何かと溜まりがちな領収書や請求書。その管理や帳簿付けは煩雑になっていませんか？
freeeの「ファイルボックス」機能は、それらの書類をfreeeに取り込むことで、煩雑だった各種作業を効率化します。紙の書類もデータで受け取った書類も、簡単に取り込むことができます。
これからは、書類と帳簿は一緒に管理していきましょう。
※ ファイルボックスの2022年改正電子帳簿保存法へ対応については「取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法）」のヘルプページにてご紹介しています。
目次
ファイルボックスとは
「ファイルボックス」は、freee会計で利用できるファイル管理機能です。
領収書や請求書の画像、CSVやPDFなどのデータを取り込むことで、書類の管理と記帳を効率化します。
ファイルボックスを利用するメリット
ファイルボックスを利用することで得られるメリットは次のとおりです。
- 書類の写真やメモから自動で取引内容を補完し、帳簿付けを効率化します。
- 書類の画像を見ながら帳簿付けをすることで、入力ミスを減らします。
- 帳簿と書類を紐付けて管理することで、経費精算や支払いの漏れを減らします。
様々な方法で書類を取り込み可能
紙で受け取った場合
領収書や請求書を紙で受け取った場合、ファイルボックスに取り込むことで原本の保管を簡略化できます（封筒にまとめて入れて保管しておけばOKです）。
紙の書類は、次のいずれかの方法で取り込むことができます。
- freee会計のアプリから撮影して取り込む
複数の書類をまとめて取り込むこともできます。詳しくは「複数のレシート類を取り込む際のポイント」のヘルプページをご覧ください。
データで受け取った場合
領収書や請求書は、データでやりとりすることで、さらに保管業務を簡略化できます。書類データをファイルボックスに取り込めば、元データは削除してもOKです。
データで受け取った書類を取り込んで記帳する方法については、次のヘルプページをご覧ください。
書類の内容を自動認識＆自動入力
ファイルボックスは、画像内の文字やファイルに記入したメモを自動で認識して取引情報として入力します。
画像内の文字からの自動入力（OCR）
取り込んだ画像内の文字を自動で認識して、取引情報として入力します。例えば次の文字情報を取引情報として認識することができます。
- レシートの日付：「発生日（取引日）」として認識
- レシートの金額：「（取引の）金額」として認識
- レシートの電話番号：電話番号から推測される「取引先」として認識
- 書類の種類：「領収書」または「請求書」として認識
- 登録番号：大文字のT＋13桁の数字を「適格請求書発行事業者の登録番号」として認識
- 適格請求書等：「該当する」として認識
※読み取った13桁の数字が国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトのデータベースと一致した場合
書類をなるべく綺麗に保管して、綺麗に撮影・スキャンすることで、自動入力の精度は高まります。
必要であれば内容を修正し、そのまま取引を登録しましょう（詳しくは「取り込んだレシート類を帳簿付けする」のヘルプページをご覧ください）。
読み取った箇所をハイライトする
自動で認識した画像内の文字に、ハイライトをつけることができます。画像内の文字を視覚的にパッと確認しやすくなります。
ハイライトをつけることができる画像内の文字は、レシートの日付・金額・登録番号です。
以下のような画面で、ハイライト機能を使うことができます。
- ファイルボックスのファイル詳細
- 購買申請
- 経費精算
- 手形
- freeeカードで経理
など
ハイライトを消したい場合は、［ハイライト］ ボタンのチェックを外してください。
下記3つの場合は、ハイライトをつけることができません。
- OCRハイライト機能をリリースする前（2024年7月22日以前）にアップロード
- 複数ページあるPDFの2枚目以降
- 改訂したファイルの最新版以外
参考：ファイルボックスにおける補足情報
このセクションでは、ファイルボックスの容量やアップロード可能なファイル形式、電子帳簿保存法に関連する補足情報を説明します。
- ファイルボックスの容量について
- ファイルボックスに取り込めるファイルについて
- 電子帳簿保存法の対応について
- 電子ファイルの保存期間およびfreee会計の利用をやめた場合の保存データについて
- 削除した電子ファイルについて
ファイルボックスの容量について
「プラン未契約」の方はご利用いただけません。
freee会計に取り込みたい場合は、「プラン選択 | freee会計」のページから有料プランにご登録ください。
有料プランでは、1か月あたり合計10GBまでファイルのアップロードが可能となります
※スタータープラン（個人）のみ1か月あたり5枚までです。
ファイルボックスに取り込めるファイルについて
ファイルボックスでは、次のファイル形式を取り込むことができます。
操作方法や詳細は「レシートや請求書の書類データを取り込む」のヘルプページをご覧ください。
- 各種画像ファイル（JPEG、GIF、PNGなど）
- PDFファイル
- Excelファイル
- CSVファイル
- Wordファイル
上記のうち、OCRによる推測が可能なファイル形式は以下となります。
なお、OCRに推測機能については「OCRによる入力内容の推測機能」をご覧ください。
- 各種画像ファイル（JPEG、PNG）
- PDFファイル
電子帳簿保存法の対応について
ファイルボックスは2022年1月改正電子帳簿保存法の電子保存要件に対応しています。
詳しくは「取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する（電子帳簿保存法）」のヘルプページをご覧ください。
電子ファイルの保存期間およびfreee会計の利用をやめた場合の保存データについて
freee会計のアカウントと事業所を削除しない限り、freee会計の利用をやめても、保存された電子ファイルが勝手に削除されることはありません。
ファイルボックスに保存したファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードで取得したファイル単体では履歴や検索等の法令要件を満たさなくなります。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間（原則7年間）はアカウントと事業所を削除せずに、ファイルボックス上で保存してください。
削除した電子ファイルについて
freeeでは電子帳簿保存法に必要な削除履歴の記録保持をしています。
そのため、仮に誤ってファイルをアップロードし削除した場合でも「削除したファイル一覧」からの削除はできませんのでご注意ください。