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その他 |
文書保管 | 文書保管Plus |
次のプランでは、オプション機能を追加することで本機能を利用することができます。
- 法人向けプラン：Starter（旧Lightプラン、旧Light Plusプラン、旧Proプラン）
- 個人事業主向けプラン：旧Lightプラン
詳しくは「freeeサインのプラン・オプションを変更する」「【旧プラン】オプション機能のお申し込み方法」のヘルプページをご覧ください。
freeeサインでは紙やローカルフォルダで保存している文書についてもPDFファイルにすることで、freeeサインにアップロードして保管することができます。
このページでは、ファイルをアップロードしfreeeサインで文書を保管する手順を説明します。
文書を保管する
- freeeサインを開き、画面左部に表示されている［文書（PDF）を保管］をクリックします。
- 文書の保存先を指定したい場合は、「保存先フォルダ」を選択します。
※フォルダの作成方法は、「フォルダを作成する」のヘルプページをご参照ください。 - 「ファイルをここにドラッグ＆ドロップ」エリアにファイルをドラッグする、又は［ファイルを選択］をクリックして、保管したいファイルをアップロードします。
- 検索項目の自動登録を行う場合は、「検索項目自動登録」にチェックを入れてください。
「検索項目自動登録」が不要の場合は、チェックは入れずに次の操作へ進みます。
※「検索項目自動登録」の初回利用時は、事前に本ページ内の「文書保管時に「検索項目自動登録」を利用する」をご参照ください。 - アップロードが完了すると「アップロードした文書」として表示され、検索項目の設定が可能になります。
アップロードした別の文書を確認する場合は「アップロードした文書」一覧より確認できます。
※検索項目の設定や修正を行う場合は、「検索項目を設定・確認する」のヘルプページをご参照ください。
文書保管時の留意事項
文書の保管を行う際は下記の点にご留意ください。
- 登録可能な文書の条件
- 登録できるファイル形式は、PDFファイルに限ります。
- 1度にアップロードできるファイル数は上限20件です。
- 1ファイルあたりのファイルサイズは上限10MB以内です。
- 1度にアップロードできるファイルサイズは上限25MB以内です。
- PDFファイルの構造によって、アップロードできない、もしくはタイムスタンプが付与されない場合があります。
- アップロード時の留意事項
- お客様の通信環境・選択したファイルの容量・ファイル形式により、 アップロード時にエラーが出たり、正しく処理が完了しない場合があります。その場合は、時間を置いて再度お試しいただく、ファイル数を減らす、ファイル形式を見直す、などしてお試しください。
- タイムスタンプの付与について
- アップロードしたPDFファイルへのタイムスタンプ付与は数分程度かかりますが、ファイル容量や数量などの影響により場合によっては数時間時間を要する場合があります。
- アップロードした文書に既に電子署名・タイムスタンプが付与されてる場合は、タイムスタンプが付与されません。
- アップロードでのエラー発生時の対応
- 表示されるエラーメッセージ毎の対処方法は「文書（PDF）を保管する時にエラーが表示される」のヘルプページをご参照ください。
その他、アップロードに関してエラーが発生する場合は「文書（PDF）を保管する時にエラーが表示される」のヘルプページをご参照ください。
文書保管時に「検索項目自動登録」を利用する
※ご利用いただけるプラン：Standard、Advance、Enterprise、文書保管Plusプラン
機能の説明
アップロードされたPDFファイルをAIが読み取り、「検索項目」を自動的に登録します。
登録された「検索項目」は後から編集・削除できます。
※この「検索項目」は、文書の内容を修正するものではなく、あくまでも「freeeサイン」上において文書の検索を行うために付与される情報です。
【対象検索項目】
- 会社名
- 金額
- 契約開始日
- 契約終了日
- 自動更新の有無
- 解約通知期限
- AIが判定するため、事実と異なる検索項目が登録される可能性があります。その場合は編集・削除を行ってください。
- 文書上にチーム名と一致する文字が存在する場合、自社名とみなし「会社名」の「検索項目」としては自動抽出しません。
利用イメージ
- 「検索項目自動登録」にチェックをし、PDFファイルをアップロードした場合、アップロード後の画面に、自動登録された検索項目が表示されます。
- 必要に応じて検索項目の修正が可能です。本画面から修正する場合には、各検索項目の右手に表示されている「︙」から修正可能です。