従業員の入社時の手続を行う

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従業員が入社した際には、社会保険などの加入手続を行う必要があります。

人事労務freeeでは、入社時の手続で必要となる書類を、従業員情報からカンタンに作成することができます。
※標準プラン及びビジネスプラン限定

 

目次

 

入社時に必要となる手続

書類の受け取り

従業員の方が入社したら、下表の書類を受け取ります。

基本的にはどちらも前職の職場から受け取っているはずですが、もし持っていないという場合は、下表に記載の場所で再発行してもらうことができます。

受け取る書類

対象

再発行ができる場所

目的

源泉徴収票

中途入社の従業員

前職の職場

年末調整の際に参照します。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

すべての従業員

税務署

※用紙に再度記入します

年末調整の際に参照します。

 

番号の確認

社会保険・雇用保険の加入手続に必要になるため、下表の番号を確認します。

これらの番号は、口頭や書類で確認しなくても、従業員から給与計算freeeに直接記入してもらうこともできます。

聴取する番号

対象

番号の確認方法

目的

基礎年金番号

すべての従業員

年金手帳を確認
(紛失している場合は年金事務所で再発行可能)

社会保険の加入手続に使用します。

雇用保険の被保険者番号

過去に雇用保険の被保険者資格を有していた従業員

雇用保険被保険者証を確認


または事業所からハローワークへ前職の会社名を伝えることで確認可能

雇用保険の加入手続に使用します。

 

書類の作成

社会保険・雇用保険への加入と、住民税の特別徴収のため、下表の書類を作成して提出します。人事労務freeeでは、これらの書類も作成することができます。
※標準プラン及びビジネスプランのみ作成が可能。一部の書類の作成はビジネスプランに限ります。

書類

対象

作成方法

提出先

提出期限

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

すべての従業員

freeeで作成可


または日本年金機構が指定する用紙への記入

(健康保険組合に加入している場合)健康保険組合

年金事務所

入社日から5日以内

健康保険被扶養者(異動)届及び国民年金第3号被保険者にかかる届書

扶養親族がいる従業員

freeeで作成可


日本年金機構が指定する用紙への記入

雇用保険被保険者資格取得届

1週間の所定労働時間が20時間以上であり、かつ31日以上引き続き雇用すると見込まれる従業員

freeeで作成可


ハローワークのインターネットサービスで作成

ハローワーク

入社日の翌月10日まで

住民税の普通徴収から特別徴収への変更依頼届

住民税の納付が完了していない従業員のうち、4月1日に自社に在籍している予定であるか、特別徴収への切り替えを希望している従業員

freeeで作成可
※ビジネスプラン限定

従業員が居住する市区町村

普通徴収の納期限まで

※詳細は各市区町村へ確認

健康保険被保険者資格証明書交付申請書

全国健康保険協会(協会けんぽ)が管掌する健康保険の被保険者又は被扶養者となる人が早急に医療機関で受診する予定がある場合

freeeで作成可
※ビジネスプラン限定

 年金事務所の窓口  任意

 

入社処理に必要な書類を作成する

人事労務freeeの標準プラン及びビジネスプランでは、新入社員の社会保険・雇用保険への加入手続のために必要な書類を作成することができます。

標準プランの方の書類作成方法

1.従業員の詳細情報を入力します。
詳細情報は、管理者の方が記入するか、従業員の方に記入してもらうことができます。

2.詳細情報を入力すると入社処理画面が開きますので、[事業所設定]をクリックします。


3.事業所整理番号・事業所番号などを入力して保存します。

4.各ステータスが「完了」になりますので、作成したい書類名をクリックします。


5.書類ごとに追加入力項目が表示されますので、必要事項を記入して保存します。

6.[PDF出力する]ボタンをクリックすると、自動作成された書類のPDFデータをダウンロードできますので、印刷・捺印して提出しましょう。

ビジネスプランの方の書類作成方法

1.従業員の詳細情報を入力します。
詳細情報は、管理者の方が記入するか、従業員の方に記入してもらうことができます。

2.ホーム画面の従業員メニューをクリックし、入社予定のボタンをクリックすると、入社予定の従業員の一覧が表示されます。

画面右上の「入社書類の出力」をクリックすると各提出先毎に必要書類を出力することができます。
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3.入社書類の出力後、入社予定の従業員一覧から該当の従業員を選択し、従業員詳細画面にて「入社手続き済みにする」ボタンをクリックし、入社手続きは完了となります。

入社手続き後で再度入社書類を出力したい場合には、「従業員」メニューから該当の従業員をクリックし、従業員情報を表示させてから、「その他の操作」のうち入社予定に戻すことで再度2.手順を行うことができます。