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締め日支払い日を変更する方法は？ - ②給与明細を確定しているが、会計freeeに取引連携していない場合

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本ページでは、既に給与明細を確定しているが会計freeeに取引連携しておらず、「締め日支払い日」を変更したい場合の操作手順について紹介します。

※ 締め日支払い日の変更は、人事労務freeeのご利用方法によって操作手順や注意点が異なります。
ご利用状況に適した変更方法のご確認は、締め日支払い日を変更する方法は？のヘルプページをご覧ください。

 

変更方法の概要

締め日支払い日を変更したい従業員の給与明細が既に確定済みの場合、そのままでは締め日支払い日を変更することができません。

そのため、以下の流れで締め日支払い日を変更します。

1. 人事労務freeeで作成したすべての給与明細を未確定にします。

2. 締め日支払い日の変更を行います。

以下の注意事項をご確認の上、変更手順に沿って操作を行ってください。

 

注意事項

  • 本ページで紹介する変更手順の操作は、下記の注意事項を必ずお読みいただき、ご了承いただいた上で操作を行ってください。
  • もし確認されずに操作され、必要なデータが消失してしまっても弊社では復元はできかねます。
  • 操作に関するご不明点は、人事労務freeeのサポートデスクへお問い合わせください。


【注意事項① ：過去の給与明細データをバックアップする必要があります】

全ての給与明細を未確定にする方法となります。
変更前の締め日支払い日のデータは削除されますので、管理者・従業員の方が過去の給与明細を閲覧できなくなってしまいます。
そのため、後述の「変更手順 1.」の手順で事前に過去のデータをバックアップいただく必要があります。

【注意事項②：未確定にした過去の給与明細は基本的に再確定しません】

人事労務freee上のすべての期間において締め日支払い日が変更となるため、過去の給与明細は「変更前とは給与計算期間が異なる、また給与計算結果が正しくない状態の給与明細」として再作成されます。
そのため、変更前の締め日支払い日が該当する、過去の給与明細を再度確定することは避ける必要があります。

※ 締め日が変わらず支払い日のみ変わった場合は、給与計算期間が変わらないため再確定しても問題ありません。

※ ただし、支払い日の日付が同じでも当月・翌月払いが変わる場合は給与計算結果が変わる可能性があるため、給与明細を再度確定することは避ける必要があります。

※ また、現在ご利用中の従業員枠数よりも、再確定したい給与明細月の給与計算対象者の人数の方が多い場合、再確定したい給与明細月と同じ従業員枠数の購入が必要となります。

【注意事項③： 年末調整・労働保険の年度更新の際に手計算が必要となります】

本ページで紹介する変更手順を行うと、変更前の締め日支払い日の給与データが残らなくなります。
そのため、「年末調整」や「労働保険の年度更新」の際にご自身で別途集計を行い、手入力が必要になります。

詳しくは、本ページの参考：給与明細を未確定にした場合、「年末調整」「労働保険の年度更新」で必要となる操作をご覧ください。

操作時のご不明点は、人事労務freeeのサポートデスクまでお問い合わせください。

 

変更手順

1. 過去に人事労務freeeで作成した、以下のデータをバックアップとしてダウンロードします。

※ バックアップを取らないと、続く手順で給与明細を未確定にした際に、過去のデータが人事労務freeeから削除されてしまいますためご注意ください。


2. メニュー［給与明細］画面より各月を選択して、［◯月支払い分の給与明細を未確定に戻す］をクリックし、過去の給与明細をすべて未確定に戻します。

3. メニュー［設定］→［締め日支払い日］をクリックし、現在設定している締め日支払い日の［編集］をクリックして、正しい締め日支払い日に変更します。

※［編集］ボタンをクリックできない場合、全期間の給与明細が未確定になっていない可能性があります。


4. 新しい締め日支払い日の設定が適用された後の月から、給与明細を作成・確定します。

※ 締め日支払い日を変更する前の、過去の給与明細は再度確定しないでください。

※ 締め日が変わらず支払い日のみ変わった場合は、給与計算期間が変わらないため再確定しても問題ありません（ただし、支払い日の日付が同じでも当月・翌月払いが変わる場合は給与計算結果が変わる可能性があるため、給与明細を再度確定することは避ける必要があります）。

 

参考：給与明細を未確定にした場合、「年末調整」「労働保険の年度更新」で必要となる操作

本ページで紹介する締め日支払い日の変更を行うと、変更前の給与明細を未確定にするため、変更前の給与データが残らなくなります。

そのため、その年度の「年末調整」および翌年度の「労働保険の年度更新」に、給与データが自動で反映されなくなります。


【対応の流れ】

1. 前述の「変更手順 1.」の手順で、締め日支払い日の変更前に未確定にする月毎の給与データをバックアップします。

2.「年末調整」や「労働保険の年度更新」の際には、必要な給与データを、締め日支払い日の変更前の給与データを含めてご自身で手計算にて集計します。

3.手計算で集計した給与データを、「年末調整」や「労働保険の年度更新」の画面で手入力します。

それぞれの具体的な操作は以下となります。


【年末調整】

締め日支払い日を変更した該当従業員の１年間の給与・賞与の総額を手計算します。
年末調整の画面で従業員毎に手入力します。

※ 詳しくは、8. 管理者が従業員の申告内容を入力する - 1～12月給与 - 【未入力の金額を手入力で追加する方法】のヘルプページをご覧ください。


【労働保険の年度更新】

締め日支払い日を変更した該当従業員の「給与明細を未確定にした月毎の賃金」を確認します。
年度更新画面で、月毎の「労働災害保険および一般拠出金」「雇用保険」の賃金欄に手入力します。

※ 詳しくは、1. 労働保険の金額を計算する・申告書で申告する - 4.人事労務freeeにて給与計算を行っていない月（締日ベース）の場合のヘルプページをご覧ください。

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