 」のヘルプページをご参照ください。