このページでは、文書作成元オブジェクトに加えて、 関連オブジェクトの項目をマッピングできるようにする設定方法を説明します。
本設定は、必要に応じて行ってください。
以下では「商談」オブジェクトから文書を作成する際に、「取引先責任者」オブジェクトの「メール」項目をマッピングする方法を例として説明します。
※この作業を行うSalesforceユーザーは、下記の条件を満たす必要があります。
- 以下が割り当てられていること
- システム管理者プロファイル
①マッピングの概要
マッピングとは
マッピングとは、Salesforceオブジェクトの項目値を、文書作成時に自動で反映させる設定です。マッピング設定を行うことで、文書作成時にこれらの値が自動で入力されます。
マッピングが可能な項目
-
標準でマッピングできる項目
- 文書作成元オブジェクトの項目（例：商談オブジェクトの「商談名」「金額」）
-
本設定後にマッピングできる項目
- 関連する他のオブジェクトの項目（例：取引先責任者の「メール」）
マッピングの基本例
「商談」オブジェクトから文書を作成する場合
【設定なしの場合：文書作成元オブジェクトの項目のみマッピング可能】
| オブジェクト | オブジェクトの項目 | 文書への反映先 |
|---|---|---|
| 商談 | 商談名 | 文書タイトル |
| 商談 | 金額 | 契約金額（入力項目） |
【本設定後：文書作成元オブジェクト以外のオブジェクトの項目もマッピング可能】
| オブジェクト | オブジェクトの項目 | 文書への反映先 |
|---|---|---|
| 商談 | 商談名 | 文書タイトル |
| 商談 | 金額 | 契約金額（入力項目） |
| 取引先責任者 | メール | 送信先メールアドレス |
【なぜこの設定が必要なのか】
通常、文書の入力項目および送信先メールアドレスのマッピング設定では、文書作成元オブジェクト内の項目のみ利用できます。
たとえば、「商談」オブジェクトから文書を作成する際に、送信先メールアドレスをマッピングしたい場合を考えます。
「商談」オブジェクト内にメールアドレスの項目がない、または項目があっても送信先に設定するメールアドレスが登録されていない場合、送信先メールアドレスは手入力が必要になります。
このような場合、「商談」オブジェクトに関連付けられている「取引先責任者」オブジェクトの「メール」項目をマッピングできると、入力の手間を省けます。
【設定に必要な準備】
文書作成元のオブジェクトに関連する他オブジェクトの項目をマッピングするためには、文書作成元オブジェクトに以下の2つの項目を追加する必要があります。
- マッピングする関連オブジェクトへの参照関係項目（手順②）
- 数式項目（手順③）
②参照関係項目を追加する
すでに関連オブジェクトへの「参照関係項目」が追加されている場合は、本ページ「③数式項目を追加する」へ進みます。
※ご自身の環境に合わせて設定する場合は、「商談」を「文書作成元オブジェクト」、「取引先責任者」を「関連する他のオブジェクト」に置き換えてご覧ください。
- ［商談］オブジェクト→［設定（ギアアイコン）］→［オブジェクトを編集］をクリックします。「商談」の「オブジェクトマネージャー」画面に遷移します。
- 左側のメニューから［項目とリレーション］をクリックします。「項目とリレーション」ページが表示されたら、［新規］をクリックします。
- 「ステップ1. データ型の選択」で「データ型」から［参照関係］を選択し、［次へ］をクリックします。
- 「ステップ2. 関連オブジェクトの選択」で「関連先」のリストからマッピングしたい関連オブジェクト（※ここでは「取引先責任者」）を選択し、［次へ］をクリックします。
- 「ステップ3. 参照項目の表示ラベルと名前を入力」で「項目名」に英数字で任意の項目名を入力し、［次へ］をクリックします。
- 「ステップ4. 参照項目に対する項目レベルセキュリティの設定」は何もせず、［次へ］をクリックします。
- 「ステップ5. ページレイアウトへの参照項目の追加」は何もせず、すべての項目にチェックを入れたまま、［次へ］をクリックします。
- 「ステップ6. カスタム関連リストの追加」も何もせずに、そのまま［保存］をクリックします。
- 「項目とリレーション」の一覧に「取引先責任者」オブジェクトが参照関係として表示されていることを確認したら、参照関係項目の追加は完了です。
つづいて、数式項目を追加します。
③数式項目を追加する
- 「商談」オブジェクトのオブジェクトマネージャーで、左側のメニューから［項目とリレーション］をクリックします。「項目とリレーション」画面右上の［新規］をクリックします。
- 「ステップ1. データ型の選択」で「データ型」から［数式］を選択し、［次へ］をクリックします。
-
「ステップ2. 出力型の選択」で必要事項を設定します。詳細は下表の通りです。
番号 項目 入力内容 ① 項目の表示ラベル 任意の名前を入力
※ここではわかりやすいよう「取引先責任者のメールアドレス」と入力しています。
② 項目名 英数字で任意の項目名を入力。 ③ 数式の戻り値のデータ型 マッピングする先の項目のデータ型に応じて選択
※ここでは「取引先責任者」の「メール」項目をマッピングするので「テキスト」を選択します。
- 必要事項を設定したら［次へ］をクリックします。
- 「ステップ3. 数式の入力」の画面で［高度な数式］タブを選択し、［項目の挿入］をクリックします。「項目の挿入」ウインドウが開きます。
- ［商談＞］→［取引先責任者＞］→［メール］の順に選択します。
※「取引先責任者」オブジェクトを参照関係項目で追加したことにより、「取引先責任者」と別に「取引先責任者＞」が選択できるようになり、参照先のオブジェクト内の項目が選択できるようになります。
たとえば、参照関係項目で「契約」オブジェクトを追加した場合は、［商談＞］→［契約＞］→［契約オブジェクト内の項目］のように選択します。 - 選択が完了したら［挿入］をクリックします。
- 挿入した数式の構文が表示されたら［構文を確認］をクリックします。
「差し込み項目または関数に構文エラーはありません。」と緑色の文字で表示され、エラーがないことを確認します。 - 「空白項目の処理」セクションで［空白を空白として処理］を選択し、［次へ］をクリックします。
- 「ステップ4. 項目レベルセキュリティの設定」は何もせず、［次へ］をクリックします。
- 「ステップ5. ページレイアウトへの追加」は、すべての項目からチェックを外し、［保存］をクリックします。
※「商談」オブジェクトのレコード詳細ページに表示したい場合は、チェックを入れたままにします。 - 「項目とリレーション」の一覧に、手順③で設定した表示ラベルがデータ型「数式（テキスト）」として表示されていることを確認したら数式項目の追加は完了です。
マッピングは、freeeサインからテンプレートの取り込みを行ってから設定します。
テンプレートの取り込みとマッピング方法については、「freeeサイン for Salesforce 基本操作-事前準備 テンプレートを準備する - ②テンプレートを取り込む」のヘルプページをご覧ください。
手順⑦で設定した項目が選択できることを確認したら設定は完了です。