freeeマイナンバー管理では、シンプルな操作で従業員とその家族のマイナンバーを管理できます。
もちろん、権限を与えられていないユーザーは一切それらの操作を行えませんので、セキュリティ面もしっかり対策できます。
ここでは、管理者の方が従業員とその家族のマイナンバーを登録する方法をご紹介します。
※ 従業員ご自身に登録してもらう方法は、「自分と家族のマイナンバーを登録する」のヘルプページをご覧ください。
目次
マイナンバー・家族情報を管理する前に
freeeマイナンバー管理の画面に［従業員］メニューが表示されていない場合は、ユーザー管理者の方に従業員の管理権限を与えてもらう必要があります。
権限の編集については、「freeeマイナンバー管理の権限について」のヘルプページをご覧ください。
従業員のマイナンバーを管理する
従業員のマイナンバーを登録する
- ［従業員］メニューを開き、該当従業員の行をクリックします。
- マイナンバーが未登録の場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［管理者が登録する］ボタンが表示されていますのでクリックします。
- マイナンバーを入力して、［登録する］をクリックします。
※ すでに対面などで番号確認書類を確認済みである場合、確認書類の登録は任意です。
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マイナンバー（個人番号）：
従業員のマイナンバーを入力します。 -
番号確認書類：
マイナンバー通知カードなど、マイナンバーを証明できる書類の画像ファイルを用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。 -
身元確認書類：
運転免許証など、従業員の身元を証明できる書類の画像を用意します。
用意した画像を［ファイルを選択］ボタンから選び、アップロードします。
※ 確認書類としてアップロードできるのは、10MBまでのjpg・gif・pngファイルです。
※ すでに対面などで番号確認書類を確認済みである場合、確認書類の登録は任意です。
※ 従業員マイナンバーの収集時の利用目的に誤りがありましたため、以下の内容を削除いたしました。
「利用目的について」項目の「労働者災害補償法に基づく請求に関する事務等の業務」
freeeマイナンバー管理リリース時の2015年よりこの表記がありましたが、労災の請求は従業員本人が行うものであり、事業主様がこの業務によりマイナンバーの収集・閲覧することはありませんでした（一部例外あり）。
詳しくは、厚生労働省サイト「労災保険給付業務における社会保障・税番号制度への対応に係るＱ＆Ａ」をご覧ください。 -
マイナンバー（個人番号）：
従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する
- ［従業員］メニューを開き、該当従業員の行をクリックします。
従業員が自身のマイナンバーを登録したら、確認・削除・修正を行います。
従業員自身でマイナンバーを登録する方法は「【従業員向け】自分と家族のマイナンバーを登録する」のヘルプページをご覧ください。 - マイナンバーが登録済みの場合は、基本情報の「マイナンバー」欄に［表示する］リンクが表示されていますのでクリックします。
※ マイナンバーが「無効な形式」と表示される場合、入力内容が誤っている可能性があります。再度マイナンバー番号をご確認の上、ご入力をお試しください。
- freeeマイナンバー管理では、セキュリティ面向上のためユーザーの操作履歴を記録しています。
マイナンバーの閲覧履歴が記録される旨のメッセージが表示されますので、［OK］をクリックします。
- マイナンバーが表示されますので、以下のいずれかの操作をします。
【マイナンバーの確認作業を行う場合】
［番号確認書類］［身元確認書類］をクリックして、本人のマイナンバーで間違いないかを確認します。確認できたら、［番号の確認完了］をクリックします。【マイナンバーを確認済みから未確認に戻す場合】
管理者がマイナンバーを登録した場合や、マイナンバーの確認作業が完了した場合は、上図のような表示になります。
マイナンバーが確認済みであることを取り消したい場合は、［番号の確認完了を取り消す］をクリックします。【マイナンバーを削除する場合】
マイナンバー削除する場合は、［廃棄する］をクリックします。
【マイナンバーを修正する場合】
マイナンバーを一度削除してから、再度登録します。【マイナンバーの閲覧を終了する場合】
他の画面に遷移することで閲覧を終了します。
家族のマイナンバーを管理する
家族のマイナンバーは、従業員ご自身が扶養している家族のみ登録します。
※ 扶養していない家族のマイナンバーは登録不要です。誤って登録してしまった場合は、本ページ「従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する」の【マイナンバーを削除する場合】を参考に削除します。
また、所得金額調整控除の対象となる扶養していない家族は、年末調整時にマイナンバーを登録しましょう。
家族情報の追加・編集手順については、「従業員のマイナンバーを管理する一連の流れ」のヘルプページをご覧ください。
家族のマイナンバーを登録・確認・削除する
従業員詳細を開き、家族情報の「マイナンバー」欄の［登録する］ボタンをクリックすることで、従業員の家族のマイナンバーを登録できます。
家族のマイナンバーの登録・確認・削除などは、従業員のマイナンバーと同じ手順で行うことができます。本ページ「従業員のマイナンバーを確認・削除・修正する」をご覧ください。
入社日到来前に家族のマイナンバーを登録したい場合は、
下記ヘルプページの【入社手続きが未完了の場合】の手順で登録を行います。
参考：管理者自身のマイナンバーや家族情報を登録したい場合
管理者自身を従業員として登録してから招待することで、［マイプロフィール］メニューが表示され登録できるようになります。
参考：「freee人事労務で従業員情報の更新が許可制に設定されています。」「freee人事労務で従業員情報の更新が不可制に設定されています。」のエラーが表示される場合
エラーが発生する条件
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共通の条件：
「freee人事労務で従業員情報の更新が許可制に設定されています。」または「freee人事労務で従業員情報の更新が不可制に設定されています。」のエラーが発生する条件は、freeeマイナンバー管理の［従業員］メニュー画面の当該従業員の行が、［freee人事労務を開いて更新する］になっておらず、［編集］・［削除］のボタンが表示されている場合に限ります。
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「freee人事労務で従業員情報の更新が許可制に設定されています。freee人事労務から更新してください。」のエラーが表示される場合：次の条件に該当する場合、本エラーが表示される場合があります。
- freee人事労務で［設定］メニュー →［権限管理］の［編集権限］タブで「リクエストを許可する」に設定している
- 管理者が、freeeマイナンバー管理で追加した従業員・家族の情報を変更→［保存する］ボタンクリックの操作をしたとき
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「freee人事労務で従業員情報の更新が不可制に設定されています。」のエラーが表示される場合：
次の条件に該当する場合、本エラーが表示される場合があります。- freee人事労務で［設定］メニュー →［権限管理］の［編集権限］タブで「編集を許可しない」に設定している
- 管理者が、freeeマイナンバー管理で追加した従業員・家族の情報を変更の操作をしたとき
対処方法
このエラーは、管理者の方がfreee人事労務で［設定］メニュー →［権限管理］の［編集権限］タブで「編集を許可する」に設定することで表示されなくなります。
この設定を行うと、従業員ご自身でfreee人事労務の従業員情報の変更ができるようになります。
詳しい操作手順は、「従業員情報のリクエスト・編集不可制を設定する」のヘルプページをご覧ください。
参考：「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示される場合
freee人事労務を利用している場合、freee人事労務に登録されている従業員の情報は、freeeマイナンバー管理ではなくfreee人事労務側で編集する必要があります。
そのため、「この従業員情報はfreee人事労務で履歴管理されているため更新できません」のエラーが表示された場合は、freee人事労務にログインして［従業員］メニュー → 該当従業員をクリックして該当項目を編集します。
詳しくは、「従業員の情報を編集する」のヘルプページをご覧ください。