freeeサイン for Salesforce 初期設定-9.一括作成ボタンを作成・表示する

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本ページでは、複数のレコードから一括でFS契約を作成する場合に必要な「一括作成ボタン」の作成方法と、作成したボタンをリストビューに表示させる設定方法を説明します。

この作業を行うSalesforceユーザーは、下記の条件を満たす必要があります。

  • 以下が割り当てられていること
    • システム管理者プロファイル

目次

一括作成の概要

通常、freeeサイン for SalesforceでFS契約を作成する場合、1件ずつ作成する必要があり、複数の契約がある場合は手作業での操作が増えます。一括作成ボタンを使用することで、Salesforceのリストビューから複数のレコードを選択し、一度にFS契約を作成できるため、業務効率を向上させることができます。

活用シーン

  • 営業活動の効率化
    • 複数の商談に関連する契約書を一括で作成
  • 大量文書処理
    • 月次締めや期末決算時に多数の文書を一括で作成
  • 業務プロセスの自動化
    • 定期的に発生する文書作成業務を一括作成で効率化し、そのまま一括送信で処理することで、作成から送信までの一連の業務を自動化

必要条件

  • FS契約作成元のオブジェクト（取引先・取引先責任者・商談・カスタムオブジェクトなど）に一括作成ボタンを作成されていること
  • 作成した一括作成ボタンをリストビューに表示されていること
  • 「FS契約フロー」パッケージをインストール済みであること
  • Salesforceの「プロセスの自動化設定」で「フローのLightningランタイム」が有効化されていること
  • FS契約フローのメイン機能であるFS契約の自動作成や自動送信フローを利用しない場合でも、一括作成の利用には「FS契約フロー」パッケージがインストールされている必要があります。
    FS契約フローのインストール方法については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-8.FS契約フローパッケージのインストール方法」のヘルプページをご参照ください。
  • 「プロセスの自動化設定」の「フローの Lightning ランタイム」が無効化されている場合
    ご利用中のフローに classic ランタイムでのみ動作するフローがある可能性があります。有効化によって影響が生じる可能性があるため、Sandbox環境でお試しのうえ、ご利用中のフローに問題がないことを確認してから有効化し、一括作成の設定を行ってください。

一括作成が利用できるFS契約の作成方法

FS契約の作成方法は3つあります。このうち、一括作成機能が利用できるのは以下の通りです。

作成方法 一括作成 一括送信
テンプレートを利用した作成 〇 〇
PDFファイルのアップロード × 〇
締結済みファイルをアップロード × ×

1. 一括作成ボタンを作成する

  1. Salesforceの「設定」画面で、画面左部の［クイック検索］欄に「オブジェクトマネージャー」と入力し、検索します。
    検索結果から「オブジェクトマネージャー」を選択し、［文書一括作成］ボタンを配置するオブジェクトを選択します。
    ※対象オブジェクトは［クイック検索］で検索できます。
    「設定」画面で［クイック検索］欄を指し示すスクリーンショット
  2. 対象のオブジェクトの［表示ラベル］をクリックします。
    ※画像の例では［契約］をクリックします。
    対象のオブジェクトの［表示ラベル］を指し示しているスクリーンショット
  3. 対象オブジェクトページの左部メニューから［ボタン、リンク、およびアクション］をクリックします。
    左部メニューの［ボタン、リンク、およびアクション］を指し示しているスクリーンショット
  4. 「ボタン、リンク、およびアクション」画面へ遷移したら、［新規ボタンまたはリンク］をクリックします。
    ※表示ラベルの一覧に「文書一括作成」ボタンが表示されており、既に一括作成ボタンを作成済みの場合は、本ページ「2. リストビューに一括作成ボタンを表示する」へ進みます。
    ［新規ボタンまたはリンク］を指し示しているスクリーンショット

  5. 「新規ボタンまたは新規リンク」画面へ遷移したら、必要事項を入力します。
    詳細は下表の通りです。
    新規ボタンまたは新規リンク」画面で必要事項を入力する画面のスクリーンショット

    番号 項目 入力内容
    ① 表示ラベル（固定） 文書一括作成
    ② 名前（固定） createDocs
    ③ 表示種別
    • 「リストボタン」を選択
    • 「チェックボックスの表示」を有効
    ④ コンテンツソース URL
    ⑤ 構文（固定） /flow/BulkCreateFSConstractRecord?retURL=/lightning/o/freeeSign__FSContract__c/list
  6. 必要事項を入力したら、［保存］をクリックします。
    ［保存］を指し示しているスクリーンショット
  7. 文書一括作成の「カスタムボタンまたはリンクの詳細」ページが表示され、一括作成ボタンの作成は完了です。
    「カスタムボタンまたはリンクの詳細」ページのスクリーンショット
    つづいて、後述「2. リストビューに一括作成ボタンを表示する」へ進みます。

2. リストビューに一括作成ボタンを表示する

  1. 対象オブジェクトページの左部メニューから ［リストビューボタンレイアウト］をクリックします。
    ［リストビューボタンレイアウト］を指し示しているスクリーンショット
  2. 「リストビューボタンレイアウト」画面へ遷移したら、現在使用しているレイアウト設定の［▼］をクリックし、［編集］をクリックします。
    ［▼（下向き黒三角ボタン）］と［編集］を指し示しているスクリーンショット
  3. 「検索レイアウトの編集」画面へ遷移したら、「利用可能なボタン」一覧から「文書一括作成」を選択し、「追加」下の［▶］をクリックします。
    「追加」下の［▶（右向き黒三角ボタン）］を指し示しているスクリーンショット
    ※リストに表示されない場合は一括作成ボタンが未作成です。本ページ「1. 一括作成ボタンを作成する」の手順を参照して一括作成ボタンを作成してから本手順を実行します。
  4. 「選択したボタン」に移動したことを確認し、［保存］をクリックします。
    「選択したボタン」への移動と［保存］を指し示しているスクリーンショット

  5. 本設定を行ったオブジェクトのリストビューを開き、［文書一括作成］ボタンが表示されていることを確認し、設定は完了です。
    「文書一括作成」ボタンを指し示しているスクリーンショット
     ※ボタンの表示位置は、本手順4の「選択したボタン」一覧に表示される順序により異なります

    ボタンが表示されない場合は、以下をご確認ください。

    • 本手順4の設定を確認してください。
    • 設定に問題がない場合は、ブラウザを更新して表示されるか確認してください。
    • 表示されない場合は、Salesforceから再度ログインしてご確認ください。

つづいて、後述「3. 一括作成フローに、プロファイルを割り当てる」へ進みます。

3. 一括作成フローに、プロファイルを割り当てる

文書一括作成はSalesforceの画面フロー機能を利用しています。権限セットではすべてのフローが実行可能になるため、一括作成フロー側で対象プロファイルに実行権限を割り当てます。
※事前に一括作成を行うユーザーに割り当てているプロファイルをご確認ください。

  1. クイック検索」欄に「フロー」と入力して検索します。フローの一覧から「FS契約_レコード一括作成画面フロー」の［▼］をクリックし［編集アクセス権］を選択します
    「フロー」と「FS契約_レコード一括作成画面フロー」の「▼」と［編集アクセス権］を指し示しているスクリーンショット
    ※一覧に表示されない場合は、FS契約フローのインストール方法については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-9.FS契約フローパッケージのインストール方法」をご参照ください。
  2. デフォルト動作を上書きし、有効化されたプロファイルまたは権限セットにアクセスを制限します。」にチェックを入れます。
    「デフォルト動作を上書きし、有効化されたプロファイルまたは権限セットにアクセスを制限します。」にチェックを入れている画面のスクリーンショット
  3. 「選択可能なプロファイル」の一覧から「システム管理者」プロファイルと、事前に確認していた一括作成を利用するユーザーのプロファイルを選択し、「追加」下の［▶］をクリックします。
    前に確認していた一括作成を利用するユーザーのプロファイルを選択し、「追加」下の［▶］を選択する画面のスクリーンショット
  4. 「有効にされたプロファイル」に移動したことを確認し、［保存］をクリックし設定は完了です。

つづいて、後述「4. 「プロセスの自動化設定」を確認する」の手順で、「フローの Lightning ランタイム」が有効化されていることを確認します。

4. 「プロセスの自動化設定」を確認する

一括作成フローを実行するには、フローの Lightning ランタイムが有効化されている必要があります。一括作成を行う前に事前に設定状況を確認しておきます。

  1. 「クイック検索」欄に「プロセスの自動化設定」と入力して検索します。

  2. 「フローの Lightning ランタイム」にチェックが入っていることを確認します。
    「フローの Lightning ランタイム」にチェックが入っていることを確認する画面のスクリーンショット

    チェックが入っていない場合、有効化する必要がありますが、ご利用中のフローに classic ランタイムでのみ動作するフローがある可能性があります。
    有効化によって影響が生じる可能性があるため、Sandbox環境でお試しのうえ、ご利用中のフローに問題がないことを確認してから有効化し、一括作成の設定を行ってください。

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