経費精算を申請する

freee会計から経費申請をする

新規に申請する場合

これから初めて経費精算を申請する場合は、事前に「経費科目」の設定が必要となります。
※ 経費科目の詳細、設定方法は「 経費科目を使って経費申請をする 」のヘルプページをご覧ください。

1. ［申請］メニューの［経費精算］を開きます。
2. 画面左上の［＋申請を作成］ボタンをクリックします。
   
3. 各項目に申請内容を入力します。
   
   

   項目名	詳細
   申請者	申請者名が自動的に指定されます。
   申請タイトル	申請タイトルを入力します。
   部門	必要に応じて部門を入力します。
   メモタグ	必要に応じてメモタグを入力します。
   セグメント1〜3	必要に応じてセグメントを入力します。 ※ セグメントを使用できるのはプロフェッショナルプラン、エンタープライズプランのみです。
   経費科目	申請内容に適切な経費科目を選択します。 経費科目の追加・編集・削除は［設定］メニュー → ［経費科目の設定］から行うことができます。
   添付	ファイルボックスから領収書等を添付することができます。 添付した領収書等はテキストデータが解析され、解析に成功すると自動的に日付、金額が入力されます。 ※ 他の行と添付しているファイルが重複している場合、「他の行と重複しています」というアラートが表示されます。 ※ 電子帳簿保存機能 が有効の場合、「アップロードする」ボタンからの直接アップロードは仕様上行うことができません。これは、添付するファイルの「確認」作業が必要になるためです。添付するファイルに対する「確認」作業の詳細・手順等は「 取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法） - Web版からファイルを保存する 」をご確認ください。
   日付	経費の発生日を入力します。
   内容	経費の内容を入力します。ここで入力した内容は後から登録される取引の「備考」として登録されます。
   金額	経費の税込金額を入力します。
   削除	入力行を削除します。
   コピー	入力行をコピーします。
   入力欄を追加する	複数の経費科目を申請する場合、必要分クリックして入力欄を追加します。
   合計	すべての「金額」欄の合計が自動計算されて表示されます。
   備考	その他の特記事項等を入力します。ここで入力した内容は後から登録される取引には反映されません。

4. 申請経路を選択します。
   • 申請経路の選択肢は、管理者権限のメンバーが作成したものが表示されます。
   • 選択した申請経路の説明（作成者が設定したもの）が表示されますので、参照しながら適切な経路を選択します。
   • 「承認者を指定しない(申請時に指定)」として事前に作成した申請経路を利用する場合は、申請時に承認者を指定します。
   • 承認者を指定されている申請経路については、承認者が表示されます。
   あらかじめ設定をしておくことで、申請のデフォルト経路である「基本経路」を選択することができます。設定方法は「 申請フォームの基本経路設定 」をご覧ください。
5. 保存して申請する場合は［申請］ボタンを、保存だけして申請は後で行う場合は［下書き保存］ボタンをクリックします。
   ※「下書き」状態の経費精算は、申請者のみが閲覧・編集できます。
   
6. 申請内容が一覧に追加されます。
   
   

   承認者には、経費精算が申請されたことの通知がメールで届きます。
   ※ 経費精算申請の通知メールの拒否設定はできません。

下書きを編集して申請する場合

保存した下書きを後から申請する場合は、経費の一覧から「ステータス」が「下書き」の経費を開きます。
※「下書き」状態の経費精算は、申請者のみが閲覧・編集できます。

詳細を確認して、必要に応じて内容を編集したら、［申請する］ボタンをクリックします。

承認者には、経費精算が申請されたことの通知がメールで届きます。
※ iOS版をインストールしている場合はプッシュ通知も届きます。

なお、誤って申請された経費精算は、「下書き」状態であれば申請者自身が削除できます。（承認者によって「差戻し」状態になった経費精算も削除できます）

既存の申請をコピーして新たに申請する場合

毎月同じような内容で申請するなど、既存の申請をコピーし新たに別の申請として登録することが可能です。

［経費精算の申請］の画面右上にある［申請をコピー］ボタンをクリックすると、新たに申請したい別の申請を作成する画面に内容がコピーされ、登録できます。

駅すぱあと連携し申請する場合

経費申請で特に交通費申請を行う場合、駅すぱあと連携機能を活用することで、これまでの経費申請/承認をより簡単・正確に行うことができるようになります。
本機能によって、申請者の方は証憑を準備する手間を、承認者の方は提出された証憑の確認に要する手間を低減することが可能です。

駅すぱあと連携を使用した、交通費の経費申請手順は次のとおりです。

1. ［申請］メニュー →［経費精算］をクリックします。
2. 画面左上にある［＋ 申請を作成］ボタンをクリックします。
3. 申請に必要な情報を入力します。
4. 経費項目の入力欄で「日付」欄に交通機関を利用した日を入力します。
   
5. 「内容」欄の下部に表示された［交通経路を選択］ボタンをクリックして、「交通経路を選択」画面を開きます。
   
6. 「出発」、「到着」欄にそれぞれ出発駅、到着駅を入力し、「経路検索」ボタンをクリックします。このとき、［詳細設定］ボタンをクリックすると、経路検索の各種オプションを選択することができます。
   各種オプションについては次のとおりです。
   
   • 運賃：「ICカード優先」、「通常運賃」のいずれかを選択できます。
   • 特急料金：「指定席優先」、「自由席優先」、「グリーン席優先」のいずれかを選択できます。
   • 交通手段：経路検索に「新幹線」や「有料特急」を含めて検索するかどうかを指定できます。
7. 表示された経路候補の中から、今回利用した経路を特定します。「金額」欄から片道料金 または 往復料金のどちらかを選択し、経路右端に表示された［選択］ボタンをクリックします。
   
8. 手順7で選択した経路の情報が自動的に入力されます。「申請経路」項目で使用する申請経路を選択後、申請内容に問題がなければ、画面下部に表示された［申請］ボタンをクリックします。
   

参考：日々の作業を効率化！記帳をラクにする口座同期の活用方法

オンラインバンキングやクレジットカード、その他サービスのログイン情報を登録（同期）することで、記帳（取引登録）を効率化することができます。

取り込んだ明細を自動で記帳（取引登録）するだけでなく、記帳が漏れるリスクを減らすこともできますので、経理処理の効率化にぜひご活用ください。

詳しくは「 日々の作業を効率化！帳簿付け・記帳の経理業務をラクにする口座同期の活用方法 」のヘルプページをご覧ください。

参考：2022年4月以降の「申請日」の取り扱いについて

2022年3月までは、申請内容の入力項目として「申請日」が表示されており、任意の日付を入力して申請することができました。

2022年4月からは、申請内容の入力項目として「申請日」が表示されなくなり、 申請時点の日付が自動的に「申請日」として記録 されるようになります。

これにより、申請者・承認者の双方に次のメリットが生まれます。

• 申請者にとって、申請の都度「申請日」を入力する手間を削減できる
• 承認者にとって、「申請日」を内部統制上 信頼できる情報として取り扱いできるようになる

「申請日」について、その仕様や挙動の詳細は次のとおりです。

• 申請者にとっての仕様・挙動の変化：
  • ［申請］ボタンがクリックしたとき：
    当該ボタンをクリックした時点の日付を、自動的に「申請日」として記録します。
  • 申請内容が下書き状態のとき：
    申請内容画面には「申請日」項目は表示されず、申請一覧画面では「申請日」が空欄となります。
• 承認者にとっての仕様・挙動の変化：
  • 経費精算承認後の取引登録時の「発生日」の補完入力について：
    2022年3月までは「申請日」に入力された日付が補完されていましたが、2022年4月からは明細の1行目に入力された「日付」が補完されるようになります。