ページを印刷マイナンバー管理freeeでは、シンプルな操作で従業員とその扶養親族のマイナンバーを管理できます。
もちろん、権限を与えられていないユーザーは一切それらの操作を行えませんので、セキュリティ面もしっかり対策できます。
ここでは、管理者の方が従業員とその扶養親族のマイナンバーを登録する方法をご紹介します。（従業員の方自身に登録してもらう方法は、自分と扶養親族のマイナンバーを登録するのヘルプページをご覧ください。）
目次
- マイナンバー・扶養親族を登録する前に
- 従業員のマイナンバーを管理する
- 従業員のマイナンバーを登録する
- 従業員のマイナンバーを確認・削除する - 扶養親族のマイナンバーを管理する
- 従業員の扶養親族情報を追加する
- 従業員の扶養親族情報を編集・削除する
- 扶養親族のマイナンバーを登録・確認・削除する - 参考：管理者自身のマイナンバーや扶養親族を登録したい場合
- 参考：「人事労務freeeで従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」のエラーが表示される場合
- 参考：「この従業員情報は人事労務freeeで履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示される場合
マイナンバー・扶養親族を管理する前に
マイナンバー管理freeeの画面に「従業員」メニューが表示されていない場合は、ユーザー管理者の方に従業員の管理権限を与えてもらう必要があります。
権限の編集については、マイナンバーの管理者を設定する - 権限を編集するのヘルプページをご覧ください。
従業員のマイナンバーを管理する
従業員のマイナンバーを登録する
1.［従業員］メニューの一覧で、特定の従業員の行をクリックします。
2. マイナンバーが未登録の場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［登録する］リンクが表示されていますのでクリックします。
3. マイナンバーを入力して、番号確認書類と身元確認書類をアップロードしたら、［登録する］をクリックします。
- マイナンバー（個人番号）：
従業員のマイナンバーを入力します。 - 番号確認書類：
マイナンバー通知カードなど、マイナンバーを証明できる書類の画像ファイルを用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。 - 身元確認書類：
運転免許証など、従業員の身元を証明できる書類の画像を用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。
※ 確認書類としてアップロードできるのは、10MBまでのjpg・gif・pngファイルです。
※すでに対面などで番号確認書類を確認済みである場合、確認書類の登録は任意です。
従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する
1.［従業員］メニューの一覧で、特定の従業員の行をクリックします。
2. マイナンバーが登録済みの場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［表示する］リンクが表示されていますのでクリックします。
3. マイナンバー管理freeeでは、セキュリティ面向上のためユーザーの操作履歴を記録しています。
マイナンバーの閲覧履歴が記録される旨のメッセージが表示されますので、［OK］をクリックします。
4. マイナンバーが表示されますので、以下のいずれかの操作をします。
【マイナンバーの確認作業を行う場合】
［番号確認書類］［身元確認書類］をクリックして、本人のマイナンバーで間違いないかを確認します。確認できたら、［番号の確認完了］をクリックします。
【マイナンバーを確認済みから未確認に戻す場合】
管理者がマイナンバーを登録した場合や、マイナンバーの確認作業が完了した場合は、上図のような表示になります。
マイナンバーが確認済みであることを取り消したい場合は、［番号の確認完了を取り消す］をクリックします。
【マイナンバーを削除する場合】
マイナンバー削除する場合は、［廃棄する］をクリックします。
【マイナンバーを修正する場合】
マイナンバーを一度削除してから、再度登録します。
【マイナンバーの閲覧を終了する場合】
他の画面に遷移することで閲覧を終了します。
扶養親族のマイナンバーを管理する
従業員の扶養親族情報を追加する
【人事労務freeeを利用している場合】
人事労務freeeを利用している場合は、人事労務freeeの従業員画面の「扶養親族等の情報」項目で扶養親族情報を追加します。
詳しくは、従業員の情報を編集するのヘルプページをご覧ください。
※人事労務freeeから従業員の扶養親族を登録すると、自動でマイナンバー管理freeeに同期されます。
【人事労務freeeを利用していない場合】
1. マイナンバー管理freeeの［従業員］メニューの一覧で、特定の従業員の行をクリックします。
2.「扶養親族情報」欄の［追加］をクリックします。
3. 親族の姓名、続柄、生年月日を入力し、［登録する］をクリックします。
従業員の扶養親族情報を編集・削除する
【人事労務freeeを利用している場合】
人事労務freeeを利用している場合は、人事労務freeeの従業員画面の「扶養親族等の情報」項目で扶養親族情報を編集・削除します。
詳しくは、従業員の情報を編集するのヘルプページをご覧ください。
※人事労務freeeから従業員の扶養親族を編集・削除すると、自動でマイナンバー管理freeeに同期されます。
【人事労務freeeを利用していない場合】
マイナンバー管理freeeの従業員詳細を開き、「扶養親族情報」欄の右側にあるリンクをクリックして編集・削除を行います。
扶養親族のマイナンバーを登録・確認・削除する
従業員詳細を開き、扶養親族情報の「マイナンバー」欄の［登録する］リンクをクリックすることで、従業員の扶養親族のマイナンバーを登録できます。
扶養親族のマイナンバーの登録・確認・削除などは、従業員のマイナンバーと同じ手順で行うことができます。
参考：管理者自身のマイナンバーや扶養親族を登録したい場合
管理者自身を従業員として登録してから招待することで、［マイプロフィール］メニューが表示され登録できるようになります。
詳しくは、マイナンバー管理freeeの従業員を追加・編集する - 参考：管理者自身のマイナンバーや扶養親族を登録したい場合のヘルプページをご覧ください。
参考：「人事労務freeeで従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」のエラーが表示される場合
従業員の方が自分自身の従業員情報や扶養親族のマイナンバーを登録しようとすると、「人事労務freeeで従業員情報の編集を許可制にしています。給与から変更してください」というエラーが表示される場合があります。
このエラーは、「人事労務freee」というソフトの設定で「従業員による従業員設定の更新を許可制にする」のチェックを外すと表示されなくなりますので、操作権限を管理する - 各アカウントの権限についてのヘルプページに記載の設定手順を確認の上、設定を変更します。
参考：「この従業員情報は人事労務freeeで履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示される場合
人事労務freeeを利用している場合、人事労務freeeに登録されている従業員の情報は、マイナンバー管理freeeではなく人事労務freee側で編集する必要があります。
そのため、「この従業員情報は人事労務freeeで履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示された場合は、人事労務freeeにログインしてメニュー［従業員］→該当従業員名をクリックして該当項目を編集します。
詳しくは、従業員の情報を編集するのヘルプページをご覧ください。