何かと溜まりがちな領収書や請求書。その管理や帳簿付けは煩雑になっていませんか？
freeeの「ファイルボックス」機能は、それらの書類をfreeeに取り込むことで、煩雑だった各種作業を効率化します。紙の書類もデータで受け取った書類も、簡単に取り込むことができます。
これからは、書類と帳簿は一緒に管理していきましょう。
※ ファイルボックスの2022年改正電子帳簿保存法へ対応については「取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法）」のヘルプページにてご紹介しています。
目次
ファイルボックスとは
「ファイルボックス」は、freee会計で利用できるファイル管理機能です。
領収書や請求書の画像、CSVやPDFなどのデータを取り込むことで、書類の管理と記帳を効率化します。
ファイルボックスを利用するメリット
ファイルボックスを利用することで得られるメリットは次のとおりです。
- 書類の写真やメモから自動で取引内容を補完し、帳簿付けを効率化します。
- 書類の画像を見ながら帳簿付けをすることで、入力ミスを減らします。
- 帳簿と書類を紐付けて管理することで、経費精算や支払いの漏れを減らします。
様々な方法で書類を取り込み可能
紙で受け取った場合
領収書や請求書を紙で受け取った場合、ファイルボックスに取り込むことで原本の保管を簡略化できます（封筒にまとめて入れて保管しておけばOKです）。
紙の書類は、次のいずれかの方法で取り込むことができます。
- freee会計のアプリから撮影して取り込む
複数の書類をまとめて取り込むこともできます。詳しくは「まとまったファイルを分割する」のヘルプページをご覧ください。
データで受け取った場合
領収書や請求書は、データでやりとりすることで、さらに保管業務を簡略化できます。書類データをファイルボックスに取り込めば、元データは削除してもOKです。
データで受け取った書類を取り込んで記帳する方法については、次のヘルプページをご覧ください。
書類の内容を自動認識＆自動入力
ファイルボックスは、画像内の文字やファイルに記入したメモを自動で認識して取引情報として入力します。
画像内の文字からの自動入力（OCR）
取り込んだ画像内の文字を自動で認識して、取引情報として入力します。例えば次の文字情報を取引情報として認識することができます。
- レシートの日付：「発生日（取引日）」として認識
- レシートの金額：「（取引の）金額」として認識
- レシートの電話番号：電話番号から推測される「取引先」として認識
- 書類の種類：「領収書」または「請求書」として認識
- 登録番号：大文字のT＋13桁の数字を「適格請求書発行事業者の登録番号」として認識
- 適格請求書等：「該当する」として認識
※読み取った13桁の数字が国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトのデータベースと一致した場合
書類をなるべく綺麗に保管して、綺麗に撮影・スキャンすることで、自動入力の精度は高まります。
必要であれば内容を修正し、そのまま取引を登録しましょう（詳しくは「取り込んだレシート類を帳簿付けする」のヘルプページをご覧ください）。
アドバイザー（税理士・会計事務所）、アドバイザーに紐付く顧問先のユーザーの場合、読み取り精度の良いモデルを使うこともできます。
詳しい操作方法については「高精度モード（生成AI β版）でファイルをアップロードする」のヘルプページをご確認ください。
読み取った箇所をハイライトする
自動で認識した画像内の文字に、ハイライトをつけることができます。画像内の文字を視覚的にパッと確認しやすくなります。
ハイライトをつけることができる画像内の文字は、レシートの日付・金額・登録番号です。
以下のような画面で、ハイライト機能を使うことができます。
- ファイルボックスのファイル詳細
- 購買申請
- 経費精算
- 手形
- freeeカードで経理
など
ハイライトを消したい場合は、［•••（三点リーダー）］ →［ハイライト］ のチェックを外してください。
下記3つの場合は、ハイライトをつけることができません。
- OCRハイライト機能をリリースする前（2024年7月22日以前）にアップロード
- 複数ページあるPDFの2枚目以降
- 改訂したファイルの最新版以外
画像の一部をマウスを当てて拡大する
- 画像上にカーソルを当てると、カーソルの当たった部分が拡大表示されます。
- カーソルを当てた部分をクリックすると、その位置で拡大表示が固定されます。
- 画像上の任意の箇所をクリックすると、拡大表示の固定が解除されます。
以下の画面が、拡大表示の固定・解除（上記ステップ②以降の操作）の対象です。
ファイルボックスのファイルの詳細
ファイルの取引登録
拡大表示機能を使いたくない場合は、［•••（画像関連のその他操作）］ ボタン →［拡大表示］のチェックを外してください。
画像をボタンで段階的に拡大する
画像の中心を軸に、最大3段階まで拡大できます 。
- プレビュー画面上部の［
］（拡大ボタン）をクリックします。
- クリックするごとに、150% → 200% → 250% の順で画像が大きくなります 。
- 拡大中に見たい場所をずらすには、画像の上でスクロールをするか、画像にフォーカスを当てた状態で、［↑］［↓］［←］［→］キーを押します 。
- 拡大された状態で、拡大ボタンの隣の［
（縮小ボタン）］をクリックすると、一段階ずつ縮小されます 。
全画面表示する
下記画面における操作方法をご説明します。
- ファイルボックスのファイルの詳細
- ファイルの取引登録
※ 上記画面以外では、画像をクリックすることで全画面表示できます。
- ［
（全画面表示する）] ボタンをクリックします。
- 画像が全画面表示されます。
参考：ファイルボックスにおける補足情報
このセクションでは、ファイルボックスの容量やアップロード可能なファイル形式、電子帳簿保存法に関連する補足情報を説明します。
- ファイルボックスの容量について
- ファイルボックスに取り込めるファイルについて
- 電子帳簿保存法の対応について
- 電子ファイルの保存期間およびfreee会計の利用をやめた場合の保存データについて
- 削除した電子ファイルについて
ファイルボックスの容量について
「プラン未契約」の方はご利用いただけません。
freee会計に取り込みたい場合は、「プラン選択 | freee会計」のページから有料プランにご登録ください。
1ヶ月あたりのアップロード可能なデータ量とプランは下記の通りです。
| 1ヶ月あたりのアップロード可能なデータ量 | プラン名 |
|---|---|
| 5枚 | スタータープラン（個人） |
| 50GB |
|
| 10GB | 上記以外のプラン |
※ お試しプランに関しては、「【個人】freee会計のプランについて - お試しプラン・プラン未契約の機能制限」、または「【法人】freee会計のプランについて（2024年7月以降） - お試しプラン・プラン未契約について 」のヘルプページをご確認ください。
※ 「プラン未契約」の方はご利用いただけません。freee会計に取り込みたい場合は、「プラン選択 | freee会計」のページから有料プランにご登録ください。
スタータープラン（個人）以外の有料プランの場合、当月のアップロード容量を確認できます。スタータープラン（個人）やお試しプランなどの場合は、［ファイルボックス］の［ファイル一覧］で当月のアップロード枚数をご確認ください。
- ［取引入力］メニュー →［ファイルボックス］を開き、［ファイル設定］→ [今月のアップロード利用状況] を押します。
- 今月のアップロード利用状況を確認することができます。
次月になると、アップロード容量はリセットされます。
前月に使い切らなかった容量は、次月に繰り越されません。
利用状況が100%に達すると、その月はファイルをアップロードできなくなります。
ファイルボックスに取り込めるファイルについて
ファイルボックスでは、次のファイル形式を取り込むことができます。
操作方法や詳細は「レシートや請求書の書類データを取り込む」のヘルプページをご覧ください。
- 各種画像ファイル（JPEG、GIF、PNGなど）
- PDFファイル
- Excelファイル
- CSVファイル
- Wordファイル
上記のうち、OCRによる推測が可能なファイル形式は以下となります。
なお、OCRに推測機能については「取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法）- OCRによる入力内容の推測機能」をご覧ください。
- 各種画像ファイル（JPEG、PNG）
- PDFファイル
電子帳簿保存法の対応について
ファイルボックスは2022年1月改正電子帳簿保存法の電子保存要件に対応しています。
詳しくは「取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法）」のヘルプページをご覧ください。
電子ファイルの保存期間およびfreee会計の利用をやめた場合の保存データについて
freee会計のアカウントと事業所を削除しない限り、freee会計の利用をやめても、保存された電子ファイルが勝手に削除されることはありません。
ファイルボックスに保存したファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードで取得したファイル単体では履歴や検索等の法令要件を満たさなくなります。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間（原則7年間）はアカウントと事業所を削除せずに、ファイルボックス上で保存してください。
削除した電子ファイルについて
freeeでは電子帳簿保存法に必要な削除履歴の記録保持をしています。
そのため、仮に誤ってファイルをアップロードし削除した場合でも「削除したファイル一覧」からの削除はできませんのでご注意ください。