freeeサイン for Salesforce 基本操作-承認操作（締結・差し戻し・却下）

①承認操作の概要

承認操作の種類と各操作の使い分けについて説明します。

①-1 承認操作の種類と使い分け

受領者が署名・合意したFS契約に対して、送信者は以下の3つの承認操作を行うことができます。

※1 差し戻しは、受領者が1名の場合のみ実行可能です。受領者が2名以上の場合は、「差し戻し」の［アクション］ボタンは表示されません。
※2 受領者が2名以上の場合、署名者のいずれかが入力した内容に不備や間違いがあった場合は、却下操作を実行し、あらためてFS契約を作成して送信する必要があります。

①-2 各承認操作の詳細説明

• 締結
  • 操作後の流れ
    締結を完了すると、ステータスが「要確認」から「完了」に変更され、タイムスタンプが付与された文書に加え、電子契約締結情報が発行されます。
    電子契約締結情報は、契約が正式に締結されたことを証明する書類であり、文書ファイルと同じにFS契約関連ファイルにアップロードされます。
  • 電子契約締結情報について
    電子契約締結情報には、契約日時、締結者情報、署名者情報など重要な情報が記載されています。確認手順および電子契約締結情報に記載されている内容の詳細については、本ページ「③締結手順」で説明します。
• 差し戻し
  • 差し戻しを実行すると、ステータスが「要確認」から「確認待ち」に変更され、受領者に対して入力内容の修正と再署名をお願いするメール通知が送信されます。
    受領者は入力した内容を修正して、再度署名を行うことになります。受領者への通知内容の詳細については、本ページ「④差し戻し手順」で説明します。
• 却下
  • 却下を実行すると、ステータスが「要確認」から「却下」に変更され、その契約は取り消されます。つづいて、受領者にメール通知が送信されます。受領者への通知内容の詳細については、本ページ「⑤却下手順」で説明します。

【確認項目】

※文書全体ではなく、受領者が入力した入力項目名とその項目に入力した値のみの確認は、freeeサインの文書詳細ページの最下部「入力項目・検索項目」欄の［相手の入力項目］タブで確認できます。

つづいて、署名済みの文書内容を確認するため、後述「②署名された文書の内容を確認する」へ進みます。

②署名された文書の内容を確認する

この手順では受領者が署名した文書の内容を確認する方法を説明します。

本ページ「①承認操作の概要 - ①-2 各承認操作の詳細説明」で説明した3つの承認操作を実行する前に、受領者が署名した文書の内容を確認することが重要です。

②-1 メッセージを確認する

はじめに受領者が署名時にメッセージを入力しているかを確認します。

署名時に入力されたメッセージは、署名時合意された際に届く通知メールと、freeeサインの文書詳細ページで確認できます。

【通知メール】

件名：「〇〇に署名・合意がされました」の通知メール内

freeeサイン文書詳細ページで確認する方法は、以下の手順で確認できます。

確認手順

1. 「FS契約」オブジェクトのリストビューから［【FS契約】ステータス　要確認］を選択し、表示された一覧から承認操作を行うレコードを開きます。
   
2. 「各種日付」セクションの「署名日時」で、受領者の署名した日時を確認します。
   
3. 「基本情報」セクションの「リンク」項目内の［freeeサイン文書参照はこちら］をクリックします。
   
   ※リンク項目からfreeeサインの文書詳細ページに遷移できない場合、SSOの設定が未設定か、専用の権限セットが割り当てられていない可能性があります。設定状況については、システム管理者へご確認ください。
   【システム管理者向け】
   ［freeeサイン文書参照はこちら］からfreeeサインへの遷移について、SSOの設定方法については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-4.シングルサインオン(SSO)設定を行う」のヘルプページをご覧ください。
4. freeeサインの文書詳細ページに遷移したら、「コメント・履歴」欄の「合意」箇所に表示されているメッセージを確認します。
   

つづいて、受領者の添付ファイルアップロード状況を確認するため、後述「②-2 添付ファイルを確認する」へ進みます。

②-2 添付ファイルを確認する

署名時に受領者がアップロードした添付ファイルは自動で取得できません。

以下の手順で添付ファイルのアップロード状況と、添付ファイルの内容を確認します。

1. 「文書作成」コンポーネントに表示されている［添付ファイル取得］をクリックします。
   
2. 添付ファイルがアップロードされている場合は、画面上部に成功のトーストが表示されます。
   
   ※「署名者の添付ファイルがありません」とトーストが表示された場合は、後述「②-3 文書を確認する」へ進みます。
3. ブラウザの［更新］ボタンをクリックするか、［F5］キーを押して画面を再読み込みします。「FS契約関連ファイル」に取得した添付ファイルが表示されることを確認します。
   
4. 「FS契約関連ファイル」に取得した添付ファイルの「CNA」から始まる［レコード番号］をクリックします。
   
   ※添付ファイルが複数ある場合は、［すべて表示］をクリックし、一覧から確認したい添付ファイルのレコード番号を選択します。
   
   
5. 「FS契約関連ファイル」レコード詳細ページへ遷移したら、「ファイル」コンポーネントに表示されている、添付ファイル名をクリックします。
   
6. プレビューが表示されます。［ダウンロード］をクリックして、添付ファイルを保存できます。
   
   ※添付ファイルが複数ある場合は、手順④～⑥を繰り返します。

②-3 文書を確認する

受領者が実際に入力した内容を反映した文書を確認します。

添付ファイル同様、受領者が署名・合意した文書は自動取得しないため、以下の手順で手動で取得して確認します。

1. 「文書作成」コンポーネントに表示されている［文書取得］をクリックします。
   
2. 締結処理が完了すると、成功のトーストが表示され、自動的にブラウザを再読み込みします。
   
3. 「FS契約関連ファイル」に表示されている「文書」の「CNA」から始まる［レコード番号］をクリックします。
   
4. 「FS契約関連ファイル」レコード詳細ページへ遷移したら、「ファイル」コンポーネントに表示されている、ファイル名をクリックします。
   ※最新のファイルが最上部に表示されます。
   
5. プレビューが表示されたら、受領者が入力した内容が文書に反映されていること、および入力内容に問題がないことを確認します。
   

つづいて、署名された文書の内容を確認した結果に応じて、承認操作を実施します。承認操作の種類と使い分けについては、本ページ「①-1 承認操作の種類と使い分け」をご参照ください。

【承認操作を選択】

• ③締結手順
• ④差し戻し手順
• ⑤却下手順

③締結手順

この手順では、署名された文書を確認後、締結する操作方法を説明します。

1. 「送信時メッセージ」セクションから、「締結メッセージ」項目の［編集（鉛筆アイコン）］をクリックします。通知されるメールにメッセージを登録しない場合は、本手順をスキップし、手順③へ進みます。
   
2. メッセージを入力し、［保存］をクリックします。
   ※登録できるメッセージは255文字以下です。
   
   

3. 「文書作成」コンポーネントに表示されている［締結］をクリックします。
   処理が完了すると、自動的にブラウザが再読み込みされ、タイムスタンプが付与された文書と電子契約締結情報のPDFが取得されます。
   

   「権限がありません」のトーストが表示され、処理に失敗する場合は、「よくある質問」のQ5をご参照ください。

4. 「ステータス」が「完了」に変更され、通知メールが送信されます。
   
   【締結時の通知メール（受領者）】
   
   手順②で登録したメッセージが表示されます。
5. 「FS契約関連ファイル」に表示されている「文書」および「電子契約締結情報」の「CNA」から始まる［レコード番号］をクリックし、各ファイル名を選択してプレビューで確認します。
   
   ※「電子契約締結情報」が表示されない場合は、［すべて表示］をクリックし、表示された一覧から確認したいファイルを選択します。
   

④差し戻し手順

この手順では、署名された文書を確認後、受領者に修正を依頼する場合に差し戻しする操作方法を説明します。

※差し戻しが可能な条件は本ページ「①-1 承認操作の種類と使い分け」をご参照ください。

1. 「文書作成」コンポーネントに表示されている［▼（黒い下向き三角ボタン）］をクリックします。つづいて、表示されたリストから［差し戻し］を選択します。
   
   ※受領者を2名以上で設定している場合、［差し戻し］ボタンは表示されません。詳細は本ページ「①-1 承認操作の種類と使い分け」をご参照ください。
2. 「差し戻し」のモーダルが表示されたら、必要に応じて通知メールのメッセージを登録し、［差し戻し実行］をクリックします。
   ※登録できるメッセージは255文字以下です。
   
   
   ※差し戻し時に入力したメッセージは「送信時メッセージ」セクションの「差し戻しメッセージ」項目に登録されます。
   

3. 処理が完了すると、成功のトースト通知が表示され、自動的にブラウザが再読み込みされます。
   「ステータス」が「確認待ち」に変更され、「各種日付セクション」の「差し戻し日時」が登録されます。
   
   

   「権限がありません」のトーストが表示され、処理に失敗する場合は、「よくある質問」のQ5をご参照ください。

4. 差し戻し処理が完了すると、通知メールが送信されます。
   【差し戻し時の通知メール（受領者）】
   

   受領者は、差し戻し時に通知されたメール本文内の［文書を確認する］ボタンから署名を行います。差し戻し前に届いた署名依頼のメールからはアクセスできません。

   また、受領者は必ず「差し戻しされました」という件名のメールからアクセスする必要があります。

   • 初回メール件名：「〇〇が届きました」
   • 差し戻しメール件名：「〇〇が差し戻しされました」

⑤却下手順

このページでは、署名された文書を確認後、諸事情により承認できない場合に

文書を却下する操作方法を説明します。

1. 「文書作成」コンポーネントに表示されている［▼（黒い下向き三角ボタン）］をクリックします。つづいて、表示されたリストから［却下］を選択します。
   
2. 「却下」のモーダルが表示されたら、必要に応じて通知メールのメッセージを登録し、［却下実行］をクリックします。
   ※登録できるメッセージは255文字以下です。
   
   
   ※却下時に入力したメッセージは「送信時メッセージ」セクションの「却下メッセージ」項目に登録されます。
   

3. 処理が完了すると、成功のトースト通知が表示され、自動的にブラウザが再読み込みされます。
   「ステータス」が「却下」に変更され、「各種日付セクション」の「却下日時」が登録されます。
   

   「権限がありません」のトーストが表示され、処理に失敗する場合は、「よくある質問」のQ5をご参照ください。

4. 却下処理が完了すると、通知メールが送信されます。
   【却下時の通知メール（受領者）】
   

よくある質問

Q1. 受領者を1名で設定しているのに、［差し戻し］ボタンが表示されず、［却下］のみ選択できます。

A1. 差し戻し機能はfreeeSignパッケージのバージョンv3.84.4以上よりご利用できます。

【システム管理者向け】
インストール済みパッケージから「freeeSign」のバージョンを確認し、必要に応じてアップデートします。詳細は「freeeサイン for Salesforceのインストール方法」のヘルプページをご覧ください。

Q2. freeeSignパッケージのバージョンV3.84.4以上にアップデートしているのに、メッセージセクションに「締結メッセージ」「差し戻しメッセージ」項目が表示されません。

A2. Lightningレイアウトの設定を確認する必要があります。システム管理者にご相談ください。

【システム管理者向け】
「FS契約」オブジェクトのLightningレコードページ「FS契約レコードページ」をコピーして保存します。つづいて、レコードページを有効化し、アプリケーションのデフォルトに割り当てて保存します。

※「FS契約レコードページ」が複数表示されている場合、表示ラベルをクリックして開き、「FSContractRecordPage (管理)」と表示されるレコードをコピーします。
※既にLightningレコードページをコピーして編集している場合は、本手順後に再度編集が必要になります。

Q3. 通知メールに登録するメッセージの文字数制限を変更できますか？

A3. できません。メッセージは255文字以下に制限されています。

Q4. 受領者が署名・合意をしたのに、「確認待ち」ステータスのまま変わりません。

A4. 受領者を2名以上で設定していますか？
2名以上の場合、全員の署名と合意の操作が完了するまで、ステータスは「確認待ち」のままです。
詳細は「三者間以上の契約機能について」のヘルプページをご覧ください。

Q5. 「締結」「差し戻し」「却下」をクリックすると、「権限がありません」と表示されます。

A5. Salesforceの権限セット（freeeサイン_締結）は割り当てられていますが、freeeサインの権限が承認操作に対応していない可能性があります。システム管理者にfreeeサインの権限設定をご確認ください。

【システム管理者向け】
freeeサインの権限設定の詳細については、「チームメンバーの権限設定を変更する」のヘルプページをご覧ください。

Q6. 受領者からアップロードした添付ファイルを誤ったため、削除してほしいと依頼されました。FS契約関連ファイルから添付ファイルを削除すると、freeeサイン上に保存されている添付ファイルも削除されますか？

A6. いいえ。FS契約関連ファイルとfreeeサイン上の添付ファイルは連携して削除されません。freeeサイン上から削除する必要があります。

freeeサイン上から削除する場合は、freeeサインの全権管理者権限のユーザーで文書詳細ページにアクセスし、削除したい添付ファイル名の右側のメニューボタンから［削除］を選択します。

※freeeサイン上から削除できるのは、全権管理者権限のユーザーのみです。

Q7. 承認操作を間違えて実行してしまいました。取り消しできますか？

A7. いいえ。どの承認操作も取り消しできません。対応方法は以下の通りです。

• 差し戻しを実行した場合
  • 受領者に同じ内容のまま再度署名・合意していただく必要があります。
• 締結を実行した場合
  • 改めてFS契約を作成して送信し、受領者に署名・合意していただいた上で、再度締結操作を実行します。
• 却下を実行した場合
  • 却下したFS契約は変更できません。必要に応じて締結した内容を取り消しする覚書を作成して送信することをご検討ください。