「FS契約関連ファイルを親レコードに添付する」機能の設定を行うことで、「FS契約関連ファイル」の文書ファイルおよび受領者の添付ファイルが、親レコードの「メモ＆添付ファイル」から確認できるようになります。
これにより「FS契約」へのアクセス権がない関係者も、契約書等の実際の文書を参照することができます。
本機能を利用するには、freeeSignパッケージ v3.88以上が必要です。
※バージョンの確認方法は「freeeサイン for Salesforce のバージョン確認とアップグレード - インストール済みバージョンの確認方法」のヘルプページをご覧ください。
本機能の設定を行うSalesforceユーザーは、下記の条件を満たす必要があります。
- 以下が割り当てられていること
- freeeSignパッケージのライセンス（本番組織のみ）
- 権限セット「freeeサイン_Admin」
- freeeSignパッケージのライセンス（本番組織のみ）
目次
-
①親レコードへの添付機能の概要
- 利用時のポイント
- ストレージ容量について
- 親レコードに表示する文書が更新されるタイミングについて
- Experience Cloudで外部サイト公開中、または公開予定の場合 -
②本機能を利用する前の準備
- 取引先・取引先責任者・商談オブジェクトの場合
- 上記以外のオブジェクトの場合 - ③親レコードに添付する初期値を設定する
- ④親レコードへの添付を有効にする（レコード個別設定）
- ⑤親レコードに添付された文書ファイルを削除する
-
よくある質問
- Q1. 送信時に文書ファイル（PDF）とは別に添付したファイルも、親レコードに添付されますか。
- Q2. 締結完了後に、親レコードに添付できますか。
- Q3. 親レコードに添付したファイルを非表示にできますか。
- Q4. FS契約の進行中に設定を変更した場合は、どのタイミングで適用されますか。
- Q5. FS契約をカスタムオブジェクトから作成する場合も、親レコードに添付できますか。
- Q6. FS契約の作成元である親レコードに、参照関係で紐づいたレコード（関連参照先）がある場合、その関連参照先にも添付できますか。（例：カスタムオブジェクトに「取引先責任者」を参照関係で登録し、そのカスタムオブジェクトからFS契約を作成した場合）
- Q7. 親レコードへの添付を許可する設定を有効にしていますが、「FS契約関連ファイルを親レコードに添付する」項目が編集できません。
①親レコードへの添付機能の概要
「freeeサイン for Salesforce」の機能を使用して作成した文書（PDF）は、「FS契約」オブジェクトのレコード内にある「FS契約関連ファイル」コンポーネントに保存されます。
本来、FS契約関連ファイルを参照するには、freeeサインパッケージのライセンスの割り当てが必要です。
本機能を設定することで、文書ファイル（PDF）が文書作成元の親レコードに添付されます。
これにより、freeeSignパッケージのライセンスを付与されていないユーザーでも親レコード（取引先、商談など）が参照可能であれば、親レコードの関連ファイル「メモ&添付ファイル」から文書ファイルを確認することが可能となります。
利用時のポイント
本機能により文書を確認できるユーザーには、「freeesign」パッケージのライセンスを付与していないため、従来通り「freeeサイン」アプリは表示されません。
FS契約のステータスが変更されると、親レコードの関連ファイル「メモ&添付ファイル」も自動的に最新版に更新されます。これにより、常に最新の契約文書を閲覧できます。
ストレージ容量について
親レコードで参照可能となる文書ファイルは、原本ファイルのコピーではなく、関連付けによって表示されるのみとなります。
そのため、ストレージ容量は増加しません。
親レコードに表示する文書が更新されるタイミングについて
文書ファイル（PDF）は以下のタイミングで取得します。
| ステータス | タイミング | 取得方法 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 未作成 | ［文書作成］ボタンをクリック | 自動取得 | - |
| 要確認 | ［文書取得］ボタンをクリック | 手動取得 | 署名者1が締結・却下の操作をする前の、受領者が署名・合意した時点での文書を取得 |
| ［締結］ボタンをクリック | 自動取得 | 署名者1が締結後に、タイムスタンプが付与された文書と電子契約締結情報の文書を取得 | |
| 完了 | ［文書取得］ボタンをクリック | 手動取得 | 取得済みファイルを更新 |
Experience Cloudで外部サイト公開中、または公開予定の場合
本機能にて親レコードに添付された文書（PDF）のアクセス権は、親レコードの共有設定に依存します。
デジタルエクスペリエンス（Experience Cloud）を有効化し、外部公開を構成している場合、親レコードの「メモ＆添付ファイル」のアクセス権限の設定によっては、親レコードに添付された機密情報を含むFS契約関連文書（PDF）が、Experience Cloudサイト上の外部ユーザーから意図せず閲覧可能となり、重大な情報漏洩につながる恐れがあります。
本機能を利用する前に、必ず以下の点をご確認ください。
- 設定の確認
- Salesforce側で、親レコードの公開設定およびアクセス権限が意図した通りに制御されているか、必ずご確認ください。
- 設定に関するご相談
- 「Experience Cloud」の構成や詳細な設定につきましては、所属のシステム管理者に相談するか、Salesforceサポートへお問い合わせください。
本機能の有効化により生じた意図しない外部公開や情報漏洩について、当社では責任を負いません。
設定の際は十分にご注意ください。
②本機能を利用する前の準備
親レコードにファイルを添付するには、事前に「FS契約（文書）」の作成元オブジェクトと「FS契約」の関連付け設定が必要です
設定方法は、作成元オブジェクトの種類に応じて、以下をご参照ください。
取引先・取引先責任者・商談オブジェクトの場合
「freeeサイン設定」画面にて関連付けのみを行います。
設定方法については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作-5.レイアウト設定を行う - ②「FS契約」作成元オブジェクトのレコードと「FS契約」レコードを紐づけする」のヘルプページをご覧ください。
上記以外のオブジェクトの場合
以下の順に設定を行ってください。
①項目の追加
FS契約オブジェクトに、親オブジェクトを参照する項目（データ型：参照関係）を追加します。
②関連付けの実施
FS契約の作成元オブジェクトとFS契約オブジェクトの関連付けを行います。
設定方法については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-8. カスタムオブジェクトをFS契約と関連付ける」のヘルプページをご覧ください。
FS契約との関連付けが完了したら、後述「③親レコードへの添付の初期値を設定する」へ進みます。
③親レコードに添付する初期値を設定する
- ナビゲーションバーから［freeeサイン設定］をクリックします。
- 「freeeサイン設定」画面へ遷移したら、「Salesforce対象オブジェクト」のリストからFS契約を作成するオブジェクトを選択します。
※画像の例では、「取引先責任者」を選択しています。 -
「親レコードへの添付」のリストから、初期値を選択します。詳細は下記の表の通りです。
初期値
内容
許可しない FS契約レコードを親レコードへ添付できません。
本設定を変更するまで、レコード単位での有効化は行えません。
許可する 親レコードへの添付が無効の状態でFS契約レコードを作成します。
必要に応じて、有効にすることができます。また、レコード単位で無効化することも可能です。
デフォルトで有効 親レコードへの添付が有効の状態でFS契約レコードを作成します。
必要に応じて、レコード単位で無効化することが可能です。
- 初期値を選択したら［＋設定］をクリックします。
- 親レコードへの添付の設定変更に関する確認画面が表示されます。表示された内容を確認してから、［理解して設定を変更する］をクリックします。
※本メッセージに関する詳細については、本ページの「Experience Cloudで外部サイト公開中、または公開予定の場合」をご参照ください。 - 「成功」のトーストが表示され、設定は完了です。
-
初期値の設定により、以下の手順で確認・操作を進めます。
【 「デフォルトで有効」に設定した場合】
FS契約レコードを作成し、「FS契約関連ファイルを親レコードに添付する」が有効化された状態でレコードが作成されることを確認します。【 「許可する」に設定した場合】
後述「④親レコードへの添付を有効にする（レコード個別設定）」の手順へ進みます。
④親レコードへの添付を有効にする（レコード個別設定）
初期値の設定を「許可する」に設定した場合、システム管理者プロファイル、または権限セット「freeeサイン_Admin」を割り当てられたユーザーは、FS契約レコードごとに親レコードに添付する設定を変更できます。
【必要な権限セット】
| プロファイル | 権限セット | ステータス |
|---|---|---|
| システム管理者 | - |
全ステータス |
| その他 | freeeサイン_Admin | 却下・削除済み以外 |
- FS契約レコードの「基本情報」セクションにある「FS契約関連ファイルを親レコードに添付する」項目の［編集（鉛筆アイコン）］ボタンをクリックします。
- 編集画面が表示されたら、「FS契約関連ファイルを親レコードに添付する」にチェックを入れます。
※初期値で有効になっている場合でも、個別のレコードで無効化したいときは、チェックを外します。 - ［保存］をクリックし、設定は完了です。
文書取得後、親レコードの関連リスト「メモ＆添付ファイル」にファイルが自動的に添付されることを確認します。
ファイルが表示されていれば、機能は正常に動作しています。
⑤親レコードに添付された文書ファイルを削除する
親レコードに関連付けして表示された文書ファイルを削除する方法を説明します。
- 関連付けされた文書ファイルを削除するため、親レコードを開きます。
- 関連リスト「メモ＆添付ファイル」の ［すべて表示］をクリックします。
- 削除するファイルの［▼（アクションメニュー）］をクリックします。
-
［レコードから削除］を選択します。
アクションメニューには［レコードから削除］と［削除］の2つの選択肢があります。
- レコードから削除：関連付けのみ解除（FS契約レコードのファイルは残ります）
- 削除：ファイル本体を完全削除（FS契約レコード側からも削除されます）
誤って「削除」を選択しないよう注意してください。
- 確認メッセージ「ファイルを削除しますか?」が表示されたら、［レコードから削除］をクリックして削除を確定します。
- 「コンテンツドキュメントリンクが削除されました。」と画面上部にトースト表示されます。一覧から該当ファイルが消えていれば、削除完了です。
よくある質問
Q1. 送信時に文書ファイル（PDF）とは別に添付したファイルも、親レコードに添付されますか。
A1. 送信者の添付ファイルは添付されません。受領者が添付したファイルのみ文書ファイルと合わせて添付されます。
Q2. 締結完了後に、親レコードに添付できますか。
A2. はい、可能です。freeeサイン設定で「許可する」へ設定後、「FS契約関連ファイルを親レコードに添付する」にチェックを入れ、FS契約レコードから［文書取得］および［添付ファイル取得］をクリックして再取得します。
※締結後に設定を有効にしたレコードには、電子契約締結情報は添付されません。
Q3. 親レコードに添付したファイルを非表示にできますか。
A3. はい、可能です。操作方法については、本ページの「⑤親レコードに添付された文書ファイルを削除する」をご参照ください。
Q4. FS契約の進行中に設定を変更した場合は、どのタイミングで適用されますか。
A4. 現在実行中の処理には即時反映されません。変更後の設定は、次の文書取得タイミングから適用されます。
※取得タイミングの詳細については、本ページの「親レコードに表示する文書が更新されるタイミングについて」をご参照ください。
Q5. FS契約をカスタムオブジェクトから作成する場合も、親レコードに添付できますか。
A5. 本ページの設定を行う前に、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-8. カスタムオブジェクトをFS契約と関連付ける」の設定が必要です。
Q6. FS契約の作成元である親レコードに、参照関係で紐づいたレコード（関連参照先）がある場合、その関連参照先にも添付できますか。（例：カスタムオブジェクトに「取引先責任者」を参照関係で登録し、そのカスタムオブジェクトからFS契約を作成した場合）
A6. 原則としてできません。ただし、親レコードが「商談」または「取引先責任者」であり、関連参照先に「取引先」を登録している場合のみ、関連する取引先レコードにも添付されます。
※親レコードの添付を除外し、関連参照先のみへ添付することはできません。
Q7. 親レコードへの添付を許可する設定を有効にしていますが、「FS契約関連ファイルを親レコードに添付する」項目が編集できません。
A7. 該当項目の編集は、freeeサイン_Admin権限セットを割り当てられたユーザー、またはシステム管理者プロファイルのユーザーのみ可能です。