仮払金機能について

仮払金機能とは

仮払金を管理するための仮払金台帳となる機能です。仮払金を支給する際に、仮払金台帳の行として登録し、支給や残高、期限の管理をすることができます。
レシートの回収や、利用額を反映した残高の計算にはfreeeの経費精算機能を利用します。

仮払金の作成・編集・閲覧・削除は、それぞれ権限を持っている場合に可能です。設定については、［その他設定］メニュー → ［権限管理］画面から行ってください。

仮払金行を作成する

1. ［発注・経費・支払］メニュー → ［仮払金］を開きます。
2. 仮払金画面の［登録］ボタンをクリックします。
   
3. 仮払金の登録画面で必要項目を入力し、［保存］ボタンをクリックします。
   
4. 仮払金行が追加されます。
   

仮払金を管理する

仮払金一覧画面で、作成済みの仮払金を管理できます。

• フィルタ機能を利用し、確認したい仮払金に絞り込めます。
• 仮払金行をクリックすることで、詳細を閲覧できます。
• 仮払金の編集・削除・取引登録・経費精算への関連付けをできます。

なお、各機能については下記をご覧ください。

仮払金を絞り込む

仮払金一覧画面で絞り込みが行えます。

1. ［＋フィルタ］ボタンをクリックし、絞り込みたい項目を選択します。
   
2. 各項目にて条件を設定し、［適用］ボタンをクリックします。
   

3. 絞り込まれた仮払金が表示されます。
   

   並び替えしたい場合、［矢印マーク］から項目と順番を適用すると、仮払金をソートできます。
   

仮払金を編集する

仮払金の編集について

仮払金行の操作欄から編集ボタンクリックで編集が可能です。変更可能な項目は以下の通りです。

• タイトル
• 支給日
• 精算期限
• 支給者
• 利用者
• 備考
• 経費精算

利用者の経費精算申請と関連付けをする事で仮払利用済み金額と仮払金残高を自動で算出します。

経費精算申請との関連付け

仮払金の一覧または詳細画面（編集状態）から経費精算申請との関連付けができます。
1つの仮払金に対し複数の経費精算申請を関連付けることが可能です。
関連付けた経費精算申請を取引登録していると、仮払利用済み金額として支給金額から差し引き、仮払金残高を算出します。
この仮払金残高は返金時取引の入力時に返金額として計上されます。

また、経費精算側からも申請時、承認時に仮払金と関連付けることが可能です。詳しくは「経費精算を仮払金と関連付ける」を参照してください。

仮払金残高の算出と台帳への反映

仮払金残高は以下の計算式で算出されます。

• 仮払金残高 = 仮払金支給金額 - 利用済み金額
• 利用済み金額 = 関連付いた経費申請の合計金額（経費精算のステータスが精算待ち、精算済みのものが計算される）

仮払金残高は以下のタイミングで仮払金台帳に反映されます。

• 仮払金と取引登録済みの経費精算申請を関連付けた時
• 仮払金と関連付けた経費精算申請を取引登録した時
• 上記の取引を削除した時

仮払金行を削除する

1. 仮払金画面の［・・・］→［削除］ボタンをクリックします。
   
2. ［削除］ボタンをクリックします。
   

仮払金を取引登録する

仮払金行を作成した後、仮払金を支給した、もしくは返金があった場合に取引を登録できます。

仮払金を支給した場合

1. 仮払金一覧画面の、支給時取引の［＋］ボタンをクリックします。
   
2. 支給時取引登録のモーダルダイアログで口座を選択し、［登録］ボタンをクリックします。
   
3. 仮払金行の支給時取引欄がリンクボタンに変わるため、クリックすると取引を確認することができます。
   

支給した仮払金を従業員から返金された場合

1. 仮払金一覧画面の返金時取引の［＋］ボタンをクリックします。
   
2. 返金時取引登録モーダルダイアログで口座の選択と返金日の入力をし、［登録］ボタンをクリックします。
   
3. 仮払金行の支給時取引欄がリンクボタンに変わるため、クリックすると取引を確認することができます。
   

仮払金と関連づいた経費精算申請で取引を登録する

事前に当該仮払金とその経費の精算を関連付けしている必要があります。

1. 仮払金が関連付いた経費精算申請で［取引を登録］ボタンをクリックします。
   
2. 仮払金の残高と経費精算申請額を計算し、自動で「＋更新」で消し込みまで行う処理がされます。
3. 仮払金残高と経費精算申請額に応じて、未決済または決済済みの取引が作成されます。