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対象プラン
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新プラン | スターター | スタンダード | アドバンス |
| 旧プラン | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ | |
| その他 | 入退社手続き | 労務管理ペーパーレス | 勤怠管理 |
※ 本記事はfreee人事労務についてのヘルプページです。freee勤怠管理Plusについては「freee勤怠管理Plusのカテゴリー」をご覧ください。
freee人事労務に従業員の入社時の情報を入力する方法は、従業員自身に情報を入力してもらう方法と、管理者が入力する方法があります。
ここでは、従業員の方自身に情報を入力してもらう方法の第2ステップとして、招待された従業員の方が情報を入力する手順をご紹介します。
※ 第1ステップについては、ご希望の招待方法によって次のいずれかのヘルプページをご覧ください。
目次
従業員として登録・ログインする
メールアドレスで招待された場合
- 招待メールが届いたら、メール内に記載されているリンクをクリックします。
※ すでにfreeeのアカウントを持っている場合は、通常通りログインして招待された事業所に切り替えます。詳しくは、「【従業員向け】招待されたが「既に登録済みです」と表示されます」のヘルプページをご覧ください。 - パスワードを設定し、利用規約・プライバシーポリシーを確認して同意したら、［設定してログインする］ボタンをクリックします。
- メールを受信したアドレスと先ほど設定したパスワードを入力し、ログインします。
ログインIDで招待された場合
- ログインIDで招待された場合は、ログインIDを作成した事業所の管理者の方から該当のログインIDの文字列・仮パスワードを共有してもらいます。
ログインIDはfreeeから従業員の方へ通知する機能はありません。
管理者が持つチャットツール・書面・口頭などの連絡手段で通知してもらう方法となります。
ログインIDの受領方法がご不明な場合は、管理者の方にご確認ください。 - パスワードを設定し、利用規約・プライバシーポリシーを確認して同意したら、［設定する］ボタンをクリックします。
- 再度freee人事労務のログイン画面が表示されますので、ログインIDと先ほど設定したパスワードを入力してログインします。
従業員情報を入力する
管理者から入社手続き依頼のご案内がありますので入社フォームに従業員情報を入力します。
なお、スマートフォンからのご入力も可能です。
入社フォーム詳細画面を開く
freee人事労務にログインすると「入社手続き依頼」画面が表示されますので、［入社フォーム］をクリックします。
「入社フォーム詳細」画面が開きますので、以下項目等を入力します。
なお、管理者によって入力が必要な項目はカスタマイズされているため、以下項目全ての入力が必要とは限りません。
すでに管理者側で必須項目が入力されていて、任意項目が未入力または未選択のパネルは、入力状況が「入力済」となります。
※ 従業員追加時等に管理者側で必須項目がすべて入力されている場合などが該当します。
「入力済」となっていても修正・入力することができます。異なる箇所や空白があれば入力します。
コメント機能
「入社フォーム詳細」画面上では、管理者の方とコメントでやりとりすることができます。
本人情報
「入社フォーム詳細」画面より［本人情報］をクリックします。
本人情報の入力内容については下表をご参照ください。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 姓名 | それぞれ255文字以内で入力します。 |
| 姓名（カタカナ） | それぞれ255文字以内のカタカナで入力します。 |
| freee人事労務での表示名 |
255文字以内で入力します。 freee人事労務上での表示のみに使用される名前です。出力書類には姓名が使用されます。 |
| 生年月日 | |
| 性別 | |
| 寡夫/ひとり親 |
12月31日の時点で、配偶者と離別・死別しており、その後再婚しておらず、さらに養っている家族がいて、年間所得が500万円以下である場合は、該当するものを選択します。 詳しくは、以下の国税庁サイトをご覧ください。 |
| 障害 | 障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認められている場合に該当します。重度の障害者と認定されている場合は「特別障害者」を選択します。 （詳しくは、国税庁サイト「障害者控除」をご覧ください） |
| 配偶者 | 配偶者の有無を選択します。 |
| 勤労学生 | 給与を得ている学生のうち、給与の額面上の金額が年間130万円以下であり、給与以外の所得が10万円以下の場合はチェックを入れます。 （詳しくは、国税庁サイト「勤労学生控除」をご覧ください） |
| 外国籍 |
外国籍を有している場合は、「該当する」にチェックを入れます。 ※ 外国籍がある場合、源泉徴収票の「外国人」欄に丸印が付きます。 ※ 外国籍雇用時に必要な書類が複数ありますが、freee人事労務では「雇用保険 被保険者資格取得届」「雇用保険 被保険者資格喪失届」以外の書類出力には対応しておりません。 そのため、厚生労働省サイト「外国人雇用状況の届出について」を参考に必要に応じて書類をご準備ください。 【雇用保険の被保険者である場合】
【雇用保険の被保険者ではない場合】
【厚生年金保険加入時にマイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合・個人番号制度の対象外である場合】
ミドルネームがある外国籍従業員で「雇用保険 被保険者資格取得届」を提出する場合は、「姓名ミドルネーム」項目にローマ字で入力する他、「姓名」項目の「名」の欄にミドルネームを繋げて入力する必要があります。 |
| 姓名ミドルネーム ローマ字（姓、ミドルネーム、名） |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 それぞれ半角英字（英字は大文字のみ可）で255文字以内で入力します。 |
| 在留カードの番号 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 在留カードの右上に記載されている12桁の英数字を入力します。 |
| 国籍・地域 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 国籍・地域をプルダウンから選択します。 |
| 在留資格 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 在留資格をプルダウンから選択します。 |
| 在留期間（年、月、日） |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 在留期間を入力します。なお、年月日はすべて入力してください。 |
| 資格外活動許可の有無 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 資格外活動許可の有無を選択します。 |
| 派遣・請負就労区分 |
※ 「外国籍」項目で「該当する」にチェックを入れた場合のみ表示されます。 派遣・請負就労区分を選択します。 |
| 電話番号 | |
| メールアドレス |
連絡先のメールアドレスをメモする欄です。招待用アドレスとは別のアドレスがあれば記入します。 こちらの項目にメールアドレスを入力しても、アカウント招待は行えません。 メールアドレスで招待を行いたい場合は、「メンバーログイン情報」の項目に入力します。 |
| 住民票住所 | 住民票住所、画面上部の年月で選択している年時点の世帯主の続柄・世帯主の名前を入力します。 労働者名簿や年末調整等には住民票住所が反映されます。 |
| 現住所 | 住民票住所と現住所が同一の場合は「住民票住所と同じ」にチェックを入れます。 異なる場合は、チェックを外して現住所を入力します。 |
入力後、［保存］ボタンをクリックします。
家族情報
「入社フォーム詳細」画面より［家族情報］をクリックします。
生計を一にする家族がいる場合は［いる］を選択して、画面に従って家族情報を入力します。
家族情報の入力内容については下表をご参照ください。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 姓名 | それぞれ255文字以内で入力ください。 |
| 姓名（カタカナ） | それぞれ255文字以内で入力ください。 |
| 生年月日 | |
| 性別 | 男性もしくは女性を選択します。 |
| 続柄 | 従業員本人から見たその家族の関係を入力します。 （例：従業員の娘なら「子」を選択） |
| 基礎年金番号 |
年金手帳や基礎年金番号通知書に記載されている番号を記入します。 （詳しくは、日本年金機構サイト「自分の基礎年金番号の確認方法を教えてください。」をご覧ください。） |
| 扶養状況 |
従業員本人が扶養している家族の場合は、「自分が扶養している」項目にチェックします。 また、扶養対象の場合は、「所得税・住民税と社会保険」の両方か、もしくはいずれか片方のみかを選択します。 詳しくは、「税法上の「扶養親族」と健康保険の「被扶養者」の違い」のヘルプページをご覧ください。 |
| 所得 |
従業員の扶養に入れる場合は、年間の収入の見込額から必要経費等を差し引いた所得を入力します。 扶養に入れない場合で所得金額調整控除の適用対象とならない場合は、所得の入力は「0」でも構いません。 |
| 年間収入 | 健康保険被扶養者（異動）届に必要となります。給与だけではなく、年金収入、傷病手当金、失業給付等も含みます。年間の目安額を入力します。 |
| 職業 | 無職、パート、年金受給者などを入力します。 |
| 障害 | 家族の方が障害者または特定障害者かどうかを選択します。 障害者手帳が交付されていたり、外部機関によって障害者と認められている場合に該当します。 |
| 同居・別居 | 従業員本人と同居しているか、別居の場合は国内と国外のどちらに住んでいるかを選択します。 |
| 住民票住所 | 同居の場合、従業員に登録された情報が表示されます。 別居（国内）・別居（国外）の場合は内容を入力します。 |
| 非居住者である親族の条件 |
※続柄が配偶者以外、別居（国外）の場合に表示されます。 「源泉徴収票」や「扶養控除等申告書」に反映される、扶養控除等の適用を受ける場合に必要となる項目です。 16歳以上30歳未満又は70歳以上、留学、障害、38万円以上の支払から選択できます。 |
| 1ヶ月あたりの仕送額 |
健康保険被扶養者（異動）届に必要となります。 詳しくは日本年金機構「従業員（健康保険・厚生年金保険の被保険者）が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き」のページをご覧ください。 |
| 電話番号 | 自宅・携帯・勤務先・その他を選択し、入力します。 |
| 失業給付の受給有無 | 有・無・申請中のいずれかを選択します。 |
| 失業給付の受給開始年月日 | ※「失業給付の受給有無」で「有」または「申請中」を選択した場合のみ表示されます。 |
家族を追加する場合は、［＋家族情報を追加］をクリックします。
入力後、［保存］をクリックします。
緊急連絡先
「入社フォーム詳細」画面より［緊急連絡先］をクリックし、画面に従って入力します。
緊急連絡先は最大で2つ設定ができます。
入力後、［保存］をクリックします。
健康保険・厚生年金
「入社フォーム詳細」画面より［健康保険・厚生年金］をクリックします。
健康保険・厚生年金保険の入力内容については下表をご参照ください。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 基礎年金番号 | 年金手帳や基礎年金番号通知書に記載されている4桁と6桁の合計10桁の数字で入力してください。 詳しくは、日本年金機構サイト「自分の基礎年金番号の確認方法を教えてください。」をご覧ください。 |
健康保険・厚生年金被保険者資格取得届
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 種別（性別） | 次のいずれかから選択します。
|
| 取得区分 | 次のいずれかから選択します。
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健康保険被扶養者(異動)届及び国民年金第3号被保険者関係届
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 確認 | 健康保険被扶養者(異動)届及び国民年金第3号被保険者関係届に関して、被保険者及び第3号被保険者となる者がいるときはその者から届書等の提出を委任されたことに相違ない場合、チェックを入れます。 |
| 配偶者は被扶養者に該当する |
該当する または 該当しないを選択します。 配偶者が被扶養者に該当する場合は「配偶者の年収」を記入します。 ※ 健康保険被扶養者（異動）届及び国民年金第３号被保険者関係届を提出しない方は記入不要です。 ※配偶者がいない場合には項目が表示されません。 |
| 第３号被保険者から届出があった日 |
従業員の配偶者から第3号に加入することの届出があった日を指します。 ※ 健康保険被扶養者（異動）届及び国民年金第３号被保険者関係届を提出しない方は記入不要です。 |
入力後、［保存］をクリックします。
雇用保険
「入社フォーム詳細」画面より［雇用保険］をクリックします。
雇用保険の入力内容については下表をご参照ください。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 雇用保険の被保険者番号 |
「初めて雇用保険に加入する」に該当する場合はチェックを入れます。 該当しない場合は、「雇用保険の被保険者番号」の11桁を入力します。 雇用保険の被保険者番号については、「雇用保険の被保険者番号とは？」のヘルプページをご覧ください。 |
入力後、［保存］をクリックします。
所得税
「入社フォーム詳細」画面より［所得税］をクリックします。
「給与の支給先」を「甲欄」または「乙欄」より選択します。
選択後、［保存］をクリックします。
住民税
「入社フォーム詳細」画面より［住民税］をクリックします。
住民税の入力内容については下表をご参照ください。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 住民税の納付方法 |
会社に勤める場合は、一般的には会社が給与から住民税の天引きを毎月行い、代わりに各自治体に納付します。 以下のいずれかから選択します。
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| 給与天引きによる納付を希望するか |
※ 本項目は「住民税の納付方法」項目で「給与から天引きされていた」「自分で納付していた」を選択した場合に表示されます。 入社後、給与天引きによる納付を希望するかを選択します。 入社前に「自分で納付していた」場合、普通徴収から特別徴収に切替える場合は「はい」にチェックをします。 |
| 住所 |
※ 本項目は「住民税の納付方法」項目で「自分で納付していた」を選択した場合に表示されます。 住民票住所と同じ場合は「住民票住所と同じ」項目にチェックを入れます。 住民票住所と異なる場合は、1月1日時点の住所を入力します。 |
| 納税通知書番号 |
※ 本項目は「住民税の納付方法」項目で「自分で納付していた」を選択した場合に表示されます。 毎年6月頃に市区町村役場から送付される住民税の「納税通知書」に記載されている番号を入力します。 |
| 給与天引きを希望する時期 |
※ 本項目は「住民税の納付方法」項目で「自分で納付していた」を選択した場合に表示されます。 普通徴収は、前年の1月から12月までの所得に対して計算された年税額を、6月(第1期)、8月（第2期）、10月（第3期）、翌年1月（第4期）のそれぞれ末日までを納期限として4回に分けて納付します。 本項目では、「普通徴収切替期別」と「特別徴収開始予定月/納付期限」を入力します。
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| 特別徴収に切替える理由 |
※ 本項目は「自分で納付していた」を選択した場合に表示されます。 次のいずれかを選択します。
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| 特別徴収に切替える理由の詳細 |
※ 本項目は「特別徴収に切替える理由」で「その他」を選択した場合に表示されます。 必要に応じて特別徴収に切替える理由を入力します。 |
入力後、［保存］ボタンをクリックします。
通勤手当
「入社フォーム詳細」画面より［通勤手当］をクリックします。
通勤手当の支給を希望する場合は［希望する］を選択します。
通勤手当の入力方法については「従業員の情報を編集する - 通勤手当」のヘルプページをご覧ください。
入力後、［保存］をクリックします。
口座・振込方法
「入社フォーム詳細」画面より［口座・振込方法］をクリックします。
口座1～3
「口座1」「口座2」「口座3」に、振込に必要な口座情報を画面に従って入力します。
給与振込方法
設定した口座の中から「給与振込方法」の振込口座を指定します。
| 入力項目 | 説明 |
|---|---|
| 金額 |
以下のいずれかから選択します。
※ 給与を一つの口座に振り込む場合は「全額」を、複数の口座に分ける場合は「固定額」を選択します。 |
| 振込先口座 | 口座1～3で入力した口座から選択します。 |
賞与振込方法
設定した口座の中から「賞与振込方法」の振込口座を指定します。
| 入力項目 | 説明 |
|---|---|
| 金額 |
以下のいずれかから選択します。
※ 賞与を一つの口座に振り込む場合は「全額」を、複数の口座に分ける場合は「固定額」を選択します。 |
| 振込先口座 | 口座1～3で入力した口座から選択します。 |
入力後、［保存］をクリックします。
前職情報
「入社フォーム詳細」画面より［前職情報］をクリックし、前職から発行された源泉徴収票の情報を元に入力します。
入力後、［保存］をクリックします。
マイナンバー
「入社フォーム詳細」画面より［マイナンバー］をクリックします。
なお、入力するためには、管理者より「freeeマイナンバー管理」の招待を受けている必要があります。
-
スマートフォンから登録される場合
画面に表示されるQRコードを読み取ってfreeeマイナンバー管理にアクセスします。 -
パソコンから登録される場合
［freeeマイナンバー管理］ボタンをクリックして、freeeマイナンバー管理にアクセスします。
マイナンバーの登録を行います。
詳しくは「【従業員向け】自分や家族のマイナンバーを登録する - 3. マイナンバーを登録する」のヘルプページをご覧ください。
カスタム項目
カスタム項目のグループ名が表示されます。
「入社フォーム詳細」画面より、カスタム項目のグループ名をクリックし、画面に従って入力します。
入力後、［保存］をクリックします。
入力した内容を提出する
すべての項目を入力したことを確認し、［提出］ボタンをクリックします。
「入社フォームを提出しますか？」画面が表示されますので、［提出］ボタンをクリックします。なお、管理者に提出通知メールが送信されます。
提出すると項目を編集できなくなります。
提出した内容を修正する
提出後、入力内容について修正が必要な場合は、管理者の方が差し戻しを行います。
差し戻しされるとメールで通知が届きます。
ログインIDで招待された従業員の方へは、メールでの通知は届きません。
freee人事労務にログインをすると「差し戻し」ステータスが表示されていますので、内容を修正後、再度入社フォームを提出します。
管理者に入社手続き依頼を確定してもらう
従業員情報の入力が終了したら、管理者に確認してもらい、「従業員の入社時の手続を行う - 入社処理に必要な書類を作成する」のヘルプページを参考に入社手続き依頼を確定してもらいます。
※ 入社手続きが確定しないと、勤怠入力などができません。
管理者にて入社手続きを確定した場合は、「差し戻し」ができません。
入社手続き依頼を削除し、再度入社手続き依頼を作成してもらう必要があります。
従業員情報の詳細を編集する
ホーム画面の［従業員情報の確認］をクリックすると、必要に応じて、交通費・振込先口座・家族情報などを編集することができます。
詳しくは、「従業員の情報を編集する」のヘルプページをご覧ください。
変更が許可制となっている場合は、まず編集リクエストを行い、管理者がリクエストを許可した後に編集が可能になります。
詳しくは、「操作権限を管理する - アカウントを発行する」のヘルプページをご覧ください。