仮払金機能について

仮払金機能とは

仮払金を管理するための仮払金台帳となる機能です。仮払金を支給する際に、仮払金台帳の行として登録し、支給や残高、期限の管理をすることができます。
レシートの回収や、利用額を反映した残高の計算にはfreeeの経費精算機能を利用します。

仮払金の作成・編集・閲覧・削除は、それぞれ権限を持っている場合に可能です。設定については、［その他設定］メニュー → ［権限管理］画面から行ってください。

仮払金行を作成する

1. ［発注・経費・支払］メニュー → ［仮払金］を開きます。
2. 仮払金画面の［登録］ボタンをクリックします。
   
3. 仮払金の登録画面で必要項目を入力し、［保存］ボタンをクリックします。
   
4. 仮払金行が追加されます。
   

項目名称	説明
タイトル	仮払金行にタイトルを付けられます。用途や申請のタイトルに合わせる事ができます。
仮払金No.	自動で番号が付与されます。
支給金額	支給する仮払金の金額です。
支給日	支給する日付です。
精算期限	仮払金利用者が精算（レシート提出・返金など）する期限です。
支給者	仮払金を支給する人です。 登録者が自動的に挿入されています。 変更が可能です。
利用者	仮払金を受け取り、使用する人です。
備考	任意の内容を入力することが可能です。

仮払金を管理する

仮払金一覧画面で、作成済みの仮払金を管理できます。

• フィルタ機能を利用し、確認したい仮払金に絞り込めます。
• 仮払金行をクリックすることで、詳細を閲覧できます。
• 仮払金の編集・削除・取引登録・経費精算への関連付けをできます。

なお、各機能については下記をご覧ください。

仮払金を絞り込む

仮払金一覧画面で絞り込みが行えます。

1. ［＋フィルタ］ボタンをクリックし、絞り込みたい項目を選択します。
   
2. 各項目にて条件を設定し、［適用］ボタンをクリックします。
   
3. 絞り込まれた仮払金が表示されます。
   

仮払金を編集する

仮払金の編集について

仮払金行の操作欄から編集ボタンクリックで編集が可能です。変更可能な項目は以下の通りです。

• タイトル
• 支給日
• 精算期限
• 支給者
• 利用者
• 備考
• 経費精算

利用者の経費精算申請と関連付けをする事で仮払利用済み金額と仮払金残高を自動で算出します。

経費精算申請との関連付け

仮払金の一覧または詳細画面（編集状態）から経費精算申請との関連付けができます。
1つの仮払金に対し複数の経費精算申請を関連付けることが可能です。
経費精算申請を関連付けると仮払利用済み金額として支給金額から差し引き、仮払金残高を算出します。
この仮払金残高は返金時取引の入力時に返金額として計上されます。

仮払金行を削除する

1. 仮払金画面の［・・・］→［削除］ボタンをクリックします。
   
2. ［削除］ボタンをクリックします。
   

仮払金を取引登録する

仮払金行を作成した後、仮払金を支給した、もしくは返金があった場合に取引を登録できます。

仮払金を支給した場合

1. 仮払金一覧画面の、支給時取引の［＋］ボタンをクリックします。
   
2. 支給時取引登録のモーダルダイアログで口座を選択し、［登録］ボタンをクリックします。
   
3. 仮払金行の支給時取引欄がリンクボタンに変わるため、クリックすると取引を確認することができます。
   

支給した仮払金を従業員から返金された場合

1. 仮払金一覧画面の返金時取引の［＋］ボタンをクリックします。
   
2. 返金時取引登録モーダルダイアログで口座の選択と返金日の入力をし、［登録］ボタンをクリックします。
   
3. 仮払金行の支給時取引欄がリンクボタンに変わるため、クリックすると取引を確認することができます。
   

経費精算申請で作成した取引を仮払金で決済する

一連の流れ

1. ［発注・経費・支払］メニュー →［仮払金］から仮払金を登録後、「支給取引」から取引登録する
2. 利用者が［発注・経費・支払］メニュー →［経費精算］から経費を申請する
3. 経理が経費精算から取引を登録する
4. 仮払金で決済登録する
5. 必要に応じて決済登録を行う
   
   • 仮払金残高が経費申請取引より少ない場合：不足分の決済登録

仮払金残高が経費申請取引より多い場合

取引の全額について仮払金から決済取引できるので、一度の操作で決済済みにできます。

1. ［発注・経費・支払］メニュー → ［経費精算］を開き、該当の経費精算行をクリックします。
   
2. ［取引を編集］ボタンをクリックし、経費精算申請から作成された取引の詳細画面を開きます。
   
3. 決済欄の横にある［＋更新］ボタンから各項目を入力し、［保存］ボタンをクリックします。
   
4. 経費取引が決済済みになります。

仮払金残高が経費申請取引より少ない場合

不足した仮払金については別途従業員に支給します。そのため、仮払金と支給それぞれの決済を登録します。※「一連の流れ」の④以降の手順になります。

1. ［発注・経費・支払］メニュー → ［経費精算］を開き、該当の経費精算行をクリックします。
   

2. ［取引を編集］ボタンをクリックし、経費精算申請から作成された取引の詳細画面を開きます。
   

3. 決済欄の横にある［＋更新］ボタンより一部決済登録を行います。
   
4. 自動で経理等から不足した金額の決済登録を行います。決済登録については「未決済取引を消込する（売掛金の入金・買掛金の支払いなど）」をご覧ください。
5. 経費取引が決済済みになります。