経費精算の内容を給与明細に追加する

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対象プラン
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会計freee人事労務freeeを併用している場合は、経費精算の内容を給与明細に追加することができます。

そうすることで、精算する経費の確認や振込の手間が省け、経理業務がさらにスムーズになります。

 

目次

No. 操作者 操作内容
管理者 申請者
1 申請者のアカウントを登録する
2   経費精算を申請する
3   経費精算を承認して取引を登録する
4   経費の精算を給与明細に反映させる
5   経費と給与を支払う
参考   経費精算を給与明細に反映させる際の仕様・注意点

 

1.申請者のアカウントを登録する

1-1. 招待したい申請者(従業員)の方のメールアドレスに、会計freeeのメンバー招待機能と、人事労務freeeの従業員招待機能の両方から、招待メールを送ります。
※ 従業員の方が特に記帳業務を行わない場合は、「取引登録のみ」の権限で招待します。

1-2. 従業員の方は、それぞれのメールに入っているURLをクリックして、アカウントの登録作業を行います。

1-3. 管理者の方は、会計freeeの[設定]→[メンバー招待・管理]メニューと、人事労務freeeの[従業員]メニューから、両方で同じメールアドレスが「登録済み」になっていることを確認します。

【会計freeeの「メンバー招待・管理」メニュー】

【人事労務freeeの「従業員」メニュー内の従業員情報の編集画面】

 

2.経費精算を申請する

申請者の方は、登録した自分のアカウントで会計freeeにログインして、経費精算を申請します。

経費の申請は、Web版以外にiOS版(モバイルアプリ)から行うことができます。

詳しい手順については、こちらのヘルプページをご覧ください。

 

3.経費精算を承認して取引を登録する

管理者の方は、申請された経費精算に問題がなければ承認し、取引として登録します。

経費精算は、Web版 会計freeeから取引として登録できます。

詳しい手順については、こちらのヘルプページをご覧ください。

 

4.経費の精算を給与明細に反映する

4-1. 経費精算を承認すると、その経費精算が「精算待ち」になりますので、クリックして開きます。


4-2.[この経費精算を○月給与明細に反映させる]というボタンをクリックし、給与明細に経費精算の内容を反映させます。

経費精算を給与明細に反映する際の仕様や注意点については、こちらをご参照ください。



4-3. 会計freeeで承認した経費精算の内容が、人事労務freeeの給与明細に反映されます。

【会計freeeの経費精算】

【人事労務freeeの給与明細】



 

5.経費と給与を支払う

5-1.内容に問題がなければ、人事労務freeeで給与明細を確定して、会計freeeに取引を登録します。
※ ステップ3で経費精算の取引は登録されていますので、この時は給与支払の取引のみ登録されます。



5-2. 経費と給与を従業員に支払います。

銀行振込の場合、人事労務freeeで総合振込依頼ファイルを出力すると、全従業員への経費と給与の振り込みを一度に行うことができます。(詳しくはこちら
※ この時出力される総合振込依頼ファイルには、経費精算を含む金額が反映されます。すでに経費が精算済みの場合は、二重に経費を支払ってしまわないようにご注意ください。

5-3. 経費精算と給与支払いの取引に、決済を登録します。

決済の登録(未決済取引の消し込み)の手順や詳細は、こちらのヘルプページをご覧ください。

経費精算の取引が決済済みになることで、経費精算は「精算済み」になります。


 


参考:経費精算を給与明細に反映させる際の仕様・注意点

①人事労務freeeに登録された従業員が、同じアカウントで会計freeeにて経費申請する必要があります。

対象の従業員に人事労務freeeの従業員アカウントが登録されている状態で、その従業員自身のアカウントで会計freeeから経費を申請する必要があります。

例えば、人事労務freeeにアドレスAでアカウント登録されている山田太郎さんが、同じアドレスAでログインしている状態で経費を申請しなければ、給与明細には反映されません。

②経費精算が反映されるのは、経費の詳細を開いた日付の次の支払日の給与明細です。

例えば、給与の支払日が15日の場合、10月25日に経費精算画面を開いた場合は11月15日支払いの給与明細に反映できます。

③給与明細を確定している場合、経費精算は反映できません。

反映したい給与明細をすでに確定してしまっている場合は、人事労務freeeにて給与明細を未確定に戻してから反映させます。


④給与明細を直接編集している場合、経費精算は反映されません。

給与明細を直接編集すると、自動計算が解除されるためです。

経費精算を給与明細に反映させたい場合は、直接編集済みの給与明細を開いて[直接編集]をクリックして、さらに[自動計算に戻す]をクリックしてください。