電子帳簿保存法の概要・手続について

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、帳簿（仕訳帳など）や取引書類（請求書、領収書など）について、電子データによる保存を認めた法律です。各税法において帳簿や取引書類は、原則紙による7年～10年の保存が義務付けられていますが、電子帳簿保存法ではこれらを電子データで保存することができます。

また、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、これらの帳簿や取引書類の電子保存がよりカンタンになりました。

電子帳簿保存をするメリットとして、次のものが挙げられます。

• 紙媒体資料の保存・保管コストの削減：
  税務に関する証憑を電子データで一元管理することにより、紙の保存が不要となります。電子保存を行うと、レシートをファイリングする時間や紙保存のための書棚のスペースや倉庫代を節約することができます。
• ペーパーレス化によるオペレーション改善：
  紙のやりとりを前提としない全社オペレーションが可能となり、リモート環境下でも経理をリアルタイムで進めやすくなります。

このページでは、freeeを活用して電子帳簿保存法に対応する場合の基本的な業務フローとfreeeの機能について説明します。

電子保存できる帳簿書類一覧とfreeeの機能

電子帳簿保存法（電帳法）は、事業において発生する書類を4類型に分けており、類型ごとに法令上の保存要件が異なります。

freee会計がそれぞれの類型へどのように機能対応しているかをまとめた表は次のとおりです。

法令上の類型		具体例 （ ※1 ）	適用される電帳法の要件	freeeの機能
国税関係帳簿		取引全体の記録 仕訳帳 総勘定元帳 固定資産台帳	A. 電子帳簿保存制度 （電帳法第4条第1項）	会計帳簿機能： freeeは2022年1月1日に新設された「その他の電子帳簿」の要件を満たします。税務署への届出も不要、今後はfreee会計を利用していれば、帳簿を印刷して保存する必要がありません。 優良電子帳簿機能： 「 優良電子帳簿について 」のヘルプページを参考に、機能をONにした上で税務署に届出を行うなど一定の要件を満たせば、過少申告加算税の軽減措置が受けられます。
国税関係書類	決算関係書類	決算のために作成した書類 貸借対照表 損益計算書 棚卸表	B. 決算書・自社発行受発注書類の控え保存制度 （電帳法第4条第2項）	決算書の作成機能： 2022年1月1日から税務署の事前承認が不要となりました。freee会計を利用していれば、決算関係書類を印刷して保存する必要がありません。 受発注管理メニューの受発注書類発行機能： freeeで発行した請求書等は、紙 または 電子いずれの方法で送付した場合も、本機能で保存要件を満たします。
	取引関係書類	紙で 発行 した取引書類の控え（ ※2 ） 領収書控え 請求書控え 発注書控え
		紙で 受領 した取引書類 領収書 請求書 発注書	C. スキャナ保存制度 （電帳法第4条第3項）	freeeの同期明細： freeeの口座に同期した銀行やクレジットカードの電子明細を保存すれば、紙の利用明細を保存する必要がありません。 ファイルボックス： 紙 または 電子データいずれかの方法で受領した場合もPDFファイル等で一元的に保存できます。パソコンだけではなく、モバイル端末でも保存作業ができるため、レシートを受領してファイルボックスに保存した後、発行元・発行日・金額の3つを入力しさえすれば、紙原本はすぐ廃棄できるようになります。（税務署の事前承認は不要です。）
電子取引		紙を用いず電子で完結した取引のデータ 電子決済 メール送付 EDI取引	D. 電子取引データ保存制度 （電帳法第7条）

（注記）

• ※1：「具体例」には代表的な帳簿・書類を挙げています。事業所によって作成しているものが異なるため、保存対象かどうか迷う書類があれば税理士や税務署にご確認ください。
• ※２：自社が発行者としてコンピュータで作成した取引関係書類（請求書など）は、取引相手への交付方法によって、保存要件が異なります。
  
  • 書面に出力し郵送する場合：
    取引関係書類（請求書など）の控えは原則として紙で保存する必要がありますが、電子帳簿保存法を適用すれば、発行した紙の元データ（電子ファイル）をそのまま保存できます。電子帳簿保存法第4条第2項（表でいうB）に該当します。
  • メールなどで電子ファイルを送付した場合：
    電子取引データとして検索要件等を満たした上で電子保存する必要があります。電子帳簿保存法第7条（表でいうD）に該当します。
  • 出力した書面に手書き等で新たな内容を追記した場合：
    原本が書面となるため、「B. 決算書・自社発行受発注書類の控え保存制度」が適用できず、「C. スキャナ保存制度」の対象となります。

このページの対象者

電子帳簿保存法には、次に挙げる2つの意味があります。

• 紙で保存する義務がある帳簿書類（「 電子保存できる帳簿書類一覧とfreeeの機能 」表のA〜C）を「電子で保存できる」という納税者の選択権を定めています。
• 電子で授受したデータ（「 電子保存できる帳簿書類一覧とfreeeの機能 」表のD）は、「原則としてそのまま電子で保存しなければならない」という義務を定めています。これは電子帳簿保存法を適用したい事業者だけではなく、すべての事業者に適用される義務です。

このページでは、freee会計を利用して電子帳簿保存法にのっとって税法上の保存書類を保存する方法を説明します。お客様の希望に応じて、次の①または②をご選択ください。

① 帳簿や取引書類を 電子保存したい 場合

• 「 電子保存できる帳簿書類一覧とfreeeの機能 」表のA〜Dについて、freee会計に保存します。「D. 電子取引」の保存は法令上の義務のため必ず対応が必要ですが、A～Cは一部対応（例：C. スキャナ保存のみ行う）することもできます。
• このページの手順にしたがって保存された電子データについて、freee会計では電子帳簿保存法の要件を満たす形で保存します。

② 帳簿や取引書類を 電子保存しない （電子帳簿保存法の 適用を受けない ） 場合

• 紙やデータの原本を税務証憑として、お客様ご自身が各税法の保存要件を満たす形式で保存する必要があります。原則、税法の要件に応じて7年〜10年間の保存となります。
• 「D. 電子取引」に該当するデータを授受している場合（例：メールの添付ファイルで請求書を受け取った場合）は、帳簿の電子保存やスキャナ保存を行わない場合であっても、法令上では原則として 電子取引を電子データのまま保存する ことが必要です。
• 税務証憑としての保存対象を紙やfreee外に保存した電子データとする場合であっても、業務効率化のためにfreeeの同期やファイルボックスを利用することは可能です。

電子保存の開始準備をする

電子帳簿保存法では、電子保存を始める際に社内ルールの整備が必要となります。freeeでは社内ルールをカンタンに整備できるようテンプレートを提供しております。

テンプレート内で次の事項等を定めます（テンプレートは必要に応じて修正してください）。

• 電子保存の責任者
• 電子保存の作業フロー
• 電子保存を始める日付・対象

社内ルールの整備に関するテンプレートについては「 電子帳簿保存法の開始準備をする 」をご覧ください。

A. 帳簿を電子保存する

仕訳帳、総勘定元帳、固定資産台帳など、freee会計の会計帳簿機能で作成する帳簿は、電子帳簿保存法の「その他の電子帳簿」に該当します。以降は、税務署の事前承認も不要となり、freee会計を利用していれば帳簿を印刷して保存する必要がありません。
※ 「その他の電子帳簿」ついては、電子帳簿機能のON / OFF設定はありません。

B. 決算関係書類・自社発行受発注書類（控え）を電子保存する

決算関係書類

貸借対照表、損益計算書、棚卸表など、freee会計の 決算書の作成機能 で作成する決算関係書類は、電子帳簿保存法の保存要件を満たしています。2022年1月以降は、税務署の事前承認も不要となり、freee会計を使用していれば決算関係書類を印刷して保存する必要がありません。
※ 決算書の作成機能については、電子帳簿機能のON / OFF設定はありません。

自社発行取引書類（控え）

請求書、領収書、見積書など、freee会計［取引］メニューの 受発注書類発行機能 で作成した取引書類を 紙で取引先に交付した場合 、freee会計に保存された受発注書類の電子データ（発行控え）は、電子帳簿保存法の保存要件を満たします。2022年1月以降は税務署の事前承認も不要となり、freee会計を利用していれば、紙で発行した請求書等の控えを印刷して保存する必要がありません。
※ 取引書類発行機能については、電子帳簿機能のON / OFF設定はありません。

作成した取引書類をメールで送付するなど、電子データで授受発行した場合は D. 電子取引 に該当しますが、freee会計上の保存の方法は上記の紙で交付した場合と同じです。

※ 操作方法の詳細については、「【新画面】受発注書類を電子保存する（電子帳簿保存法）」のヘルプページをご覧ください。

C. 取引先から受領した紙の取引書類を電子保存する

取引先から受領した紙の請求書や経費精算のレシートは、 ファイルボックス を利用して電子保存します。
※ ファイルボックスは、2022年9月から電子帳簿保存機能が全プランでONとなりました（freee会計で事前の設定をすることなく、社内ルールの整備のみでスキャナ保存を開始できます）。

なお、取引先から受領した電子ファイル（D. 電子取引）も、下記と同じ方法でファイルボックスに保存することで、電子帳簿保存法の法令要件を満たした形で保存できます。

※ 操作方法の詳細については、「 取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法） 」のヘルプページをご覧ください。

対象書類

ファイルボックスには取引に関する書類や電子ファイルを保存できます。紙をスキャンしたデータも、PDFファイル等の電子が原本のデータもどちらも保存可能です。代表的な書類の例は次のとおりで、法令上では「重要書類」「一般書類」に分類されます。

【重要書類】
資金や物の流れに直結・連動する書類を指し、受領から保存までの期間制限（約70日）があります。

• 契約書
• 受領書
• 納品書
• 請求書
• 領収書

【一般書類】
「重要書類」以外の書類を指し、保存までの期間制限が法令上は課されていません。適時に保存しましょう。

• 見積書
• 発注書
• 検収書

税務証憑として電子データを保存する場合、対象の書類を決め、 社内ルールに記載 してください。

保存方法

1. ファイルボックスへの保存対象（紙 または データ）を準備します。
2. 保存対象をファイルボックス または 取引や申請へアップロードします。
   • Web版freee会計の場合：
     保存対象をスキャン等でデータ化した上で、次のうちいずれかの方法を利用することができます。
     • ファイルボックス画面から直接ファイルをアップロードする
     • Dropboxと連携しファイルをインポートする
     • メールでfreeeにファイルを送る
   • アプリ版freee会計の場合：
     次のうちいずれかの方法を利用することができます。
     • スマートフォン等のカメラで保存対象を撮影する
     • スマートフォン等に保存されている画像をアップロードする
3. アップロードしたファイルが、ファイルボックスに保存できたことを確認した後に、紙原本を廃棄することができます。
4. 必要に応じて、アップロードした取引書類から、取引登録等を行います（取引登録の詳細は「 取り込んだレシート類を帳簿付けする 」をご覧ください。
   取引登録を行うことで、仕訳帳から取引先、日付、金額を検索できるようになります。また、仕訳とは別にファイル（帳票）の電子保存項目として発行元、発行日、金額等を登録する際には、取引登録時の各種情報（取引先、発生日、金額など）から該当する項目を自動補完させることができます。

D. 取引先と授受した電子取引データを保存する

電子データで完結した取引データ（電子取引データ）は、freee会計のうち、次の3機能を利用して保存ができます。

• ファイルボックスの電子保存機能
• 受発注書類の発行機能
• 口座同期機能

ファイルボックスの電子保存機能

【対象】
この機能の対象となるデータは「紙で受領した取引書類のスキャナ保存と「電子取引データ」で、「電子取引データ」の例としては次に挙げるものなどが当てはまります。

• 取引先からメールで受け取った請求書のPDFファイル
• ECサイト等からダウンロードした領収書

【保存方法】
ファイルボックスへの保存方法は「 C. 取引先から受領した紙の取引書類を電子保存する 」と同じです。

受発注書類の発行機能

【対象】
この機能の対象となるデータは、freee会計上の［取引］メニュー → 「受発注管理」で作成した書類データ（メールで送付する場合）で、次に挙げるものが当てはまります。

• 見積書
• 納品書
• 請求書
• 領収書
• 発注書

【保存方法】
保存方法は「 B. 決算関係書類・自社発行受発注書類（控え）を電子保存する 」と同じです。各受発注書類の発行方法は「 請求書・納品書・見積書を作成する 」をご覧ください。

各受発注書類は最初に作成した時点から操作履歴の記録を開始します。

各受発注書類の内容確定のタイミングは、管理のしやすさの観点から「送付済み」に変更された時点とすることをおすすめします。書類ステータスが「送付済み」に切り替わるタイミングは、次の操作を行ったときです。

• メール送付を行ったとき
• 郵送代行を行ったとき
• ［送付済み］にしたとき
• 書類の一覧画面から一括操作によって取引先に送付したとき

なお、スキャナ保存とは異なり、仕訳と受発注書類を紐づける必要はありません。

【履歴を検索したいとき】
受発注書類の訂正・削除履歴は、各受発注書類の画面で「操作履歴」「取消履歴」から確認できます。
「操作履歴」や「取消履歴」の確認方法は「操作履歴を確認する」をご覧ください。

口座同期機能

freee会計では、外部サービスとの同期（データ連携）ができます。システム間で直接同期した電子利用明細は訂正・削除ができないため、電子帳簿保存法の要件を満たして保存できます。

【対象】

• 対象となるデータ：
  次の3つのうち、 freee会計と同期できる口座一覧 で明細の同期に対応しているもの
  • 銀行の入出金明細
  • クレジットカードの引き落とし明細
  • 電子マネーの利用履歴明細
• 対象とならないデータ：
  次の2つは訂正・削除が可能なデータであるため、そのままでは電子帳簿保存対象にはなりません。ただし、 改ざん防止の事務処理規程を定めれば 、電子帳簿保存法に対応できます。
  
  • CSVアップロードや手入力により作成した「明細」データ
  • レジやECサイトの売上連携で作成する「取引」データ

【事前準備】
明細を電子帳簿保存法に対応した形で保存する事前準備として、銀行、クレジットカードなどをfreeeにデータ連携の初回設定を行う必要があります（詳しくは「 銀行口座・クレジットカードとの同期のメリットや流れ 」をご覧ください）。

【保存方法】
銀行やクレジットカード、電子マネーの明細は、連携設定を完了させることでfreeeに取り込むことができます。

1. 銀行やクレジットカード会社などの外部サービスとの連携（データ連携）設定を行い、利用明細をfreeeに取り込みます。連携設定の手順等は次の各ヘルプページをご参考ください。
   • 銀行口座： 銀行口座の明細をAPI連携方式で取り込む
   • クレジットカード： クレジットカードの利用明細を取り込む
2. 連携設定完了後に同期操作を行うと、利用明細等がfreeeに取り込まれ、訂正・削除ができない状態で保存されます。

【表示・取引等登録】

同期した利用明細は「自動で経理」の機能で取引を登録します。
「自動で経理」の画面では、画面の左側に利用明細の一覧が表示され、右側に登録される取引などの入力内容が表示されます。
この画面はブラウザの印刷機能を使って印刷することができます。

この「自動で経理」で、利用明細行ごとの取引等を登録します。利用明細に「勘定科目」や「取引先」を付与することで取引データとなり自動的に仕訳が登録されます（詳しくは「自動で経理の使い方（明細を元にした帳簿付け）」をご覧ください）。

保存したデータを検索したいとき

仕訳帳で仕訳データを検索する

［レポート］メニュー → ［仕訳帳］画面から登録した仕訳データを検索することができます。「取引日」「金額」「取引先」など、電子帳簿保存法で定められた検索要件はもちろんのこと、「税区分」「管理番号」「部門」「メモタグ」などで検索することもできます。

ファイルボックスで電子ファイルを検索する

［取引］メニュー → ［ファイルボックス］画面では、freee会計にアップロードした電子ファイルを検索することができます。「発行元」（取引先）、「発行日」、「金額」など、電帳法で定められた検索要件にて絞り込み表示することが可能です。
また、それぞれの電子保存情報（「発行元」「発行日」「金額」）はOCR読み取りで自動登録されますが未登録の場合は、［電子保存情報の入力］から入力することもできます。

電子保存情報は取引書類を電子帳簿保存法（スキャナ保存・電子取引データ保存）に対応して電子保存する場合は必須項目になりますので、必ずこれらの項目が正しく入力されていることを確認して保存してください。

自動で経理で同期した利用明細を検索する

同期した利用明細には「日付・摘要（支払先など）・金額」などの情報が含まれます。
freeeに保存された利用明細は「自動で経理」の機能で帳簿付けします。
「自動で経理」の画面では利用明細が一覧表示され、取引日や金額の範囲で検索・絞り込み表示できます。また、利用明細の摘要に支払先など取引先が記載されていますので、摘要の支払先などを指定して取引先で検索・絞り込み表示できます。
これらの項目は組み合わせて検索することもできます。
検索結果の表示画面は、ブラウザの印刷機能を使って印刷することができます。

※受発注書類の検索機能については「【新画面】受発注書類を電子保存する（電子帳簿保存法） - 受発注書類の検索」をご覧ください。

外部サービスとfreeeを連携して電子帳簿保存法対応をしたいとき

外部サービスと連携する場合には、外部サービスにおける電子帳簿保存法の対応状況やお客様の運用によって、電子帳簿保存法の要件を満たすかどうかの個別判断が必要となります。ご不安やご不明な点がある場合は、税理士や税務署へご相談ください。

電帳法対応の担保方法	証憑保存先	（参考）電子帳簿保存法対応のための主な確認ポイント
① freee単体	証憑をfreeeだけに保存	freeeは電帳法対応済みであるため、本ヘルプページに沿って運用すれば問題ありません
② 複数サービスを併用	A: 証憑をfreeeと外部サービスの双方に保存	原始証憑をどちらとするかの運用策定方法 連携先のサービスがスキャナ保存要件、電子取引要件を満たすか（訂正・削除履歴やタイムスタンプ等） 連携機能が検索要件を満たすか（証憑とfreeeの取引が紐づくか等）
	B: 証憑を外部サービスだけに保存 （freeeには取引のみ）	連携先のサービスがスキャナ保存要件、電子取引要件を満たすか（訂正・削除履歴やタイムスタンプ等） 連携機能が検索要件を満たすか（証憑とfreeeの取引が紐づくか等）

よくある質問

電子取引データを紙に出力して保存することは法令上できなくなりますか？

はい、2022年1月1日に施行された改正より、電子データで受領したPDFファイル等（電子取引データ）を紙に印刷して保存することは認められなくなりました。原則として、電子データのまま、データの訂正削除履歴を残し、取引先・日付・金額等で検索できるなどの要件を満たして保存する必要があります。

ただし、電子保存のシステムや社内ワークフローの整備が間に合わないといったやむを得ない事情がある場合には、2022年1月1日から2023年12月31日までの間は、宥恕措置として引き続き紙に印刷して保存することが認められていますが、宥恕措置終了後の2024年1月1日からは原則紙に出力して保存することはできません。次の項をご確認ください。

電子取引データの電子保存に2023年度税制改正で設けられた猶予措置とはどのようなものですか？

2024年1月1日以降は「要件に従って保存することができなかったことについて相当の理由がある」と税務署長が認めた場合は、以下の２つの要件を満たせば、電子取引データの保存要件にしたがって保存しなくても良いとする猶予措置が設けられました。

• 税務署員の求めに応じて電子取引データを提示またはダウンロードして提出できること
• 税務署員の求めに応じて電子取引データを出力した書面を提示または提出できること

「相当な理由」には、電子保存のシステムや社内ワークフローの整備が間に合わない場合に加えて、仮にシステムやワークフローが整備されていても資金繰りや人手不足なども理由として例示されています(国税庁一問一答問61)。
この猶予措置が2023年12月31日までの宥恕措置と異なるのは、出力書面の保存だけでは対応できないことです。いざという時に提示または提出できるように、電子取引データを電子データのまま保存しておく必要があります。そのため、仮に電子取引の請求書や領収書が社員のPCに保存されてれば、その状況をすべて把握しておき社員には削除しないように周知する、または、すべての電子取引データを集めて一元管理する、などの対策をとる必要があります。
電子取引データを電子データのまま保存しなければいけないのであれば、一元管理する方が管理しやすくなります。一元管理するのであれば、ファイルボックスのようなシステムを活用して保存要件を満たして電子取引データの電子保存義務化に対応した方がより安心できる対応となります。また、ファイルボックスへの保存を契機に経費精算などを活用して業務の効率化を図ることもできます。

電子取引データが電子帳簿保存法の保存要件を満たしていなかった場合、どんなペナルティがありますか？

青色申告の承認取消や税務調査で経費として認められない可能性があります。しかし、保存要件を満たしていなかったことだけをもって直ちにペナルティが課せられるわけではありません。
例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が他の情報から確認できるような場合には、改正前と同様に取扱われるということです（ 国税庁一問一答問66解説（注） ）。

契約書も含めて全ての書類をスキャナ保存すれば原本廃棄が可能ですか？

税法以外で原本保存が法令で義務づけられている場合は、原本保存が必須です（例：医療関係や輸出入関係の原本保存義務）。
また、契約書は税法上はスキャナ保存をすれば原本廃棄が可能ですが、税法以外の観点（例えば民事訴訟法）で必要となる可能性があれば原本を保存することをおすすめします。特に契約金額の大きい契約書などは、紙をスキャンした電子データを税務証憑として保存するのではなく、電子データが原本である電子契約を活用すれば、保存も検索も簡単で、業務効率化に役立ちます。

電子帳簿保存を始めたいです。書類ごとの電子帳簿保存設定方法を教えてください。

保存対象ごとに保存方法が異なります。各類型ごとの保存方法は次のとおりです。

• A. 帳簿：
  電子帳簿保存法の「その他の電子帳簿」にfreee会計は該当します。そのため、 社内ルールを整備の上、保存を開始することができます。事前に特定の機能をONにする必要はありません。
• B. 決算関係書類・自社発行受発注書類（控え）：
  社内ルールを整備の上ご利用ください。事前に特定の機能をONにする必要はありません。
• C. 取引先から受領した紙の取引書類 および D. 取引先と授受した電子取引データをファイルボックスに保存する場合：
  社内ルールを整備の上ご利用ください。事前に特定の機能をONにする必要はありません。
  ※ 2022年9月にファイルボックスの電子帳簿保存機能の設定がなくなり、全プランで一律ONの状態になります。これにより、ファイルボックスにファイルをアップロードすると、自動的に訂正・削除履歴が記録され、日付・金額・発行元等を入力できるようになります。
  ※ なお、タイムスタンプ機能は2022年1月に廃止しました。代わりに法令要件対応として、訂正・削除履歴を記録しています。

JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）が運用する「電帳法法的要件認証制度」の認証をfreee会計は取得していますか？

はい、freee会計では次のJIIMA認証を取得しています。

• 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度（認証番号009000-00）
• 電帳法電子取引ソフト法的要件認証制度（認証番号607100-00）

　

国税庁のJIIMA認証リストにも掲載されております。

【国税庁HP JIIMA認証情報リスト】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm 

freee会計の利用をやめた場合、それまでfreee会計に保存した電子データはどうなりますか？

freee会計のアカウントと事業所を削除しない限り、freee会計の利用をやめても、保存された電子帳簿保存法の対象データが勝手に削除されることはありません。

された電子帳簿保存法の対象データファイルが勝手に削除されることはありません。
電子帳簿保存法に対応してfreee会計に保存した電子データや口座同期明細、電子ファイルは、紙の帳簿や取引書類と同様に法定保存期間（原則7年間または最長10年間）保存する必要があります。freee会計を利用し続けていただければ法定期間保存することができますので、利用をやめた場合はfreee会計のアカウントと事業所を削除しないようにしてください。

ファイルボックスに保存したファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードで取得したファイル単体では履歴や検索等の法令要件を満たさなくなります。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間はアカウントと事業所を削除せずに、ファイルボックス上で保存してください。

関連するヘルプページ

• 電子帳簿保存法の開始準備をする
• 取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法）
• 【新画面】受発注書類を電子保存する（電子帳簿保存法）