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対象プラン(法人)
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新プラン | スターター | スタンダード | アドバンス | エンタープライズ |
| 旧プラン | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ | ||
| 対象プラン(個人) | プレミアム | ||||
| その他 | freee経理 | freee支出管理 経費精算Plus | freee支出管理 Full |
- freee人事労務のミニマムプランは、会計との経費精算機能連携を利用できません。
- カスタム権限セットを使用している場合、給与連携が利用できるのは 「経費精算の給与連携」の「操作」権限にチェックが入っている権限セットが付与されたメンバーです。
目次
操作手順
操作を行う方が管理者、申請者のどちらに該当するかによって、操作内容が変わります。
| No. | 操作者 | 操作内容 | |
|---|---|---|---|
| 管理者 | 申請者 | ||
| 1 | ○ | ○ | 申請者のアカウントを登録する |
| 2 | ○ | 経費精算を申請する | |
| 3 | ○ | 経費精算を承認して取引を登録する | |
| 4 | ○ | 経費の精算を給与明細に反映させる | |
| 5 | ○ | 経費と給与を支払う | |
| 参考 | ○ | 経費精算を給与明細に反映させる際の仕様・注意点 | |
1.申請者のアカウントを登録する
- 招待したい申請者（従業員）の方のメールアドレスに、freee会計のメンバー招待機能と、freee人事労務の従業員招待機能の両方から、招待メールを送ります。
※ 従業員の方が特に記帳業務を行わない場合は、「取引登録のみ」の権限セットで招待します。
詳細は「 freee会計のメンバー招待・権限 」と「 メールアドレスで従業員を招待する 」のヘルプページをご覧ください。 - 従業員の方は、それぞれのメールに入っているURLをクリックして、アカウントの登録作業を行います。
- 管理者の方は、freee会計の［設定］→［メンバー招待・権限管理］メニューと、freee人事労務の［従業員］メニューから、両方で同じメールアドレスが「登録済み」になっていることを確認します。
【freee会計の「メンバー招待・管理」メニュー】
【freee人事労務の「従業員」メニュー内の従業員情報の編集画面】
2.経費精算を申請する
申請者の方は、登録した自分のアカウントでfreee会計にログインして、経費精算を申請します。
経費の申請は、Web版以外にiOS版（モバイルアプリ）から行うことができます。
詳しい手順については、「 経費精算を申請する 」のヘルプページをご覧ください。
3.経費精算を承認して取引を登録する
管理者の方は、申請された経費精算に問題がなければ承認し、取引として登録します。
経費精算は、Web版 freee会計から取引として登録できます。
詳しい手順については、「 申請された経費精算を処理する - Web版 freee会計から処理する 」のヘルプページをご覧ください。
4.経費の精算を給与明細に反映する
- 経費精算を承認すると、その経費精算が「精算待ち」になりますので、クリックして開きます。
- ［この経費精算を○月給与明細に反映させる］というボタンをクリックし、給与明細に経費精算の内容を反映させます。
「給与明細に反映させる」のボタンは取引登録後に表示されます。反映の仕様や注意点については、あわせて本ページの「参考：経費精算を給与明細に反映させる際の仕様・注意点」の項目をご参照ください。
- freee会計で承認した経費精算の内容が、freee人事労務の給与明細に反映されます。
【freee会計の経費精算】
【freee人事労務の給与明細】
5.経費と給与を支払う
- 内容に問題がなければ、freee人事労務で給与明細を確定し、freee会計に連携操作を行い取引を登録します。
※ ステップ3で経費精算の取引は登録されていますので、この時は給与支払の取引のみ登録されます。
操作の詳細は、下記のヘルプページをご覧ください。 - 経費と給与を従業員に支払います。
銀行振込の場合、freee人事労務で総合振込依頼ファイルを出力すると、全従業員への経費と給与の振り込みを一度に行うことができます。
詳しくは「 給与・賞与を一括で振り込む(総合・給与振込依頼ファイル) 」のヘルプページをご覧ください。
※ この時出力される総合振込依頼ファイルには、経費精算を含む金額が反映されます。すでに経費が精算済みの場合は、二重に経費を支払ってしまわないようにご注意ください。 - 経費精算と給与支払いの取引に、決済を登録します。決済の登録（未決済取引の消し込み）の手順や詳細は、「 未決済取引を消込する（売掛金の入金・買掛金の支払いなど） 」のヘルプページをご覧ください。経費精算の取引が決済済みになることで、経費精算は「精算済み」になります。
参考：経費精算を給与明細に反映させる際の仕様・注意点
freee人事労務に登録された従業員が、同じアカウントでfreee会計にて経費申請する必要があります。
対象の従業員にfreee人事労務の従業員アカウントが登録されている状態で、その従業員自身のアカウントでfreee会計から経費を申請する必要があります。
例えば、freee人事労務にアドレスAでアカウント登録されている山田太郎さんが、同じアドレスAでログインしている状態で経費を申請しなければ、給与明細には反映されません。
経費精算は、［この経費精算を〇月分給与明細に反映させる］のボタンをクリックし、freee人事労務へ連携の操作をした日付からみて次回の支払日（＝ボタンに表示の支払月）の給与明細に反映されます。
例：給与の締め日が月末、支払日が15日の場合
- 10月25日にメニュー［経費精算］→各経費精算をクリックした詳細画面を開きます。
- ［この経費精算を11月分給与明細に反映させる］のボタンをクリックし、freee人事労務の給与明細へ経費を連携します。
-
該当の経費は11月15日支払いの給与明細に反映されます。
※ 該当の経費を反映させたい支払月の、給与支払日の前日までに上記操作を行います。
※ 支払日を過ぎた場合、過去の支払月の給与明細へ連携することはできません。過去の給与明細へ経費を反映する手順については、「 freee会計の経費精算機能と連携せずに、給与明細に経費を反映する方法は？ 」をご覧ください。
freee人事労務側で当月の給与明細を確定している場合は、支払い日前であっても、当月の給与明細には経費精算を反映できませんが、翌月の給与明細に反映させることができます。
当月の給与明細に反映させたい場合は、支払い日を過ぎていないことを条件に、freee人事労務にて当月の給与明細を「未確定」に戻し、再計算を行った後、確定およびfreee会計に連携することで経費精算を反映させることができます。
詳しくは、下記のヘルプページをご覧ください。
給与明細を直接編集している場合、経費精算は反映されません。
給与明細を直接編集すると、自動計算が解除されるためです。
経費精算を給与明細に反映させたい場合は、直接編集済みの給与明細を開き、［自動計算に戻す］をクリックしてください。
給与明細の直接編集および自動計算に戻す方法は、下記のヘルプページをご覧ください。
給与明細の計算開始方法が「手動で開始」を選択されている場合、再計算を行わないと経費精算は反映されません。
［設定］メニュー →［給与計算］→「手動で開始」を選択されている場合、自動計算されないため「再計算」を行ってください。
freee人事労務のミニマムプランご利用のお客様は、会計との経費精算機能連携はご利用いただけません。
freee人事労務のミニマムプランご利用のお客様においては、会計との経費精算機能連携はご利用いただけません。
freee人事労務の画面から給与明細に手当の追加をし、ご対応いただく必要があります。