freeeマイナンバー管理では、シンプルな操作で従業員とその家族のマイナンバーを管理できます。
もちろん、権限を与えられていないユーザーは一切それらの操作を行えませんので、セキュリティ面もしっかり対策できます。
ここでは、管理者の方が従業員とその家族のマイナンバーを登録する方法をご紹介します。
※ 従業員ご自身に登録してもらう方法は、「 自分と家族のマイナンバーを登録する 」のヘルプページをご覧ください。
目次
マイナンバー・家族情報を管理する前に
freeeマイナンバー管理の画面に「従業員」メニューが表示されていない場合は、ユーザー管理者の方に従業員の管理権限を与えてもらう必要があります。
権限の編集については、「 マイナンバーの管理者を設定する - 権限を編集する 」のヘルプページをご覧ください。
従業員のマイナンバーを管理する
従業員のマイナンバーを登録する
1. ［従業員］メニューを開き、該当従業員の行をクリックします。
2. マイナンバーが未登録の場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［管理者が登録する］ボタンが表示されていますのでクリックします。
3. マイナンバーを入力して、番号確認書類と身元確認書類をアップロードしたら、［登録する］をクリックします。
- マイナンバー（個人番号）：
従業員のマイナンバーを入力します。 - 番号確認書類：
マイナンバー通知カードなど、マイナンバーを証明できる書類の画像ファイルを用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。 - 身元確認書類：
運転免許証など、従業員の身元を証明できる書類の画像を用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。
※ 確認書類としてアップロードできるのは、10MBまでのjpg・gif・pngファイルです。
※ すでに対面などで番号確認書類を確認済みである場合、確認書類の登録は任意です。
※ 従業員マイナンバーの収集時の利用目的に誤りがありましたため、以下の内容を削除いたしました。
「利用目的について」項目の「労働者災害補償法に基づく請求に関する事務等の業務」
freeeマイナンバー管理リリース時の2015年よりこの表記がありましたが、労災の請求は従業員本人が行うものであり、事業主様がこの業務によりマイナンバーの収集・閲覧することはありませんでした（一部例外あり）。
詳しくは厚生労働省「 労災保険給付業務における社会保障・税番号制度への対応に係るＱ＆Ａ 」サイトをご覧ください。
従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する
1. ［従業員］メニューを開き、該当従業員の行をクリックします。
2. マイナンバーが登録済みの場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［表示する］リンクが表示されていますのでクリックします。
3. freeeマイナンバー管理では、セキュリティ面向上のためユーザーの操作履歴を記録しています。
マイナンバーの閲覧履歴が記録される旨のメッセージが表示されますので、［OK］をクリックします。
4. マイナンバーが表示されますので、以下のいずれかの操作をします。
【マイナンバーの確認作業を行う場合】
［番号確認書類］［身元確認書類］をクリックして、本人のマイナンバーで間違いないかを確認します。確認できたら、［番号の確認完了］をクリックします。
【マイナンバーを確認済みから未確認に戻す場合】
管理者がマイナンバーを登録した場合や、マイナンバーの確認作業が完了した場合は、上図のような表示になります。
マイナンバーが確認済みであることを取り消したい場合は、［番号の確認完了を取り消す］をクリックします。
【マイナンバーを削除する場合】
マイナンバー削除する場合は、［廃棄する］をクリックします。
【マイナンバーを修正する場合】
マイナンバーを一度削除してから、再度登録します。
【マイナンバーの閲覧を終了する場合】
他の画面に遷移することで閲覧を終了します。
家族のマイナンバーを管理する
家族のマイナンバーは、従業員ご自身が扶養している家族のみ登録します。
※ 扶養していない家族のマイナンバーは登録不要です。誤って登録してしまった場合は、本ページ「 従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する 」の【マイナンバーを削除する場合】を参考に削除します。
また、所得金額調整控除の対象となる扶養していない家族は、年末調整時にマイナンバーを登録しましょう。
従業員の家族情報を追加する
【freee人事労務を利用している場合】
freee人事労務の従業員詳細画面［家族情報］項目から、家族情報を追加します。
詳しくは、「 従業員の情報を編集する 」のヘルプページをご覧ください。
※ freee人事労務から従業員の家族情報を登録すると、自動でfreeeマイナンバー管理に同期されます。
※ 入社日以前にその従業員の家族情報をfreeeマイナンバー管理から確認することはできません。登録・編集等については入社日以降に操作する必要があります。
【freee人事労務を利用していない場合】
1. freeeマイナンバー管理の［従業員］メニューを開き、該当従業員の行をクリックします。
2. 「家族情報」欄の［追加する］をクリックします。
3. 家族の姓名、続柄、生年月日を入力し、［登録する］をクリックします。
従業員の家族情報を編集・削除する
【freee人事労務を利用している場合】
freee人事労務の従業員詳細画面［家族情報］項目から、家族情報を編集・削除します。
詳しくは、「 従業員の情報を編集する 」のヘルプページをご覧ください。
※ freee人事労務から従業員の家族情報を編集・削除すると、自動でfreeeマイナンバー管理に同期されます。
【freee人事労務を利用していない場合】
freeeマイナンバー管理の従業員詳細を開き、「家族情報」欄の右側にあるリンクをクリックして編集・削除を行います。
家族のマイナンバーを登録・確認・削除する
従業員詳細を開き、家族情報の「マイナンバー」欄の［登録する］ボタンをクリックすることで、従業員の家族のマイナンバーを登録できます。
家族のマイナンバーの登録・確認・削除などは、従業員のマイナンバーと同じ手順で行うことができます。本ページ「 従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する 」をご覧ください。
注意点
入社日到来前は、管理者権限・従業員権限ともに家族情報のマイナンバー登録はできません。入社日を過ぎてから、登録の操作を行ってください。
参考：管理者自身のマイナンバーや家族情報を登録したい場合
管理者自身を従業員として登録してから招待することで、［マイプロフィール］メニューが表示され登録できるようになります。
詳しくは、「 freeeマイナンバー管理の従業員を追加・編集する - 参考：管理者自身のマイナンバーや家族情報を登録したい場合 」のヘルプページをご覧ください。
参考：「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」のエラーが表示される場合
従業員の方が自分自身の従業員情報や家族情報のマイナンバーを登録しようとすると、「freee人事労務で従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」というエラーが表示される場合があります。
このエラーは、管理者の方が、freee人事労務上から「従業員の編集権限設定」で「編集を許可する」に設定することで表示されなくなります。
※ この設定を行うと従業員ご自身で登録情報の変更ができるようになります。
詳しい操作手順は、「 従業員情報のリクエスト・編集不可制を設定する 」のヘルプページをご覧ください。
参考：「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示される場合
freee人事労務を利用している場合、freee人事労務に登録されている従業員の情報は、freeeマイナンバー管理ではなくfreee人事労務側で編集する必要があります。
そのため、「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示された場合は、freee人事労務にログインしてメニュー［従業員］→ 該当従業員をクリックして該当項目を編集します。
詳しくは、「 従業員の情報を編集する 」のヘルプページをご覧ください。