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文書を検索する際、その文書に設定されている「入力項目」での検索が可能です。
これに加えて、「入力項目」とは別に検索専用の「検索項目」を設定することができ、ユーザー自身で追加・編集することができます。
そのため、電子帳簿保存法に対応するための「取引先」「取引金額」「取引年月日」や「帳票種別」など、各社の運用に合わせて任意の「検索項目」を設定することができます。
※この「検索項目」は、文書の内容を修正するものではなく、あくまでも「freeeサイン」上において文書の検索を行うために付与される情報です。
このページでは、「検索項目」の作成方法と、実際に文書へ「検索項目」を追加する方法を説明します。
検索したい項目の追加方法
- ［設定］をクリックします。
- ［入力項目・検索項目］をクリックします。
- 登録済みの入力項目・検索項目を一覧で確認できます。
- 検索項目を追加する場合は［登録する］をクリックします。
-
入力必須の箇所を入力し［検索項目］にチェックを入れ［登録する］をクリックします。
入力項目 必須 説明 表示名 〇
項目の名称を入力します。 入力タイプ 〇
入力内容に応じて、適切な入力タイプを選択します。
- テキスト
- 日付
- 数値
- プルダウン
- チェックボックス
チェックボックスの入力項目の詳細については「チェックボックスの入力項目を作成・利用する」のヘルプページをご参照ください。
説明 ー
項目に対する説明を設定できます。 入力例 ー
項目に対して入力値の例を設定できます。 用途 〇
「検索項目」を選択します。 初期表示 ー
チェックは不要です。
※「入力項目」の場合のみチェックが必要です。
入力値の暗号化 ー
「無効」にチェックをします。
※「入力項目」の場合のみチェックが必要です。
※入力項目として設定している項目については、検索項目として設定しなくとも検索項目として追加・検索することが可能です。
※freeeサインであらかじめご用意している検索項目については、「説明」・「入力例」フィールドのみ編集できます。
【freeeサインにあらかじめ登録されている検索項目】- 自動更新の有無
- 反社チェック
- 解約通知期限
文書への検索項目の追加方法
- 検索項目を設定したい文書をクリックします。
- 画面最下部の［検索項目］をクリックし［項目を選択］をクリックします。
プルダウンメニューより「検索項目」として設定する項目名を選択します。
※プルダウンメニュー内の検索項目は、作成日が古い順に表示されます。 - 追加する「検索項目」に対応する値を入力し［検索項目を追加］をクリックします。
-
追加内容が表示されたら、「検索項目」の追加が完了します。
-
検索項目登録の上限：
上限はありません。 -
条件つきの検索：
条件を設定し、特定の検索項目に入力されている特定の値の文書を検索することが可能です。
条件は複数組み合わせることができ、複数検索項目を設定した場合は、and検索になります。
検索項目で検索する方法は「文書を検索する」のヘルプページをご覧ください。 -
PDFアップロードした文書への項目設定：
PDFアップロードした文書へも検索項目の設定が可能です。 その場合、手動での設定に加えて、自動での検索項目の付与も可能です。詳しくは「文書保管時に「検索項目自動登録」を利用する」のヘルプページをご参照ください。
※freeeサインご利用ユーザー間で契約し、受領した文書については、検索項目の設定ができません。
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検索項目登録の上限：