従業員の入社時の手続を行う

入社時に必要となる手続

書類の受け取り

従業員が入社したら、下表の書類を受け取ります。
もし持っていないという場合は、下表に記載の場所で再発行してもらうことができます。

受け取る書類	対象	再発行ができる場所	目的
入社年の源泉徴収票	年末調整対象予定の従業員	前職の職場	年末調整時に参照
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書	すべての従業員(※)	用紙を印刷して渡します	年末調整時に参照

※ 2社以上で勤務している場合は主たる事業所に扶養控除等申告書を提出します。副業先である場合は回収しません。

番号の確認

社会保険・雇用保険の加入手続に必要になるため、下表の番号を確認します。
これらの番号は、口頭や書類で確認しなくても、従業員からfreee人事労務に直接入力してもらうこともできます。

聴取する番号	対象	番号の確認方法	目的
基礎年金番号	社会保険加入の従業員	年金手帳を確認 （紛失している場合は年金事務所で再発行可能）	社会保険の加入手続に使用
雇用保険の被保険者番号	過去に雇用保険加入履歴があり、入社時に雇用保険に加入する従業員	雇用保険被保険者証を確認 または事業所からハローワークへ前職の会社名を伝えることで確認可能	雇用保険の加入手続に使用

書類の作成

社会保険・雇用保険への加入と、住民税の特別徴収のため、下表の書類を作成して提出します。
freee人事労務のスタータープラン（または旧ベーシックプラン）以上のプランでは、これらの書類も作成することができます。

書類	対象	提出先	提出期限
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届	社会保険加入の従業員	（健康保険組合に加入している場合）健康保険組合 年金事務所	入社日から5日以内
健康保険被扶養者（異動）届及び国民年金第3号被保険者関係届 ※1	扶養親族がいる従業員
雇用保険被保険者資格取得届	1週間の所定労働時間が20時間以上であり、かつ31日以上引き続き雇用すると見込まれる従業員	ハローワーク	入社日の翌月10日まで
住民税の普通徴収から特別徴収への変更依頼届	住民税の納付が完了していない従業員のうち、4月1日に自社に在籍している予定であるか、特別徴収への切り替えを希望している従業員	従業員が居住する市区町村	普通徴収の納期限まで ※詳細は各市区町村へ確認
健康保険被保険者資格証明書交付申請書	全国健康保険協会（協会けんぽ）が管掌する健康保険の被保険者又は被扶養者となる人が早急に医療機関で受診する予定がある場合	年金事務所の窓口	任意

※1 健康保険被扶養者（異動）届及び国民年金第3号被保険者関係届について、入社後に被扶養者に異動があった際の家族情報の編集・書類出力手順は、「従業員の情報を編集する - 家族情報」のヘルプページをご覧ください。

加入健保別提出可能書類

健康保険・厚生年金に関わる提出書類は、事業所の［健康保険・厚生年金保険］で設定した「加入している健康保険団体」によって異なります。

	加入健保
書類名	協会けんぽ	関東ITS健保	その他
健康保険 被保険者資格証明書	◯
健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届	◯ 年金事務所へ提出	◯ 年金事務所へ提出	◯ 年金事務所へ提出 (健保用は加入する健保組合所定書式にて提出)
健康保険 被扶養者（異動）届 及び国民年金 第3号被保険者関係届	◯	◯ 第3号届のみ印刷 年金事務所へ提出	◯ 第3号届のみ印刷 (健保用は加入する健保組合所定書式にて提出)
関東ITソフトウェア健保 健康保険 資格証明書交付申請書		◯
関東ITソフトウェア健保 健康保険 被保険者資格取得届		◯
関東ITソフトウェア健保 健康保険 被扶養者(異動)届		◯

従業員に入社手続き依頼を行う

入社設定として「フォームテンプレート」「案内文テンプレート」を設定後に、従業員に入社手続き依頼を行います。それぞれのテンプレート設定方法については「入社手続き設定（フォームテンプレート・案内文テンプレートの設定）を行う」のヘルプページをご覧ください。

入社手続き依頼を行う方法は、従業員の登録状況により異なります。

• freee人事労務に既に従業員として登録している場合
• freee人事労務にまだ従業員として登録していない場合

freee人事労務に既に従業員として登録している場合

「入社手続き依頼一覧」画面から、従業員に入社手続き依頼を行います。

操作手順は次の通りです。

1. ［従業員］メニュー →［入社手続き依頼］をクリックします。
2. 「入社手続き依頼一覧」画面で［＋追加］ボタンをクリックします。
   
3. 「入社手続き依頼追加」画面が表示されますので、画面に従って入力します。
   
   • 従業員：入社手続き依頼を行う従業員を選択します。
     ※一括で100名まで依頼追加が可能です。
   • 入社フォームテンプレート：事前に追加したテンプレートの中から選択します。
   • 期限：入社手続き依頼の入力締め切り期限を設定します。
     ※目安として、メールや入社手続き画面上に従業員に提示する「期限日」です。「期限日」を超えても入社情報の入力は可能です。
   • 案内文：任意となるため、必要な場合は［テンプレートを選択］から選択、または直接入力します。テンプレートを選択後に案内文を直接編集することもできます。
4. ［追加］ボタンをクリックします。

freee人事労務にまだ従業員として登録していない場合

「従業員の追加」と同時に入社手続き依頼が可能です。

詳しくは「従業員を1人ずつ追加する - 入社手続き依頼」のヘルプページをご覧ください。

入社手続き依頼一覧画面

入社手続き依頼一覧画面では、入社手続き依頼を行った従業員一覧を確認することができます。

画面の見方

入社手続き依頼一覧画面の見方は下表の通りです。

番号	項目	説明
①	フィルタ	「条件で絞り込み」で従業員の絞り込みが可能です。 絞り込み条件は次の通りです。 招待 入社日 期限 ステータス
②	検索欄（氏名など）	従業員の「氏名」や「従業員番号」を検索欄に入力して特定の従業員を検索できます。
③	入社フォームテンプレート一覧	クリックすると「入社設定」画面の［フォームテンプレート］タブが開きます。
④	［書類出力］ボタン	「書類出力」画面が表示されます。 入社日が同じ従業員の書類を一括で電子申請もしくはダウンロードできます。 詳しくは本ページ「入社処理に必要な書類を作成する」をご覧ください。
⑤	［＋追加］ボタン	「入社手続き依頼追加」画面が表示され、入社手続き依頼を追加することができます。 詳しくは本ページ「従業員に入社手続き依頼を行う」をご覧ください。
⑥	招待	以下いずれかの内容でfreee人事労務への招待方法が表示されます。 メールアドレス ログインID 未招待
⑦	依頼アイテム	従業員への依頼内容として以下の内容が表示されます。 入社フォーム
⑧	期限	入社手続き依頼時に設定した入力期限が表示されます。
⑨	ステータス	以下いずれかから入社手続き依頼のステータスが表示されます。 未開封 従業員入力中 管理者確認中 差し戻し 完了 各ステータスの説明については、本ページ「ステータスについて」をご覧ください。
⑩	［・・・］ボタン	クリックすると以下の操作が可能です。 従業員詳細ページを開く 従業員詳細画面が開きます。 リマインド通知 従業員へ入社手続き依頼のリマインド通知を行うことができます。詳しくは本ページ「リマインド通知を送信する」をご覧ください。 削除 入社手続き依頼を削除することができます。 詳しくは本ページ「入社手続き依頼を削除する」をご覧ください。

ステータスについて

各ステータスの詳細は次のとおりです。なお、「メール通知」および「LINE通知」についてはステータス変更時に自動送信されます。

ステータス名	詳細	メール通知	LINE通知
未開封	入社手続き依頼後に、従業員が入社フォームを開いていない状態	従業員に入社手続き依頼メールを送信	従業員に入社手続き依頼のLINEを通知
従業員入力中	従業員が入社フォームを開き、入力中の状態	‐	‐
管理者確認中	従業員が入社フォームの入力が終わり、［提出］ボタンをクリックした状態	管理者に提出メールが送信	‐
差し戻し	管理者が［差し戻し］ボタンをクリックした状態	従業員に差し戻しメールを送信	従業員に差し戻しのLINEを通知
完了	管理者が［確定］ボタンをクリックした状態	従業員に完了メールを送信	従業員に完了のLINEを通知

リマインド通知を送信する

入社手続き依頼の未完了者にリマインド通知が可能です。

操作手順は次の通りです。

1. 「入社手続き依頼一覧」画面から該当従業員の［・・・］→［リマインド通知］をクリックします。
   
2. 「リマインド通知を送信しますか？」画面が表示されますので、［送信］ボタンをクリックします。

従業員には「再通知」として以下件名のメールが送信されます。

• 【再通知】入社手続きの入力お願い｜〇〇株式会社
  

従業員へのLINEリマインド通知については、「freee人事労務のLINE公式アカウントでできること - 入社手続きリマインド通知を確認する」のヘルプページをご覧ください。

入社手続き依頼を削除する

従業員への入社手続き依頼を削除することができます。

1. 「入社手続き依頼一覧」画面から該当の従業員の［・・・］→［削除］をクリックします。
   
2. 「入社手続き依頼を削除しますか？」画面が表示されますので、［削除］ボタンをクリックします。
   

   この操作は元に戻せません。

   なお、削除しても入力された情報は失われずに、従業員詳細ページへ反映されます。

入社フォーム詳細画面

従業員に入社依頼を送信した後の操作の流れについてはそれぞれ次のヘルプページをご覧ください。

• 入社時の情報を管理者が登録・確認する
  • 管理者の方が入社時の従業員情報を入力する場合の手順
• 入社時の情報を従業員自身が登録する
  • 従業員の方が入社時のご自身の情報を入力する場合の手順

従業員の入力内容の確認・差し戻しを行う

従業員が全ての入力が完了して「提出」を行うと「管理者確認中」のステータスとなります。

「入社手続き依頼一覧」画面から内容を確認したい従業員をクリックし、入力内容を確認します。

入力内容に問題がない場合

特に入力内容に問題がない場合は、本ページ「入社処理に必要な書類を作成する」の操作手順③に進みます。

従業員に入力内容を修正してもらう必要がある場合

1. 「入社フォーム詳細」画面で［差し戻し］ボタンをクリックします。
   
2. 「入社フォームを差し戻しますか？」画面が表示されますので［差し戻し］ボタンをクリックします。
   入社フォームを差し戻しすると従業員が項目を入力できるようになります。
   また従業員に通知メールが送信されます。
   

   ログインIDで招待された従業員の方へは、メールでの通知は届きません。

   訂正が必要な項目はコメント機能を利用して従業員にお知らせすることが可能です。

入社処理に必要な書類を作成する

freee人事労務のスタータープラン（または旧ベーシックプラン）以上のプランでは、新入社員の社会保険・雇用保険への加入手続のために必要な書類を作成することができます。

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］→「入社手続き中の従業員がいます」の表示より［入社手続き依頼一覧］をクリックします。
   
2. 「入社手続き依頼一覧」画面で従業員名をクリックし、社員の基本情報・社会保険や雇用保険等の必要情報の入力を完了します。
   ※ 詳細情報は、管理者の方が入力するか、従業員の方を招待してご自身で入力してもらうことができます。
   
3. 次のいずれかの手順で、「入社書類の出力」画面を開きます。
   • 入社日が同じ従業員の入社書類を複数人分まとめて出力・電子申請する：
     各入社予定日の［書類出力］ボタンをクリックします。
     
     「書類出力」画面が開きます。入社日の「範囲」指定して従業員を表示します。書類出力したい従業員を選択して、［書類出力へ進む］ボタンをクリックします。
     
   • 従業員1名ずつ出力・電子申請する：
     • 入社予定者の名前をクリック→画面右上の［書類出力］ボタンをクリックして、入社書類の出力画面を開きます。
       
       
     • 従業員詳細画面の［書類］からも、従業員1名ずつの入社書類の出力や電子申請画面を開くことができます。
       
4. 入社書類の出力画面で、事業所の入社書類の提出方法に適した次のいずれかの操作を行います。※ 画像は従業員1名ずつ出力する場合の画面で説明しています。
   • 印刷して提出する場合：
     ［ファイルダウンロード］→［ダウンロード（PDF）］、または［郵送・提出用PDFダウンロード］ボタンをクリックして、PDFをダウンロードします。PDFを印刷して提出します。
     
     ※ マイナンバー記載有りの書類出力には、該当の従業員のマイナンバーがfreeeマイナンバー管理に登録済みである必要があります。登録方法については、管理者向け または 従業員向けのヘルプページをご覧ください。
   • e-Govに電子申請する場合：
     ［ファイルダウンロード］→［ダウンロード（CSV）］ボタンをクリックして必要項目の設定を行い、e-Gov電子申請用のCSVをダウンロードします。
     ダウンロード時の媒体通番の設定や手続きについて、詳しくは「e-Gov電子申請用の各種書類CSVファイルをダウンロードする」のヘルプページをご覧ください。
     

     現在、入社書類では「雇用保険 被保険者資格取得届」がCSV出力可能です。

     
     

     項目名	内容
     マイナンバー記載の有無	出力するCSVにマイナンバーを記載するかを選択します。
     媒体通番	e-Govの電子申請では、申請ごとに媒体通番（通し番号）を付記する必要があります。 001から999の間の数字を入力してください。また、過去の申請で使用した通し番号は使用できません。 ※ 詳しくは、「媒体通番（通し番号）を設定する」のヘルプページをご参照ください。

   • gBizIDを利用して電子申請する場合：
     ［電子申請］ボタンをクリックし、gBizIDログインをして申請手続きを行います。
     手続きについて詳しくは、「マイナポータルを通じてfreee人事労務から電子申請を行う」のヘルプページをご覧ください。
     

     現在、入社書類では次の書類が電子申請可能です。
     ・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
     ・雇用保険 被保険者資格取得届
     ・入社時の第3号被保険者関係届（関東ITS限定）
     ・健康保険被扶養者（異動）届及び国民年金第3号被保険者関係届（協会けんぽ設定時）

     電子申請設定などの設定に不足がある場合、［電子申請］ボタンをクリックするとエラーとなります。 エラーメッセージを確認し、必要な設定を行ってから再度［電子申請］ボタンをクリックします。
     

5. 入社書類の出力後、「入社手続き依頼一覧」画面から該当の従業員名をクリックし、「入社フォーム詳細」画面で［確定］ボタンをクリックし、入社手続きは完了となります。
   

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参考：従業員がfreee人事労務にログインしても勤怠入力などの操作ができない場合

従業員をfreee人事労務に新規登録しメールアドレスまたはログインIDで招待したが、ログインをしても入社手続きの画面となり勤怠入力などのメニューが表示されない場合、入社手続きが未完了の状態となります。

その場合は、管理者の方が該当の従業員の入社手続きを「確定」にする必要があります。

freee人事労務で入社手続きを「確定」にする手順については、本ページの「入社処理に必要な書類を作成する」をご覧ください。