5.4 請求書の発行と未決済取引の登録 – freee ヘルプセンター

請求書機能を使うと、取引まで簡単に登録できます

freeeで請求書を発行すると、その内容を反映した収入の未決済取引を登録できます。

初めて会計に取り組む方でも、請求業務を行いながら自然と帳簿付けができる仕組みです。

これまでエクセルや他のソフトで請求書を作成していた方は、freeeの請求書機能を活用することで、売掛金の記帳と管理をより簡単に、楽に行えます。

本ページでは請求書の発行から取引を登録する手順と、必要な設定について案内します。

請求書を作成する

［受発注］メニュー →［請求書］を開きます。
画面右上の［新規作成］ボタンをクリックします。
作成画面が開いたら、上から順に「請求情報」「取引先情報」「自社情報」を入力していきます。
- 請求情報
  今回の請求内容として相手に伝える「請求日」「入金期日」「件名」などを入力します。
- 取引先情報
  取引先名を入力すると、取引先の設定から住所などの情報が反映されます。
  初めて取引する相手の場合は、取引先の新規登録をします。
- 自社情報
  自社側の担当者名を入力します。
  自動反映される連絡先や振込先などの情報が未設定の場合は、実際に発行する前に［編集］ボタンから設定します。
  インボイス発行事業者の登録番号もこちらに入ります。
「明細」に請求内容と金額を入力します。行ごとに数量と単価を入力すると自動計算され、右下の合計金額に反映されます。
任意で「備考」と「社内メモ」を入力し、［保存］ボタンをクリックすれば請求書の作成は完了です。

「備考」には、相手に伝えたい補足事項などを入力します。
「社内メモ」は相手が見る請求書には載らない項目で、この請求書に関する覚え書きなどを残しておくために使います。

請求書の作成方法や入力項目について、より詳しくは「【新画面】請求書・納品書・見積書・領収書を作成する」のヘルプページをご覧ください。

請求書を送付する

請求書を作成したら、画面右上の［送付］ボタンから取引先に送ります。
メール送付ボタンを指し示すスクリーンショット

請求書を送る方法は、次の3通りあります。

メール送付
オンラインで請求書を共有できるリンクを含んだメールを送信します。
受け取った相手は、ブラウザ上で請求書の内容を確認できるほか、請求書をPDFファイルとしてダウンロードすることもできます。
万が一、誤って送信してしまった場合でも、請求書の「取り消し」をすることですぐに共有を停止することが可能です。
郵送代行
請求書を印刷して取引先の住所宛に郵送するサービスを利用します。
料金は送料込み1通170円（税抜）で、freeeに登録しているクレジットカードで決済されます。
PDFダウンロード
請求書をPDFファイルとしてダウンロードして、お好みの方法で送れます。

請求書から取引を登録する

作成した請求書を開いている状態で、画面右上の［取引登録］ボタンをクリックします。
請求書の「請求日」が取引の「発生日」となり、明細の各行が「勘定科目」「税区分」「備考」に反映されます。内容を確認し適宜編集して、取引を登録します。
「登録時に明細行をまとめる」にチェックを入れると、勘定科目・税区分・タグが同じ明細は1行にまとまり、取引がすっきりします。

見積書をまたぐ明細行の統合について

合算請求書を作成する際、異なる見積書に記載された同一勘定科目の明細行を1つにまとめることはできません。

【明細行を統合できない理由】
税額計算の正確性を維持するため、見積書ごとに個別に行われています。明細行をまとめると端数処理の違いにより、合計の税額が元の見積書の合計と異なる可能性があります。このズレを防ぎ正確な請求を行うため、各見積書の明細行は独立して維持されます。

例：
見積書A：商品A 20個単価 1,000円 (金額20,000円)
見積書B：商品A 10個単価 1,000円(金額10,000円)
合算請求書で以下のように表示されます。

商品A 20個単価 1,000円 (金額20,000円)
商品A 10個単価 1,000円(金額10,000円)
※「商品A 30個単価 1,000円 (金額 30,000円)」とはなりません。

【独立した明細行をまとめたい場合】
一度取引登録をした後に、［取引登録］→［取引内容を編集］から登録時に明細行をまとめるにチェックをいれて、［取引反映］をクリックすることで１行にまとめることができます。
最初に取引登録をする際に税額計算の端数処理が行われるため、後からまとめても税額のズレは生じないことから明細行をまとめることができます。

通常、「請求日」は請求書を発行した日付としますが、取引の「発生日」は売上の計上日となる日付ですので、必ずしも「請求日」と同じではありません。

たとえば「10月末締めの請求書を11月1日に発行した」というケースであれば、取引の「発生日」は締め日である「10月31日」とすることが一般的です。

取引登録の際には「発生日」を確認して、必要であれば適切な日付に変えましょう。
取引登録を行った後、画面右上の［取引］ボタンをクリックすると、この請求書から登録された未決済取引を確認できます。

後日、取引先から入金があったら未決済取引の消込をしましょう。
入金管理や消込については、下記のガイドをご参照ください。

請求書の設定

請求書に関する設定は、一覧画面の左側にある「サイドナビ」から行います。
以下では特に大事な設定について、ポイントを絞って簡単に説明します。

帳票テンプレート
請求書のひな形を編集して、オリジナルのテンプレートを作ることができます。
あらかじめ用意されている多数のレイアウトのなかからベースになるものを選択し、項目ごとの表示設定、社印やロゴ画像の表示位置などを変更できます。
固定で表示する振込先や連絡先などの自社情報も、こちらから設定します。
より詳しい設定方法については、「【新画面】帳票テンプレートを設定する」をご覧ください。
採番（採番ルール）
請求書を発行するたびに自動で通し番号を振るための設定をします。
好みに合わせて書式や開始番号を指定できますが、初期設定のままでも問題なく利用できます。
詳しい設定方法については「【新画面】採番を設定する」をご覧ください。
メールテンプレート
メール送付の際に使用する「件名」や「本文」をカスタマイズできます。
標準の文面を修正したり、署名を入れたり、自由に編集可能です。
詳しい設定方法については「【新画面】メールテンプレートの設定をする」をご覧ください。