経費科目ごとに「経費科目ルール」を設定することで、経費申請時の内容を制限できます。
本ページでは、経費科目ルールの設定方法と、申請者・承認者の画面での見え方を説明します
目次
経費科目ルールとは
経費科目ルールは、特定の経費科目に対して、経費申請時の内容を制御できます。
制限には、大きく2種類あります。
| 制限の種類 | できること |
|---|---|
| 金額上限のアラート・申請禁止 | 会議費は1人あたり1,000円まで、交際費は1明細あたり50,000円まで、といった上限を設定し、超過時に警告表示または申請禁止にできます |
| 購買申請の関連付けの必須化 | 経費科目ごとに、購買申請の関連付けがない場合は申請できないようにできます |
経費科目に対し、一つの経費科目ルールを作成できます。
金額上限の単位
| 単位 | 説明 |
|---|---|
| 明細あたり | 1件の明細の金額が上限を超えているかを判定します |
| 一人あたり | 明細の金額を参加人数で割った値が上限を超えているかを判定します |
※一人あたりの計算には、経費科目に設定されているカスタム項目（入力形式：数値）を参加人数として使用します。
金額上限超過時の処理方法
| 処理方法 | 動作 |
|---|---|
| 申請禁止 | 上限を超えた金額では申請できません |
| アラートのみ |
上限超過のメッセージが表示されますが、そのまま申請できます ※メッセージは自由に設定できます。なぜ超過しているかや修正方法がわかる内容にすると効果的です。 |
| 判定しない | 上限を超えても何も表示されません |
購買申請の関連付け
| 設定値 | 動作 |
|---|---|
| 任意（デフォルト） | 購買申請の関連付けなしで経費申請を提出できます |
| 必須 | 購買申請の関連付けがない場合、経費申請を提出できません |
経費科目ルールを設定する（管理者向け）
管理者権限を持つメンバーが、経費科目ルールを設定できます。
経費科目ルールを新規作成する
- ［その他設定］メニュー →［経費科目ルール］を開きます。
- ［ルールを作成］ボタンを選択します。
- 経費科目ルールの作成画面が表示されるので、「適用する経費科目」を選択します。
- 金額上限を設定する場合は、「明細」または「一人あたり」（もしくは両方）の上限額を設定し、購買申請の関連付けを必須にする場合は、「購買申請の関連付け」の項目で［必須］を選択します。
- ［保存］ボタンをクリックして、設定を完了します。
※編集後の設定は、以降の申請から有効になります。ルール変更前に申請済みの内容には影響しません。
※削除後、以降の申請ではルールが適用されなくなります。
経費申請時の表示について
経費申請の際に、設定されたルールに基づいてアラートが表示されます。
申請禁止の場合
上限額を超えた金額を入力して申請しようとすると、申請が禁止されます。申請ボタンを押すとエラーメッセージが表示され、申請を完了できません。
設定されたメッセージが表示されますので、経費科目や金額・参加人数を確認して修正してください。
アラートのみの場合
上限額を超えた金額を入力して申請しようとすると、警告メッセージが表示されます。メッセージが表示されていても、そのまま申請できます。
明細あたりと一人あたりの両方を設定している場合
どちらか一方でも「申請禁止」の判定となった場合は、申請禁止になります。
| 明細あたりの判定 | 一人あたりの判定 | 結果 |
|---|---|---|
| 申請禁止 | （いずれでも） | 申請禁止 |
| 警告 | 申請禁止 | 申請禁止 |
| 警告 | 警告 | 警告 |
| 警告 | 問題なし | 警告 |
| 問題なし | 警告 | 警告 |
| 問題なし | 問題なし | 表示なし |
購買申請の関連付けが必須の場合
明細に設定した経費科目のいずれかで「購買申請の関連付け」が［必須］になっている場合、購買申請を関連付けずに申請ボタンを押すと、提出できずエラーメッセージが表示されます。
購買申請を関連付けたうえで再度申請してください。
※この判定は、明細あたり・一人あたりの上限額判定とは別に行われます。上限額の判定を通過していても、購買申請の関連付けが必須で未関連の場合は申請できません。
申請承認時の表示について
申請内容を確認する際、申請時のルール判定結果が表示されます。
- 申請者がアラートを確認した上で申請した内容（警告）を確認できます。
- 申請後に経費科目ルールが変更・削除された場合でも、申請時点の判定結果が表示されます。
承認者はアラートの内容を確認した上で、承認または差し戻しを判断できます。
よくある質問
経費科目ルールが設定されている経費科目のカスタム項目を変更した場合はどうなりますか？
「一人あたりの上限」に使用しているカスタム項目を削除または入力形式を数値以外に変更すると、そのカスタム項目を使用している「一人あたりの上限」の設定が無効（判定しない）になります。
経費科目の保存時に確認メッセージが表示されますので、内容を確認の上保存してください。その後、必要に応じて経費科目ルールを編集して別のカスタム項目を設定し直してください。
経費科目を削除した場合はどうなりますか？
経費科目を削除すると、その経費科目に紐づく経費科目ルールも同時に削除されます。削除前に確認メッセージが表示されます。
一人あたりの計算に使用できるカスタム項目が表示されない場合はどうすればよいですか？
対象の経費科目に、入力形式が「数値」のカスタム項目が設定されていない場合は、選択肢に表示されません。先に経費科目のカスタム項目に数値形式の項目を追加してください。
詳しくは「経費科目を使って経費申請をする」のヘルプページをご覧ください。
モバイルアプリでも利用できますか？
モバイルアプリでの対応状況は以下の通りです。
対応外
- 「アラートのみ」の処理
- 現在はPC版（Web）でのみ表示されます。モバイルアプリでの警告表示は今後対応予定です。
- 設定された上限額超過時のメッセージ表示
- モバイルアプリでは、上限超過時は「この経費科目の金額上限を超過しています」と固定のメッセージが表示されます。
対応済
- 「申請禁止」の処理（上限を超えた場合に申請できない）
プランをダウングレードした場合はどうなりますか？
ダウングレードしてもルールの設定値は保持されますが、ルールの適用が外れます。
※ アラートが表示されなくなります。
一括承認時もルールの確認ができますか？
現在、一括承認の画面では経費科目ルールの判定結果は表示されません。
ルールの確認が必要な場合は、個別の申請詳細画面でご確認ください。
参考：経費精算を利用できない場合について
経費科目ルールの設定画面が表示されない場合や利用できない場合は、以下をご確認ください。
- 管理者権限を持つアカウントでログインしているか確認してください。
- 利用中のプランでカスタム項目機能が使用できるかご確認ください。
詳しくは「経費精算を申請する」のヘルプページもあわせてご覧ください。