目次

• マイナンバー・家族情報を管理する前に
• 従業員のマイナンバーを管理する
  - 従業員のマイナンバーを登録する
  - 従業員のマイナンバーを確認・削除する
• 家族のマイナンバーを管理する
  - 従業員の家族情報を追加する
  - 従業員の家族情報を編集・削除する
  - 家族のマイナンバーを登録・確認・削除する
• 参考：管理者自身のマイナンバーや家族情報を登録したい場合
• 参考：「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」のエラーが表示される場合
• 参考：「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示される場合

 

マイナンバー・家族情報を管理する前に

freeeマイナンバー管理の画面に「従業員」メニューが表示されていない場合は、ユーザー管理者の方に従業員の管理権限を与えてもらう必要があります。

権限の編集については、「 マイナンバーの管理者を設定する - 権限を編集する 」のヘルプページをご覧ください。

 

従業員のマイナンバーを管理する

従業員のマイナンバーを登録する

1. ［従業員］メニューを開き、該当従業員の行をクリックします。

2. マイナンバーが未登録の場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［管理者が登録する］ボタンが表示されていますのでクリックします。

3. マイナンバーを入力して、番号確認書類と身元確認書類をアップロードしたら、［登録する］をクリックします。

• マイナンバー（個人番号）：
  従業員のマイナンバーを入力します。
  
  
• 番号確認書類：
  マイナンバー通知カードなど、マイナンバーを証明できる書類の画像ファイルを用意します。
  用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。
  
  
• 身元確認書類：
  運転免許証など、従業員の身元を証明できる書類の画像を用意します。
  用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。

※ 確認書類としてアップロードできるのは、10MBまでのjpg・gif・pngファイルです。

※ すでに対面などで番号確認書類を確認済みである場合、確認書類の登録は任意です。

※ 従業員マイナンバーの収集時の利用目的に誤りがありましたため、以下の内容を削除いたしました。
「利用目的について」項目の「労働者災害補償法に基づく請求に関する事務等の業務」
freeeマイナンバー管理リリース時の2015年よりこの表記がありましたが、労災の請求は従業員本人が行うものであり、事業主様がこの業務によりマイナンバーの収集・閲覧することはありませんでした（一部例外あり）。
詳しくは厚生労働省「 労災保険給付業務における社会保障・税番号制度への対応に係るＱ＆Ａ 」サイトをご覧ください。

 

従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する

1. ［従業員］メニューを開き、該当従業員の行をクリックします。

2. マイナンバーが登録済みの場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［表示する］リンクが表示されていますのでクリックします。

3. freeeマイナンバー管理では、セキュリティ面向上のためユーザーの操作履歴を記録しています。
マイナンバーの閲覧履歴が記録される旨のメッセージが表示されますので、［OK］をクリックします。

4. マイナンバーが表示されますので、以下のいずれかの操作をします。

【マイナンバーの確認作業を行う場合】

［番号確認書類］［身元確認書類］をクリックして、本人のマイナンバーで間違いないかを確認します。確認できたら、［番号の確認完了］をクリックします。

【マイナンバーを確認済みから未確認に戻す場合】

管理者がマイナンバーを登録した場合や、マイナンバーの確認作業が完了した場合は、上図のような表示になります。
マイナンバーが確認済みであることを取り消したい場合は、［番号の確認完了を取り消す］をクリックします。

【マイナンバーを削除する場合】

マイナンバー削除する場合は、［廃棄する］をクリックします。

【マイナンバーを修正する場合】
マイナンバーを一度削除してから、再度登録します。

【マイナンバーの閲覧を終了する場合】
他の画面に遷移することで閲覧を終了します。

 

家族のマイナンバーを管理する

家族のマイナンバーは、従業員ご自身が扶養している家族のみ登録します。

※ 扶養していない家族のマイナンバーは登録不要です。誤って登録してしまった場合は、本ページ「 従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する 」の【マイナンバーを削除する場合】を参考に削除します。

また、所得金額調整控除の対象となる扶養していない家族は、年末調整時にマイナンバーを登録しましょう。

 

従業員の家族情報を追加する

【freee人事労務を利用している場合】

freee人事労務の従業員詳細画面［家族情報］項目から、家族情報を追加します。

詳しくは、「 従業員の情報を編集する 」のヘルプページをご覧ください。

※ freee人事労務から従業員の家族情報を登録すると、自動でfreeeマイナンバー管理に同期されます。
※ 入社日以前にその従業員の家族情報をfreeeマイナンバー管理から確認することはできません。登録・編集等については入社日以降に操作する必要があります。

【freee人事労務を利用していない場合】

1. freeeマイナンバー管理の［従業員］メニューを開き、該当従業員の行をクリックします。

2. 「家族情報」欄の［追加する］をクリックします。

3. 家族の姓名、続柄、生年月日を入力し、［登録する］をクリックします。

従業員の家族情報を編集・削除する

【freee人事労務を利用している場合】

freee人事労務の従業員詳細画面［家族情報］項目から、家族情報を編集・削除します。

詳しくは、「 従業員の情報を編集する 」のヘルプページをご覧ください。

※ freee人事労務から従業員の家族情報を編集・削除すると、自動でfreeeマイナンバー管理に同期されます。

【freee人事労務を利用していない場合】

freeeマイナンバー管理の従業員詳細を開き、「家族情報」欄の右側にあるリンクをクリックして編集・削除を行います。

家族のマイナンバーを登録・確認・削除する

従業員詳細を開き、家族情報の「マイナンバー」欄の［登録する］ボタンをクリックすることで、従業員の家族のマイナンバーを登録できます。

家族のマイナンバーの登録・確認・削除などは、従業員のマイナンバーと同じ手順で行うことができます。本ページ「 従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する 」をご覧ください。 

 

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参考：管理者自身のマイナンバーや家族情報を登録したい場合

管理者自身を従業員として登録してから招待することで、［マイプロフィール］メニューが表示され登録できるようになります。

詳しくは、「 freeeマイナンバー管理の従業員を追加・編集する - 参考：管理者自身のマイナンバーや家族情報を登録したい場合 」のヘルプページをご覧ください。

 

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参考：「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」のエラーが表示される場合

従業員の方が自分自身の従業員情報や家族情報のマイナンバーを登録しようとすると、「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」というエラーが表示される場合があります。

このエラーは、管理者の方が、freee人事労務上から従業員ご自身で登録情報の変更ができる「自由編集制」に設定することで表示されなくなります。

詳しい操作手順は、「 従業員情報のリクエスト 」のヘルプページをご覧ください。

 

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参考：「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示される場合

freee人事労務を利用している場合、freee人事労務に登録されている従業員の情報は、freeeマイナンバー管理ではなくfreee人事労務側で編集する必要があります。

そのため、「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示された場合は、freee人事労務にログインしてメニュー［従業員］→ 該当従業員をクリックして該当項目を編集します。

詳しくは、「 従業員の情報を編集する 」のヘルプページをご覧ください。