freeeオートメーションを作成する

アクションとトリガーについて

freeeオートメーションでは、自動で実行したい処理 「アクション」と、自動で実行したいタイミング「トリガー」を組み合わせ、自動化設定を行います。

各項目の詳細は、以下のとおりです。

オートメーションを作成する

1. 「オートメーション一覧」画面から、右上の［新規作成］ボタンをクリックします。
   
2. 作成したいオートメーションのアクション（実行内容）を選択します。
   ※設定に必要なユーザー権限が付与されていないアクションは選択できません。「トリガー」または「アクション」の各ヘルプページ内、「本設定に必要なユーザー権限」箇所をご覧ください。
   
3. オートメーション編集画面が開きます。画面上部のタイトルを入力します。
   ※このタイトルは、「freeeオートメーションの利用を開始する - freeeオートメーションにユーザーを招待する」の手順で招待したユーザー全員が閲覧可能です。機密情報が入らないようご注意ください。
   
4. トリガー（実行タイミング）を選択します。
   ※設定に必要なユーザー権限が付与されていないトリガーは選択できません。「トリガー」または「アクション」の各ヘルプページ内、「本設定に必要なユーザー権限」箇所をご覧ください。
   

5. トリガー（実行タイミング）を選択すると、詳細な条件が設定可能になります。実現したいオートメーションに合わせて設定します。
   ※条件は複数設定することが可能ですが、設定可能な組み合わせは選択したトリガー（実行タイミング）によって異なります。詳細は、本ページの「オートメーションで設定できる項目」から各ヘルプページをご覧ください。

   例：営業部に従業員が着任した場合

   トリガーで「従業員の役職・部門への着任」を選択すると、着任する「部門」または「役職」を選択できます。

   

6. アクション内容を編集します。
   ※選択したアクションによって、必要な設定は異なります。詳細は、本ページの「オートメーションで設定できる項目」 から各ヘルプページをご覧ください。
   また、トリガーに関連する情報を、アクションの設定に利用することもできます。

   例：トリガーで「従業員の役職・部門への着任」を選択した場合

   • 通知対象ユーザーに「変更対象ユーザー」を設定できる
   • 送信日時の「基準日」で「着任日」を設定できる 等

   

   番号	項目名	説明
   ①	通知対象ユーザー	通知送信先ユーザーとして営業部に着任したユーザーを指定しています。
   ②	基準日	freee人事労務の所属開始日を基準日とし、その1日前に通知が送信されるよう設定しています。
   ③	プレビュー	プレビューで確認することができます。

   メッセージの入力欄にもトリガーに関連する情報を利用することができます。
   「設定可能な値」部分から利用したい情報の右側にある［コピーボタン］をクリックし、メッセージ入力時に貼り付け（ペースト） を行うと、その値が埋め込まれます。または、シャープ文字 「#」を入力し、利用したい値を選択することも可能です。
   

7. 設定が完了したら、画面左下の［保存］ボタンをクリックします。
   設定に不備がない場合、保存が完了します。

   オートメーションを保存した状態では、そのオートメーションは無効化されていて、動作しません。
   後述の「オートメーションを有効化・無効化する」の手順でオートメーションを有効化してください。

   

オートメーションを有効化・無効化する

オートメーションを作成後、運用を開始するにはオートメーションを有効化します。有効化すると、以降のfreeeプロダクト側の操作により検出されたトリガーを元に、アクションが実行されます。

また、「エラーが多発する」「思っていた動作をしない」など、一時的に処理を止めたい場合は、オートメーションを無効化します。
※対象オートメーションのトリガー および アクションいずれも利用権限がある場合のみ、本操作を実行できます。

詳しい操作手順は、以下のとおりです。

1. 「オートメーション一覧」画面から、有効化・無効化したいオートメーションを選択します。
2. 画面右上の［有効化］または［無効化］ボタンをクリックします。
   
3. 確認画面が表示されます。再度、［有効化］または［無効化］ボタンをクリックします。
   
   オートメーションの状態が「有効」または「無効」に変わったことを確認します。
   

オートメーションの実行履歴を確認する

オートメーションごとに、実行履歴を確認できます。オートメーションが失敗した場合、その理由を確認することもできます。
※対象オートメーションのトリガー および アクションいずれもの利用権限がある場合のみ、本操作を実行できます。

詳しい操作手順は、以下のとおりです。

1. 「オートメーション一覧」画面から、実行履歴を確認したいオートメーションを選択します。
2. 画面左下の［実行履歴］ボタンをクリックします。
   
3. 履歴の一覧が表示されます。左上のフィルターから絞り込みを行うことができます。
   詳細な履歴や失敗理由を確認したい場合、確認したい履歴の行を選択すると詳細画面を表示できます。
   

オートメーションの設定内容を編集する

作成したオートメーションを編集することができます。このとき、最終編集者が記録され、オートメーション一覧や詳細画面で閲覧できます。
※対象オートメーションのトリガー および アクションいずれも利用権限がある場合のみ、本操作を実行できます。

詳しい操作手順は、以下のとおりです。

1. 「オートメーション一覧」画面から、編集したいオートメーションを選択します。
2. 画面左下の［編集］ボタンをクリックします。または、タイトルやトリガー、アクションの右側にある［鉛筆］アイコンをクリックします。
   
3. 編集画面が表示されます。必要に応じて項目を編集し、保存します。

オートメーションを削除する

作成したオートメーションを削除することができます。
※対象オートメーションのトリガー および アクションいずれも利用権限がある場合のみ、この操作を実行できます。

1. 「オートメーション一覧」画面から、削除したいオートメーションを選択します。
2. 画面右上の［・・・（3点リーダー）］から［削除］をクリックします。
   
3. 確認画面が表示されます。再度、［削除］をクリックすると、オートメーションが完全に削除されます。
   

オートメーションで設定できる項目

トリガー および アクションで設定できる各項目の種類や仕様については、各ヘルプページをご覧ください。

• freeeオートメーションのトリガー
• freeeオートメーションのアクション