ページを印刷freeeマイナンバー管理では、シンプルな操作で従業員とその扶養親族のマイナンバーを管理できます。
もちろん、権限を与えられていないユーザーは一切それらの操作を行えませんので、セキュリティ面もしっかり対策できます。
ここでは、管理者の方が従業員とその扶養親族のマイナンバーを登録する方法をご紹介します。（従業員の方自身に登録してもらう方法は、自分と扶養親族のマイナンバーを登録するのヘルプページをご覧ください。）
目次
- マイナンバー・扶養親族を登録する前に
- 従業員のマイナンバーを管理する
- 従業員のマイナンバーを登録する
- 従業員のマイナンバーを確認・削除する - 扶養親族のマイナンバーを管理する
- 従業員の扶養親族情報を追加する
- 従業員の扶養親族情報を編集・削除する
- 扶養親族のマイナンバーを登録・確認・削除する - 参考：管理者自身のマイナンバーや扶養親族を登録したい場合
- 参考：「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」のエラーが表示される場合
- 参考：「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示される場合
マイナンバー・扶養親族を管理する前に
freeeマイナンバー管理の画面に「従業員」メニューが表示されていない場合は、ユーザー管理者の方に従業員の管理権限を与えてもらう必要があります。
権限の編集については、マイナンバーの管理者を設定する - 権限を編集するのヘルプページをご覧ください。
従業員のマイナンバーを管理する
従業員のマイナンバーを登録する
1.［従業員］メニューの一覧で、特定の従業員の行をクリックします。
2. マイナンバーが未登録の場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［登録する］リンクが表示されていますのでクリックします。
3. マイナンバーを入力して、番号確認書類と身元確認書類をアップロードしたら、［登録する］をクリックします。
- マイナンバー（個人番号）：
従業員のマイナンバーを入力します。 - 番号確認書類：
マイナンバー通知カードなど、マイナンバーを証明できる書類の画像ファイルを用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。 - 身元確認書類：
運転免許証など、従業員の身元を証明できる書類の画像を用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。
※ 確認書類としてアップロードできるのは、10MBまでのjpg・gif・pngファイルです。
※すでに対面などで番号確認書類を確認済みである場合、確認書類の登録は任意です。
※従業員マイナンバーの収集時の利用目的に誤りがありましたため、以下の内容を削除いたしました。
「利用目的について」項目の「労働者災害補償法に基づく請求に関する事務等の業務」
freeeマイナンバー管理リリース時の2015年よりこの表記がありましたが、労災の請求は従業員本人が行うものであり、事業主様がこの業務によりマイナンバーの収集・閲覧することはありませんでした（一部例外あり）。
詳しくは厚生労働省「労災保険給付業務における社会保障・税番号制度への対応に係るＱ＆Ａ」サイトをご覧ください。
従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する
1.［従業員］メニューの一覧で、特定の従業員の行をクリックします。
2. マイナンバーが登録済みの場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［表示する］リンクが表示されていますのでクリックします。
3. freeeマイナンバー管理では、セキュリティ面向上のためユーザーの操作履歴を記録しています。
マイナンバーの閲覧履歴が記録される旨のメッセージが表示されますので、［OK］をクリックします。
4. マイナンバーが表示されますので、以下のいずれかの操作をします。
【マイナンバーの確認作業を行う場合】
［番号確認書類］［身元確認書類］をクリックして、本人のマイナンバーで間違いないかを確認します。確認できたら、［番号の確認完了］をクリックします。
【マイナンバーを確認済みから未確認に戻す場合】
管理者がマイナンバーを登録した場合や、マイナンバーの確認作業が完了した場合は、上図のような表示になります。
マイナンバーが確認済みであることを取り消したい場合は、［番号の確認完了を取り消す］をクリックします。
【マイナンバーを削除する場合】
マイナンバー削除する場合は、［廃棄する］をクリックします。
【マイナンバーを修正する場合】
マイナンバーを一度削除してから、再度登録します。
【マイナンバーの閲覧を終了する場合】
他の画面に遷移することで閲覧を終了します。
扶養親族のマイナンバーを管理する
従業員の扶養親族情報を追加する
【freee人事労務を利用している場合】
freee人事労務を利用している場合は、freee人事労務の従業員画面の「扶養親族等の情報」項目で扶養親族情報を追加します。
詳しくは、従業員の情報を編集するのヘルプページをご覧ください。
※ freee人事労務から従業員の扶養親族を登録すると、自動でfreeeマイナンバー管理に同期されます。
※ 入社日以前にその従業員の扶養親族をfreeeマイナンバー管理から確認することはできません。登録・編集等については入社日以降に操作する必要があります。
【freee人事労務を利用していない場合】
1. freeeマイナンバー管理の［従業員］メニューの一覧で、特定の従業員の行をクリックします。
2.「扶養親族情報」欄の［追加］をクリックします。
3. 親族の姓名、続柄、生年月日を入力し、［登録する］をクリックします。
従業員の扶養親族情報を編集・削除する
【freee人事労務を利用している場合】
freee人事労務を利用している場合は、freee人事労務の従業員画面の「扶養親族等の情報」項目で扶養親族情報を編集・削除します。
詳しくは、従業員の情報を編集するのヘルプページをご覧ください。
※freee人事労務から従業員の扶養親族を編集・削除すると、自動でfreeeマイナンバー管理に同期されます。
【freee人事労務を利用していない場合】
freeeマイナンバー管理の従業員詳細を開き、「扶養親族情報」欄の右側にあるリンクをクリックして編集・削除を行います。
扶養親族のマイナンバーを登録・確認・削除する
従業員詳細を開き、扶養親族情報の「マイナンバー」欄の［登録する］リンクをクリックすることで、従業員の扶養親族のマイナンバーを登録できます。
扶養親族のマイナンバーの登録・確認・削除などは、従業員のマイナンバーと同じ手順で行うことができます。
参考：管理者自身のマイナンバーや扶養親族を登録したい場合
管理者自身を従業員として登録してから招待することで、［マイプロフィール］メニューが表示され登録できるようになります。
詳しくは、freeeマイナンバー管理の従業員を追加・編集する - 参考：管理者自身のマイナンバーや扶養親族を登録したい場合のヘルプページをご覧ください。
参考：「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」のエラーが表示される場合
従業員の方が自分自身の従業員情報や扶養親族のマイナンバーを登録しようとすると、「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」というエラーが表示される場合があります。
このエラーは、「freee人事労務」というソフトの設定で「従業員による従業員設定の更新を許可制にする」のチェックを外すと表示されなくなりますので、操作権限を管理する - 各アカウントの権限についてのヘルプページに記載の設定手順を確認の上、設定を変更します。
参考：「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示される場合
freee人事労務を利用している場合、freee人事労務に登録されている従業員の情報は、freeeマイナンバー管理ではなくfreee人事労務側で編集する必要があります。
そのため、「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示された場合は、freee人事労務にログインしてメニュー［従業員］→該当従業員名をクリックして該当項目を編集します。
詳しくは、従業員の情報を編集するのヘルプページをご覧ください。